Konfigurowanie poczty e-mail

Uwaga

Microsoft Entra ID to nowa nazwa usługi Azure Active Directory. Dowiedz się więcej

Pracownicy firm wysyłają codziennie informacje i dokumenty, takie jak zamówienia sprzedaży i zakupu oraz faktury za pomocą poczty e-mail. Administratorzy mogą stanowczo ułatwić takie działania poprzez podłączenie jednego lub wielu kont poczty e-mail do Business Central, aby można było wysyłać dokumenty bez otwierania aplikacji e-mail. Każda wiadomość może być skomponowana indywidualnie za pomocą podstawowych narzędzi takich jak czcionki, style, kolory, itd. oraz załączników nie większych niż 100MB. Administratorzy mogą również skonfigurować układy raportów, które uwzględniają tylko kluczowe informacje z dokumentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail.

Możliwości Business Central związane z pocztą e-mail dotyczą tylko wiadomości wychodzących. Nie można przyjmować odpowiedzi, co oznacza, że nie ma strony skrzynki odbiorczej.

Uwaga

Możliwości poczty e-mail w Business Central online mogą być używane tylko z Exchange Online. Scenariusze hybrydowe, takie jak połączenie Business Central online z wersją Exchange on-premises, nie są wspierane.

Korzystanie z wersji Business Central on-premises wymaga utworzenia rejestracji aplikacji Business Central w portalu Azure zanim będzie można skonfigurować adres e-mail. Rejestracja aplikacji pozwoli Business Central na autoryzację i uwierzytelnienie u dostawcy poczty e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji [Konfigurowanie poczty email dla Business Central On-Premises]. W Business Central online jest to wykonywane automatycznie.

Wymagania

Istnieje kilka wymagań dotyczących konfigurowania i używania funkcji poczty e-mail.

• Aby skonfigurować pocztę e-mail, należy posiadać zestaw uprawnień USTAWIENIA POCZTY E-MAIL. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie uprawnień do użytkowników i grup.
• Każdy użytkownik korzystający z funkcji poczty e-mail będzie musiał posiadać pełne licencje Business Central. Na przykład administratorzy delegowani i użytkownicy-goście nie mogą używać konta e-mail dzierżawy.

Dodawanie kont poczty e-mail

Konta poczty e-mail są dodawane za pomocą rozszerzeń, które pozwalają na łączenie kont różnych dostawców z Business Central. Standardowe rozszerzenia umożliwiają korzystanie z kont z usługi Microsoft Exchange Online. Jednak dostępne są inne rozszerzenia pozwalające na połączenie kont z innych usług, takich jak Gmail.

Można określić wstępnie zdefiniowane scenariusze biznesowe, w których konto ma służyć do wysłania wiadomości e-mail. Można, na przykład, określić to, że wszyscy użytkownicy mają wysyłać dokumenty sprzedaży z jednego konta oraz dokumenty zakupu z innego. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail.

W poniższej tabeli opisano rozszerzenia poczty e-mail, które są domyślnie dostępne.

Rozszerzenie	Opis	Przykłady użycia
Łącznik Microsoft 365	Każdy użytkownik wysyła wiadomości e-mail ze współdzielonej skrzynki Exchange Online.	Wszystkie wiadomości pochodzą z tego samego działu, na przykład, organizacja sprzedaży wysyła wiadomości z konta sales@cronus.com. Taka sytuacja wymaga skonfigurowania współdzielonej skrzynki w centrum administracyjnym Microsoft 365. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Współdzielone skrzynki.
Łącznik Bieżący użytkownik	Każdy użytkownik wysyła wiadomości e-mail z konta, które zostało wykorzystane do zalogowania się w Business Central.	Pozwala na komunikację z indywidualnych kont.
Łącznik SMTP	Wiadomości e-mail są wysyłane za pomocą protokołu SMTP.	Pozwala na komunikację przez serwer poczty SMTP.

