Konfigurowanie poczty email

Pracownicy firm wysyłają codziennie informacje i dokumenty, takie jak zamówienia sprzedaży i zakupu oraz faktury za pomocą poczty e-mail. Administratorzy mogą stanowczo ułatwić takie działania poprzez podłączenie jednego lub wielu kont poczty e-mail do Business Central, aby można było wysyłać dokumenty bez otwierania aplikacji e-mail. Każda wiadomość może być skomponowana indywidualnie za pomocą podstawowych narzędzi takich jak czcionki, style, kolory, itd. oraz załączników nie większych niż 100MB. Administratorzy mogą również skonfigurować układy raportów, które uwzględniają tylko kluczowe informacje z dokumentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail.

Możliwości Business Central związane z pocztą e-mail dotyczą tylko wiadomości wychodzących. Nie można przyjmować odpowiedzi, co oznacza, że w Business Central nie ma strony skrzynki odbiorczej.

NOTE

Możliwości poczty e-mail w Business Central online mogą być używane tylko z Exchange Online. Scenariusze hybrydowe, takie jak połączenie [INCLUDEprod_short] online z wersją Exchange on-premises, nie są wspierane.

Korzystanie z Business Central on-premises wymaga utworzenia rejestracji aplikacji Business Central w portalu Azure zanim będzie można skonfigurować e-mail. Rejestracja aplikacji pozwoli Business Central na autoryzację i uwierzytelnienie u dostawcy poczty e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie poczty email dla Business Central On-Premises. W Business Central online jest to wykonywane automatycznie.

Wymagane uprawnienia

Aby skonfigurować pocztę e-mail, należy posiadać zestaw uprawnień USTAWIENIA POCZTY E-MAIL. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie uprawnień do użytkowników i grup.

Dodawanie kont poczty e-mail

Konta poczty e-mail są dodawane za pomocą rozszerzeń, które pozwalają na łączenie kont różnych dostawców z Business Central. Standardowe rozszerzenia pozwalają na korzystanie z kont Microsoft Exchange Online, ale mogą być dostępne inne rozszerzenia, które pozwalają na przyłączenie kont od innych dostawców, takich jak Gmail.

Po dodaniu konta poczty e-mail, można określić wstępnie zdefiniowane scenariusze biznesowe, w których konto ma być stosowane do wysłania wiadomości e-mail. Można, na przykład, określić to, że wszyscy użytkownicy mają wysyłać dokumenty sprzedaży z jednego konta oraz dokumenty zakupu z innego. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail.

W poniższej tabeli opisano rozszerzenia poczty e-mail, które są domyślnie dostępne.

Rozszerzenie Opis Przykłady użycia
Microsoft 365 Każdy wysyła wiadomości e-mail ze współdzielonej skrzynki Exchange Online. Wszystkie wiadomości pochodzą z tego samego działu, na przykład, organizacja sprzedaży wysyła wiadomości z konta sales@cronus.com. Taka sytuacja wymaga skonfigurowania współdzielonej skrzynki w centrum administracyjnym Microsoft 365. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Współdzielone skrzynki.
Bieżący użytkownik Każdy użytkownik wysyła wiadomości e-mail z konta, które zostało wykorzystane do zalogowania się w Business Central. Pozwala na komunikację z indywidualnych kont.
Inne (SMTP) Wiadomości e-mail są wysyłane za pomocą protokołu SMTP. Pozwala na komunikację przez serwer poczty SMTP.
NOTE

Rozszerzenia Microsoft 365 oraz Bieżący użytkownik wykorzystują konta, które zostały skonfigurowane dla użytkowników w centrum administracyjnym Microsoft 365 dla danej subskrypcji Microsoft 365. Aby móc wysyłać wiadomości za pomocą rozszerzeń, użytkownicy musza posiadać prawidłową licencję Exchange Online.

