Praca z umowami serwisowymi i ofertami umów serwisowych

Umowę serwisową można utworzyć ręcznie lub na podstawie oferty umowy serwisowej. Ofertę umowy serwisowej można użyć jako wstęp do umowy serwisowej, w którym firma składa ofertę nabywcy i otrzymuje akceptację nabywcy przed skonwertowaniem go w umowę serwisową. Tworzenie umowy serwisowej jest podobne do tworzenia oferty umowy serwisowej.

Aby utworzyć umowę serwisową lub ofertę umowy serwisowej

1. Wybierz ikonę , wprowadź Umowy serwisowe lub Oferty umowy serwisowej, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Utwórz nową umowę serwisową lub ofertę umowy serwisowej.
3. Wypełnij pole Numer. Otworzy się okienko dialogowe z zapytaniem, czy chcesz utworzyć umowę na podstawie szablonu umowy. Aby utworzyć w taki sposób umowę serwisową lub ofertę umowy serwisowej, wybierz przycisk Tak. Otworzy się strona Szablony umów serwisowych.
4. Wybierz odpowiedni szablon, a następnie wybierz OK, aby użyć go w tworzeniu umowy serwisowej lub oferty umowy serwisowej.
5. Wybierz nabywcę w polu Numer nabywcy.
6. Aby różnica kwoty rocznej nie była dzielona automatycznie, zaznacz pole wyboru Dozwól kwoty niezbilansowane. Wartości w polach Kwota roczna i Obliczona kwota roczna nie są automatycznie wyrównywane. Jeśli chcesz, aby rozliczenie automatycznie dzieliło różnicę kwoty rocznej, która mogła wystąpić z powodu zmiany w umowie serwisowej, pole wyboru Dozwól kwoty niezbilansowane pozostaw niezaznaczone.
7. Dodaj wiersze umowy do umowy serwisowej lub oferty umowy serwisowej.
8. W razie potrzeby wypełnij odpowiednio pozostałe pola.

Aby skonwertować ofertę umowy serwisowej w umowę serwisową

Po zaakceptowaniu oferty umowy serwisowej przez nabywcę, należy przekonwertować ją w umowę serwisową. Jednocześnie można utworzyć fakturę serwisu dla początkowego okresu umowy, jeśli data początkowa umowy przypada przed rozpoczęciem okresu następnej faktury.

Po ukończeniu poniżej wymienionych kroków zostanie utworzona umowa serwisowa o stanie Podpisana. Jeśli dla początkowego okresu umowy zostaje utworzona faktura serwisu, kwota zafakturowana jest obliczana przy użyciu podanej poniżej metody, w zależności od tego, czy umowa jest szczegółowa.

W przypadku umów szczegółowych, kwota zafakturowana obliczana jest w następujący sposób:

• Kwota zafakturowana = suma kwot zafakturowanych dla każdego wiersza umowy.
• Kwota zafakturowana każdego wiersza umowy = ((wartość oferty ÷ 12) × liczba miesięcy w okresie początkowym) + (( wartość oferty ÷ liczba dni w roku) × liczba dni pozostałych w okresie początkowym).
• Jeśli wiersz umowy wygaśnie przed końcem okresu początkowego, data ważności staje się datą końcową okresu początkowego dla wiersza.

Dla umów nieszczegółowych, kwota zafakturowana obliczana jest w następujący sposób:

• Kwota zafakturowana = (kwota roczna ÷ liczba dni w roku) × liczba dni w okresie początkowym.
• Jeśli umowa wygaśnie przed końcem okresu początkowego, data ważności staje się datą końcową okresu początkowego.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Oferty umowy serwisowej, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz ofertę umowy serwisowej, którą chcesz przekonwertować w umowę serwisową.
3. Wybierz akcję Utwórz umowę.
4. Jeśli data początkowa umowy przypada przed rozpoczęciem okresu następnej faktury, użytkownik zostanie zapytany, czy chce utworzyć fakturę dla okresu początkowego umowy. Wybierz Tak.

