Rejestrowanie zakupów przy użyciu faktur zakupu i zamówień
Utworzenie faktury zakupu lub zamówienia zakupu umożliwia rejestrowanie kosztów zakupu oraz śledzenie rozrachunków z dostawcami. Faktur zakupu i zamówień zakupu można także użyć do dynamicznego aktualizowania stanów magazynowych, zmniejszania kosztów zapasów i usprawniania obsługi klienta. Koszty zakupów, w tym wydatki związane z serwisowaniem oraz koszty zapasów wynikające z księgowania faktur i zamówień zakupu, mają wpływ na zyski i inne wskaźniki finansowe (KPI) wyświetlane na stronie Widok główny użytkownika.
Rejestrowanie zakupów przy użyciu faktur zakupu
Po przyjęciu zapasów magazynowych lub zrealizowaniu zakupionej usługi, fakturę lub zamówienie zakupu należy zaksięgować, aby zaktualizować stan magazynowy i księgi finansowe oraz aktywować płatność dla dostawcy zgodnie z ustalonymi warunkami. Realizacja płatności.
Uwaga
Nie należy księgować fizycznych zapasów dopóki zapasy nie zostaną przyjęte, a koszty zakupu, w tym koszty dodatkowe nie będą znane. W przeciwnym razie, obliczone wartości zapasów i zyski mogą być nieprawidłowe.
Aby utworzyć i zaksięgować fakturę zakupu
Poniżej przedstawiono procedurę tworzenia faktury zakupu. Procedura tworzenia zamówienia zakupu jest podobna. Główna różnica polega na tym, że zamówienia zakupu posiadają dodatkowe pola i akcje do fizycznej obsługi zapasów.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Faktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze. - W polu Dostawca wprowadź nazwę istniejącego dostawcy.
Pozostałe pola na stronie Faktura zakupu zawierają standardowe informacje dotyczące wybranego dostawcy. W przypadku dostawcy niezarejestrowanego w aplikacji, należy wykonać następujące kroki:
W polu Dostawca wprowadź nazwę nowego dostawcy.
W oknie dialogowym, w którym rejestruje się nowego dostawcę, wybierz przycisk Tak.
Dodatkowe informacje dotyczące wypełniania kartoteki dostawcy zamieszczono w artykule Rejestrowanie nowych dostawców.
Po zakończeniu uzupełniania danych w kartotece dostawcy, wybierz przycisk OK, aby powrócić do strony Faktura zakupu.
Wypełnij odpowiednio pozostałe pola na stronie Faktura zakupu. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
W wierszach faktury zakupu można teraz wprowadzić zapasy lub zasoby, które mają zostać zakupione od dostawcy.
Uwaga
Jeśli dla dostawcy skonfigurowano wiersze cyklicznych zakupów, takie jak miesięczne zamówienie zakupów uzupełniających, wiersze można wstawić do faktury poprzez wybranie akcji Pobierz wiersze cyklicznych zakupów.
- Na skróconej karcie Wiersze w polu Nr zapasu wprowadź numer zapasu magazynowego lub usługi.
- W polu Ilość wprowadź ilość kupowanych zapasów.
Wartość pola Kwota wiersza po zaktualizowaniu będzie wyświetlać wartość pola Bezpośr. koszt jedn. pomnożoną przez wartość pola Ilość.
Ceny i kwoty wiersza mogą zawierać podatek od sprzedaży. Aby je uwzględnić, należy zaznaczyć pole Ceny z podatkiem w kartotece dostawcy.
Sumy widoczne pod wierszami zostaną automatycznie zaktualizowane podczas tworzenia lub modyfikacji wierszy, tak aby zawierały kwoty do zaksięgowania.
- W polu Kwota rabatu faktury wprowadź kwotę, którą należy odliczyć od wartości widocznej w polu Razem z VAT w dolnej części faktury.
Uwaga
Jeśli dla dostawcy skonfigurowano rabaty faktury, określona wartość procentowa zostanie automatycznie wstawiona w polu Rabat faktury od dostawcy % po spełnieniu wymaganych kryteriów. Powiązana kwota zostanie wstawiona w polu Kwota rabatu faktury.
