Sprzedaż dotycząca faktury

Podczas zawierania transakcji sprzedaży z nabywcą, użytkownik może utworzyć fakturę lub zamówienie sprzedaży, w których rejestruje warunki dostawy i płatności za zakupione przez nabywcę produkty.

Utworzenie zamówienia sprzedaży, zamiast faktury sprzedaży, jest konieczne w kilku przypadkach:

• Dostawa ma dotyczyć tylko częściowej ilości określonej w zamówieniu, ponieważ, przykładowo, pełna ilość nie jest dostępna w magazynie.
• Jeśli produkty zostaną wydane po zaksięgowaniu powiązanej faktury sprzedaży.
• Sprzedane zapasy mają być dostarczone przed dostawcę bezpośrednio do nabywcy (dostawa bezpośrednia). Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie dostaw bezpośrednich.

W pozostałych przypadkach, zamówienia sprzedaży i faktury sprzedaży mają takie same zastosowania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Sprzedaż produktów.

Podczas negocjowania warunków umowy sprzedaży z nabywcą, użytkownik może najpierw utworzyć ofertę sprzedaży, a następnie przekonwertować ją w fakturę sprzedaży po zaakceptowaniu warunków oferty przez nabywcę. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie ofert sprzedaży.

Tworzenie faktur sprzedaży

W momencie podjęcia decyzji o zakupie przez nabywcę, faktura sprzedaży zostanie zaksięgowana, aby możliwe było utworzenie powiązanych zapisów ilości i wyceny. Po zaksięgowaniu faktury sprzedaży, dokument w formie pliku PDF można przesłać do nabywcy jako załącznik wiadomości e-mail. Treścią wiadomości e-mail może być wypełnione wcześniej podsumowanie faktury oraz informacje o płatności, na przykład łącze do usługi płatniczej PayPal. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail. Po opłaceniu faktury przez nabywcę, płatność można zarejestrować na kilka sposobów, w zależności od wielkości organizacji i preferowanych przepływów pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie płatności.

W kartotekach zapasu należy określić, czy zapas stanowi fizyczną jednostkę magazynową, jednostkę czasu pracy czy jednostkę niedostępną w magazynie, wybierając odpowiednio jedną z następujących opcji: Zapasy, Serwis lub Zapasy pozamagazynowe. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestracja nowych zapasów. Procedura fakturowania sprzedaży przebiega tak samo dla wszystkich trzech typów zapasu.

Istnieją dwa sposoby wypełniania pól nabywcy w fakturze sprzedaży. Ich użycie jest uzależnione od tego, czy nabywca jest już zarejestrowany w systemie, czy nie. Zobacz krok 2 opisany w poniższej procedurze.

Aby utworzyć fakturę sprzedaży

1. Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. W polu Nabywca wprowadź nazwę istniejącego nabywcy.

   Pozostałe pola na stronie Faktura sprzedaży zawierają standardowe informacje dotyczące wybranego nabywcy. W przypadku nabywcy niezarejestrowanego w aplikacji, należy wykonać następujące kroki:

   1. W polu Nabywca wprowadź nazwę nowego nabywcy.
   2. W oknie dialogowym, w którym rejestruje się nowego nabywcę, wybierz przycisk Tak.
   3. Na stronie Wybierz szablon dla nowego nabywcy wybierz szablon będący podstawą nowej kartoteki nabywcy, a następnie przycisk OK.
   4. Nowo utworzona kartoteka nabywcy wyświetla informacje z wybranego szablonu nabywcy. Wypełnij pozostałe pola. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestracja nowych nabywców.
   5. Po zakończeniu uzupełniania danych w kartotece nabywcy, wybierz przycisk OK, aby powrócić do strony Faktura sprzedaży.

   Informacje wprowadzone w nowej kartotece nabywcy zostaną w ten sposób wprowadzone w kilku polach na fakturze sprzedaży.