Faktura serwisu jest księgowana na koncie serwisowym umowy, nawet jeśli jest to umowa z zaliczką.

Aby utworzyć faktury korygujące serwisu dla umowy

Gdy nabywca anuluje umowę serwisową z zaliczką lub usuwa przedmiot serwisu z umowy z zaliczką, można użyć faktury korygującej serwisu do umowy. Można jej użyć także do skorygowania błędnej faktury serwisu.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Faktury korygujące serwisu, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Utwórz nową fakturę korygującą serwisu.

3. Wypełnij pole Numer.

4. W polu Numer nabywcy wprowadź numer nabywcy z umowy serwisowej.

   Skrócona karta Fakturowanie pokazuje informacje skopiowane z kartoteki Nabywca. Aby zaksięgować fakturę korygującą dla innego nabywcy niż ten określony na skróconej karcie Ogólne, wprowadź jego numer w polu Numer odbiorcy faktury.

   Uwaga

   Można porównać fakturę korygującą do oryginału zaksięgowanego dokumentu na stronie Zaksięgowane faktury serwisu. Wybierz ikonę , wprowadź Zaksięgowane faktury serwisu, a następnie wybierz powiązane łącze.

5. Wypełnij pola Data księgowania i Data dokumentu.

6. W wierszach faktury korygującej wprowadź informacje o zwróconych lub usuniętych zapasach, bądź o dodatku który zostanie wysłany. Można także użyć zadania wsadowego Pobierz zapisy zaliczki umowy.

Aby automatycznie utworzyć fakturę korygującą po usunięciu wierszy umowy z umowy serwisowej, zaznacz pole wyboru Automatyczne faktury korygujące na stronie Umowa serwisowa na skróconej karcie Szczegóły faktury.

Aby ręcznie utworzyć fakturę korygującą po usunięciu wierszy umowy z umowy serwisowej, wybierz akcję Faktura korygująca na stronie Umowa serwisowa.

Aktualizowanie i wycenianie umów

Czasami po utworzeniu umowy trzeba zmienić jej warunki. W większości przypadków wystarczy otworzyć właściwą umowę na stronie Umowa serwisowa i odpowiednio ją zmienić.

Można zmienić status umowy początkowo ustawiony na Zablokowany, a także dodawać i usuwać wiersze umowy oraz anulować umowę. Aby sprawdzić powodzenie biznesu mierzone zyskami i stratami, można wykonać szybką analizę, korzystając z funkcji Trendy umowy.

Aby dodać wiersz umowy do umowy serwisowej lub oferty umowy

Gdy nabywca dokonuje zakupu nowego zapasu i chce włączyć go do istniejącej już umowy serwisowej lub oferty umowy, można zarejestrować ten zapas jako przedmiot serwisu, a następnie dodać go jako nowy wiersz umowy do umowy lub oferty umowy.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz umowę serwisową lub ofertę umowy serwisowej, do której chcesz dodać nowy wiersz umowy.
3. Wybierz akcję Otwórz umowę aby otworzyć okno edycji umowy serwisowej lub oferty umowy serwisowej.
4. Aby zmienić kwotę roczną i ręcznie podzielić różnicę kwoty rocznej w wierszach umowy, zaznacz pole Dozwól kwoty niezbilansowane na skróconej karcie Szczegóły faktury. W przeciwnym razie wyczyść pole wyboru Dozw. kwoty niezbilansowane. Działanie to spowoduje automatyczny podział różnicy kwoty rocznej w wierszach umowy po zmianie kwoty rocznej kwoty.
5. Na skróconej karcie Wiersze dodaj przedmiot serwisu, zapas lub opis w każdym wierszu umowy. Opcjonalnie, można dodać wiersze oferty umowy. Zauważ, że można utworzyć wiele umów dla jednego przedmiotu serwisu, aby został on jednocześnie uwzględniony w różnych umowach serwisowych lub ofertach umowy.
6. Zweryfikuj i popraw w razie potrzeby wartości w polach Rabat wiersza (%), Kwota rabatu wiersza, Godzina reakcji, Okres serwisu i innych.