- Po przyjęciu zakupionych zapasów lub usług, wybierz akcję Księguj.
Zakup zostanie uwzględniony w danych magazynowych, księdze zasobów oraz rekordach finansowych, a płatność dostawcy zostanie aktywowana. Faktura zakupu zostanie usunięta z listy faktur zakupu i zastąpiona nowym dokumentem na liście zaksięgowanych faktur zakupu. Dodatkowe informacje na temat tego, co dzieje się podczas księgowania dokumentów zakupu zamieszczono w artykule Księgowanie zakupów.
Uwaga
W bardzo nielicznych przypadkach, zaksięgowane kwoty mogą się różnić od kwot wyświetlanych w polach sumarycznych. Jest to często spowodowane obliczeniami zaokrągleń dla podatku VAT lub podatku od sprzedaży.
Sprawdzenie rzeczywistych kwot do zaksięgowania jest możliwe na stronie Statystyka, która uwzględnia obliczenia zaokrągleń wartości. Dodatkowo, po wybraniu akcji Zwolnij, pola kwot zostaną zaktualizowane o wartości zaokrągleń.
Zaksięgowane faktury
Po zaksięgowaniu faktury, można ją wyszukać na liście zaksięgowanych faktur. Zarówno lista Zaksięgowane faktury sprzedaży jak i lista Zaksięgowane faktury zakupu zawierają zaksięgowane faktury z ostatecznymi numerami faktur. Z poziomu listy można wyświetlić poszczególne zaksięgowane faktury i skorygować lub anulować zaksięgowaną fakturę.
Dla każdej zaksięgowanej faktury, można wyświetlić statystyki, wymiary oraz zapisy księgi utworzone w wyniku zaksięgowania faktury. Możliwe jest także drukowanie lub wysyłanie zaksięgowanej faktury.
Przed opłaceniem zaksięgowanej faktury zakupu dostawcy, można ją łatwo skorygować lub anulować. Opcja ta jest przydatna, gdy użytkownik popełnił błąd podczas wprowadzania danych lub użytkownik chce wprowadzić zmiany na wczesnym etapie realizacji zamówienia. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korygowanie lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu. Jeśli zapasy lub usługi z zaksięgowanej faktury zakupu zostały już zapłacone, należy utworzyć fakturę korygującą zakupu, aby wycofać zakup. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przetwarzanie zwrotów lub anulowań zakupu.
Otwórz listę Zaksięgowane faktury zakupu w Business Central.
Zakup zapasów pozamagazynowych
Wiersze w fakturze zakupu mogą mieć typ Zasób lub Zapas. Typ kartoteki zapasu można sklasyfikować jako Zapasy, Usługa lub Pozamagazynowy i służy on do określenia, czy zapas jest jednostką inwentaryzacji, jednostką czasu pracy (stosowana także do zasobów) lub jednostką fizyczną, nie przechowywaną w zapasach. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie nowych zapasów. Procedura fakturowania zakupu przebiega tak samo dla wszystkich trzech typów zapasu.
Uwaga
Za pomocą wiersza zakupu typu Zasób można również zakupić zewnętrzne zasoby, aby na przykład zafakturować dostawcę za dostarczoną pracę. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zasobów dla projektów.
Aby wykorzystać zakupiony zasób, konieczne może być ustawienie wydajności zasobu oraz ręczne przypisanie go do zlecenia. Zakup zasobu spowoduje utworzenie zapisu księgi zasobów, jednak w zapisach księgi zasobów nie śledzi się ilości i wartości tak jak na przykład w zapasach. Jeśli wymagane jest śledzenie ilości i wartości, należy rozważyć wykorzystanie innych typów elementów wiersza.
Korzystanie z zamówień zakupu
Zamówień zakupu używa się w sytuacji, gdy podczas przetwarzania zakupu wymagana jest rejestracja częściowych przyjęć zamówionej ilości zapasu, na przykład, gdy całkowita ilość zapasu nie jest dostępna w magazynie dostawcy. Zamówienia zakupu są też wykorzystywane w sprzedaży zapasów dostarczanych bezpośrednio od dostawcy do nabywcy w formie dostawy bezpośredniej. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie dostaw bezpośrednich.
