Rejestrowanie zakupów przy użyciu faktur zakupu

Utworzenie faktury zakupu lub zamówienia zakupu umożliwia rejestrowanie kosztów zakupu oraz śledzenie rozrachunków z dostawcami. Jeśli zachodzi potrzeba kontrolowania zapasów, faktur zakupu można także użyć do dynamicznego aktualizowania stanów magazynowych, zmniejszania kosztów zapasów i usprawniania obsługi klienta. Koszty zakupów, w tym wydatki związane z serwisowaniem oraz koszty zapasów wynikające z księgowania faktur i zamówień zakupu, mają wpływ na zyski i inne wskaźniki finansowe (KPI) wyświetlane w widoku głównym użytkownika.

Tworzenie faktur zakupu

Oprócz zakupu fizycznych zapasów (typ zapasu Magazynowy), które wpływają na wycenę zapasów, można zakupić usługi reprezentowane przez jednostki czasu. Można to zrobić za pomocą typu zapasu Serwis lub za pomocą typu wiersza Zasób.

NOTE

Zamówień zakupu używa się w sytuacji, gdy podczas przetwarzania zakupu wymagana jest rejestracja częściowych przyjęć zamówionej ilości zapasu, na przykład, gdy całkowita ilość zapasu nie jest dostępna w magazynie dostawcy. Zamówienia zakupu są też wykorzystywane w sprzedaży zapasów dostarczanych bezpośrednio od dostawcy do nabywcy w formie dostawy bezpośredniej. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie dostaw bezpośrednich. W pozostałych przypadkach, zamówienia zakupu i faktury zakupu mają takie same zastosowania. Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie faktury zakupu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku zamówień zakupu.

Po przyjęciu zapasów magazynowych lub zrealizowaniu zakupionej usługi, fakturę lub zamówienie zakupu należy zaksięgować, aby zaktualizować stan magazynowy i księgi finansowe oraz aktywować płatność dla dostawcy zgodnie z ustalonymi warunkami. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykułach Księgowanie zakupów oraz Realizacja płatności.

NOTE

Nie należy księgować fizycznych zapasów dopóki zapasy nie zostaną przyjęte, a koszty zakupu, w tym koszty dodatkowe nie będą znane. W przeciwnym razie, obliczone wartości zapasów i zyski mogą być nieprawidłowe.

W kartotece zapasu należy określić, czy zapas stanowi fizyczną jednostkę magazynową, jednostkę czasu pracy czy jednostkę niedostępną w magazynie, wybierając odpowiednio jedną z następujących opcji: Zapasy, Usługa lub Zapasy pozamagazynowe. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestracja nowych zapasów. Procedura fakturowania zakupu przebiega tak samo dla wszystkich trzech typów zapasu.

NOTE

Za pomocą wiersza zakupu typu Zasób można również zakupić zewnętrzne zasoby, aby na przykład zafakturować dostawcę za dostarczoną pracę. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zasobów.

Aby wykorzystać zakupiony zasób, konieczne może być ustawienie wydajności zasobu oraz ręczne przypisanie go do zlecenia. Zakup zasobu spowoduje utworzenie zapisu księgi zasobów, jednak w zapisach księgi zasobów nie śledzi się ilości i wartości tak jak na przykład w zapasach. Jeśli wymagane jest śledzenie ilości i wartości, należy rozważyć wykorzystanie innych typów elementów wiersza.

Istnieją dwa sposoby wypełniania pól dostawcy w fakturze zakupu. Ich użycie jest uzależnione od tego, czy dostawca jest już zarejestrowany w systemie, czy nie.

Aby utworzyć fakturę zakupu

Poniżej przedstawiono procedurę tworzenia faktury zakupu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku zamówień zakupu. Główna różnica polega na tym, że zamówienia zakupu posiadają dodatkowe pola i akcje do fizycznej obsługi zapasów.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Faktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. W polu Dostawca wprowadź nazwę istniejącego dostawcy.