Ustawienia starszej wersji SMTP i rozszerzenie E-mail - łącznik SMTP

Jeśli w Business Central skonfigurowano e-mail za pomocą ustawień SMTP, mogą one być dalej używane równolegle z rozszerzeniem E-mail - łącznik SMTP. Po aktualizacji Business Central do następnej wersji, ustawienia starszej wersji SMTP zostaną skopiowane do rozszerzenia E-mail - łącznik SMTP. Gdy wszystko będzie gotowe, administrator może włączyć ulepszone możliwości e-mail i można rozpocząć korzystanie z rozszerzenia E-mail - łącznik SMTP. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Informacje na temat zarządzania funkcjami. Nie ma jednak synchronizacji pomiędzy rozszerzeniem łącznik SMTP, a ustawieniami starszej wersji. Po zmianie ustawień SMTP rozszerzeń, należy wprowadzić te same zmiany w ustawieniach starszej wersji SMTP lub odwrotnie.

NOTE

Jeśli istnieją dostosowania, które opierają się o starszą wersję ustawień poczty e-mail, po rozpoczęciu korzystania z rozszerzeń e-mail mogą pojawić się problemy z dostosowaniami. Zaleca się konfigurację i przetestowanie rozszerzeń przed włączeniem przełącznika funkcji ulepszonych możliwości e-mail.

IMPORTANT

Business Central on-premises pozwala na uwierzytelnianie za pomocą OAuth 2.0, ale wymaga utworzenia nowej rejestracji w portalu Azure , a następnie uruchomienia poradnika wspomaganej konfiguracji **Skonfiguruj Azure Active Directory ** w Business Central, aby połączyć się z Azure AD. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rejestracji aplikacji dla Business Central w portalu Azure.

Dodawanie kont poczty e-mail

Przewodnik wspomaganej konfiguracji Skonfiguruj konto e-mail może pomóc w szybkim ustawieniu poczty e-mail.

NOTE

Domyślne konto poczty e-mail jest wymagane, nawet jeśli zostanie dodane tylko jedno konto. Domyślne konto będzie wykorzystywane we wszystkich scenariuszach poczty e-mail, które nie są przypisane do konta. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Skonfiguruj konta e-mail, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail

Scenariusze e-mail są procesami, które powodują wysłanie dokumentu, takiego jak zamówienie sprzedaży lub zakupu, lub powiadomienia, takiego jak zaproszenie do zewnętrznego księgowego. Określony scenariusz może korzystać z określonego konta poczty e-mail. Na przykład można określić, że wszyscy użytkownicy mają wysyłać dokumenty sprzedaży z jednego konta, dokumenty zakupu z drugiego, a dokumenty magazynu lub produkcji z trzeciego konta. Scenariusze mogą być przypisane, przypisane ponownie oraz usunięte w dowolnym momencie, ale scenariusz może być przypisany tylko do jednego konta na raz. Domyślne konto będzie wykorzystywane we wszystkich scenariuszach, które nie są przypisane do konta.

Konfiguracja tekstów i układów e-mail do wielokrotnego użytku w dokumentach sprzedaży i zakupu

Raporty mogą zostać wykorzystane do zawarcia kluczowych informacji z dokumentów sprzedaży i zakupu w tekstach wiadomości e-mail. W procedurze opisano konfigurację raportu Sprzedaż - faktura dla zaksięgowanych faktur sprzedaży, ale procedura jest podobna do innych raportów.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Wybór raportów - sprzedaż, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Wybór raportów - sprzedaż w polu Użycie wybierz Faktura.

  3. W nowym wierszu, w polu Identyfikator raportu, wybierz na przykład raport standardowy 1306.

  4. Zaznacz pole wyboru Użyj dla treści e-mail.

  5. Wybierz pole Opis układu treści e-mail, a następnie wybierz układ z listy.

    Układy raportów definiują zarówno styl jak i zawartość tekstową wiadomości e-mail, między innymi tekst taki jak powitanie lub instrukcje poprzedzające podstawowe informacje na temat dokumentu umieszczone w treści wiadomości e-mail. Wybór przycisku Wybierz z pełnej listy pozwala zobaczyć wszystkie dostępne układy raportów, jeśli organizacja posiada wiele układów.

  6. Aby wyświetlić lub edytować układ, na którym opiera się treść wiadomości e-mail, wybierz układ na stronie Niestandardowe układy raportów, a następnie wybierz akcję Aktualizuj układ.

  7. Jeśli chcesz zaoferować swoim nabywcom elektroniczne opłacanie sprzedaży, możesz skonfigurować powiązaną usługę płatniczą, taką jak PayPal, a następnie wprowadzić informacje o PayPal i łącze do usługi w treści wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie płatności nabywców przez PayPal.