Aby usunąć wiersze umowy

Podczas usuwania przedmiotów serwisu z umowy serwisowej, może zaistnieć potrzeba usunięcia odpowiadających im wierszy umowy z umowy serwisowej. Wiersze umowy zazwyczaj usuwane są gdy wygasły lub odpowiadający im przedmiot serwisu jest zepsuty.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz umowę serwisową, z której chcesz usunąć wiersze umowy.
3. Wybierz akcję Otwórz umowę, aby otworzyć okno edycji umowy serwisowej.
4. Wybierz wiersz umowy, który ma zostać usunięty. Wprowadź datę, od której chcesz usunąć wiersz, w polu Data wygaśnięcia umowy. Na przykład, można wprowadzić datę awarii przedmiotu serwisu.
5. Wybierz akcję Usuń wiersze umowy. Otworzy się strona Usuń wiersze z umowy.
6. Wypełnij domyślne filtry: Numer umowy, Numer przedmiotu serwisu i Typ umowy. W razie potrzeby można zastosować więcej filtrów lub zmienić istniejące.
7. Wypełnij pola na skróconej karcie Opcje, a następnie wybierz akcję Usuń wiersze.

Uwaga

Jeśli umowa nie jest szczegółowa, należy zaktualizować wartość w polu Kwota roczna na skróconej karcie Szczegóły faktury na stronie Umowa serwisowa tak, aby odzwierciedlała ona usunięcie przedmiotu serwisu z umowy.

Jeżeli umowa jest szczegółowa i z zaliczką, a także jeśli zaksięgowano już dla niej fakturę, można utworzyć fakturę korygującą dla tej umowy. Wybierz akcję Utwórz fakturę korygującą. Jeśli pole wyboru Automatyczne faktury korygujące na skróconej karcie Szczegóły faktury jest zaznaczone, działanie to nie jest wymagane. W tym przypadku faktura korygująca zostaje utworzona w momencie usunięcia wiersza umowy.

Koszt i wartość wiersza serwisu

W wierszach umowy serwisowej kwoty w polach Koszt wiersza i Wartość wiersza obliczane są zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

Opcje kosztu wiersza	Opis
Przedmiot serwisu	Koszt jest automatycznie pobierany z pola Domyślny koszt umowy w tabeli Przedmiot serwisowy i kopiowany do pola Koszt wiersza. Do obliczenia kosztu wiersza stosuje się poniższą formułę: Jednostkowy koszt sprzedaży × Wartość umowy (%) ÷ 100
Zapas	Koszt jest automatycznie pobierany z pola Koszt jednostkowy w tabeli Zapasi wartości polaWartość umowy (%) w tabeli Ustawienia zarządzania serwisem. Do obliczenia kosztu wiersza stosuje się poniższą formułę: Koszt jednostkowy × Wartość umowy (%) ÷ 100
Opis	Wartość w polu Koszt wiersza jest wyzerowana.

Opcje wartości wiersza	Opis
Przedmiot serwisu	Cena jest automatycznie pobierana z pola Domyślna wartość umowy w tabeli Przedmiot serwisu i kopiowana do polaWartość wiersza.
Zapas	W zależności od wartości w polu Metoda kalkulacji wartości umowy w tabeli Ustawienia zarządzania serwisem, kwota pobierana jest z pola Cena jednostkowa lub Koszt jednostkowy z tabeli Zapas. Następnie wartość ta zostaje przemnożona przez zawartość pola Wartość umowy (%) w tabeli Ustawienia zarządzania serwisem i podzielona przez 100. Kwota ta zostaje skopiowana do pola Wartość wiersza. UWAGA: Jeśli w polu Metoda kalkulacji wartości umowy ustawiono opcję Bez kalkulacji, zawartość pola Wartość wiersza nie jest obliczana.
Opis	Zawartość pola Wartość wiersza jest wyzerowana.