3. Wypełnij odpowiednio pozostałe pola na stronie Faktura sprzedaży. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

   NOTE

   Jeśli nabywcy zezwolono na natychmiastową realizację płatności (w formie gotówkowej lub za pośrednictwem usługi PayPal), konieczne jest wypełnienie pola Kod metody płatności. Płatność zostanie zarejestrowana natychmiast po zaksięgowaniu faktury sprzedaży. W przypadku wybrania opcji GOTÓWKA, płatność zostanie zarejestrowana na określonym koncie przeciwstawnym.

   Od tego momentu można wypełniać wiersze faktury sprzedaży dla produktów sprzedawanych nabywcy lub dowolnej transakcji zawieranej z nabywcą, która ma zostać zarejestrowana na koncie K/G.

   Jeśli dla nabywcy skonfigurowano wiersze cyklicznej sprzedaży, takie jak miesięczne zamówienie zakupów uzupełniających, wiersze można wstawić do zamówienia poprzez wybranie akcji Pobierz wiersze cyklicznej sprzedaży.

4. Na skróconej karcie Wiersze, w polu Typ wybierz typ produktu, kosztu dodatkowego lub transakcji, który ma zostać zaksięgowany dla nabywcy w wierszu sprzedaży.

5. W polu Nr wybierz rekord do zaksięgowania zgodnie z wartością wybraną w polu Typ.

   Pole Nr należy pozostawić puste w następujących przypadkach:

   • Wiersz ma zawierać komentarz. W takim przypadku należy wpisać treść komentarza w polu Opis.
   • Wiersz utworzono dla zapasu katalogowego. W takim przypadku należy wybrać akcję Wybierz zapasy katalogowe. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Praca z zapasami katalogowymi.

6. W polu Ilość wprowadź liczbę jednostek produktu, kosztu dodatkowego lub transakcji, którą należy zarejestrować w wierszu dla nabywcy.

   NOTE

   Jeśli dla typu zapasu wybrano opcję Usługa, a dla pola Typ wybrano opcję Zasób, ilość jest wyrażana w jednostkach czasu (np. godziny), zgodnie z wartością wybraną w polu Kod jednostki miary w wierszu. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie jednostek miary zapasu.

   Wartość pola Kwota wiersza oblicza się według formuły: Cena jednostkowa x Ilość.

   Ceny i kwoty wiersza mogą zawierać podatek od sprzedaży. Aby je uwzględnić, należy zaznaczyć pole Ceny z podatkiem na kartotece nabywcy.

7. W przypadku udzielenia rabatu wprowadź odpowiednią wartość procentową w polu Rabat wiersza (%). Wartość pola Kwota wiersza zostanie zaktualizowana.

   Jeśli ustawiono specjalne ceny zapasów na skróconej karcie Ceny sprzedaży i rabaty wiersza sprzedaży w kartotece zapasu lub nabywcy, cena i kwota zostaną automatycznie zaktualizowane w wierszu sprzedaży po spełnieniu kryteriów cenowych. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie cen sprzedaży, rabatów i umów płatności.

8. Powtórz kroki 9-12 dla każdego produktu lub kosztu dodatkowego, który ma zostać zafakturowany dla nabywcy.

   Sumy widoczne pod wierszami zostaną automatycznie zaktualizowane podczas tworzenia lub modyfikacji wierszy, tak aby zawierały kwoty do zaksięgowania.

   NOTE

   W bardzo nielicznych przypadkach, zaksięgowane kwoty mogą się różnić od kwot wyświetlanych w polach sumarycznych. Jest to często spowodowane obliczeniami zaokrągleń dla podatku VAT lub podatku od sprzedaży.
   
   Sprawdzenie rzeczywistych kwot do zaksięgowania jest możliwe na stronie Statystyka, która uwzględnia obliczenia zaokrągleń wartości. Dodatkowo, po wybraniu akcji Zwolnij, pola kwot zostaną zaktualizowane o wartości zaokrągleń.

9. W polu Kwota rabatu faktury wprowadź kwotę, którą należy odliczyć od wartości widocznej w polu Razem z VAT.

   Jeśli dla nabywcy skonfigurowano rabaty faktury, określona wartość procentowa zostanie automatycznie wstawiona w polu Rabat faktury % po spełnieniu wymaganych kryteriów, a powiązana kwota w polu Kwota rabatu faktury bez VAT. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Rejestrowanie cen sprzedaży, rabatów i umów płatności.

