Zliczanie, korekta i podział zapasów przy pomocy dzienników
Należy fizycznie zliczyć wszystkie zapasy w magazynie, aby upewnić się, że ilości są poprawne. Niektóre firmy przeprowadzają coroczną inwentaryzację, a inne zliczają wszystkie lub tylko niektóre zapasy częściej niż raz w roku. Po zliczeniu zapasów należy użyć dzienników, aby zaksięgować rzeczywiste ilości w księdze głównej, na przykład podczas wyceny zapasów na koniec okresu.
Aby zliczać niektóre zapasy częściej niż inne, być może ze względu na ich wartość, należy użyć inwentaryzacji ciągłej. W przypadku inwentaryzacji ciągłej należy przypisać do zapasów specjalne okresy inwentaryzacji. Dodatkowe informacje zamieszczono na stronie Aby przeprowadzić inwentaryzację ciągłą.
Aby skorygować ilości po inwentaryzacji fizycznej lub w innych celach, należy użyć dziennika zapasów w celu zmiany zapisów księgi zapasów bez księgowania transakcji. Można również dostosować ilość pojedynczego zapasu w kartotece zapasu.
Aby zmienić atrybuty w zapisach księgi zapasów, należy użyć dziennika przesunięć zapasów. Typowe atrybuty, które należy ponownie sklasyfikować, obejmują wymiary i kody kampanii sprzedażowych. Dzienniki przesunięć można wykorzystać do przesunięcia pojemnika i kodu lokalizacji. Aby dokonać podziału numerów seryjnych lub partii i ich dat ważności, należy podjąć specjalne kroki. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Śledzenie zapasów według numerów seryjnych, partii i pakietów.
Uwaga
W złożonych procesach zapasy są rejestrowane w pojemnikach jako zapisy magazynowe, nie jako zapisy księgi zapasów. Dlatego, zliczanie, korygowanie i przesuwanie zapasów wykonuje się w specjalnych dziennikach magazynowych obsługujących pojemniki. Następnie, należy zsynchronizować nowe lub zmienione zapisy magazynowe z powiązanymi zapisami księgi zapasów, aby uwzględnić zmiany w ilościach i wartościach zapasów.
Porada
Jeżeli dziennik lub arkusz magazynowy zawiera wiele wierszy, użycie akcji Edytuj w programie Excel dostępnej na stronie, ułatwi wprowadzanie danych. Zmiany można wprowadzić w rekordach w programie Excel, a następnie należy zaktualizować dane w Business Central. Dodatkowe informacje na temat akcji Edytuj w programie Excel zamieszczono w artykule Wyświetlanie i edycja w aplikacji Excel z poziomu Business Central.
Aby przeprowadzić inwentaryzację
Celem inwentaryzacji jest zliczenie rzeczywistej ilości zapasów oraz sprawdzenie, czy zarejestrowana ilość jest taka sama jak fizyczna ilość magazynowa. Inwentaryzację przeprowadza się co najmniej raz w roku, na koniec roku obrachunkowego. W przypadku wystąpienia różnic, należy zaksięgować je na kontach zapasów przed wykonaniem wyceny zapasów.
Uwaga
Procedura opisuje sposób przeprowadzenia inwentaryzacji przy użyciu dziennika na stronie Dziennik inwentaryzacji. Można użyć do tego celu dokumentów na stronach Zlecenia inwentaryzacji oraz Rejestr inwentaryzacji. Dokumenty te zapewniają większą kontrolę i wsparcie podczas rozdzielania zadań pomiędzy pracowników. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Liczenie i korekta zapasów za pomocą dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że funkcjonalności bazującej na dokumentach nie można użyć do zliczania zapasów w pojemnikach i zapisach magazynowych.
Proces liczenia obejmuje również następujące zadania:
- Obliczanie oczekiwanej ilości zapasów.
- Drukowanie raportu używanego podczas zliczania.
- Wprowadzanie i księgowanie rzeczywistych ilości.
