Scalanie zduplikowanych rekordów
Zdarza się, że w trakcie tworzenia kartotek dla nowych nabywców, dostawców i kontaktów przez różnych użytkowników, system automatycznie tworzy dla nich więcej niż jeden rekord. Zduplikowanymi rekordami można zarządzać na stronie Scalanie duplikatów. Strona umożliwia przegląd zduplikowanych wartości pól, a także wybranie wartości, które mają być zachowane w systemie lub zostać usunięte po scaleniu dwóch rekordów w jeden.
Uwaga
Z funkcjonalności mogą korzystać tylko użytkownicy posiadający uprawnienia do scalania duplikatów.
Porada
Na stronie Scalanie duplikatów widoczne są wszystkie pola zawierające różne wartości dla dwóch porównywanych rekordów. Rekord będący duplikatem zostanie przedstawiony w formie oddzielnej strony, zawierającej niewiele pól. Oznacza to, że rekord będący potencjalnym duplikatem nie jest nim w sytuacji, gdy strona wyświetla wiele pól.
Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie kartoteki nabywcy. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku dostawcy i kontaktu.
Wybierz ikonę
, wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz nabywcę, dla którego mogą istnieć zduplikowane rekordy, a następnie akcję Edycja.
Na stronie Kartoteka nabywcy wybierz akcję Scalaj z.
Na stronie Scalanie duplikatów w polu Scalaj z wybierz nabywcę będącego potencjalnym duplikatem dla otwartego rekordu nabywcy w polu Bieżący.
Skrócona karta Pola wyświetla listę pól zawierających różne wartości dla obu nabywców. Oznacza to, że jeśli dla wybranego nabywcy rzeczywiście istnieje zduplikowany rekord, lista zduplikowanych pozycji powinna zawierać tylko kilka pól, na przykład błędy wprowadzania danych.
Skrócona karta Tabele powiązane wyświetla listę tabel z polami powiązanymi z obojgiem nabywców. Pola Liczba bieżąca i Liczba duplikatów wyświetlają liczbę pól w powiązanych tabelach, w których użyto wartości Nr dla bieżącego i zduplikowanego klienta. Na stronie Scalanie duplikatów sekcja ta pełni jedynie rolę informacyjną. Jednak w przypadku wystąpienia konfliktu, można go rozwiązać na stronie Konflikty scalania duplikatów. Zobacz działania opisane w krokach 8-12.
Dla każdego pola, dla którego użytkownik chce użyć innej wartości, zaznacz pole wyboru Zastąp. Wartość pola Wartość alternatywna zostanie przeniesiona do bieżącego rekordu po zakończeniu procesu.
Po wybraniu wszystkich wartości, które mają zostać zastąpione lub pozostać niezmienione, wybierz akcję Scal.
System sprawdzi, czy scalanie zduplikowanych wartości dla bieżącego nabywcy nie powoduje konfliktu. Konflikt występuje w sytuacji, gdy w co najmniej jednym polu klucza podstawowego istnieje taka sama wartość dla obu nabywców, a wartość pola Nr jest różna.
Jeśli nie znaleziono żadnych konfliktów, wybierz przycisk Tak w oknie komunikatu potwierdzenia.
Nazwa zduplikowanego nabywcy zostanie zmieniona, dzięki czemu wartość pola Nr dla zduplikowanego nabywcy, której użyto we wszystkich polach powiązanych z tabelą nabywcy zostanie zastąpiona wartością pola Nr dla bieżącego nabywcy.
W przypadku wystąpienia konfliktu, wybierz akcję Rozwiąż (xx) konfliktów przed scalaniem na skróconej karcie Konflikty.
Na stronie Konflikty scalania duplikatów wybierz wiersz dla powiązanej tabeli, w której wystąpił konflikt, a następnie wybierz akcję Wyświetl szczegóły.
Strona Scalanie duplikatów wyświetla teraz pola wybranej tabeli powodujące konflikt pomiędzy dwoma scalanymi rekordami nabywcy. Należy zwrócić uwagę, że zarówno w zsumowanych wartościach pól BieżąceiKonflikty z jak i w wierszach, co najmniej jedno z pól klucza podstawowego jest takie samo dla obu nabywców, podczas gdy wartość pola Nr dla tych samych nabywców jest różna.
Jeśli zduplikowane rekordy nie mają być zachowane w systemie, wybierz akcję Usuń duplikat, a następnie przycisk Zamknij.
Identyczne wartości pola, różne od wartości pola Nr zostaną usunięte ze zduplikowanego rekordu i wstawione do rekordu bieżącego.
Jeśli zduplikowany rekord nabywcy ma zostać zachowany w aplikacji, wybierz akcję Zmień nazwę duplikatu.
W wierszach, oprócz pola Nr, w których pole ma taką samą wartość dla obu rekordów, zmień wartość w polu Wartość alternatywna, a następnie wybierz przycisk Zamknij.
Wartość pola będąca przyczyną konfliktu zostanie zaktualizowana dla zduplikowanego rekordu, tak aby możliwe było jego scalenie z bieżącym rekordem. Zduplikowany rekord będzie nadal istniał po scaleniu rekordów.
Kroki 8-12 należy powtarzać do momentu, aż wszystkie istniejące konflikty zostaną rozwiązane. Rozwiązanie wszystkich konfliktów spowoduje zniknięcie skróconej karty Konflikty.
Na stronie Scalanie duplikatów wybierz ponownie akcję Scal, a następnie przycisk Tak w komunikacie potwierdzenia.
Uwaga
W przypadku kontaktów, przed użyciem strony Scalanie duplikatów można skorzystać z tej funkcjonalności do wyszukiwania zduplikowanych kontaktów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wyszukiwanie zduplikowanych kontaktów.