  8. Wybierz przycisk OK.

Teraz, gdy wybrana zostanie na przykład akcja Wyślij na stronie Zaksięgowana faktura sprzedaży, treść wiadomości e-mail będzie zawierać informacje o dokumencie raportu 1306 poprzedzone tekstem standardowym stylizowanym według układu raportu, który wybrano w kroku 5.

Korzystanie z zastępczego adresu nadawcy w wychodzących wiadomościach email

Używając starszej wersji ustawień SMTP można skorzystać z możliwości Wyślij jako lub Wyślij w imieniu w Microsoft Exchange, aby zmienić adres nadawcy w wiadomościach wychodzących. Business Central użyje konta SMTP do uwierzytelnienia Microsoft Exchange, lecz albo zastąpi adres nadawcy określonym adresem, albo zmieni go na adres wprowadzony jako "w imieniu."

Poniżej znajdują się przykłady użycia funkcji Wyślij jako i Wyślij w imieniu w Business Central:

  • Podczas wysyłania do sprzedawców i nabywców dokumentów, takich jak zamówienia zakupu lub sprzedaży, może się okazać, że pochodzą one z adresu _noreply@yourcompanyname.com_.
  • Kiedy przepływ pracy wysyła żądanie akceptacji pocztą e-mail na adres e-mail osoby żądającej akceptacji.
NOTE

Możesz użyć tylko jednego konta, aby zastąpić adresy nadawców. Oznacza to, że nie można mieć osobnych adresów zastępczych dla procesów zakupu i procesów sprzedaży.

Aby skonfigurować zastępczy adres nadawcy dla wszystkich wychodzących wiadomości e-mail

  1. W centrum administratora Exchange dla konta Microsoft 365 znajdź skrzynkę pocztową, która ma być używana jako adres zastępczy, a następnie skopiuj lub zanotuj jej adres. W przypadku zapotrzebowania na nowy adres, przejdź do centrum administracyjnego Microsoft 365, aby utworzyć nowego użytkownika i skonfigurować jego skrzynkę pocztową.
  2. W Business Central wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Ustawienia poczty email SMTP, a następnie wybierz powiązane łącze.
  3. W polu Wyślij jako wprowadź adres zastępczy.
  4. Skopiuj lub zanotuj adres w polu Identyfikator użytkownika.
  5. W centrum administratora Exchange, odszukaj skrzynkę pocztową, która ma być użyta jako adres zastępczy, a następnie wprowadź adres z pola Identyfikator użytkownika w polu Wyślij jako. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wykorzystanie EAC do przepisywania uprawnień indywidualnym skrzynkom pocztowym.

Korzystanie z adresu zastępczego w przepływach akceptacji

  1. W Business Central wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Ustawienia poczty email SMTP, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Skopiuj lub zanotuj adres w polu Identyfikator użytkownika.
  3. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Ustawienia użytkowników akceptujących, a następnie wybierz powiązane łącze.
  4. W centrum administratora Exchange znajdź skrzynki pocztowe dla wszystkich użytkowników wymienionych na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących, a w polu Wyślij jako wprowadź adres z pola Identyfikator użytkownika na stronie Ustawienia poczty email SMTP w Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie uprawnieniami odbiorców.
  5. W Business Central wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Ustawienia poczty email SMTP, a następnie wybierz powiązane łącze.
  6. Aby włączyć możliwość zastąpienia, ustaw przełącznik na Zezwalaj na zastąpienie nadawcy.
NOTE

Business Central określi, który adres wyświetlić w następującej kolejności:

1. Adres określony w polu Adres e-mail na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących dla komunikatów w przepływie pracy.
2. Adres określony w polu Wyślij jako na stronie Ustawienia poczty email SMTP.
3. Adres określony w polu Identyfikator użytkownika na stronie Ustawienia poczty email SMTP.

Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów

Dla każdego z klientów można skonfigurować preferowaną metodę wysyłania dokumentów, aby nie trzeba było za każdym razem wybierać na przykład czy dokument ma być wysyłany za pomocą poczty e-mail czy jako dokument elektroniczny. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

Konfigurowanie folderów publicznych i zasad logowania do poczty e-mail w Exchange Online

Aby usprawnić komunikację pomiędzy sprzedawcami a istniejącymi lub potencjalnymi nabywcami, użytkownicy mają możliwość śledzenia wymiany wiadomości e-mail oraz przekształcenia nawiązanych interakcji w szanse sprzedaży. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Śledzenie wymiany wiadomości email pomiędzy sprzedawcami i kontaktami.