   Pozostałe pola na stronie Faktura zakupu zawierają standardowe informacje dotyczące wybranego dostawcy. W przypadku dostawcy niezarejestrowanego w aplikacji, należy wykonać następujące kroki:

   1. W polu Dostawca wprowadź nazwę nowego dostawcy.
   2. W oknie dialogowym, w którym rejestruje się nowego dostawcę, wybierz przycisk Tak.
   3. Na stronie Wybierz szablon dla nowego dostawcy wybierz szablon będący podstawą nowej kartoteki dostawcy, a następnie przycisk OK.
   4. Nowo utworzona kartoteka dostawcy wyświetla informacje z wybranego szablonu dostawcy. Pole Nazwa zawiera nazwę nowego dostawcy, którą wprowadzono w fakturze zakupu.
   5. Wypełnij pozostałe pola w kartotece dostawcy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie nowych dostawców.
   6. Po zakończeniu uzupełniania danych w kartotece dostawcy, wybierz przycisk OK, aby powrócić do strony Faktura zakupu.

   Informacje wprowadzone w nowej kartotece dostawcy są wprowadzane w kilku polach na stronie Faktura zakupu.

3. Wypełnij odpowiednio pozostałe pola na stronie Faktura zakupu. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

   W wierszach faktury zakupu można teraz wprowadzić zapasy lub zasoby, które mają zostać zakupione od dostawcy.

   NOTE

   Jeśli dla dostawcy skonfigurowano wiersze cyklicznych zakupów, takie jak miesięczne zamówienie zakupów uzupełniających, wiersze można wstawić do faktury poprzez wybranie akcji Pobierz wiersze cyklicznych zakupów.

4. Na skróconej karcie Wiersze w polu Nr zapasu wprowadź numer zapasu magazynowego lub usługi.

5. W polu Ilość wprowadź ilość kupowanych zapasów.

   NOTE

   Jeśli dla typu zapasu wybrano opcję Usługa lub w wierszach typu wybrano opcję Zasób, ilość jest wyrażana w jednostkach czasu (np. godziny), zgodnie z wartością wybraną w polu Kod jednostki miary w wierszu.

   Wartość pola Kwota wiersza po zaktualizowaniu będzie wyświetlać wartość pola Bezpośr. koszt jedn. pomnożoną przez wartość pola Ilość.

   Ceny i kwoty wiersza mogą zawierać podatek od sprzedaży. Aby je uwzględnić, należy zaznaczyć pole Ceny z podatkiem w kartotece dostawcy.

   Sumy widoczne pod wierszami zostaną automatycznie zaktualizowane podczas tworzenia lub modyfikacji wierszy, tak aby zawierały kwoty do zaksięgowania.

   NOTE

   W bardzo nielicznych przypadkach, zaksięgowane kwoty mogą się różnić od kwot wyświetlanych w polach sumarycznych. Jest to często spowodowane obliczeniami zaokrągleń dla podatku VAT lub podatku od sprzedaży.

   Sprawdzenie rzeczywistych kwot do zaksięgowania jest możliwe na stronie Statystyka, która uwzględnia obliczenia zaokrągleń wartości. Dodatkowo, po wybraniu akcji Zwolnij, pola kwot zostaną zaktualizowane o wartości zaokrągleń.

6. W polu Kwota rabatu faktury wprowadź kwotę, którą należy odliczyć od wartości widocznej w polu Razem z VAT w dolnej części faktury.

   NOTE

   Jeśli dla dostawcy skonfigurowano rabaty faktury, określona wartość procentowa zostanie automatycznie wstawiona w polu Rabat faktury od dostawcy % po spełnieniu wymaganych kryteriów, a powiązana kwota w polu Kwota rabatu faktury.