Inwentaryzację można przeprowadzić w jeden z następujących sposobów, w zależności od konfiguracji magazynu. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zarządzania magazynem.
- Jeśli w lokalizacji nie jest używane bezpośrednie odłożenie i pobranie, należy użyć strony Dziennik inwentaryzacji. Procedura jest podobna do inwentaryzacji bez inwentaryzacji ciągłej.
- Jeśli w lokalizacji używane jest bezpośrednie odłożenie i pobranie, należy użyć strony Dziennik inwentaryzacji magazynu. Następnie użyj strony Dzienniki zapasów, aby uruchomić akcję Oblicz korektę magazynową.
Aby obliczyć przewidywane zapasy w podstawowej konfiguracji magazynu
- Wybierz ikonę
, wprowadź Dzienniki inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze. - Wybierz akcję Oblicz ilość zapasów.
- Na stronie Oblicz ilość zapasów określ warunki do wykorzystania w tworzeniu wierszy dziennika takie jak wstawienie zapasów, których ilość zarejestrowana w magazynie wynosi zero.
- Ustaw filtry, aby określić kalkulację zapasów dla wybranych zapasów, pojemników, lokalizacji lub wymiarów.
- Wybierz przycisk OK.
Uwaga
Zapisy zapasów są przetwarzane zgodnie z informacjami wprowadzonymi przez użytkownika, a wiersze zostaną utworzone w dzienniku inwentaryzacji. Należy zwrócić uwagę, że w polu Ilość (inwentaryzacja) wartość jest taka sama jak w polu Ilość (Obliczone). Wprowadzanie zliczonej ilości dla zapasów, dla których te wartości są zgodne, nie jest konieczne. Jeśli jednak zliczona ilość jest inna, należy wprowadzić ilość, która została zliczona.
Drukowanie raportu używanego w inwentaryzacji
- Na stronie Dziennik inwentaryzacji zawierającej obliczoną, przewidywaną ilość zapasów wybierz akcję Drukuj.
- Na stronie Lista inwentaryzacji magazynu określ, czy obliczona ilość ma być wyświetlana w raporcie oraz, czy w raporcie powinny być widoczne numery seryjne/partii zapasów magazynowych.
- Ustaw filtry, aby określić wydruk raportu dla wybranych zapasów, pojemników, lokalizacji lub wymiarów.
- Wybierz przycisk Drukuj.
Pracownicy mogą teraz kontynuować zliczanie zapasów i rejestrować wszelkie rozbieżności w wydrukowanym raporcie.
Uwaga
Może minąć kilka dni zanim wydrukowane raporty wrócą do użytkownika i będzie można je przetworzyć i zaksięgować. Po określeniu i zaksięgowaniu rzeczywistej obliczonej ilości zapasów system dostosuje ilość tak, aby odzwierciedlić różnicę pomiędzy oczekiwaną a rzeczywistą obliczoną ilością. Należy zapisać pierwotnie obliczone wiersze dziennika i nie przeliczać ponownie przewidywanej ilości zapasów, ponieważ ilość ta może być inna, co w konsekwencji spowoduje obliczenie nieprawidłowych stanów magazynowych. Aby wystawić wiele raportów, na przykład dla wielu lokalizacji lub grup zapasów, należy utworzyć i prowadzić osobne instancje dziennika.
Wprowadzanie i księgowanie rzeczywistej obliczonej ilości zapasów w podstawowych konfiguracjach magazynu
- W każdym wierszu na stronie Dziennik inwentaryzacji, na której rzeczywista ilość dostępnych zapasów określona w trakcie inwentaryzacji różni się od obliczonej ilości, wprowadź rzeczywistą, dostępną ilość zapasu w polu Ilość (inwentaryzacja).
Uwaga
Jeśli w trakcie fizycznego zliczania zidentyfikowano różnice wynikające z zaksięgowania zapasów z niepoprawnymi lokalizacjami, nie należy wprowadzać różnic w dzienniku inwentaryzacji. Zamiast tego, do przekierowania zapasów do odpowiednich lokalizacji należy użyć dziennika przesunięć lub zlecenia przesunięcia.
