Uzgadnianie płatności przy pomocy automatycznych rozliczeń
Strona Dziennik uzgodnienia płatności zawiera płatności, zarówno przychodzące jak i wychodzące, które zostały zarejestrowane jako transakcje na koncie bankowym online użytkownika lub w usłudze płatniczej i które może on rozliczyć z powiązanymi zapisami księgi kont bankowych, dostawcy i nabywcy. Wiersze dziennika mogą zostać wypełnione poprzez zaimportowanie wyciągu bankowego jako transmisji danych bankowych, pliku lub poprzez ręczne wprowadzanie transakcji, które są wykonywane w usłudze płatniczej.
Uwaga
Strona zawiera funkcjonalność automatycznego dopasowywania, przy pomocy której płatności są dopasowywane do powiązanych otwartych zapisów, na podstawie dopasowania danych w wierszu wyciągu bankowego (wierszu dziennika) do danych w przynajmniej jednym otwartym zapisie. Należy zwrócić uwagę na to, że użytkownik ma możliwość nadpisania sugerowanych automatycznych rozliczeń i wybrania, czy automatyczne rozliczenie ma być w ogóle zastosowane. Dodatkowe informacje zamieszczono w kroku 7.
Dziennik uzgodnienia płatności jest powiązany z jednym kontem bankowym w Business Central, które odzwierciedla konto bankowe online, na którym są rejestrowane płatności bankowe. Wszystkie zapisy księgi kont bankowych dotyczące rozliczonych zapisów księgi nabywcy i dostawcy zostaną zamknięte po wybraniu akcji Zaksięgowane płatności oraz uzgodnione konta bankowe. Oznacza to, że konto bankowe zostanie automatycznie uzgodnione dla płatności księgowanych przy pomocy dziennika.
Transakcje bankowe mogą zostać zaimportowane jako pliki bankowe .csv lub pliki w innym formacie, dostarczanym przez bank. Jeśli rozliczenia bankowe mają być księgowane jako źródła informacji bankowej, należy najpierw włączyć dedykowaną usługę integracji z bankiem, a następnie połączyć konto bankowe z powiązanym z nim kontem bankowym online. Dziennik uzgodnienia płatności następnie wykryje źródła informacji bankowej, po wybraniu akcji Importuj transakcje bankowe. Dodatkowo, można skonfigurować konto bankowe tak, aby nowe informacje bankowe były importowane automatycznie co godzinę. Transakcje dotyczące płatności, które zostały zaksięgowane jako rozliczone i/lub uzgodnione nie zostaną zaimportowane. W tym celu można skorzystać z usługi Envestnet Yodlee Bank Feeds, która jest domyślnie zainstalowana w niektórych krajowych wersjach Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie usługi Envestnet Yodlee Bank Feeds. Alternatywnie można skontaktować się z partnerem Microsoft, który pomoże w osiągnięciu firmowych lub krajowych wymagań.
Akcja Mapuj tekst dla konta pozwala zdefiniować mapowania pomiędzy tekstem w płatnościach i określonymi kontami debetu, kredytu i kontami przeciwstawnymi tak, aby takie płatności były księgowane na określonych kontach podczas księgowania dziennika uzgodnienia płatności. Mapowanie tekstu do konta jest wykorzystywane, na przykład do cyklicznych wpłat lub wydatków, takich jak częste zakupy paliwa, opłaty bankowe czy odsetki, które regularnie pojawiają się na wyciągach bankowych i w przypadku których nie jest wymagany powiązany dokument biznesowy. (Zobacz krok 10 poniżej.) Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Mapowanie tekstu przy cyklicznych płatnościach na konta w celu automatycznego uzgodnienia.
Wiersze dziennika mogą nie mieć żadnego sugerowanego rozliczenia. Może to wynikać z różnych przyczyn, takich jak brakujący dokumenty lub nadpłata klienta, która powoduje powstanie nadwyżki, po rozliczeniu płatności w innym wierszu dziennika. W takich przypadkach można użyć akcji Przenieś różnicę do konta, aby utworzyć i zaksięgować brakujący zapis księgi głównej, na przykład dla zwrotu, który jest potrzebny, aby rozliczyć płatność. (Zobacz krok 11 poniżej) Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Uzgadnianie płatności niemożliwych do rozliczenia.
