Konsolidacja danych finansowych z wielu firm

Niektóre organizacje korzystają z Business Central w wielu jednostkach organizacyjnych lub podmiotach prawnych. Business Central jest także używany w spółkach zależnych (oddziałach), składających raporty w firmach macierzystych. W obu przypadkach, księgowi korzystają z wbudowanych narzędzi wspierających konsolidację danych finansowych.

Istnieje możliwość konsolidacji zapisów księgi głównej dla co najmniej dwóch oddzielnych firm (oddziałów) w ramach skonsolidowanej firmy. Każda pojedyncza firma uwzględniana w konsolidacji jest nazywaną jednostką organizacyjną. Połączona firma jest nazywana firmą skonsolidowaną.

Do skonsolidowanej firmy można zaimportować dane z innych firm w ramach tej samej dzierżawy Business Central , a także innych dzierżaw lub plików.

Jeśli sprawozdanie finansowe jednostki organizacyjnej sporządzane jest w innej walucie niż sprawozdanie skonsolidowanej firmy, konieczne jest skonfigurowanie kursów walut dla konsolidacji.

Konsolidację można przeprowadzić dla:

  • firm korzystających z różnych planów kont;
  • firm korzystających z różnych okresów obrachunkowych oraz różnych walut;
  • wszystkich danych finansowych przedsiębiorstwa lub tylko ich części.
  • Zastosowanie różnych kursów wymiany walut na poszczególnych kontach K/G
  • Firmy w innych programach księgowych i i aplikacjach do zarządzania przedsiębiorstwem

Skonsolidowaną firmę można skonfigurować w taki sam sposób, w jaki konfiguruje się pozostałe firmy. Plan kont jest niezależny od planu kont w pozostałych jednostkach organizacyjnych, a plany kont w poszczególnych jednostkach organizacyjnych mogą się od siebie różnić. Należy skonfigurować listę firmy do konsolidacji, zweryfikować dane księgowe przed konsolidacją, zaimportować dane z plików lub baz danych oraz wygenerować raporty konsolidacji. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie konsolidacji firm.

TIP

Skonsolidowane dane finansowe mogą mieć szczególne znaczenie podczas realizacji procesów międzyfirmowych. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie transakcjami międzyfirmowymi.

Bilans próbny

W przypadku obsługi więcej niż jednej firmy w Business Central, raport Skonsolidowany bilans próbny umożliwia podgląd kondycji finansowej całego przedsiębiorstwa.

Raport umożliwia przygotowanie zestawienia zapisów księgi głównej dla każdej z firm w nowo utworzonej firmie obejmującej skonsolidowane dane. Takie przedsiębiorstwo nazywa się „skonsolidowaną firmą”. Z poziomu skonsolidowanej firmy zarządza się nie danymi pobieranymi na żywo, ale skonsolidowanymi danymi. Firmy wchodzące w skład skonsolidowanej firmy stają się jednostkami organizacyjnymi w raporcie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie konsolidacji firm.

Konsolidacja danych

Proces przenoszenia danych i wartości z jednostek organizacyjnych do skonsolidowanej firmy stanowi właściwą konsolidację. Warto najpierw sprawdzić, czy istnieją różnice między podstawowymi danymi w jednostkach organizacyjnych i w firmie skonsolidowanej. Dostępne są dwa raporty, których można użyć do przetestowania bazy danych i pliku.

Aby testować dane przed konsolidacją

Przed przeniesieniem danych do skonsolidowanej firmy dane można przetestować. Business Central szuka różnic w informacjach w jednostkach organizacyjnych i w skonsolidowanej firmie. Na przykład, sprawdza, czy numery kont lub kody wymiaru są takie same. Przed uruchomieniem raportu, należy poprawić błędy. Użytkownik może wykonać test bazy danych lub, jeśli importuje dane z pliku XML, również test pliku.

  1. Otwórz konsolidowaną firmę.

  2. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Jednostki organizacyjne, a następnie wybierz powiązane łącze.

  3. Wykonaj jeden z poniższych kroków:

    • Aby przetestować plik, wybierz akcję Testuj plik, wprowadź nazwę pliku do testowania, a następnie wybierz przycisk Drukuj.
    • Aby przetestować bazę danych, wybierz akcję Test bazy danych.

Uruchamianie konsolidacji

Po wykonaniu testu danych, można je przenieść do skonsolidowanej firmy.

  1. Zaloguj się do skonsolidowanej firmy.
  2. W widoku głównym Księgowa/księgowy, wybierz akcję Uruchom konsolidację.
  3. Wypełnij wymagane pola.
  4. W sekcji Filtr ustaw filtr dla odpowiedniej jednostki organizacyjnej lub nazwy firmy.
  5. Opcjonalnie, zaplanuj uruchomienie raportu w dogodnym czasie.

Eliminowanie powtarzających się transakcji

Po skonsolidowaniu wszystkich firm należy odszukać wszystkie transakcje, które zarejestrowano w tych firmach więcej niż raz, a następnie zaksięgować zapisy eliminujące aby usunąć te transakcje.

Proces eliminacji konsolidacji wykonuje się ręcznie.