W pozostałych przypadkach, zamówienia zakupu i faktury zakupu mają takie same zastosowania. Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie faktury zakupu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku zamówień zakupu.
Przyjęcie zapasów z zamówieniem zakupu
Poniższa procedura wyjaśnia, jak przyjąć zapasy z zamówieniem zakupu.
- Wybierz ikonę , wybierz Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Otwórz istniejące zamówienie zakupu lub utwórz nowe.
- W polu Ilość do przyjęcia wpisz przyjętą ilość.
Uwaga
Jeśli otrzymana ilość jest większa niż ilość w zamówieniu zakupu, a dostawca zezwala na nadmiarowe przyjęcia, można użyć pola Nadmiarowe przyjęcie, aby obsłużyć nadmiarową ilość. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Przyjęcie większej ilości zapasów niż zamówiono.
- Wybierz akcję Księguj.
Wartość w polu Ilość przyjęta zostanie zaktualizowana. Jeśli to częściowe przyjęcie, wartość powinna być mniejsza niż ta w polu Ilość.
Uwaga
Akcji Księguj w zamówieniu zakupu nie można użyć do rejestracji przyjęcia, jeśli użytkownik wykorzystał funkcjonalność czynności magazynowych. W takim przypadku magazynier od razu zaksięguje ilość zamówienia zakupu jako przyjętą. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Procesy magazynowe na wejściu.
Przyjęcie większej ilości zapasów niż zamówiono
W przypadku otrzymania większej ilości towaru niż zamówiono, można chcieć je przyjąć zamiast anulować przyjęcie. Możliwe jest, że zatrzymanie tego nadmiaru w zapasach okaże się tańsze niż zwrócenie go, a dostawca może zaoferować rabat za zatrzymanie go.
Konfigurowanie nadmiarowego przyjęcia
Aby zdefiniować wartość procentową, o którą można zwiększyć ilość zamówioną, należy skonfigurować kody nadmiarowego przyjęcia. Wartość procentową można określić w polu Tolerancja nadmiarowego przyjęcia %. Następnie, kod należy przypisać na stronie Kartoteka zapasu lub Kartoteka dostawcy dla zapasów i dostawców.
- Wybierz ikonę , wprowadź Kody nadmiarowego przyjęcia, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wypełnij odpowiednio wymagane pola Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Przypisywanie kodu nadmiarowego przyjęcia do zapasu
- Wybierz ikonę , wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Otwórz stronę Kartoteka zapasu dla danego zapasu.
- W polu Kod nadmiarowego przyjęcia wybierz kod zawierający wartość procentową, którą chcesz określić dla nadmiarowych przyjęć.
Do zapasu zostanie przypisany kod nadmiarowego przyjęcia. Od tego momentu każde zamówienie zakupu lub przyjęcie magazynowe może przyjąć ilość większą niż zamówioną, w zależności od określonej wartości procentowej dozwolonego nadmiarowego przyjęcia.
Uwaga
Możesz skonfigurować przepływ pracy akceptacji tak, aby przed obsłużeniem nadmiarowego przyjęcia trzeba było je zatwierdzić. W takim przypadku należy wybrać pole wyboru Wymagane zatwierdzenie na stronie Kody nadmiarowego przyjęcia. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie przepływów pracy w celu łączenia zadań procesów biznesowych.
Nadmiarowe przyjęcie w zamówieniu
Pole Ilość nadmiarowego przyjęcia w wierszach zakupu i wierszach przyjęcia magazynowego ma zastosowanie w zapisaniu ilości nadmiarowego przyjęcia, czyli ilości przewyższających wartość pola Ilość - ilość zamówioną.