Funkcja Rozlicz automatycznie jest uruchamiana automatycznie podczas importu pliku bankowego lub pliku źródłowego, zawierającego transakcje bankowe, lub poprzez aktywowanie jej w celu rozliczenia płatności z powiązanymi z nimi otwartymi zapisami, na podstawie dopasowania tekstu w wierszu wyciągu bankowego (wiersza dziennika) z tekstem w przynajmniej jednym otwartym zapisie. Automatyzacja jest oparta o reguły zdefiniowane na stronie Reguły rozliczenia płatności, gdzie można również zdefiniować, czy sugestia aplikacji wymaga sprawdzenia. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zasad automatycznego rozliczania płatności.
W zapisach dziennika, gdzie płatność została rozliczona automatycznie z przynajmniej jednym otwartym zapisem, pole Poziom ufności dopasowania zawiera wartość Niski, Średni, Wysoki, która wskazuje jakość dopasowania danych, na podstawie której sugerowane jest rozliczenie płatności.
Niektóre rozliczenia płatności wymagają sprawdzenia zgodnie z używaną regułą dopasowania, na przykład wiersze z poziomem ufności dopasowania Niski. Inne wiersze wymagają sprawdzenia i ręcznej zmiany, ponieważ w polu Różnica istnieje wartość. Aby sprawdzić jedno lub więcej rozliczeń płatności, u dołu strony należy wybrać pole Wiersze do sprawdzeni lub pole Wiersze z różnicą. Otworzy się strona Sprawdzenie rozliczenia płatności, która wyświetla wszystkie istotne informacje na temat nabywcy lub dostawcy, z którym ma być rozliczona płatność, szczegóły dopasowania oraz akcje wykorzystywane do przetworzenia wiersza takie jak akcja Akceptuj rozliczenie. (Zobacz kroki 7 i 8 poniżej.)
Dla każdego wiersza dziennika na stronie Dziennik uzgodnienia płatności można otworzyć stronę Rozliczenie płatności, aby wyświetlić szczegółowe informacje o dopasowanych danych i sugestiach otwartych zapisów proponowanych do rozliczenia z płatnością. Na tej samej stronie można ręcznie rozliczyć płatności lub ponownie rozliczyć te, które zostały automatycznie rozliczone z błędnym zapisem. (Zobacz krok 10 poniżej.) Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Weryfikacja lub rozliczanie płatności po automatycznym rozliczeniu.
Uwaga
Import płatności bankowych można rozpocząć w tym samym momencie, gdy zostanie otwarta strona Dziennik uzgodnienia płatności dla istniejącego dziennika. Poniższa procedura opisuje sposób importu transakcji bankowych na stronie Dziennik uzgodnienia płatności po utworzeniu nowego dziennika.
Aby uzgodnić płatności przy pomocy automatycznego rozliczenia
Wybierz ikonę
, wprowadź Dzienniki uzgodnienia płatności, a następnie wybierz powiązane łącze.Aby rozpocząć pracę w nowym dzienniku uzgodnienia płatności, wybierz akcję Nowy dziennik.
Na stronie Lista kont bank. płatności wybierz konto bankowe, z którym chcesz rozliczyć płatności, a następnie wybierz przycisk OK. Zostanie wtedy otwarta strona Dziennik uzgodnienia płatności przygotowana dla wybranego konta bankowego.
Wybierz akcję Importuj transakcje bankowe. Jeśli konto bankowe dla wybranego dziennika nie zostało skonfigurowane dla importu transakcji bankowych, zostanie otwarte okno dialogowe ułatwiające wypełnienie odpowiednich pól.
Na stronie Wybierz plik do importu wybierz plik, który zawiera transakcje bankowe dotyczące płatności, które mają być rozliczone, a następnie wybierz przycisk Otwórz.
Jeśli usługa Envestnet Yodlee Bank Feeds została uaktywniona na stronie Filtr wyciągu bankowego, która jest otwierana automatycznie, określ zakres dat dla wyciągów bankowych, które mają być zaimportowane.
Strona Dziennik uzgodnienia płatności zostanie wypełniona wierszami dla płatności , które są powiązane z transakcjami bankowymi w zaimportowanym wyciągu bankowym.
W wierszach dotyczących płatności, które zostały rozliczone automatycznie z przynajmniej jednym otwartym zapisem, pole Poziom ufności dopasowania zawiera wartość pomiędzy Niski i Wysoki, która wskazuje jakość dopasowania danych, na podstawie którego sugerowane jest rozliczenie płatności. Dodatkowo, w polach Nazwa konta, Typ konta oraz Nr konta wprowadzane są informacje dotyczące nabywcy i dostawcy, dla których ma być rozliczona płatność.
Automatyczne rozliczenia, szczegóły dopasowania oraz to czy wiersze wymagają sprawdzenia, jest zdefiniowane przez reguły, które można edytować, aby skorygować wynik. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zasad automatycznego rozliczania płatności.
