Table of Contents

Business Central jako firmowa skrzynka odbiorcza w aplikacji Outlook

Business Central wprowadza możliwość zarządzania interakcjami biznesowymi z nabywcami i dostawcami bezpośrednio w aplikacji Microsoft Outlook. Z dodatkami aplikacji Outlook Business Central można wyświetlić dane finansowe dotyczące nabywców i dostawców, a także tworzyć i wysyłać dokumenty finansowe, takie jak oferty czy faktury.

Uzyskiwanie dodatku

Łatwo jest zacząć działanie z dodatkiem Business Central do aplikacji Outlook. W przewodniku wspomaganej konfiguracji Ustaw firmową skrzynkę odbiorczą w programie Outlook można skonfigurować połączenie dla siebie lub własnej organizacji, jeśli korzysta ona z usługi Microsoft 365. Wystarczy określić nazwę użytkownika i hasło do usługi Microsoft 365, jeśli zaistnieje taka potrzeba, i poinformować o chęci otrzymania przykładowej wiadomości e-mail. Dodatki Business Central zostaną wtedy automatycznie dodane do aplikacji Outlook. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Minimalne wymagania dla aplikacji Outlook.

Następnie po otworzeniu aplikacji Outlook będzie można zobaczyć wiadomość e-mail od użytkownika Administrator Dynamics 365 Business Central. Nowe dodatki zostaną dodane do wstążki aplikacji Outlook, a w przeglądarce będzie można zobaczyć dodatki Business Central bezpośrednio nad lub pod treścią wiadomości e-mail. Dodatki są aktualizowane cyklicznie, a powiadomienia o nowej wersji będą przesyłane przez aplikację Outlook.

Porada

W przypadku używania nowej aplikacji Outlook w sieci Web, dodatki Business Central mogą zostać ukryte pod Więcej akcji. W sytuacji częstego używania dodatku można go przypiąć, żeby był zawsze bezpośrednio dostępny. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Używanie dodatków w aplikacji Outlook w sieci Web.

Przy pracy z więcej niż jedną firmą Business Central można z łatwością zmieniać firmy w aplikacji Outlook. W pasku akcji dodatków wybierz Więcej akcji, gdzie będzie można zobaczyć opcję zmiany firm.

Uwaga

Zmiana firm wymaga wersji Business Central 2019 release wave 2 lub późniejszej jak zapowiedziano w planie wydań.

Niektóre firmy korzystające z usługi Microsoft 365 ograniczają uprawnienia użytkownika dotyczące wgrania dodatków. Dlatego należy mieć pewność, że posiada się subskrypcję Microsoft 365, obejmującą usługi poczty e-mail i pozwalającą na wgranie dodatków. Aby wypróbować dodatek, można przetestować darmową próbkę usługi Microsoft 365.

Użycie dodatku szczegółowych informacji kontaktu

Powiedzmy, że użytkownik otrzymał wiadomość e-mail od nabywcy, który chce otrzymać ofertę na niektóre zapasy. Bezpośrednio w aplikacji Outlook można otworzyć dodatek Business Central, który rozpoznaje nadawcę jako nabywcę i otwiera kartotekę nabywcy dla tej firmy. Z pulpitu nawigacyjnego można podejrzeć informacje dla nabywcy, a także przejść do szczegółów w konkretnych dokumentach. Można też przejrzeć historię sprzedaży nabywcy. Jeśli to nowy kontakt, można utworzyć go jako nowego nabywcę w Business Central bez opuszczania aplikacji Outlook.

W dodatku można utworzyć ofertę sprzedaży i wysłać ją z powrotem to nabywcy bez opuszczania aplikacji Outlook. Wszystkie informacje potrzebne do wysłania oferty sprzedaży są dostępne w firmowej skrzynce pocztowej w aplikacji Outlook.
Po wprowadzeniu danych można zaksięgować ofertę. Następnie można wysłać ją w wiadomości e-mail. Business Central tworzy plik .PDF z ofertą sprzedaży i dołącza ją do wiadomości e-mail ułożonej w dodatku.

Podobnie po otrzymaniu wiadomości e-mail od dostawcy, można użyć dodatku do pracy z dostawcami i fakturami zakupów.