Aby wyeliminować powtarzające się transakcje:

  1. Znajdź transakcje wymagające potencjalnej korekty i wprowadź wiersze dziennika głównego, aby je wyeliminować.
  2. Uruchom raport Eliminacje konsolidacji K/G, aby ocenić wpływ wierszy dziennika głównego przed księgowaniem.
  3. Zaksięguj transakcje korekty.

Raport Eliminacje konsolidacji K/G zawiera wstępnie zaakceptowane saldo próbne wykorzystywane do symulacji konsekwencji wyeliminowania zapisów, która podlega porównaniu zapisów w skonsolidowanej firmie z eliminacjami, które zostały wprowadzone w dzienniku głównym.

Aby można było uwzględnić jednostkę biznesową w raporcie, należy ją zdefiniować na stronie Jednostki organizacyjne, a następnie wybrać w polu Konsolidacja.

Każde konto pojawia się w wierszu, zgodnie ze strukturą planu kont. Konto nie jest widoczne, jeśli wszystkie kwoty w wierszu są równe 0. Dla każdego konta są wyświetlane następujące informacje:

  • Numer konta
  • Nazwa konta
  • W przypadku, gdy wybrano przynajmniej jeden kod jednostki organizacyjnej w polu Kod jednostki organizacyjnej na stronie żądania, dla skonsolidowanej firmy wyświetlana jest suma bez wybranych jednostek biznesowych i eliminacji. Jeśli pole Kod jednostki organizacyjnej nie jest wypełnione, wyświetlana jest suma dla skonsolidowanej firmy bez eliminacji.
  • Po wybraniu kodu jednostki organizacyjnej w polu Kod jednostki organizacyjnej na stronie żądania, suma zostanie wyświetlona dla zapisów zaimportowanych z jednostki organizacyjnej. Jeśli pole Kod jednostki organizacyjnej nie jest wypełnione, wyświetlana jest suma dla eliminacji zaksięgowanych w skonsolidowanej firmie.
  • Suma dotycząca skonsolidowanej firmy ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi i wszystkimi zaksięgowanymi eliminacjami.
  • Eliminacje, które mają być wykonane w konsolidowanej firmie, czyli zapisy w dzienniku głównym wybranym na stronie żądania.
  • Tekst księgowania skopiowany z dziennika głównego.
  • Suma skonsolidowanej firmy po eliminacjach, jeśli je zaksięgowano.

Eksportowanie i importowanie skonsolidowanych danych pomiędzy bazami danych

W sytuacji, gdy dane dotyczące jednostki biznesowej znajdują się w innej bazie danych, należy je wyeksportować do pliku przed włączeniem ich do konsolidacji. Każdą firmę należy wyeksportować oddzielnie. W tym celu, należy użyć zadania wsadowego Eksport konsolidacji.

TIP

Ten sam proces należy zastosować do eksportu danych skonsolidowanych, które muszą zostać przesłane do Dynamics 365 Finance, np. w przypadku, gdy obecna jednostka organizacyjna jest spółką zależną, a firma macierzysta korzysta z Dynamics 365 Finance.

Po uruchomieniu zadania wsadowego, wszystkie zapisy na kontach księgi głównej zostaną przetworzone. Dla każdej kombinacji wybranych wymiarów i daty, zapisy pól Kwota są sumowane i eksportowane. Przetwarzaniu poddaje się kolejną kombinację wybranych wymiarów i daty z tym samym numerem konta, a następnie kombinacji z kolejnym numerem, itd.

Wyeksportowane zapisy dotyczą następujących pól: Nr konta, Data księgowania oraz Kwota. Jeśli informacje dotyczące wymiarów zostały również wyeksportowane, uwzględnione zostaną także kody i wartości wymiarów.

  1. Jeśli dla każdego wyeksportowanego wiersza suma pól Kwota jest wartością księgowaną po stronie debetowej, numer konta zdefiniowanego dla jednostki organizacyjnej w polu Konto konsolidacji Debet zostanie wyeksportowane do wiersza. Jeśli suma jest wartością księgowaną po stronie kredytowej, właściwy numer określony w polu Konto konsolidacji Kredyt zostanie wyeksportowany do wiersza.
  2. Datą, której używa się dla każdego wyeksportowanego wiersza jest data końcowa okresu, lub - jeśli przelew jest realizowany codziennie - dokładna data kalkulacji.
  3. Wartość wymiaru wyeksportowana dla zapisu będzie wartością wymiaru skonsolidowanej firmy skonfigurowaną w polu Kod konsolidacji dla tej wartości wymiaru. Jeśli w polu Skonsolidowany kod nie wprowadzono wartości wymiaru dla skonsolidowanej firmy, sama wartość wymiaru zostanie wyeksportowana do wiersza.
  4. Pliki XML zawierają także kursy wymiany walut w okresie konsolidacji. Umieszcza się je w oddzielnych sekcjach, na początku pliku.

Zobacz też

Konfigurowanie konsolidacji firm
Zarządzanie transakcjami międzyfirmowym
Praca z Business Central
Eksportowanie danych biznesowych do programu Excel