Dokumenty przychodzące
Niektóre transakcje biznesowe nie są rejestrowane w Business Central od samego początku. Zamiast tego, zewnętrzne dokumenty biznesowe są wysyłane do firmy w formie załącznika e-mail lub w wersji papierowej, którą można zeskanować, aby utworzyć plik. Jest to typowe działanie w przypadku zakupów, gdzie pliki dokumentów przychodzących reprezentują przyjęcia płatności wydatków lub małe zakupy.
Zewnętrzna usługa OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków) może tworzyć dokumenty elektroniczne z plików PDF lub obrazów. Dokumenty utworzone w ten sposób mogą zostać przekonwertowane do rekordów dokumentów w Business Central. Należy wybrać pakiet usług odpowiedni dla organizacji oraz/lub kraju/regionu użytkownika. Alternatywnie, można utworzyć zapisy ręcznie aby odzwierciedlały zewnętrzne dokumenty.
Na stronie Dokumenty przychodzące można użyć różnych funkcji w celu sprawdzenia przyjęcia wydatków, zarządzania zadaniami OCR i konwertować pliki dokumentów przychodzących, ręcznie lub automatycznie, w określone dokumenty i wiersze dziennika. Zewnętrzne pliki można załączyć na każdym etapie procesu, również do już zaksięgowanych dokumentów i wynikających z tego zapisów księgi nabywców, dostawców i księgi głównej.
Proces dokumentu przychodzącego może składać się z następujących głównych działań:
- Zapisz zewnętrzny dokument w Business Central poprzez utworzenie wierszy na stronie Dokumenty przychodzące, wybierając jeden z następujących sposobów:
- Ręcznie, używając prostych funkcji za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego w jeden z następujących sposobów:
- Użyj przycisku Utwórz z pliku, a następnie wypełnij określone pola na stronie Dokument przychodzący. Plik jest automatycznie załączony.
- Użyj przycisku Nowy, wypełnij określone pola na stronie Dokument przychodzący, a następnie ręcznie załącz powiązany plik.
- Na tablecie lub telefonie, użyj przycisku Utwórz z aparatu, aby utworzyć nowy rekord dokumentu przychodzącego, a następnie wyślij obraz, na przykład do usługi OCR.
- Automatycznie, otrzymując dokument z usługi OCR w formie dokumentu elektronicznego, po wysłaniu za pomocą poczty e-mail, danego pliku PDF lub pliku obrazu do usługi OCR. Skrócona karta Informacje finansowe na stronie Dokument przychodzący jest wypełniana automatycznie.
- Ręcznie, używając prostych funkcji za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego w jeden z następujących sposobów:
- Użyj usługi OCR, aby zmienić pliki PDF lub obrazy w dokumenty elektroniczne, które można przekonwertować w rekordy dokumentów w Business Central.
- Utwórz nowe dokumenty lub wiersze dziennika głównego dla rekordów dokumentów przychodzących, wprowadzając informacje odczytywane z plików dokumentów przychodzących.
- Załącz pliki dokumentów przychodzących do dokumentów zakupu i sprzedaży o dowolnym stanie, włącznie z zapisami księgi dostawców, nabywców i głównej wynikającymi z księgowania.
- Wyświetl rekordy dokumentów przychodzących i ich załączników z dowolnego dokumentu lub zapisu sprzedaży i zakupu lub znajdź wszystkie zapisy księgi głównej nie posiadające rekordów dokumentów przychodzących ze strony Plan kont.
| Aby | Zobacz |
|---|---|
| Skonfigurować funkcję Dokumenty przychodzące i skonfigurować usługę OCR. | Konfigurowanie dokumentów przychodzących |
| Utworzyć rekordy dokumentów przychodzących, załączyć pliki, użyć usługi OCR, aby przekształcić pliki PDF w dokumenty elektroniczne, konwertować dokumenty elektroniczne w rekordy dokumentów, przeprowadzić inspekcję rekordów dokumentów przychodzących z zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zakupu. | Przetwarzanie dokumentów przychodzących |