Aby dostosować obliczone ilości do rzeczywistej obliczonej ilości, wybierz akcję Księguj.
Zostaną utworzone zarówno zapisy księgi zapasów, jak i zapisy księgi inwentaryzacji. Otwórz stronę Kartoteka zapasu i wyszukaj zapisy księgi inwentaryzacji.
Wybierz ikonę
, wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.Aby sprawdzić poprawność inwentaryzacji, otwórz daną kartotekę zapasu, a następnie wybierz akcję Zapisy księgi inwentaryzacji.
Aby obliczyć przewidywane zapasy w zaawansowanej konfiguracji magazynu
Zsynchronizuj księgę zapasów i magazyn przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Jeśli tego nie zrobisz, wynikiem księgowania w dzienniku inwentaryzacji i księdze zapasów będzie wynik inwentaryzacji połączony z korektą magazynową zapasu. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Aby zsynchronizować skorygowane zapisy magazynowe z powiązanymi zapisami księgi zapasów.
Wybierz ikonę
, wprowadź Dziennik inwentaryzacji magaz., a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz akcję Oblicz zapasy, aby otworzyć stronę Oblicz zapasy na mag. .
Ustaw filtry, aby określić zapasy do zliczenia w dzienniku, a następnie wybierz OK.
Business Central utworzy wiersz dla każdego pojemnika spełniającego wymagania filtra. Można w tym momencie usunąć niektóre wiersze, ale jeśli wyniki mają być księgowane jako inwentaryzacja, należy policzyć zapas we wszystkich pojemnikach, w których się znajduje.
W przypadku zliczenia zapasu tylko w niektórych pojemnikach można wprowadzić ilość pozostałych zapasów i zaksięgować ją w dzienniku zapasów przy użyciu akcji Oblicz korektę mag.
Wprowadzanie i księgowanie rzeczywistej obliczonej ilości zapasów w zaawansowanych konfiguracjach magazynu
- Na stronie Dziennik inwentaryzacji magazynu wprowadź rzeczywiste ilości w polu Ilość (inwentaryzacja).
Uwaga
Pole Ilość (obliczona) zostanie wypełnione na podstawie rekordów pojemnika. Ilość zostanie skopiowana do pola Ilość (fizyczna) w każdym wierszu. Jeśli ilości w tych polach nie są zgodne, należy wprowadzić rzeczywistą ilość.
Po wprowadzeniu wszystkich rzeczywistych ilości, wybierz akcję Rejestruj.
Podczas rejestrowania dziennika Business Central tworzy dwa zapisy magazynowe w rejestrze magazynowym dla każdego wiersza, który został zliczony i zarejestrowany:
- Jeśli zliczone ilości i ilości rzeczywiste są różne, dla pojemnika zostanie zarejestrowana ilość ujemna lub dodatnia, a ilość przeciwstawna zostanie zaksięgowana w pojemniku korekty lokalizacji.
- Jeśli ilość obliczona jest równa ilości rzeczywistej, Business Central zarejestruje wartość 0 zarówno dla pojemnika jak i pojemnika korekty.
Podczas rejestracji inwentaryzacji nie wykonuje się księgowania zapasu, inwentaryzacji, ani wartości księgi. Jednak rekordy są dostępne do uzgodnienia w razie potrzeby. Aby ilości były spójne, po zliczeniu zapasów we wszystkich pojemnikach, należy zaksięgować wynik jako inwentaryzację. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Aby zsynchronizować skorygowane zapisy magazynowe z powiązanymi zapisami księgi zapasów.
Aby przeprowadzić inwentaryzację ciągłą
Zapasy można zliczać dowolną liczbę razy. Powodów może być wiele na przykład wysoka ważność zapasu lub szybka rotacja istotnych produktów. Częstość zliczania można określić poprzez przypisanie okresów zliczania do zapasów.
Inwentaryzację ciągłą można wykonać korzystając z jednej z następujących metod, w zależności od konfiguracji magazynu. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zarządzania magazynem.
