Archiwizacja dokumentów

Możliwa jest archiwizacja zamówień sprzedaży i zakupu, ofert, zamówień zwrotu i zamówień zbiorczych, aby na przykład zapisać kopię dokumentu do późniejszego użycia. Dokumenty sprzedaży i zakupu można archiwizować wiele razy, zapisując za każdym razem różne zarchiwizowane wersje.

Zarchiwizowane wersje wciąż istniejących dokumentów, które nie zostały zaksięgowane, mogą zastąpić oryginalny dokument przy użyciu funkcji Przywróć. Jest to wygodne rozwiązanie w sytuacji, gdy konieczne jest przywrócenie wcześniejszej zawartości dokumentu.

Zarchiwizowane dokumenty, których oryginalne wersje zostały usunięte mogą być użyte jedynie do skopiowania ich zawartości używając, na przykład funkcji Kopiuj z dokumentu.

Aby skonfigurować automatyczną archiwizację dokumentów

Możliwa jest konfiguracja automatycznej archiwizacji przed usunięciem dokumentów, takich jak zamówienia sprzedaży i zakupu, oferty, zamówienia zbiorcze i zamówienia zwrotu.

Następująca procedura opisuje, jak skonfigurować automatyczną archiwizację dokumentów sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku dokumentów zakupu.

Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wypełnij pola na stronie Ustawienia sprzedaży i należności. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

Poniższa tabela przedstawia różnice między opcjami pola Archiwizuj oferty.

Opcja	Opis
Nigdy	Oferty sprzedaży nie są nigdy archiwizowane po usunięciu.
Pytanie	Opcję należy wybrać, aby zapytać użytkownika, czy archiwizować oferty sprzedaży po usunięciu.
Zawsze	Opcję należy wybrać, aby uruchomić automatyczną archiwizację ofert sprzedaży po ich usunięciu.

Aby zarchiwizować zamówienie sprzedaży

Poniższa procedura opisuje jak archiwizować zamówienie sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich zamówień, zamówień zbiorczych, zamówień zwrotu i ofert.

Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz zamówienie sprzedaży, które ma zostać zarchiwizowane.
Wybierz akcję Archiwizuj dokument.

Zamówienie sprzedaży zostało zarchiwizowane. Można je wyświetlić na stronie Zarchiwizowane zamówienia sprzedaży.

Aby przywrócić niezaksięgowane zamówienie sprzedaży z archiwum

Poniższa procedura opisuje, jak przywrócić zawartość zamówienia sprzedaży, używając zarchiwizowanego zamówienia sprzedaży. Można to zrobić tylko jeśli oryginalny dokument jest niezaksięgowany. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich zamówień, zamówień zbiorczych, zamówień zwrotu i ofert.

Wybierz ikonę , wprowadź Archiwum zamówień sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz zarchiwizowane zamówienie sprzedaży lub jego wersję, którą chcesz przywrócić, a następnie wybierz akcję Przywróć.

Zawartość oryginalnego dokumentu zostanie zamieniona z zawartością zarchiwizowanej wersji.

Aby usunąć zarchiwizowane zamówienia sprzedaży

Poniższa procedura opisuje jak usunąć zarchiwizowane zamówienia sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku usuwania innych zarchiwizowanych dokumentów sprzedaży i zakupu.

Wybierz ikonę , wprowadź Archiwum zamówień sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz akcję Usuń arch. wersje zam. sprzed., a następnie na stronie Usuń arch. wersje zam. sprzed. wybierz odpowiednie filtry.
Wybierz przycisk OK.

Zobacz też