Podczas obsługi nadmiarowego przyjęcia można zwiększyć wartość w polu Ilość do przyjęcia do rzeczywistej ilości przyjętej. Pole Ilość nadmiarowego przyjęcia zostanie zaktualizowane tak, aby pokazywało nadmiar. Nadmiar można też wprowadzić w polu Ilość nadmiarowego przyjęcia. Pole Ilość do przyjęcia zostanie zaktualizowane tak, aby pokazywało sumę ilości zamówionej i nadmiarowej. W poniższej procedurze opisano, jak wypełnić pole Ilość do przyjęcia.
- Wpisz rzeczywistą przyjętą ilość w polu Ilość do przyjęcia w zamówieniu zakupu lub dokumencie przyjęcia magazynowego, gdzie przyjęta ilość jest większa niż zamówiona.
Jeśli wzrost mieści się w granicach określonych przez przypisany kod nadmiarowego przyjęcia, pole Ilość nadmiarowego przyjęcia zostaje zaktualizowane tak, by pokazywało ilość, o którą wartość w polu Ilość jest przekroczona.
Nadmiarowe przyjęcie, które wykracza poza granice tolerancji, nie zostanie zaakceptowane. Należy sprawdzić, czy inny kod nadmiarowego przyjęcia umożliwi akceptację takiego przyjęcia. Jeżeli nie ma takiego kodu, tylko zamówiona ilość będzie mogła zostać przyjęta, a nadwyżka musi zostać na przykład odesłana do dostawcy.
- Zaksięguj przyjęcie jak każde inne.
Uwaga
Business Central nie obsługuje automatycznie kwestii finansowych nadmiarowego przyjęcia. Należy je obsłużyć ręcznie w porozumieniu z dostawcą, na przykład poprzez przesłanie przez dostawcę nowej lub zaktualizowanej faktury.
Numer dokumentu zewnętrznego
W dokumentach i dziennikach zakupu można określić numer dokumentu, który odnosi się do systemu numeracji używanego przez dostawcę. Pola można użyć, aby zarejestrować numer przypisany przez dostawcę do zamówienia, faktury i faktury korygującej. Danego numeru można użyć później, gdy zaistnieje potrzeba znalezienia powiązanego z numerem zaksięgowanego zapisu.
W polu Obowiązkowy nr dok. zewn. na stronie Ustawienia zakupów i zobowiązań określa się, czy wprowadzanie numeru dokumentu zewnętrznego jest obowiązkowe w następujących sytuacjach:
W polu Nr faktury dostawcy, Nr zamówienia dostawcy lub Nr faktury kor. dostawcy w nagłówku zakupu
W polu Nr dokumentu zewnętrznego w wierszu dziennika głównego, gdzie pole Typ dokumentu ustawiono jako Faktura, Faktura korygująca lub Nota odsetkowa, a pole Typ konta jako Dostawca.
Po zaznaczeniu tego pola nie można zaksięgować faktury, faktury korygującej ani wyżej wymienionego typu wiersza dziennika głównego bez podania numeru dokumentu zewnętrznego.
Numer dokumentu zewnętrznego jest uwzględniany w zaksięgowanych dokumentach, co umożliwia wyszukiwanie po danym numerze. Na podstawie numeru dokumentu zewnętrznego można także wyszukiwać dane w zapisach księgi dostawców.
Inny sposób obsługi numerów dokumentu zewnętrznego polega na wykorzystaniu pola Zewn. ozn. klienta. Jeśli jest wykorzystywane pole Zewn. ozn. klienta, numer zostanie uwzględniony w zaksięgowanych dokumentach i można z niego korzystać przy wyszukiwaniu w taki sam sposób, jak w przypadku wartości z pól Nr dokumentu zewnętrznego. Jednak pole to nie jest dostępne w wierszach dziennika.
Księgowanie zakupów
W dokumentach zakupów można wybrać jedną z następujących akcji księgowania:
- Księguj
- Podgląd księgowania
- Księguj i drukuj
- Księgowanie seryjne
Po zaksięgowaniu dokumentu zakupu, aktualizowane jest konto dostawcy, księga główna, zapisy księgi zapasów oraz zapisy księgi zasobów.