Czasami może zaistnieć potrzeba wyświetlenia większej ilości pól niż jest widoczna w dodatku, na przykład podczas wypełniania wierszy w fakturze. Aby uzyskać więcej przestrzeni do pracy, dodatek można otworzyć w nowym oknie. Nadal jest to część aplikacji Outlook, ale zapewnia więcej miejsca. Podczas wpisywania danych do dokumentu w widoku w nowym oknie zmiany są zapisywane automatycznie. Po wprowadzeniu danych do dokumentu można wybrać przycisk OK. Wybranie ramki dodatku w aplikacji Outlook automatycznie odświeża dokument ze zmianami wprowadzonymi w nowym oknie.

Tworzenie faktur z umówionych spotkań

Niektóre firmy zapisuję wszystkie fakturowane spotkania w kalendarzu aplikacji Outlook. Z Business Central można utworzyć fakturę dla nabywcy bezpośrednio z elementu kalendarza: Należy otworzyć spotkanie, otworzyć dodatek Business Central i znaleźć istniejące informacje lub utworzyć fakturę lub inny dokument sprzedaży.

Wykonanie szybkiego wyszukania dokumentu

Dodatek Łączy dokumentów Business Central umożliwia szybki dostęp do dokumentów, wspomnianych w wiadomościach e-mail. Dodatek jest dostępny dla wiadomości e-mail, jeśli numer dokumentu jest określony w treści wiadomości. Otworzenie dodatku zapewnia szybki dostęp do dokumentu.

Na przykład po otrzymaniu wiadomości e-mail wspominającej tekst S-QUO100, Business Central identyfikuje to jako ofertę sprzedaży i umożliwia otwarcie tego dokumentu w aplikacji Outlook. W aplikacji Outlook wybierz przycisk Łącza dokumentów bezpośrednio nad treścią wiadomości e-mail. W aplikacji Outlook Web App wybierz tekst S-QUO1001 w treści wiadomości e-mail.

W dodatku Łącza dokumentów można modyfikować i rozpoczynać działania z dokumentem, tak samo jak w Business Central.

Ręczne dodawanie dodatków

W niektórych przypadkach dodatki nie są automatycznie dodane do aplikacji Outlook. Nawet po uruchomieniu przewodnika wspomaganej konfiguracji, Business Central może się nie pokazać w aplikacji Outlook. Jeśli wystąpi ten problem, dodatki Business Central można dodać ręcznie.

Najpierw należy określić, że ma się dostęp do dodatków na swoim koncie usługi Microsoft 365. Wystarczy otworzyć aplikację Outlook w przeglądarce, otworzyć wiadomość, wybrać Więcej akcji (...) na górze komunikatu, a następnie wybrać Pobierz dodatki na dole listy. Otworzy się strona Dodatki do aplikacji Outlook, na której można włączyć Business Central dla aplikacji Outlook. Następnie, po powrocie do aplikacji Outlook, powinien być dostępny Business Central.

Podobnie w kliencie stacjonarnym aplikacji Outlook można określić, że Business Central jest wymieniony na stronie Pobierz dodatki.

W obu przypadkach, jeśli Business Central nadal jest niedostępny, należy pobrać pliki manifestu dodatku. Dodatkowe informacje można otrzymać u swojego administratora usługi Microsoft 365.

Korzystanie z innych kont poczty e-mail

Dodatki są zaprojektowane do pracy z usługą Microsoft 365. W przypadku korzystania z Business Central lokalnie, administrator będzie wiedział, czy można użyć dodatków Business Central w aplikacji Outlook. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Jakiego adresu e-mail należy używać w Business Central?, w artykule Funkcje, które wymagają konkretnych okoliczności, a także sekcji Dlaczego dodatek programu Outlook nie działa u moich użytkowników w pytaniach i odpowiedziach zawartości dla administracji.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Przygotowywanie do prowadzenia działalności
Instalacja Business Central na urządzeniach mobilnych
Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail
Finanse
Sprzedaż
Zakup
Minimalne wymagania dla aplikacji Outlook
Używanie dodatków w aplikacji Outlook w sieci Web