Przed przystąpieniem do konfiguracji logowania do poczty elektronicznej, należy przygotować publiczne foldery w usłudze Exchange Online. Można to zrobić w centrum administracyjnym Exchange lub skorzystać z Exchange Management Shell.

TIP

Jeśli chcesz korzystać z Exchange Management Shell, dowiedz się, jak skonfigurować swój skrypt w przykładowym skrypcie, który opublikowaliśmy w repozytorium BCTech.

Poniższa lista zawiera opis głównych kroków wraz z łączami do dodatkowych informacji na ten temat.

  • Utwórz rolę administratora dla folderów publicznych na podstawie informacji z poniższej tabeli:

    Właściwość Wartość
    Nazwa Zarządzanie folderami publicznymi
    Wybrane role Foldery publiczne
    Wybrani członkowie Adres e-mail konta użytkownika, którego Business Central będzie używać do uruchamiania zadania rejestrowania poczty e-mail

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie grupami ról.

  • Utwórz rolę administratora dla folderów publicznych na podstawie informacji z poniższej tabeli:

    Właściwość Wartość
    Nazwa Publiczna skrzynka pocztowa

    Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie skrzynki pocztowej folderu publicznego na serwerze Exchange.

  • Tworzenie nowych folderów publicznych

    • Utwórz nowy folder publiczny o nazwie Email Logging w katalogu głównym, tak aby pełna ścieżka do folderu zmieniła się na \Email Logging\
    • Utwórz dwa podfoldery, tak aby wynikiem były następujące pełne ścieżki do folderów:
      • \Email Logging\Queue\
      • \Email Logging\Storage\

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie folderu publicznego.

  • Włącz pocztę w folderze publicznym Queue

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie lub wyłączanie poczty dla folderu publicznego

  • Możliwość wysyłania wiadomości e-mail do folderu publicznego kolejki przy użyciu programu Outlook lub Exchange Management Shell

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zezwalanie anonimowym użytkownikom na wysyłanie wiadomości e-mail do folderu publicznego z włączoną obsługą poczty

  • Ustaw użytkownika rejestrującego pocztę e-mail jako właściciela obu folderów publicznych, folderów publicznych Queue i Storage za pomocą programu Outlook lub Exchange Management Shell na podstawie informacji z poniższej tabeli:

    Właściwość Wartość
    Użytkownik Adres e-mail konta użytkownika, którego Business Central będzie używać do uruchomienia zadania rejestrowania poczty e-mail
    Poziom uprawnień Właściciel

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie uprawnień do folderów publicznych.

  • Utwórz reguły dwóch głównych przepływów na podstawie informacji z poniższej tabeli

    Cel Nazwa Warunki Akcja
    Reguła dla przychodzących wiadomości e-mail Rejestrowanie wiadomości e-maili wysłanych do tej organizacji Nadawca znajduje się poza organizacją, a odbiorca znajduje się w organizacji UDW konto e-mail określone dla folderu publicznego Queue
    Reguła dla wychodzących wiadomości e-mail Rejestrowanie wiadomość e-mail wysłanych z tej organizacji Nadawca znajduje się w organizacji, a odbiorca znajduje się poza organizacją UDW konto e-mail określone dla folderu publicznego Queue

    Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie regułami przepływu poczty w Exchange Online i Akcje powiązane z regułami przepływu poczty w Exchange Online.

NOTE

Jeśli dokonasz zmian w Exchange Management Shell, zmiany te staną się widoczne w centrum administracyjnym Exchange po pewnym czasie. Ponadto zmiany wprowadzone w programie Exchange będą dostępne w [!INCLUDE prod_short ] po pewnym czasie. Może to być kilkugodzinne opóźnienie.

Następnie, należy nawiązać połączenie między Business Central i usługą Exchange Online. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Śledzenie wymiany wiadomości email pomiędzy sprzedawcami i kontaktami.