Uwaga

Rozszerzenia Łącznik Microsoft 365 oraz Łącznik Bieżący użytkownik wykorzystują konta, które zostały skonfigurowane dla użytkowników w centrum administracyjnym Microsoft 365 dla danej subskrypcji Microsoft 365. Aby móc wysyłać wiadomości za pomocą rozszerzeń, użytkownicy muszą posiadać prawidłową licencję Exchange Online. Dodatkowo, te rozszerzenia, w tym rozszerzenie Outlook REST API, wymagają włączenia ustawienia Zezwalaj na żądanie HttpClient w środowiskach piaskownicy. Aby sprawdzić, czy to ustawienie jest włączone dla rozszerzeń, należy przejść do strony Zarządzanie rozszerzeniami, wybrać rozszerzenie, a następnie opcję Konfiguruj.

Użytkownicy zewnętrzni, tacy jak administratorzy delegowani i księgowi, nie mogą korzystać z tych rozszerzeń do wysyłania wiadomości e-mail z Business Central.

Korzystanie z protokołu SMTP

Aby korzystać z protokołu SMTP do wysyłania wiadomości e-mail z Business Central, można użyć rozszerzenia Łącznik SMTP. Pole, na które należy zwrócić szczególną uwagę po skonfigurowaniu konta korzystającego z protokołu SMTP to Typ nadawcy. Jeżeli zostanie wybrana opcja Określony użytkownik, wiadomości e-mail będą wysyłane przy użyciu nazwy i innych informacji konfigurowanego konta. Jeśli wybrana opcja to Bieżący użytkownik, wiadomości e-mail będą wysyłane z konta e-mail określonego dla każdego konta użytkownika. Funkcja Bieżący użytkownik jest podobna do funkcji Wyślij jako. Dodatkowe informacje zawarto w artykule Korzystanie z zastępczego adresu nadawcy w wychodzących wiadomościach email.

Ważne

Użytkownicy wersji Business Central on-premises mogą korzystać z protokołu OAuth 2.0 do uwierzytelniania. Aby korzystać z OAuth dla SMTP, użytkownicy muszą pracować z tym samym dzierżawcą Microsoft Entra.

Business Central wymaga utworzenia nowej rejestracji aplikacji w portalu Azure, a następnie uruchomienia przewodnika konfiguracji z pomocą Skonfiguruj Microsoft Entra ID, aby połączyć się z Azure AD. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rejestracji aplikacji dla Business Central w portalu Azure.

Usługa Exchange Online zaprzestaje korzystania z uwierzytelniania podstawowego dla protokołu SMPT. Zmiana ta nie będzie miała wpływu na dzierżawy, które obecnie korzystają z uwierzytelniania SMTP. Zdecydowanie zalecamy jednak korzystanie z najnowszej wersji Business Central i konfigurowanie uwierzytelniania OAuth 2.0 dla protokołu SMTP. Uwierzytelnianie oparte na certyfikatach dla wcześniejszych wersji [! INCLUDE prod_short], na przykład wersji, 14 nie zostanie dodane. Jeśli nie można skonfigurować uwierzytelniania OAuth 2.0, zachęcamy do zapoznania się z alternatywami innych firm, jeśli ma być używany protokół SMTP poczty we wcześniejszych wersjach.

Uwaga

Hasło konta poczty e-mail SMTP nie jest uwzględniane podczas kopiowania firmy korzystającej z takiego konta do wysyłania wiadomości e-mail. Hasło należy wprowadzić od nowa na stronie konta SMTP w nowej firmie.

Korzystanie z przewodnika konfiguracji z pomocą Konfigurowanie poczty e-mail

Przewodnik konfiguracji Skonfiguruj konto e-mail może pomóc w szybkim ustawieniu poczty e-mail.

