Zarządzanie przestrzenią magazynową poprzez usuwanie dokumentów lub kompresję danych
Role centralne, takie jak administrator aplikacji, muszą często rozwiązywać problem gromadzących się dokumentów historycznych, usuwając je lub kompresując.
Porada
Dodatkowe informacje na temat innych sposobów ograniczenia ilości danych przechowywanych w bazie danych zamieszczono w portalu pomocy dla programistów i administratorów, w sekcji Ograniczanie danych przechowywanych w bazach danych Business Central.
Usuwanie dokumentów
W określonych sytuacjach, należy usunąć nieusunięte zafakturowane zamówienia zakupu. Business Central sprawdza czy usunięte zamówienia zakupu zostały w pełni zafakturowane. Nie można usunąć zamówień, które nie zostały w pełni zafakturowane i przyjęte.
Zamówienia zwrotu są zazwyczaj usuwane po ich zafakturowaniu. Zaksięgowane faktury są przesyłane na stronę Zaksięgowana faktura korygująca zakupu. Jeśli zaznaczono pole wyboru Wydanie zwrotu z fakturą korygującą na stronie Ustawienia zakupów i płatności faktura zostanie przeniesiona na stronę Zaksięgowane wydanie zwrotu. Dokumenty mogą zostać usunięte za pomocą zadania wsadowego Usuń zafakturowane zamówienia zwrotu zakupu. Przed usunięciem, zadanie wsadowe sprawdzi czy zamówienia zwrotu zakupu są w pełni wydane i zafakturowane.
Zamówienia zbiorcze zakupu nie są usuwane po przetworzeniu i zafakturowaniu wszystkich powiązanych zamówień zakupu. Zamówienia zbiorcze zakupu mogą zostać usunięte przy pomocy zadania wsadowego Usuń zafakturowane zamówienia zbiorcze zakupu.
Zafakturowane zlecenia serwisowe są zazwyczaj usuwane automatycznie po pełnym zafakturowaniu. Po zaksięgowaniu faktury, na stronie Zaksięgowane faktury serwisu zostaje utworzony odpowiadający jej zapis. Zaksięgowany dokument może zostać wyświetlony na stronie Zaksięgowana faktura serwisu.
Zlecenia serwisowe nie są automatycznie usuwane, jeśli całkowita ilość w zleceniu nie została zaksięgowana z samego zlecenia serwisowego, a ze strony Faktura serwisu. W takim przypadku może pojawić się potrzeba usunięcia nieusuniętych zafakturowanych zamówień. Można to zrobić poprzez uruchomienie zadania wsadowego Usuń zafakturowane zlecenia serwisu.
Kompresja danych
Kompresowanie danych w Business Central pozwala oszczędzić przestrzeń w bazie danych, co może spowodować nawet oszczędności pieniężne w Business Central online. Kompresja działa na podstawie dat i powoduje połączenie kilku starych zapisów w jeden nowy zapis. Można skompresować tylko zapisy z zamkniętych lat finansowych , a także zapisy księgi dostawców, których pole Otwarty zawiera Nie.
Na przykład, można skompresować zapisy księgi dostawców z poprzednich lat finansowych, aby dla danego konta istniał tylko jeden zapis kredytowy i jeden zapis debetowy na miesiąc. Kwota w nowym zapisie jest sumą wszystkich skompresowanych zapisów. Przypisana data jest datą początkową kompresowanego okresu, taką jak pierwszy dzień miesiąca (jeśli zapisy są skompresowane według miesiąca). Po kompresji, nadal można zobaczyć obroty netto dla każdego konta w poprzednim roku finansowym.
Liczba zapisów wynikających z kompresji zależy od ilości ustawionych filtrów, łączonych pól oraz wybranej długości okresu. Zawsze pojawi się co najmniej jeden zapis. Wynik ukończonego zadania wsadowego można zobaczyć na stronie Rejestry kompresji.
Za pomocą zadań wsadowych w Business Central można skompresować następujące typy danych:
Zapisy księgi kont bankowych
Po kompresji, korzystając z funkcji Zachowaj zawartość pól, można zachować zawartość pól Nr dokumentu, Kontakt zewnętrzny, Kod wymiaru globalnego 1 i Kod wymiaru globalnego 2.
