Dokumenty przychodzące
Zewnętrzne dokumenty biznesowe są wysyłane do firmy w formie załącznika e-mail lub w wersji papierowej, którą można zeskanować, aby utworzyć plik. Jest to typowe działanie w przypadku zakupów, gdzie pliki dokumentów przychodzących reprezentują przyjęcia płatności wydatków lub małe zakupy.
Na stronie Dokumenty przychodzące można użyć różnych funkcji w celu sprawdzenia przyjęcia wydatków, zarządzania zadaniami OCR i konwertować pliki dokumentów przychodzących, ręcznie lub automatycznie, w określone dokumenty i wiersze dziennika. Zewnętrzne pliki można załączyć na każdym etapie procesu, również do już zaksięgowanych dokumentów i wynikających z tego zapisów księgi nabywców, dostawców i księgi głównej.
Przykład wykorzystania
Business Central umożliwia rejestrację plików i kopii papierowych otrzymanych od partnerów handlowych oraz tworzenie rekordów dokumentów, takich jak faktura zakupu lub sprzedaży, faktura korygująca albo wiersz dziennika.
Na podstawie przekazanych plików lub zdjęć wykonanych przy pomocy aparatu urządzenia można tworzyć zapisy reprezentujące zewnętrzne dokumenty. Opcjonalnie, zewnętrzna usługa OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków) może tworzyć dokumenty elektroniczne z plików PDF lub obrazów. Dokumenty utworzone w ten sposób można przekonwertować do rekordów dokumentów w Business Central.
Uwaga
Funkcja OCR jest dostarczana przez zewnętrznych dostawców. Należy wybrać pakiet usług odpowiedni dla organizacji oraz/lub kraju/regionu użytkownika. Informacje na temat usług kompatybilnych z Business Central zamieszczono na stronie AppSource.microsoft.com.
Na przykład, fakturę otrzymaną od dostawcy w formacie PDF można wysłać do usługi OCR poprzez stronę Dokumenty przychodzące. Innym rozwiązaniem jest przetworzenie plików przekazanych na dedykowany adres e-mail w usłudze OCR, posiadającej taką funkcjonalność, która następnie automatycznie utworzy powiązane rekordy dokumentów przychodzących. Po kilku sekundach, usługa OCR zwróci plik w formie elektronicznej faktury, którą można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy.
Porada
Dodatek programu Outlook umożliwia tworzenie rekordów dokumentów przychodzących w Business Central bezpośrednio z wiadomości e-mail wysyłanych przez dostawców dzięki dodatkowi programu Outlook. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Business Central jako firmowa skrzynka odbiorcza w aplikacji Outlook.
Funkcje dokumentów przychodzących
Proces dokumentu przychodzącego może składać się z następujących głównych działań:
- Zapisz zewnętrzny dokument w Business Central poprzez utworzenie wierszy na stronie Dokumenty przychodzące, wybierając jeden z następujących sposobów:
- Ręcznie, używając prostych funkcji za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego w jeden z następujących sposobów:
- Użyj przycisku Utwórz z pliku, a następnie wypełnij określone pola na stronie Dokument przychodzący.
- Użyj przycisku Nowy, wypełnij określone pola na stronie Dokument przychodzący, a następnie ręcznie załącz powiązany plik.
- Na tablecie lub telefonie, użyj przycisku Utwórz z aparatu, aby utworzyć nowy rekord dokumentu przychodzącego.
- Automatycznie, otrzymując dokument z usługi OCR w formie dokumentu elektronicznego, po wysłaniu za pomocą poczty e-mail danego pliku PDF lub pliku obrazu do usługi OCR. Skrócona karta Informacje finansowe na stronie Dokument przychodzący jest wypełniana automatycznie.
- Ręcznie, używając prostych funkcji za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego w jeden z następujących sposobów:
- Użyj usługi OCR, aby zmienić pliki PDF lub obrazy w dokumenty elektroniczne, które można przekonwertować w rekordy dokumentów w Business Central.
- Utwórz nowe dokumenty lub wiersze dziennika głównego dla rekordów dokumentów przychodzących, wprowadzając informacje odczytywane z plików dokumentów przychodzących.
- Załącz pliki dokumentów przychodzących do dokumentów zakupu i sprzedaży o dowolnym stanie, włącznie z zapisami księgi dostawców, nabywców i głównej wynikającymi z księgowania.
- Wyświetl rekordy dokumentów przychodzących i ich załączników z dowolnego dokumentu lub zapisu sprzedaży i zakupu lub znajdź wszystkie zapisy księgi głównej nie posiadające rekordów dokumentów przychodzących ze strony Plan kont.
Uwaga
Pliki załączone do kartotek oraz dokumentów na karcie Załączniki nie są uwzględnione na stronie Dokumenty przychodzące. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie załącznikami, łączami i notatkami w kartotekach i dokumentach.
| Aby | Zobacz |
|---|---|
| Skonfigurować funkcję Dokumenty przychodzące i usługę OCR. | Konfigurowanie dokumentów przychodzących |
| Ręcznie lub automatycznie utworzyć rekordy dokumentów przychodzących poprzez sfotografowanie, na przykład papierowego przyjęcia. | Tworzenie rekordów przychodzących dokumentów |
| Użyć usługi OCR do zmiany plików PDF lub plików graficznych w dokumenty elektroniczne, które można przekonwertować na faktury zakupu w Business Central. Nauczyć usługę OCR unikania błędów kiedy następnym razem będzie przetwarzać podobne dane. | Korzystanie z OCR w celu konwersji plików PDF i plików obrazu w dokumenty elektroniczne |
| Połączyć lub usunąć rekordy dokumentów przychodzących dla dowolnego niezaksięgowanego dokumentu sprzedaży lub zakupu do dowolnego nabywcy, dostawcy lub zapisów księgi głównej z dokumentu lub zapisu. | Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących bezpośrednio z dokumentów i zapisów |
| Na stronach Plan kont i Zapisy księgi głównej można użyć funkcji szukaj, aby znaleźć zapisy księgi głównej dla zaksięgowanych dokumentów, które nie mają rekordów dokumentów przychodzących, a następnie połączyć centralnie istniejące rekordy lub stworzyć nowe rekordy z połączonymi plikami dokumentów. | Znajdowanie zaksięgowanych dokumentów bez rekordów dokumentu przychodzącego |
| Zapewnić większą przejrzystość przeglądania poprzez ustawienie stanu rekordów na Przetworzone, aby usunąć je z domyślnego widoku. | Zarządzanie rekordami przychodzących dokumentów |
Zobacz też
Zakupy
Edycja zaksięgowanych dokumentów
Elektroniczna wymiana danych
Integracja Business Central i OneDrive dla firm
Business Central jako firmowa skrzynka odbiorcza w aplikacji Outlook
Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail
Praca z Business Central