Uwaga

Domyślne konto poczty e-mail jest wymagane, nawet jeśli zostanie dodane tylko jedno konto. Domyślne konto będzie wykorzystywane we wszystkich scenariuszach poczty e-mail, które nie są przypisane do konta. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Skonfiguruj konta e-mail, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail

Scenariusze poczty e-mail to procesy obejmujące wysyłanie dokumentów, takich jak zamówienie sprzedaży lub zakupu oraz powiadomienia, na przykład zaproszenia dla zewnętrznych księgowych. Określony scenariusz może korzystać z konkretnego konta poczty e-mail. Na przykład, można określić, że wszyscy użytkownicy mają wysyłać dokumenty sprzedaży z jednego konta, dokumenty zakupu z drugiego, a dokumenty magazynu lub produkcji z trzeciego. Przypisywanie, ponowne przypisywanie i usuwanie scenariuszy jest możliwe w każdym momencie. Scenariusz można jednocześnie przypisać tylko do jednego konta e-mail. Domyślne konto będzie wykorzystywane we wszystkich scenariuszach, które nie są przypisane do konta.

Na stronie Przypisanie scenariusza wiadomości e-mail jest dostępna akcja Wybierz domyślne załączniki, która umożliwia dodanie załączników do scenariuszy wiadomości e-mail. Załączniki zawsze będą dostępne podczas tworzenia wiadomości e-mail dla dokumentu powiązanego ze scenariuszem. Każdy scenariusz wiadomości e-mail może zawierać jeden lub więcej domyślnych załączników. Załączniki domyślne są automatycznie dodawane do wiadomości e-mail dla określonych scenariuszy wiadomości e-mail. Na przykład, domyślny załącznik określony w scenariuszu dla zamówień sprzedaży zostanie dodany do zamówienia sprzedaży wysyłanego w wiadomości e-mail. Załączniki domyślne można wyświetlać w sekcji Załączniki znajdującej się na dole strony Utwórz wiadomość e-mail. Załączniki nie określone jako domyślne można dodawać ręcznie do wiadomości e-mail.

Konfigurowanie zasad widoków

Można określić, które wiadomości e-mail będą wyświetlane na stronach Skrzynka nadawcza poczty e-mail oraz Wysłane wiadomości e-mail.

Na stronie Zasady wyświetlania poczty e-mail użytkownika należy wybrać użytkownika, a następnie, w polu Zasady wyświetlania poczty e-mail użytkownika, jedną z poniższych opcji:

• Wyświetlaj własne wiadomości e-mail - Użytkownik może wyświetlać tylko własne wiadomości e-mail.
• Wyświetlaj wszystkie wiadomości e-mail - Użytkownik może wyświetlać wszystkie wiadomości e-mail, w tym wiadomości wysłane przez inne osoby.
• Wyświetlaj jeżeli użytkownik posiada dostęp do powiązanych rekordów - Tą zasadę wykorzystuje się w przypadku braku innych zdefiniowanych ustawień. Użytkownik może wyświetlać wiadomości e-mail wysłane przez innych użytkowników, jeżeli posiada dostęp do wysłanego rekordu i wszystkich powiązanych rekordów. Na przykład, użytkownik A wysłał zaksięgowaną fakturę sprzedaży do nabywcy. Użytkownik B może wyświetlić wiadomość jeżeli posiada dostęp do faktury i nabywcy.
• Wyświetlaj jeżeli użytkownik posiada dostęp do powiązanych rekordów - Użytkownik może wyświetlać wiadomości e-mail wysłane przez inne osoby, jeżeli posiada dostęp do co najmniej jednego rekordu powiązanego z wysłanym rekordem. Na przykład, użytkownik A wysłał zaksięgowaną fakturę sprzedaży do nabywcy. Użytkownik B może wyświetlić wiadomość, jeżeli posiada dostęp do faktury lub nabywcy.

Uwaga

Jeżeli pole Identyfikator użytkownika pozostanie puste, po wybraniu akcji Zasady przeglądania poczty e-mail, zdefiniowana zasada będzie miała zastosowanie dla wszystkich użytkowników.