Zapisy księgi dostawców
Uwaga
Skompresowane zapisy nabywców, dostawców, banku oraz podksięgi ŚT są księgowane trochę inaczej od standardowego księgowania. Ma to na celu zredukowanie liczby nowych zapisów księgi głównej, utworzonych przez kompresję, i jest wyjątkowo ważne, jeśli przechowywane są informacje, takie jak wymiary i numery dokumentu. Kompresja tworzy następujące nowe zapisy:
- Na stronie Zapisy księgi głównej, dla skompresowanych zapisów tworzone są nowe zapisy z nowymi numerami zapisów. Pole Opis zawiera Skompresowano, aby można było łatwo zidentyfikować skompresowane zapisy.
- Na stronach księgi, takich jak strona Zapisy księgi nabywców, tworzony jest co najmniej jeden zapis z nowym numerem zapisu. Proces księgowania tworzy luki w serii numeracji zapisów na stronie Zapisy księgi głównej. Numery są przypisane tylko do zapisów na stronie księgi. Zakres numerów przypisanych do zapisów jest dostępny na stronie Rejestr K/G w polach Od numeru zapisu oraz Do numeru zapisu.
Po dokonaniu kompresji zawsze zachowywana jest zawartość następujących pól: Data księgowania, Nr dostawcy, Typ dokumentu, Kod waluty, Grupa księgowa, Kwota, Kwota pozostała, Kwota pierwotna (PLN) , Kwota pozostała (PLN), Kwota (PLN), Zakup (PLN), Rabat faktury (PLN), Przyznany rab. termin. (PLN) oraz Możliwy rab. termin. (PLN).
Za pomocą funkcji Zachowaj zawartość pól można również zachować zawartość następujących pól: Nr dokumentu, Nr dostawcy (zakup), Kod kupującego, Kod wymiaru globalnego 1, oraz Kod wymiaru globalnego 2.
Uwaga
Po uruchomieniu kompresji, wszystkie konta w księdze zostaną zablokowane. Dla żadnego konta nie można, na przykład, cofnąć rozliczenia zapisów księgi dostawców lub banku w okresie kompresowanych dat.
Liczba zapisów wynikających z zadania wsadowego kompresja zależy od ilości ustawionych filtrów, łączonych pól oraz wybranej długości okresu. Zawsze pojawi się co najmniej jeden zapis.
Ostrzeżenie
Kompresja usuwa zapisy, dlatego przed uruchomieniem tego zadania wsadowego należy zawsze utworzyć kopię zapasową bazy danych.
W poniższej tabeli wymieniono pola na skróconej karce Opcje, które są dostępne we wszystkich zadaniach wsadowych. W sekcji Zachowaj zawartość pól uwzględniono dodatkowe pola, które zostały opisane powyżej.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data początkowa | Należy wprowadzić pierwszą datę, która zostanie uwzględniona w kompresji. Kompresja będzie miała wpływ na wszystkie zapisy od tej daty do daty końcowej. |
| Data końcowa | Należy wprowadzić ostatnią datę, która zostanie uwzględniona w kompresji. Kompresja będzie miała wpływ na wszystkie zapisy od daty początkowej do tej daty. |
| Długość okresu | Należy wybrać długość okresu, którego zapisy zostaną połączone. Wybór pola pozwala wyświetlić opcje. Jeśli wybrano długość okresu Kwartał, Miesiąc lub Tydzień, tylko zapisy o wspólnym okresie księgowym zostaną skompresowane. |
| Zachowaj zawartość pól | Należy wprowadzić znaczniki wyboru w polach, których zawartość ma zostać zachowana, nawet jeśli zapisy zostały skompresowane. Im więcej pól zostanie wybrane, tym bardziej szczegółowe będą skompresowane zapisy. Jeśli nie wybrano żadnego pola, zadanie wsadowe utworzy jeden zapis na dzień, tydzień lub inny okres, zgodnie z okresem wybranym w polu Długość okresu. |