7. Po przyjęciu zakupionych zapasów lub usług, wybierz akcję Księguj.

Zakup zostanie uwzględniony w danych magazynowych, księdze zasobów oraz rekordach finansowych, a płatność dostawcy zostanie aktywowana. Faktura zakupu zostanie usunięta z listy faktur zakupu i zastąpiona nowym dokumentem na liście zaksięgowanych faktur zakupu.

Zaksięgowane faktury

Po zaksięgowaniu faktury, można ją wyszukać na liście zaksięgowanych faktur. Zarówno lista Zaksięgowane faktury sprzedaży jak i lista Zaksięgowane faktury zakupu zawierają zaksięgowane faktury z ostatecznymi numerami faktur. Z poziomu listy można wyświetlić poszczególne zaksięgowane faktury i skorygować lub anulować zaksięgowaną fakturę.

Dla każdej zaksięgowanej faktury, można wyświetlić statystyki, wymiary oraz zapisy księgi utworzone w wyniku zaksięgowania faktury. Możliwe jest także drukowanie lub wysyłanie zaksięgowanej faktury.

Przed opłaceniem zaksięgowanej faktury zakupu dostawcy, można ją łatwo skorygować lub anulować. Opcja ta jest przydatna, gdy użytkownik popełnił błąd podczas wprowadzania danych lub użytkownik chce wprowadzić zmiany na wczesnym etapie realizacji zamówienia. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korygowanie lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu. Jeśli zapasy z zaksięgowanej faktury zakupu zostały już zapłacone, należy utworzyć fakturę korygującą, aby wycofać zakup. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przetwarzanie zamówień sprzedaży lub anulowania.

Otwórz listę Zaksięgowane faktury zakupu w Business Central.

Numer dokumentu zewnętrznego

W dokumentach i dziennikach zakupu można określić numer dokumentu, który odnosi się do systemu numeracji używanego przez dostawcę. Pola można użyć, aby zarejestrować numer przypisany przez dostawcę do zamówienia, faktury i faktury korygującej. Danego numeru można użyć później, gdy zaistnieje potrzeba znalezienia powiązanego z numerem zaksięgowanego zapisu.

W polu Obowiązkowy nr dok. zewn. na stronie Ustawienia zakupów i zobowiązań określa się, czy wprowadzanie numeru dokumentu zewnętrznego jest obowiązkowe w następujących sytuacjach:

• W polu Nr faktury dostawcy, Nr zamówienia dostawcy lub Nr faktury kor. dostawcy w nagłówku zakupu

• W polu Nr dokumentu zewnętrznego w wierszu dziennika głównego, gdzie pole Typ dokumentu ustawiono jakoFaktura, Faktura korygująca lub Nota odsetkowa, a pole Typ konta jako Dostawca.

Po zaznaczeniu tego pola nie można zaksięgować faktury, faktury korygującej ani wyżej wymienionego typu wiersza dziennika głównego bez podania numeru dokumentu zewnętrznego.

Numer dokumentu zewnętrznego jest uwzględniany w zaksięgowanych dokumentach, co umożliwia wyszukiwanie po danym numerze. Na podstawie numeru dokumentu zewnętrznego można także wyszukiwać dane w zapisach księgi dostawców.

Inny sposób obsługi numerów dokumentu zewnętrznego polega na wykorzystaniu pola Zewn. ozn. klienta. Jeśli jest wykorzystywane pole Zewn. ozn. klienta, numer zostanie uwzględniony w zaksięgowanych dokumentach i można z niego korzystać przy wyszukiwaniu w taki sam sposób jak w przypadku wartości z pól Nr dokumentu zewnętrznego. Jednak pole to nie jest dostępne na wierszach dziennika.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Zakupy
Konfigurowanie zakupów
Konfigurowanie zasobów
Księgowanie zakupów
Żądanie oferty
Zakupy zapasów na sprzedaż
Rejestrowanie nowych dostawców
Przygotowywanie dostaw bezpośrednich
Praca z Business Central