Określanie liczby wiadomości, które konto może wysłać na minutę

Niektórzy dostawcy poczty e-mail (ISP) ograniczają liczbę wiadomości e-mail, które konto e-mail może wysłać za jednym razem, w określonym czasie, lub w obu przypadkach. Praktyka ta, znana jako ograniczanie poczty e-mail, pomaga dostawcom usług internetowych kontrolować ruch na serwerach i zapobiegać spamowi. Jeśli konto e-mail przekroczy limit, usługodawca internetowy może zablokować wiadomości. Aby upewnić się, że liczba wiadomości wysyłanych z Business Central jest zgodna z limitem usługodawcy internetowego, należy określić limit dla każdego konta e-mail.

Domyślny limit dla typów kont Microsoft 365 i bieżącego użytkownika wynosi 30, co odpowiada limitowi ustawionemu przez usługę Exchange Online.

Limit można określić na dwa sposoby.

• W przypadku tworzenia nowego konta za pomocą przewodnika konfiguracji z pomocą Konfigurowanie poczty e-mail należy określić limit w polu Limit l. wiadomości e-mail na minutę .
• W przypadku istniejących kont e-mail należy określić limit w polu Limit liczby wiadomości e-mail na koncie.

Konfigurowanie tekstów i układów e-mail do wielokrotnego użytku

Raporty mogą zostać wykorzystane do zawarcia kluczowych informacji z dokumentów sprzedaży, zakupu i serwisu w tekstach wiadomości e-mail. Układy raportów definiują styl i zawartość tekstu wiadomości e-mail. Na przykład, zawartość może obejmować takie teksty jak powitanie lub instrukcje, poprzedzające informacje o dokumencie. W procedurze opisano konfigurację raportu Sprzedaż - faktura dla zaksięgowanych faktur sprzedaży, ale procedura jest podobna do innych raportów.

Uwaga

Podczas tworzenia zawartości wiadomości e-mail należy użyć typu pliku Word odpowiedniego dla zastosowanego układu.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wybór raportów - sprzedaż, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Wybór raportów - sprzedaż w polu Użycie wybierz Faktura.
3. W nowym wierszu, w polu Identyfikator raportu, wybierz na przykład raport standardowy 1306.
4. Zaznacz pole wyboru Użyj dla treści e-mail.
5. Wybierz pole Opis układu treści e-mail, a następnie wybierz układ z listy.
6. Aby wyświetlić lub edytować układ, na którym opiera się treść wiadomości e-mail, wybierz układ na stronie Niestandardowe układy raportów, a następnie wybierz akcję Eksportuj układ. W przypadku dostosowywania układu należy użyć akcji Importuj układ, aby przesłać nowy układ.

Uwaga

Aby dostosować standardowy układ raportu, taki jak 1306, należy utworzyć kopię raportu. Business Central ułatwia utworzenie kopii podczas importowania układu niestandardowego dla raportu standardowego. Nazwa nowego układu raportu niestandardowego będzie poprzedzona prefiksem "Kopia".

7. Jeżeli chcesz, aby nabywcy korzystali z usług płatniczych, takich jak PayPal, należy skonfigurować takie usługi. Następnie, informacje o usłudze i łącze będą wstawione w tekście wiadomości. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie płatności nabywców z wykorzystaniem usług płatniczych.
8. Wybierz przycisk OK.

Teraz, gdy wybrana zostanie na przykład akcja Wyślij na stronie Zaksięgowana faktura sprzedaży, treść wiadomości e-mail będzie zawierać informacje o dokumencie raportu 1306 poprzedzone tekstem standardowym stylizowanym według układu raportu, który wybrano w kroku 5.

Korzystanie z zastępczego adresu nadawcy w wychodzących wiadomościach email

Używając starszej wersji rozszerzenia Łącznika SMTP można skorzystać z funkcjonalności Wyślij jako lub Wyślij w imieniu w Microsoft Exchange, aby zmienić adres nadawcy w wiadomościach wychodzących. Business Central użyje konta SMTP do uwierzytelnienia Microsoft Exchange, ale zastąpi adres nadawcy określonym adresem, albo zmieni go na adres wprowadzony jako "w imieniu."

