Odbieranie i konwersja dokumentów elektronicznych

Podstawowa wersja Business Central umożliwia odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Aby odebrać fakturę elektroniczną w formacie PEPPOL od dostawcy, należy przetworzyć dokument na stronie Dokumenty przychodzące poprzez przekształcenie go w fakturę zakupu lub wiersz dziennika głównego w Business Central.

Oprócz dokumentów elektronicznych wysyłanych przez partnerów handlowych, dokumenty można odbierać przy użyciu usługi optycznego rozpoznawania znaków (OCR), która konwertuje pliki PDF i obrazy w dokumenty elektroniczne.

Aby umożliwić odbiór dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi wymiany dokumentów, należy skonfigurować dane podstawowe, takie jak nazwa firmy, dostawcy, zapasy i jednostki miary. Używa się ich do identyfikacji partnerów biznesowych i zapasów podczas konwertowania danych z pliku przychodzącego dokumentu na wartości pól w Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie usługi wymiany dokumentów.

Odbiór dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi OCR będzie możliwy po skonfigurowaniu i aktywowaniu połączenia usługi. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

W zarządzaniu obiegiem elektronicznych dokumentów przychodzących i wychodzących w Business Central. używa się funkcjonalności Kolejka zleceń. Przed odebraniem dokumentów elektronicznych należy uruchomić odpowiednią kolejkę zleceń.

Konwersję dokumentów elektronicznych można uruchomić ręcznie, zgodnie z opisaną procedurą, lub automatycznie poprzez aktywowanie przepływu dokumentów po ich odebraniu. Generyczna wersja Business Central zawiera szablon przepływu pracy, Przepływ pracy od przychodzącego dokumentu elektronicznego za pośrednictwem usługi OCR do otwartej faktury zakupu, który jest gotowy do skopiowania i aktywowania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przepływ pracy.

Uwaga

Po skonwertowaniu dokumentów elektronicznych otrzymanych przy pomocy usługi OCR na dokumenty lub wiersze dziennika w Business Central, wiersze dokumentu źródłowego zostaną zsumowane w jednym. Typ Konto K/G zostanie ustawiony dla jednego wiersza, a pola Opis i Nr (konta K/G) pozostaną puste. Wartość pola Kwota będzie równa całkowitej kwocie bez VAT dla wszystkich wierszy dokumentu źródłowego.

Aby upewnić się, że wartości pól Opis i Nr zostały wypełnione, użytkownik może wybrać przycisk Mapuj tekst do konta na stronie Dokumenty przychodzące i zdefiniować obowiązek mapowania tekstu faktury do wybranego konta Debet lub Kredyt w księdze głównej. Pole Opis w dokumencie lub wierszach dziennika, które utworzono z dokumentu elektronicznego dla dostawcy lub nabywcy, zostanie wypełnione zmapowanym tekstem, a w polu Nr (konta K/G) zostanie wprowadzone określone konto.

Zamiast do konta K/G, tekst można zmapować także do konta bankowego. Może to być przydatne w sytuacji, gdy dla dokumentów elektronicznych i opłaconych wydatków chcemy utworzyć wiersz dziennika głównego, gotowy do zaksięgowania na koncie bankowym.

Poniżej przedstawiono procedurę konfiguracji odbioru faktury od dostawcy i przekształcenia jej w fakturę zakupu w Business Central. Procedura jest taka sama, jak ta której używa się do konwertowania faktury dostawcy na wiersz dziennika głównego.

Aby odebrać fakturę elektroniczną i przekształcić ją w fakturę zakupu

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Zaznacz wiersz dla rekordu dokumentu przychodzącego, oznaczający nową, przychodzącą fakturę elektroniczną, a następnie wybierz akcję Edycja.

   Na stronie Kartoteka dokumentu przychodzącego zostanie dodany powiązany plik XML, a większość pól zostanie wypełniona informacjami z faktury elektronicznej. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rekordów przychodzących dokumentów.

3. W polu Typ wymiany danych wybierz PEPPOL - faktura lub OCR - faktura, w zależności od źródła dokumentu elektronicznego.

4. Aby zmapować tekst z faktury dostawcy do wybranego konta Debet, na karcie Akcje w grupie Ogólne wybierz Mapuj tekst do konta, a następnie uzupełnij dane na stronie Arkusz mapowania tekstu do konta.

5. Wybierz akcję Utwórz dokument.

   Zostanie utworzona faktura zakupu w Business Central, w oparciu o informacje z dokumentu elektronicznego.

   Błędy weryfikacji danych, wynikające najczęściej z wprowadzenia błędnych informacji lub braku danych podstawowych w Business Central zostaną wyświetlone na skróconej karcie Komunikaty o błędzie.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Zarządzanie zobowiązaniami
Dokumenty przychodzące
Konfigurowanie elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
Elektroniczna wymiana danych
Ogólna funkcjonalność dla firm