Archiwizacja dokumentów
Zamówienia sprzedaży i zakupu, oferty, zamówienia zwrotu oraz zamówienia zbiorcze można archiwizować. Dokumenty sprzedaży i zakupu można archiwizować wiele razy, zapisując za każdym razem różne zarchiwizowane wersje.
Aby zarchiwizowane wersje wciąż istniejących dokumentów sprzedaży, które nie zostały zaksięgowane zastąpiły pierwotny dokument, należy użyć funkcji Przywróć. Akcja działa tylko w przypadku dokumentów sprzedaży.
Zarchiwizowane dokumenty, których pierwotne wersje zostały usunięte mogą być wykorzystane jedynie do skopiowania ich zawartości, na przykład za pomocą akcji Kopiuj z dokumentu.
Aby skonfigurować automatyczną archiwizację dokumentów
Konfiguracja automatycznej archiwizacji takich dokumentów jak zamówienia sprzedaży i zakupu, oferty, zamówienia zbiorcze i zamówienia zwrotu jest możliwa w Business Central. Kiedy funkcja automatycznej archiwizacji jest uruchomiona, zostaje utworzona nowa wersja zarchiwizowanego dokumentu, jeżeli użytkownik:
- Zmienia lub usuwa dokument.
- Drukuje, pobiera lub wysyła dokument w wiadomości e-mail.
- Konwertuje ofertę na zamówienie lub fakturę.
- Księguje zamówienie.
Następująca procedura opisuje, jak skonfigurować automatyczną archiwizację dokumentów sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku dokumentów zakupu.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze. - Na skróconej karcie Archiwizacja należy skonfigurować uruchomienie funkcji automatycznej archiwizacji dla różnych typów dokumentów. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Poniższa tabela zawiera opis różnych opcji pola Archiwizuj oferty.
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Nigdy | Oferty sprzedaży nie są nigdy archiwizowane po usunięciu. |
| Pytanie | Użytkownik zostanie zapytany, czy chce archiwizować oferty sprzedaży po usunięciu. |
| Zawsze | Oferty będą archiwizowane automatycznie po usunięciu. |
Aby ręcznie zarchiwizować zamówienie sprzedaży
Poniższa procedura opisuje, jak ręcznie archiwizować zamówienie sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich zamówień, zamówień zbiorczych, zamówień zwrotu i ofert.
- Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Otwórz zamówienie sprzedaży, które ma zostać zarchiwizowane.
- Wybierz akcję Archiwizuj dokument.
Zamówienie sprzedaży zostało zarchiwizowane. Można je wyświetlić na stronie Zarchiwizowane zamówienia sprzedaży.
Aby przywrócić niezaksięgowane zamówienie sprzedaży z archiwum
Poniższa procedura opisuje, jak przywrócić pierwotną wersję zamówienia sprzedaży, używając zarchiwizowanego zamówienia sprzedaży. Można to zrobić tylko jeśli pierwotna wersja dokumentu nie została zaksięgowana. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich zamówień, zamówień zbiorczych, zamówień zwrotu i ofert.
- Wybierz ikonę , wprowadź Archiwum zamówień sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz zarchiwizowane zamówienie sprzedaży lub jego wersję, którą chcesz przywrócić, a następnie wybierz akcję Przywróć.
Zawartość pierwotnej wersji dokumentu zostanie zastąpiona zawartością zarchiwizowanej wersji.
Aby usunąć zarchiwizowane zamówienia sprzedaży
Użyj zasad przechowywania, aby wyczyścić zarchiwizowane dokumenty, które nie są już potrzebne. Zasady przechowywania pozwalają administratorom określić, jak długo mają przechowywać dane. Mogą na przykład skonfigurować zasadę, zgodnie z którą dane są usuwane po upływie daty ważności. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Definiowanie zasad przechowywania.
Należy pamiętać o kilku kwestiach dotyczących tworzenia zasad przechowywania zarchiwizowanych dokumentów:
- Jeśli oryginalny dokument nie został usunięty, Business Central nie usunie zarchiwizowanych wersji. Wersje zarchiwizowane nie wygasną, dopóki istnieje oryginał.
- Podczas konfigurowania zasad przechowywania można określić, że mają one usuwać wszystkie zarchiwizowane wersje dokumentu z wyjątkiem najnowszej. Na przykład można mieć 10 wersji dokumentu i chcieć zachować kopię najnowszej.
- Business Central oblicza datę ważności dokumentów na podstawie daty ostatniej zarchiwizowanej wersji.
Zobacz też
Śledzenie wierszy dokumentu
Sprzedaż
Ogólna funkcjonalność dla firm
Praca z Business Central