Aby sprawdzić, zaakceptować/usunąć lub ręcznie zmienić wiele rozliczeń płatności, które posiadają wartość w polu Różnica, u dołu strony wybierz akcję Wiersze z różnicą.
Otworzy się strona strona Sprawdzenie rozliczenia płatności, która wyświetla pierwsze rozliczenie do sprawdzenia. Następne rozliczenie do sprawdzenia zostanie wyświetlone na stronie, w miarę przetwarzania poprzedniego. Strona zawiera wszystkie istotne informacje na temat nabywcy lub dostawcy, z którym ma być rozliczona płatność, szczegóły dopasowania oraz akcje wykorzystywane do przetworzenia wiersza takie jak akcja Akceptuj rozliczenie lub Rozlicz ręcznie.
Aby sprawdzić, zaakceptować/usunąć lub ręcznie zmienić wiele rozliczeń płatności, które mają zostać sprawdzone zgodnie z zasadą rozliczania płatności, u dołu strony wybierz akcję Wiersze do sprawdzenia. Zaprezentowany zostanie interfejs opisany dla kroku 8
Aby zmienić automatyczne rozliczenie, wybierz wiersz dziennika, a następnie wybierz akcję Rozlicz ręcznie, aby przejrzeć, ponownie rozliczyć lub ręcznie rozliczyć płatność na stronie Rozliczenie płatności. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Weryfikacja lub rozliczanie płatności po automatycznym rozliczeniu.
Wybierz niezastosowany wiersz arkusza dla cyklicznej wpłaty gotówkowej lub wydatku, taki jak zakup paliwa, a następnie wybierz akcję Mapuj tekst na konto. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Mapowanie tekstu przy cyklicznych płatnościach na konta w celu automatycznego uzgodnienia.
Po zakończeniu mapowania tekstu płatności na kontach, wybierz akcję Rozlicz ręcznie.
Po ustawieniu mapowania tekstu do konta, powstałe automatyczne rozliczenie płatności będzie zawierać status Wysoki - Mapowanie tekstu do konta w polu Poziom ufności dopasowania.
Jeśli wiersz dziennika nie posiada sugerowanego rozliczenia, ponieważ nie istnieje żaden zapis, z którym może zostać rozliczone, wybierz akcję Przenieś różnicę do konta, aby utworzyć i zaksięgować brakujący zapis księgi głównej, który jest potrzebny do rozliczenia płatności. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Uzgadnianie płatności niemożliwych do rozliczenia.
Gdy nie ma już więcej wierszy wymagających sprawdzenia i pole Różnica jest puste we wszystkich wierszach, wybierz akcję Księguj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
- Zaksięgowane płatności oraz uzgodnione konta bankowe, aby zaksięgować płatności jako rozliczone, a także zamknąć powiązane zapisy księgi kont bankowych jako uzgodnione.
- Księguj tylko płatności, aby zaksięgować płatności jako rozliczone, ale pozostawić powiązane zapisy księgi kont bankowych jako otwarte. Wymagane jest, aby osobno uzgodnić konto bankowe, na przykład: Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Uzgadnianie kont bankowych.
- Raport testowy, aby przejrzeć wyniki księgowania przed zaksięgowaniem. Zostanie otwarty raport Wyciąg z konta bankowego zawierający te same pola co u dołu okna Dziennik uzgodnienia płatności.
Po zaksięgowaniu dziennika uzgodnienia płatności rozliczone notatki zostaną zamknięte, a odpowiednie konta nabywcy, dostawcy lub księgi głównej zostaną zaktualizowane. W przypadku płatności w wierszach dziennika opartych o mapowanie tekstu do konta, zostaną zaktualizowane określone konta nabywcy, dostawcy i księgi głównej. Dla wszystkich wierszy dziennika tworzone są zapisy księgi kont bankowych. Wszystkie zapisy księgi kont bankowych dotyczące rozliczonych zapisów księgi nabywcy i dostawcy zostaną zamknięte po wybraniu akcji Zaksięgowane płatności oraz uzgodnione konta bankowe. Oznacza to, że konto bankowe zostanie automatycznie uzgodnione dla płatności księgowanych przy pomocy dziennika.
Wartość pola Saldo na koncie bankowym po zaksięgowaniu i wartości w polu Saldo końcowe wyciągu umożliwia śledzenie, czy dane konto bankowe zostało uzgodnione na podstawie zaksięgowanych płatności.
Uwaga
Jeżeli konto bankowe nie ma być uzgadniane na stronie Dziennik uzgodnienia płatności, należy użyć strony Uzgodnienie konta bankowego. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Uzgadnianie kont bankowych.