- Jeśli w lokalizacji nie jest używane bezpośrednie odłożenie i pobranie, należy użyć strony Dziennik inwentaryzacji. Procedura jest podobna do inwentaryzacji bez inwentaryzacji ciągłej.
- Jeśli w lokalizacji używane jest bezpośrednie odłożenie i pobranie, należy użyć strony Dziennik inwentaryzacji magazynu. Następnie użyj strony Dzienniki zapasów, aby uruchomić akcję Oblicz korektę magazynową.
Aby skonfigurować okresy inwentaryzacji
Inwentaryzację przeprowadza się zazwyczaj w regularnych odstępach czasu, na przykład co miesiąc, raz na kwartał lub rok. Należy zdefiniować okresy inwentaryzacji, które mają być użyte, a następnie przypisać jeden z nich do każdego zapasu. Następnie, należy użyć akcji Oblicz okres inwentaryzacji na stronie Dzienniki inwentaryzacji, aby automatycznie utworzyć wiersze dla zapasów.
- Wybierz ikonę , wprowadź Okresy inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij odpowiednio wymagane pola. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Aby przypisać okres inwentaryzacji do zapasu
- Wybierz ikonę , wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz zapas, do którego chcesz przypisać okres inwentaryzacji.
- W polu Kod okresu inwentaryzacji wybierz okres inwentaryzacji.
Uwaga
Jeśli zmieniasz okres inwentaryzacji, zostanie wyświetlony komunikat z informacjami o wynikach zmiany. Wybierz przycisk Tak, aby zmienić kod i obliczyć pierwszy okres inwentaryzacji dla zapasu. Podczas kolejnej próby obliczenia okresu inwentaryzacji w dzienniku inwentaryzacji zapas pojawi się jako wiersz na stronie Wybór zap. do inwentaryzacji. Następnie możesz okresowo liczyć zapasy.
Aby zainicjować zliczanie na podstawie okresów inwentaryzacji w podstawowych konfiguracjach magazynowych
Wybierz ikonę
, wprowadź Dzienniki inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz akcję Oblicz okres inwentaryzacji.
Na stronie Wybór zap. do inwentaryzacji są wyświetlane zapasy, które muszą zostać policzone zgodnie z ich okresami inwentaryzacji.
Wykonaj inwentaryzację. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Aby przeprowadzić inwentaryzację.
Aby zainicjować zliczanie na podstawie okresów inwentaryzacji w zaawansowanych konfiguracjach magazynu
Wybierz ikonę
, wprowadź Dziennik inwentaryzacji magaz., a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz akcję Oblicz okres inwentaryzacji.
Na stronie Wybór zap. do inwentaryzacji są wyświetlane zapasy, które muszą zostać policzone zgodnie z ich okresami inwentaryzacji.
Wykonaj inwentaryzację. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Aby przeprowadzić inwentaryzację.
Uwaga
Należy zliczyć zapas we wszystkich pojemnikach, w których się znajduje. W przypadku usunięcia wszystkich wierszy pojemnika pobranych w celu zliczenia na stronie Inwentaryzacja mag., zliczona ilość, zaksięgowana w dzienniku inwentaryzacji, będzie nieprawidłowa.
Aby skorygować ilość jednego zapasu
Po zliczeniu ilości zapasu można użyć funkcji Koryguj zapasy, aby zarejestrować rzeczywistą ilość zapasów.
- Wybierz ikonę , wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz zapas, dla którego chcesz wykonać korektę zapasów, a następnie wybierz akcję Koryguj zapasy.
- Wprowadź liczbę zliczonych zapasów w polu Nowe zapasy dla lokalizacji.
- Wybierz przycisk OK.
Można także użyć funkcji Koryguj zapasy jako prostego sposobu umieszczenia zakupionych zapasów w magazynie, jeśli do rejestrowania zakupów nie są używane faktury zakupu lub zamówienia. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie zakupów przy użyciu faktur zakupu i zamówień.
Uwaga
Po skorygowaniu zapasów należy zaktualizować ich bieżącą wartość. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przeszacowanie zapasów.
