Konfigurowanie dokumentów przychodzących
Tworząc wiersze dziennika głównego z rekordów dokumentów przychodzących na stronie Ustawienia dokumentów przychodzących należy określić, które szablony dziennika i zadania wsadowe mają być użyte.
Po skonfigurowaniu funkcji Dokumenty przychodzące, można użyć wielu funkcji do przeglądu przyjęć wydatków, zarządzania zadaniami OCR i ręcznej lub automatycznej konwersji plików dokumentów przychodzących na odpowiednie dokumenty i wiersze dziennika. Zewnętrzne pliki można załączyć na każdym etapie procesu, również do już zaksięgowanych dokumentów i wynikających z tego zapisów księgi nabywców, dostawców i księgi głównej. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rekordów przychodzących dokumentów.
Aby skonfigurować funkcję Dokumenty przychodzące
- Wybierz ikonę
, wprowadź Ustawienia dokumentów przychodzących, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
W ramach procesu konfiguracji należy zdecydować o wymogu zatwierdzania dokumentów przychodzących. Aby zatwierdzenie było wymagane, należy skonfigurować osoby zatwierdzające i przepływy pracy akceptacji. Jeśli organizacja nie wymaga zatwierdzania, można pominąć następną sekcję.
Jeśli używana jest usługa OCR konwersji plików PDF i obrazów przedstawiających dokumenty przychodzące, należy ją skonfigurować. W innym wypadku można ominąć tę sekcję.
Aby skonfigurować osoby zatwierdzające rekordy dokumentów przychodzących
Aby uniemożliwić użytkownikom tworzenie faktur i wierszy dziennika głównego z rekordów dokumentów przychodzących bez wcześniejszego zatwierdzenia, należy skonfigurować proces zatwierdzania dla dokumentów przychodzących. Osoby zatwierdzające dokumenty przychodzące muszą zostać ustawione jako użytkownicy zatwierdzający przepływy pracy akceptacji.
Przed utworzeniem przepływu pracy obejmującym kroki zatwierdzające, należy najpierw skonfigurować użytkowników przepływu pracy zaangażowanych w proces zatwierdzania. Na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących można ustawić również limity kwot dla poszczególnych typów żądań i zdefiniować zastępcze osoby zatwierdzające, do których delegowane będą żądania zatwierdzenia w przypadku nieobecności osób zatwierdzających. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie użytkowników akceptujących.
Aby skonfigurować usługę OCR
Aby przekonwertować pliki PDF i pliki obrazu na dokumenty elektroniczne, które można konwertować na faktury, faktury korygujące lub wiersze dziennika, należy skonfigurować funkcję OCR. Alternatywnie, można utworzyć zapisy ręcznie aby odzwierciedlały zewnętrzne dokumenty.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Ustawienia usługi OCR, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Uwaga
Dane logowania są automatycznie szyfrowane.
Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z OCR w celu konwersji plików PDF i plików obrazu w dokumenty elektroniczne.