10. Po uzupełnieniu wierszy faktury sprzedaży wybierz akcję Zaksięguj i wyślij.

Okno dialogowe Zaksięguj i wyślij potwierdzenie wyświetla preferowaną przez nabywcę metodę odbioru dokumentów. Metodę można zmienić, wybierając przycisk wyszukiwania w polu Wyślij dokument do. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

W systemie zostaną utworzone powiązane zapisy księgi zapasów i księgi nabywców, a faktura sprzedaży zostanie wygenerowana w formie pliku PDF. Faktura sprzedaży zostanie usunięta z listy faktur sprzedaży i zastąpiona nowym dokumentem na liście zaksięgowanych faktur sprzedaży.

Obliczanie rabatów faktur przy sprzedaży

Po wprowadzeniu wszystkich zapasów jako wiersze, można obliczyć rabat faktury dla całego dokumentu sprzedaży, wybierając akcję Oblicz rabat faktury.

Rabat jest obliczany na podstawie wszystkich wierszy w dokumencie sprzedaży dla zapasów, w przypadku których pole Dozwolony rabat faktury zawiera Tak. Jest to domyślne ustawienie dla zapasów. Wiersze zawierające koszty dodatkowe, na przykład nie są uwzględniane w obliczaniu rabatu faktury. Jeśli rabat ma być zastosowany w takich wierszach, należy wprowadzić ustawienia w polu Rabat wiersza (%) w odpowiednich wierszach.

TIP

Jeśli zaznaczono pole Oblicz rabat faktury na stronie Ustawienia sprzedaży i należności, rabat jest obliczany automatycznie w przypadku wykonania jednej z wymienionych czynności na dokumencie sprzedaży:

• Wyświetlenie statystyk
• Wyświetlenie raportu testowego
• Wydrukować
• Księguj

Warunki rabatu faktury definiuje się dla poszczególnych nabywców na stronie Rabaty faktur nabywców. Kod waluty na dokumencie sprzedaży umożliwia wyszukanie warunków rabatu faktury w danej walucie.

Jeśli nie zdefiniowano rabatów faktury dla walut obcych, do obliczenia rabatu w danej walucie obcej zostaną użyte warunki rabatu faktury, które określono w tabeli Rabat faktury nabywcy oraz kurs wymiany waluty obowiązujący w dniu księgowania dokumentu sprzedaży.

Zaksięgowane faktury

Po zaksięgowaniu faktury, można ją wyszukać na liście zaksięgowanych faktur. Zarówno lista Zaksięgowane faktury sprzedaży jak i lista Zaksięgowane faktury zakupu zawierają zaksięgowane faktury z ostatecznymi numerami faktur. Z poziomu listy można wyświetlić poszczególne zaksięgowane faktury i skorygować lub anulować zaksięgowaną fakturę.

Dla każdej zaksięgowanej faktury, można wyświetlić statystyki, wymiary oraz zapisy księgi utworzone w wyniku zaksięgowania faktury. Możliwe jest także drukowanie lub wysyłanie zaksięgowanej faktury.

Przed opłaceniem zaksięgowanej faktury sprzedaży, można ją łatwo skorygować lub anulować. Opcja ta jest przydatna wtedy, gdy użytkownik popełnił błąd podczas wprowadzania danych lub nabywca zgłosił konieczność wprowadzenia zmian na wczesnym etapie realizacji zamówienia. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korygowanie lub anulowanie faktur sprzedaży. Jeśli zaksięgowana faktura sprzedaży została już opłacona, konieczne jest utworzenie faktury korygującej sprzedaży, aby wycofać transakcję sprzedaży. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przetwarzanie zwrotów lub anulowań sprzedaży.

Otwórz listę Zaksięgowane faktury sprzedaży w Business Central.

Rejestrowanie płatności

W zależności od swoich potrzeb, firma może obsługiwać i rejestrować płatności w różny sposób: ręcznie, automatycznie i z wykorzystaniem usług płatności.