Konfigurowanie poczty email dla Business Central On-Premises

Business Central może zostać zintegrowany z usługami, które są oparte na Microsoft Azure. Można, na przykład, wykorzystać Cortana Intelligence do tworzenia wydajniejszych prognoz przepływów pieniężnych, Power BI do wizualizacji firmy oraz Exchange Online do wysyłania wiadomości e-mail. Integracja z tymi usługami jest oparta o rejestrację aplikacji w Azure Active Directory. Rejestracja aplikacji zapewnia usługi uwierzytelniania i autoryzacji do komunikacji. Aby skorzystać z możliwości poczty e-mail w Business Central on-premises, należy zarejestrować Business Central jako aplikację w portalu Azure, a następnie połączyć Business Central z rejestracją aplikacji. Poniżej znajdują się odpowiednie instrukcje.

Tworzenie rejestracji aplikacji dla Business Central w portalu Azure

Kroki rejestracji Business Central w portalu Azure zostały opisane w sekcji Rejestracja aplikacji w Azure Active Directory. Ustawienia, które są specjalne dla możliwości e-mail są delegowanymi uprawnieniami, które są przyznawane rejestracji aplikacji. W poniższej tabeli wymieniono minimalne uprawnienia.

API / Nazwa uprawnienia Typ Opis
Microsoft Graph / Odczyt Delegowane Logowanie i odczyt profilu użytkownika.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite Delegowane Tworzenie wiadomości e-mail.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite Delegowane Wysyłanie wiadomości e-mail.
Microsoft Graph / offline_access Delegowane Utrzymywanie zgody na dostęp do danych.

Uprawnienia są trochę inne w przypadku wykorzystania OAuth do uwierzytelniania w starszej wersji ustawień SMTP lub łącznika SMTP. W poniższej tabeli wymieniono różne uprawnienia.

API / Nazwa uprawnienia Typ Opis
Microsoft Graph / offline_access Delegowane Utrzymywanie zgody na dostęp do danych.
Microsoft Graph / openid Delegowane Logowanie użytkowników.
Microsoft Graph / Odczyt Delegowane Logowanie i odczyt profilu użytkownika.
Microsoft Graph / SMTP.Send Delegowane Wysyłanie wiadomości e-mail ze skrzynek pocztowych za pomocą SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read Delegowane Logowanie i odczyt profilu użytkownika.

Podczas tworzenia rejestracji aplikacji należy zanotować następujące informacje. Będą one potrzebne do połączenia Business Central z rejestracją aplikacji.

  • Identyfikator (klient) aplikacji
  • URI przekierowania (opcjonalne)
  • Sekret klienta

Ogólne wytyczne rejestracji aplikacji zamieszczono w artykule Szybki start: Zarejestruj aplikację w platformie tożsamości Microsoft.

NOTE

Jeśli po połączeniu Business Central z rejestracją aplikacji pojawiają się problemy z wykorzystaniem starszej wersji ustawień SMTP do wysyłania wiadomości e-mail, SMTP może być wyłączone dla dzierżawcy. Zamiast tego zaleca się korzystanie z łączników poczty e-mail Microsoft 365 oraz Bieżący użytkownik, ponieważ wykorzystują API Microsoft Graph Mail. Jednakże, SMTP AUTH może zostać włączone jeśli pojawi się potrzeba wykorzystania ustawień SMTP. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie i wyłączanie autoryzowanego przesłania klienta SMTP (SMTP AUTH) w Exchange Online.

Połączenie Business Central z rejestracją aplikacji

Po zarejestrowaniu aplikacji w portalu Azure Business Central, należy skorzystać z przewodnika wspomaganej konfiguracji Rejestracja aplikacji e-mail AAD, aby połączyć z nią Business Central.

  1. W Business Central wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Rejestracja aplikacji e-mail AAD, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
TIP

Alternatywnie, podczas pierwszego połączenia można uruchomić przewodnik wspomaganej konfiguracji Skonfiguruj konto e-mail. Przewodnik potrzebuje informacji niezbędnych do połączenia z rejestracją aplikacji.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Współdzielone skrzynki pocztowe w Exchange Online
Praca z Business Central
Konfiguracja Business Central
Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail
Dostosowywanie Business Central z wykorzystaniem rozszerzeń
Korzystanie z Business Central jako firmowej skrzynki odbiorczej w programie Outlook
Instalowanie Business Central na urządzeniu mobilnym Instalowanie Business Central na urządzeniu mobilnym Analiza telemetrii poczty e-mail (zawartość administracyjna)