Aby dodać rabat dla umowy do ofert umowy serwisowej

Istnieje możliwość dodania rabatu dla umowy do usług dla ofert umowy i umów serwisowych. Rabaty mogą dotyczyć części zapasowych w konkretnych grupach przedmiotów serwisu, godzin zasobów dla zasobów w konkretnych grupach zasobów oraz konkretnych kosztów serwisu.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Oferty umowy serwisowej, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz ofertę, do której mają zostać dodane rabaty.
3. Wybierz akcję Rabaty serwisowe. Otworzy się strona Rabaty dla umowy/serwisu.
4. Aby utworzyć nowy rabat dla umowy, wybierz akcję Nowy.
5. Wypełnij odpowiednio wymagane pola w wierszu Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.

Porada

Aby dodać rabaty dla umowy, wykonaj kroki podobne do tych ze strony Umowa serwisowa.

Aby zmienić właściciela umowy serwisowej

Może zaistnieć potrzeba zmiany właściciela umowy serwisowej. Jeśli przedmiot serwisowy w umowie serwisowej jest zarejestrowany w wielu nieanulowanych umowach tego samego nabywcy, właściciel wszystkich umów serwisowych zawierających ten przedmiot serwisowy oraz wszystkie inne przedmioty serwisowe zawarte w tych umowach, zostanie automatycznie zaktualizowany.

Uwaga

W takim przypadku, pod uwagę są brane jedynie umowy nieanulowane. Stan ofert umowy nie jest uwzględniany.

Ważne

Przedmioty serwisu i umowy mogą być powiązane. Zmiana właściciela umowy serwisowej może wpłynąć na te relacje.

Na przykład załóżmy, że zapas numer 8 zawarty jest w umowach SC00003 i SC00015. Umowa SC00015 obejmuje też zapas numer 15, który jest też zawarty w umowie SC00080. W takim przypadku zostanie zmieniony właściciel wszystkich trzech umów i przedmiotów serwisowych.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze. Otwórz umowę serwisową, której właściciel ma zostać zmieniony.
2. Wybierz akcję Otwórz umowę, aby otworzyć okno edycji umowy.
3. Wybierz akcję Zmień nabywcę. Otworzy się strona Zmień nabywcę w umowie.
4. W polach Numer umowy i Numer przedmiotu serwisu można zobaczyć numery umowy i przedmiotu serwisu posiadanych przez wybranego nabywcę. Jeśli nabywca posiada więcej niż jedną umowę obejmującą więcej niż jeden przedmiot serwisu, wartością tych pól będzie Wiele. Aby zobaczyć listę powiązanych umów lub przedmiotów serwisu, wybierz te wartości pola.
5. W polu Numer nowego nabywcy wybierz nowego nabywcę.
6. W polu Kod nowego odbiorcy dostawy wybierz adres.
7. Wybierz przycisk OK, aby zmienić nabywcę i kod odbiorcy dostawy umów serwisowych.
8. Wybierz akcję Zablokuj umowę, aby zablokować umowę i upewnić się, że dokonane zmiany będą zawarte w umowach.

Aby zaktualizować cenę umowy serwisowej

Ceny umów serwisowych można aktualizować poprzez określenie wartości procentowej aktualizacji ceny.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Aktualizuj ceny umowy serwisowej, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz umowę serwisową.
3. W polu Aktualizuj do daty wprowadź datę. Zadanie wsadowe zaktualizuje ceny umów o datę następnej aktualizacji ceny podaną wybranego dnia lub wcześniej.
4. W polu Aktualizacja ceny (%) wprowadź wartość procentową, o którą chcesz aktualizować ceny.
5. W polu Akcja wybierz Aktualizowanie cen umowy.