Aby skorygować ilość magazynową dla wielu zapasów w podstawowych konfiguracjach magazynowych
Na stronie Dziennik zapasów można bezpośrednio księgować transakcje zapasów w celu skorygowania stanu zapasów w odniesieniu do zakupów, sprzedaży oraz korekt in-plus lub in-minus bez użycia dokumentów.
Jeżeli dziennik zapasów jest często używany do księgowania takich samych lub podobnych wierszy dziennika, na przykład w odniesieniu do zużycia materiałów, można użyć strony Standardowy dziennik zapasów, aby ułatwić realizację cyklicznego zadania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Praca z dziennikami standardowymi.
- Wybierz ikonę , wprowadź Dzienniki zapasów, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij odpowiednio wymagane pola. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
- Wybierz akcję Księguj, aby skorygować ilości.
Aby dostosować ilości w pojemniku w zaawansowanych konfiguracjach magazynu
Jeśli w lokalizacji jest używane bezpośrednie odłożenie i pobranie, użyj strony Dziennik zapasów magazynowych, aby zaksięgować nieplanowane dodatnie i ujemne zmiany ilości. Na przykład w przypadku zapasów zaksięgowanych jako brakujące, które pojawiają się nieoczekiwanie, lub strat spowodowanych uszkodzeniem.
Dzienniki zapasów magazynowych umożliwiają korektę na wielu poziomach, co umożliwia precyzyjną kalkulację ilości. Użytkownik wie, ile towarów jest dostępnych i gdzie są przechowywane, ale nie każda korekta jest księgowana w księdze zapasów. Ilości są zapisywane z korektą jako kredyt lub debet. Zapas przeciwstawny jest tworzony w pojemniku korekty. Pojemnik korekty to wirtualny pojemnik bez rzeczywistych zapasów. Pojemnik wirtualny określa się w polu Kod pojemnika korekty zapasu na stronie Kartoteka lokalizacji.
- Wybierz ikonę , wprowadź Dziennik zapasów mag., a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wprowadź informacje w nagłówku.
- Wypełnij pole Nr zapasu w wierszu, wybierając zapas.
- Wprowadź pojemnik, w którym są umieszczane zapasy dodatkowe lub te, które są brakujące.
- Jeśli znaleziono dodatkowe zapasy, wprowadź ilość dodatnią w polu Ilość. Jeżeli brakuje zapasów, wprowadź ilość ujemną.
- Wybierz akcję Rejestruj.
Aby zsynchronizować skorygowane zapisy magazynowe z powiązanymi zapisami księgi zapasów
Zaksięguj rekordy pojemników korekt w księdze zapasów dla zdefiniowanych okresów. Niektóre firmy księgują codzienne korekty w księdze zapasów, podczas gdy inne wykonują uzgodnienia rzadziej.
- Wybierz ikonę , wprowadź Dziennik zapasów, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij pozostałe pola w każdym wierszu dziennika.
- Wybierz akcję Oblicz korektę magazynową, a następnie dodaj filtry na stronie Oblicz korektę magazynową. Korekty są obliczane tylko dla tych zapisów w pojemniku korekty, które spełniają wymagania filtrów.
- W polu Nr dokumentu na skróconej karcie Opcje wprowadź numer. Ponieważ dla tego zadania wsadowego nie skonfigurowano serii numeracji, należy użyć schematu numeracji określonego przez magazyn lub wprowadzić datę i swoje inicjały.
- Wybierz OK. Korekty in-plus i in-minus są sumowane dla każdego zapasu i wiersze są tworzone w dzienniku zapasów.
- Zaksięguj wiersze dziennika, aby wprowadzić informacje o różnicach ilości w księdze zapasów. Zapasy w pojemnikach i księdze zapasów są teraz zgodne.
Zobacz też
Liczenie i korekta zapasów za pomocą dokumentów
Zarządzanie zapasami
Zarządzanie magazynem - przegląd
Sprzedaż
Zakupy
Praca z Business Central