Zarządzanie płatnościami odbywa się na poziomie kartoteki nabywcy. Podgląd nieopłaconych faktur dla poszczególnych nabywców jest możliwy po wybraniu akcji Rejestruj płatności nabywców. Po otwarciu okna, faktury można oznaczyć jako częściowo lub całkowicie opłacone. Proces uzgadniania płatności nabywcy polega na dopasowywaniu kwot przyjętych na koncie bankowym z powiązanymi nieopłaconymi fakturami sprzedaży, a następnie na księgowaniu płatności. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Aby uzgodnić pojedyncze płatności.

W organizacjach, w których zgodnie z warunkami umowy nabywca realizuje płatność po przyjęciu dostawy, zaksięgowana faktura sprzedaży pozostaje otwarta (niezapłacona) do czasu, aż dział księgowości zweryfikuje otrzymaną płatność i rozliczy ją z zaksięgowaną fakturą sprzedaży. Procedurę tę można przeprowadzić ręcznie lub automatycznie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykułach Uzgadnianie płatności nabywców z dziennikiem wpłat lub z zapisów księgi nabywców i Uzgadnianie płatności przy pomocy automatycznych rozliczeń.

W przypadku organizacji, w których nabywca realizuje płatność natychmiast po złożeniu zamówienia (np. za pośrednictwem usługi PayPal), płatność jest rejestrowana od razu po zaksięgowaniu faktury, a faktura zostaje zamknięta ze stanem całkowicie rozliczonej. Odpowiednią metodę płatności należy wybrać w polu Kod metody płatności w zamówieniu sprzedaży. Zobacz działania opisane w kroku 8. W przypadku płatności elektronicznych, takich jak PayPal, wymagane jest uzupełnienie pola Usługa płatnicza. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie płatności nabywców przez usługi płatnicze.

Istnieje też możliwość utworzenia faktur opłacanych bezpośrednio dla niezarejestrowanych nabywców po wcześniejszym skonfigurowaniu kartoteki nabywcy korzystającego z płatności gotówkowych i wskazania jej na fakturze sprzedaży. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie nabywców korzystających z płatności gotówkowych.

TIP

Aby wysłać nabywcom monity o zaległych płatnościach, należy ustawić poziomy monitu oraz warunki. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfiguracja warunków oraz poziomów monitów.

Numery dokumentów zewnętrznych

W dokumentach i dziennikach sprzedaży można określić numer dokumentu, który odnosi się do systemu numeracji używanego przez nabywcę. Pola można użyć, aby zarejestrować numer przypisany przez nabywcę do zamówienia, faktury i faktury korygującej. Danego numeru można użyć później, gdy zaistnieje potrzeba znalezienia powiązanego z numerem zaksięgowanego zapisu.

Ustawienie Nr dokumentu zewnętrznego na stronie Ustawienia sprzedaży i należności określa, czy wprowadzenie numeru dokumentu zewnętrznego jest obowiązkowe w polu Nr dokumentu zewnętrznego w nagłówku sprzedaży lub w polu Nr dokumentu zewnętrznego w wierszu dziennika głównego.

Po zaznaczeniu tego pola nie można zaksięgować faktury lub wiersza dziennika głównego bez podania numeru dokumentu zewnętrznego.

Numer dokumentu zewnętrznego jest uwzględniany w zaksięgowanych dokumentach, co umożliwia wyszukiwanie po danym numerze. Na podstawie numeru dokumentu zewnętrznego można także wyszukiwać dane w zapisach księgi nabywców.

Inny sposób obsługi numerów dokumentu zewnętrznego polega na wykorzystaniu pola Zewn. ozn. klienta. Jeśli jest wykorzystywane pole Zewn. ozn. klienta, numer zostanie uwzględniony w zaksięgowanych dokumentach i można z niego korzystać przy wyszukiwaniu w taki sam sposób jak w przypadku wartości z pól Nr dokumentu zewnętrznego. Jednak pole to nie jest dostępne na wierszach dziennika.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Sprzedaż
Konfigurowanie sprzedaży
Drukowanie listy pobrań
Zapasy
Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail
Pobieranie zaległych sald
Zbiorcze fakturowanie dla Microsoft Bookings w Business Central
Praca z Business Central