Dla każdego dokumentu zakupu tworzony jest zapis zakupu w tabeli Zapis K/G. Tworzony jest również zapis na koncie dostawcy, w tabeli Zapis księgi dostawców oraz tworzony jest zapis K/G na odpowiednim koncie zobowiązań. Dodatkowo, księgowanie może skutkować powstaniem zapisu VAT oraz zapisu K/G dla kwoty rabatu. To, czy zapis rabatu zostanie zaksięgowany zależy od zawartości pola Księgowanie rabatu na stronie Ustawienia zakupów i zobowiązań.
Dla każdego wiersza zakupu, którego dotyczy księgowanie, zostaną utworzone zapisy w:
- tabeli Zapis księgi zapasów, jeśli wiersze zakupu należą do typu Zapas.
- tabeli Zapis K/G, jeśli wiersze zakupu należą do typu Konto K/G.
- tabeli Zapis księgi zasobów, jeśli wiersz zakupu należy do typu Zasób.
Dodatkowo, dokumenty zakupu są zawsze zapisywane w tabeli **Nagłówek przyjęcia zakupu ** oraz tabeli Nagłówek faktury zakupu.
Użytkownik może zawsze sprawdzić zapisy księgi utworzone w wyniku księgowania. Aby sprawdzić poprawność dokumentu i zapisów księgi należy wybrać akcję Podgląd księgowania.
Ważne
Podczas księgowania zamówienia zakupu dla zapasów można utworzyć zarówno przyjęcie, jak i fakturę. Oba dokumenty mogą zostać utworzone jednocześnie lub niezależnie. Częściowe wydanie lub częściową fakturę można utworzyć, wypełniając pola Ilość do przyjęcia i Ilość do fakturowania w poszczególnych wierszach zamówienia zakupu przed księgowaniem. Należy zauważyć, że utworzenie faktury zakupu na podstawie zamówienia zakupu dla nieprzyjętych zapasów lub usług jest niemożliwe. Oznacza to, że zanim będzie można wystawić fakturę, trzeba zarejestrować przyjęcie lub wybrać opcję jednoczesnego przyjęcia i fakturowania.
Zamówienie można zaksięgować lub zaksięgować i wydrukować. Jeśli wybrana zostanie opcja księgowania i drukowania, po zaksięgowaniu zamówienia wydrukowany zostanie raport. Można również wybrać akcję Księgowanie seryjne, która pozwala na równoczesne księgowanie kilku zamówień w tym samym czasie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Księgowanie wielu dokumentów równocześnie.
Wyświetlanie zapisów księgi
Po ukończeniu księgowania, zaksięgowane wiersze zakupu są usuwane z zamówienia. Ukończenie księgowania jest sygnalizowane przez wiadomość. Po ukończeniu, będzie można zobaczyć zaksięgowane zapisy na różnych stronach zawierających zapisy takich stron jak Zapisy księgi dostawców, Zapisy K/G, Zapisy księgi zapasów, Zapisy księgi zasobów, Przyjęcia zakupu oraz Zaksięgowane faktury zakupu.
W większości przypadków zapisy księgi mogą zostać otwarte z poziomu karty lub dokumentu, którego dotyczą. Na przykład na stronie Kartoteka dostawcy wybierz akcję Rabaty faktur.
Edycja zapisów księgi
Niektóre pola w zaksięgowanych dokumentach sprzedaży, na przykład pole Odwołanie do płatności, mogą być edytowane. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Edycja zaksięgowanych dokumentów. W przypadku bardziej krytycznych pól, które wpływają na dziennik inspekcji, należy wycofać księgowanie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wycofanie i anulowanie księgowań przyjęć i wydań.
Zobacz też
Żądanie oferty
Zakupy zapasów na sprzedaż poprzez tworzenie faktur zakupu
Tworzenie dostaw bezpośrednich
Zakupy
Konfigurowanie zakupów
Konfigurowanie zasobów dla projektów
Rejestrowanie nowych dostawców
Edycja zaksięgowanych dokumentów
Księgowanie wielu dokumentów równocześnie
Zakupy
Księgowanie dokumentów i dzienników
Korygowanie lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu
Znajdowanie stron i informacji przy pomocy funkcji Powiedz mi
Praca z Business Central