Aby zaksięgować zapisy zaliczki umowy

Pracując z umowami serwisowymi z zaliczką, należy regularnie księgować zapisy zaliczek umowy, a tym samym przelewać płatności zaliczkowe z kont umowy z zaliczką na zwykłe konta umowy.

Przed zaksięgowaniem zapisów zaliczek umowy należy określić serię numeracji w polu Seria numeracji dokumentów księgowych zaliczki na stronie Ustawienia zarządzania serwisem.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Księguj zapisy zaliczki umowy, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. W polu Księguj do daty wprowadź datę. Zadanie wsadowe księguje zapisy księgi serwisu z zaliczką z datami księgowania do tej daty.
3. W polu Data księgowania wprowadź datę, której chcesz użyć jako daty księgowania w wierszu dziennika głównego.
4. W polu Akcja wybierz Księguj transakcje zaliczek.
5. Wybierz OK aby zaksięgować zapisy.

Zmiana stanu umowy serwisowej

Po podpisaniu umowy serwisowej wartość pola Zmień stan zostaje automatycznie ustawiona na Zablokowana. Aby zmodyfikować informacje w umowie serwisowej lub ofercie umowy serwisowej, należy najpierw zmienić stan umowy lub oferty umowy z **Zamknięta ** na Otwarta. Należy pamiętać, że jeśli dla umowy ustawiono stan Otwarta, nie można tworzyć faktur serwisu dla umowy serwisu. Po modyfikacji umowy lub oferty umowy należy z powrotem zmienić stan umowy na Zamknięta, aby można było tworzyć faktury serwisu i zapisy księgi dla umowy serwisu, uwzględniając wprowadzone zmiany.

Uwaga

Pole Zmień stan nie jest powiązane z polem Stan zwolnienia w nagłówku zlecenia serwisowego zarządzającego magazynową obsługą przedmiotów serwisu.

Aby anulować umowę serwisową

Kiedy umowa wygaśnie lub zostanie anulowana przez użytkownika lub nabywcę, może zaistnieć potrzeba anulowania umowy serwisowej.

Uwaga

Po anulowaniu umowy nie jest możliwe jej ponowne otwarcie.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Umowy serwisowe, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Otwórz umowę, aby ją anulować.

3. Wybierz akcję Otwórz umowę, aby otworzyć okno edycji umowy serwisowej.

4. W polu Kod przyczyny anulowania wybierz odpowiedni kod przyczyny. Aby dodać więcej kodów przyczyny, wybierz akcję Zaawansowane.

   Jeśli pole wyboru Użyj przyczyny anulowania umów na stronie Ustawienia zarządzania serwisem jest zaznaczone, przy anulowaniu umów należy określić kod przyczyny anulowania.

5. W polu stan Stan wybierz Anulowana.

6. Jeśli istnieją niezaksięgowane faktury, faktury korygujące lub otwarte zapisy zaliczki umowy, wyświetli się wiadomość potwierdzająca. W oknie wiadomości wybierz Nie, aby wrócić do umowy i zaksięgować te dokumenty lub Tak, aby kontynuować proces anulowania.

Wypełnianie umowy serwisowej lub oferty umowy

Umowy serwisowe i oferty umowy można zapisać w dowolnym momencie, aby zarejestrować i zarchiwizować kopię umowy lub oferty umowy. Business Central zapisuje umowy serwisowe automatycznie, podczas konwertowania ofert w umowy lub anulowania umów serwisowych. Można zapisać umowę lub ofertę poprzez wybranie akcji Zachowaj umowę na stronie Umowy serwisowe lub Oferty umowy serwisowej. Zarchiwizowane umowy lub oferty można wyświetlić wyszukując Zachowane umowy.

Zobacz też

Konfigurowanie umów serwisowych
Zarządzanie serwisem
Konwersja umów serwisowych zawierających kwoty VAT