Aby skonfigurować konto i korzystać z funkcjonalności Wyślij jako oraz Wyślij w imieniu w Microsoft Exchange, należy wybrać opcję Określony użytkownik w polu Typ nadawcy.

Opcjonalnie, można wybrać opcję Bieżący użytkownik, aby zezwolić użytkownikom na wysyłanie wiadomości przy pomocy łącznika SMTP. Wiadomość zostanie wysłana z konta poczty e-mail określonego w polu Adres e-mail kontaktu na stronie Kartoteka użytkownika dla zalogowanego użytkownika. Jest to proces przebiegający podobnie do funkcji Wyślij jako, a wiadomość zostanie wysłana z konta określonego w ustawieniach łącznika SMTP.

Poniżej znajdują się przykłady użycia funkcji Wyślij jako i Wyślij w imieniu w Business Central:

• Może się zdarzyć, że dokumenty wysyłane do sprzedawców i nabywców, takie jak zamówienia zakupu lub sprzedaży, pochodzą z adresu _noreply@yourcompanyname.com_.
• Kiedy przepływ pracy wysyła żądanie akceptacji pocztą e-mail na adres e-mail osoby żądającej akceptacji.

Uwaga

Możesz użyć tylko jednego konta, aby zastąpić adresy nadawców. Oznacza to, że nie można mieć osobnych adresów zastępczych dla procesów zakupu i procesów sprzedaży.

Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów

Skonfigurowanie preferowanej metody wysyłania dokumentów sprzedaży pozwala zaoszczędzić czas. Takie rozwiązanie umożliwia użytkownikowi pominięcie wyboru opcji wysyłania, takiej jak forma wysyłki dokumentu. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

Opcjonalnie: Konfigurowanie rejestrowania wiadomości e-mail w Exchange online

Aby zapewnić wydajniejszą komunikację pomiędzy sprzedawcami a obecnymi lub przyszłymi nabywcami, warto wykorzystać śledzenie wymiany wiadomości e-mail, które następnie można zamienić w skuteczne działania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Śledzenie wymiany wiadomości e-mail pomiędzy sprzedawcami a kontaktami.

Opcjonalnie: Monitorowanie użycia poczty e-mail i rozwiązywanie problemów z błędami poczty e-mail za pomocą telemetrii

Administratorzy mogą włączyć funkcję telemetrii w Business Central, aby uzyskać dane o użyciu i awariach różnych funkcji w systemie. W przypadku poczty e-mail rejestrujemy następujące operacje:

• Wiadomość e-mail została wysłana pomyślnie
• Próba wysłania wiadomości e-mail nie powiodła się
• Uwierzytelnianie na serwerze SMTP zakończyło się powodzeniem/niepowodzeniem
• Połączenie z serwerem SMTP powiodło się/nie powiodło

Można użyć tych danych do monitorowania użycia poczty e-mail i rozwiązywania problemów z błędami poczty e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Analiza telemetrii poczty e-mail (zawartość administracyjna)

Konfigurowanie poczty email dla Business Central On-Premises

Business Central może zostać zintegrowany z usługami, które są oparte na Microsoft Azure. Można, na przykład, wykorzystać Cortana Intelligence do tworzenia wydajniejszych prognoz przepływów pieniężnych, Power BI do wizualizacji firmy oraz Exchange Online do wysyłania wiadomości e-mail. Integracja z tymi usługami jest oparta o rejestrację aplikacji w Microsoft Entra ID. Rejestracja aplikacji zapewnia usługi uwierzytelniania i autoryzacji do komunikacji. Aby skorzystać z możliwości poczty e-mail w Business Central on-premises, należy zarejestrować Business Central jako aplikację w portalu Azure, a następnie połączyć Business Central z rejestracją aplikacji. Poniżej znajdują się odpowiednie instrukcje.

Tworzenie rejestracji aplikacji dla Business Central w portalu Azure

Kroki rejestracji Business Central w portalu Azure zostały opisane w sekcji Rejestracja aplikacji w Microsoft Entra ID.

Uwaga

Aby korzystać z funkcji poczty e-mail, rejestracja aplikacji musi korzystać z konfiguracji wielu dzierżawców.

Ustawienia, które są specjalne dla możliwości e-mail są delegowanymi uprawnieniami, które są przyznawane rejestracji aplikacji. W poniższej tabeli wymieniono minimalne uprawnienia.

API / Nazwa uprawnienia	Typ	Opis
Microsoft Graph / Odczyt	Delegowane	Logowanie i odczyt profilu użytkownika.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegowane	Tworzenie wiadomości e-mail.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegowane	Wysyłanie wiadomości e-mail.
Microsoft Graph / offline_access	Delegowane	Utrzymywanie zgody na dostęp do danych.

Uprawnienia są trochę inne w przypadku wykorzystania OAuth 2.0 do uwierzytelniania niż podczas korzystania z łącznika SMTP. W poniższej tabeli wymieniono różne uprawnienia.

API / Nazwa uprawnienia	Typ	Opis
Microsoft Graph / offline_access	Delegowane	Utrzymywanie zgody na dostęp do danych.
Microsoft Graph / openid	Delegowane	Logowanie użytkowników.
Microsoft Graph / Odczyt	Delegowane	Logowanie i odczyt profilu użytkownika.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegowane	Wysyłanie wiadomości e-mail ze skrzynek pocztowych za pomocą SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegowane	Logowanie i odczyt profilu użytkownika.

Podczas tworzenia rejestracji aplikacji należy zanotować następujące informacje. Będą one potrzebne do połączenia Business Central z rejestracją aplikacji.

• Identyfikator (klient) aplikacji
• URI przekierowania (opcjonalne)
• Sekret klienta

Ogólne wytyczne dotyczące rejestracji aplikacji zamieszczono w artykule Szybki start: Zarejestruj aplikację w platformie tożsamości Microsoft.

Uwaga

Jeśli po połączeniu Business Central z rejestracją aplikacji pojawiają się problemy z wykorzystaniem protokołu SMTP do wysyłania wiadomości e-mail, SMTP AUTH może być wyłączone dla dzierżawcy. Zamiast tego zaleca się korzystanie z łączników poczty e-mail Microsoft 365 oraz Bieżący użytkownik, ponieważ wykorzystują API Microsoft Graph Mail. Jednakże, SMTP AUTH może zostać włączone, jeśli pojawi się potrzeba wykorzystania ustawień SMTP. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie i wyłączanie autoryzowanego przesłania klienta SMTP (SMTP AUTH) w Exchange Online.

Połączenie Business Central z rejestracją aplikacji

Po zarejestrowaniu aplikacji w portalu Azure Business Central, należy użyć strony Wyślij pocztą e-mail rejestrację aplikacji Microsoft Entra, aby połączyć z nią Business Central.

1. W Business Central wybierz ikonę , wprowadź Wyślij pocztą e-mail rejestrację aplikacji Microsoft Entra, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

Porada

Alternatywnie, podczas pierwszego połączenia można uruchomić przewodnik konfiguracji z pomocą Skonfiguruj konto e-mail. W takim przypadku przewodnik będzie również zawierał stronę Wyślij pocztą e-mail rejestrację aplikacji Microsoft Entra, na której można dodać informacje dotyczące łączenia się z rejestracją aplikacji.

Zobacz też

Współdzielone skrzynki pocztowe w Exchange Online
Praca z Business Central
Konfiguracja Business Central
Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail
Dostosowywanie Business Central z wykorzystaniem rozszerzeń
Korzystanie z Business Central jako firmowej skrzynki odbiorczej w programie Outlook
Instalowanie Business Central na urządzeniu mobilnym
Instalowanie Business Central na urządzeniu mobilnym
Analiza telemetrii poczty e-mail (zawartość administracyjna)

Bezpłatne ścieżki szkoleniowe dotyczące Business Central