Tworzenie serii numeracji
Dla każdej skonfigurowanej firmy, użytkownik musi przypisać unikatowe kody identyfikujące do elementów takich jak konta księgi głównej, konta nabywcy i dostawcy, faktury i inne dokumenty. Numeracja jest ważna nie tylko dla identyfikacji. Dobrze zaprojektowany system numeracji ułatwia zarządzanie i analizę firmy oraz zmniejsza liczbę błędów występujących przy wprowadzaniu danych.
Ważne
Luki w seriach numeracji domyślnie nie są dozwolone, ponieważ zgodnie z prawem, musi być dostępna dokładna historia transakcji finansowych zgodna z nieprzerwaną sekwencją bez usuniętych numerów.
Aby pozwolić na luki w niektórych seriach numeracji, użytkownik powinien skonsultować się z audytorem, aby upewnić się, że zachowuje zgodność z wymaganiami prawnymi w swoim kraju/regionie. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Luki w seriach numeracji.
Uwaga
Zaleca się użycie tych samych kodów serii numeracji, które są widoczne na stronie Lista serii numeracji w firmie przykładowej CRONUS. Kody takie jak P-INV+ mogą na początku wydawać się pozbawione sensu, jednak Business Central zawiera kilka domyślnych ustawień zależnych od tych kodów serii numeracji.
System numeracji tworzy się przez konfigurację jednego lub więcej kodów dla każdego typu danych podstawowych lub dokumentu. Na przykład, użytkownik może skonfigurować jeden kod do numeracji nabywców, kolejny kod do numeracji faktur sprzedaży i następny do numeracji dokumentów w dziennikach głównych. Po konfiguracji kodu należy skonfigurować co najmniej jeden wiersz serii numeracji. Wiersz serii numeracji zawiera informacje takie jak pierwszy i ostatni numer oraz datę początkową serii. Użytkownik może skonfigurować więcej niż jeden wiersz serii numeracji na kod serii numeracji o innej dacie początkowej dla każdego wiersza. Serie będą używane po kolei, rozpoczynając każdą serię o odpowiedniej dacie początkowej.
Uwaga
Maksymalna długość numeru w serii numeracji wynosi 20 znaków. W niektórych przypadkach Business Central doda numer za pomocą identyfikatora wygenerowanego przez system. Na przykład, kiedy dokumenty takie jak faktury są używane do rozliczania transakcji, np. płatności, Business Central generuje identyfikatory dla rozliczanych płatności. Identyfikator składa się z numeru pochodzącego z serii numeracji oraz sześcioznakowego identyfikatora przypisanego przez system, np. -12345. W przypadku przetwarzania więcej niż 9999 dokumentów w banku lub dzienniku GIRO lub dzienników wpłat, należy ustawić serię numeracji dla tych typów dokumentów, aby zawierały mniej niż 14 znaków.
Zazwyczaj serie numeracji są konfigurowane tak, aby automatycznie wstawiały kolejny numer na nowo utworzonych kartotekach lub dokumentach. Można jednak skonfigurować też serię numeracji tak, aby pozwalała na ręczne wprowadzenie nowego numeru. Określa się to za pomocą pola wyboru Ręczna seria numeracji.
Jeśli użytkownik chce użyć więcej niż jednego kodu serii numeracji dla jednego typu danych podstawowych - na przykład, jeśli chce użyć różnych serii numeracji dla różnych kategorii zapasów - może on użyć relacji serii numeracji.
Luki w seriach numeracji
Nie wszystkie rekordy tworzone w Business Central są transakcjami finansowymi, które wymagają użycia numeracji sekwencyjnej. Kartoteki nabywców, oferty sprzedaży i działania magazynowe są przykładami rekordów o przypisanym numerze z serii numeracji, które jednak nie podlegają inspekcji finansowej i/lub mogą być usunięte. Dla takich serii numeracji można zaznaczyć pole wyboru Zezwalaj na luki w serii num. na stronie Wiersze serii numeracji. To ustawienie może być też zmienione po utworzeniu serii numeracji. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby utworzyć nową serię numeracji.
Zachowanie pola Nr w dokumentach i kartotekach
W dokumentach sprzedaży, zakupu i przesunięcia oraz na wszystkich kartotekach pole Nr może być wypełnione automatycznie z serii numeracji lub ręcznie oraz może być ustawione jako niewidzialne.
Pole Nr może być wypełnione na trzy sposoby:
Jeśli tylko jedna seria numeracji dla typu dokumentu lub kartoteki istnieje tam, gdzie zaznaczone jest pole wyboru Domyślna seria numeracji i nie jest zaznaczone pole wyboru Ręczna seria numeracji, pole jest automatycznie wypełnione następnym numerem w serii, a pole Nr nie będzie widoczne.
Uwaga
Jeśli seria numeracji nie funkcjonuje, ponieważ przykładowo skończyły się numery, pole Nr będzie widoczne i użytkownik będzie mógł ręcznie wpisać numer lub rozwiązać problemy na stronie Seria numeracji.
Jeśli istnieje więcej niż jedna seria numeracji dla typu dokumentu lub kartoteki, a pole wyboru Domyślna seria numeracji nie jest zaznaczone dla aktualnie przypisanej serii numeracji, pole Nr jest widoczne i użytkownik może przejść na stronę Seria numeracji i wybrać serię numeracji, którą chce użyć. Następnie w polu Nr zostanie wpisany kolejny numer z serii.
Jeśli użytkownik nie skonfigurował serii numeracji dla typu dokumentu lub kartoteki lub jeśli pole Ręczna seria numeracji jest wybrane dla serii numeracji, pole Nr jest widoczne i należy wprowadzić numer ręcznie. Można użyć maksymalnie 20 znaków — zarówno liter, jak i cyfr.
Gdy użytkownik otwiera nowy dokument lub kartotekę, dla której istnieje seria numeracji, otwiera się odpowiednia strona Konfiguracja serii numeracji, aby użytkownik mógł skonfigurować serię numeracji dla tego typu dokumentu lub kartoteki przed wprowadzeniem pozostałych danych.
Uwaga
Jeśli potrzebne jest umożliwienie ręcznej numeracji na, przykładowo, kartotekach nowych zapasów utworzonych wra z procesem migracji danych, który domyślnie ukrył pole Nr, należy przejść do strony Ustawienia zapasów i wybrać pole Seria numeracji zapasu, aby otworzyć i ustawić powiązaną serię numeracji z opcją Ręczna seria numeracji.
Aby utworzyć nową serię numeracji
- Wybierz ikonę
, wprowadź Seria numeracji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz akcję Nowy.
- Wypełnij odpowiednio pola w nowym wierszu. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
- Wybierz akcję Wiersze.
- Na stronie Wiersze serii numeracji wypełnij pola, aby określić rzeczywiste użycie i zawartość serii numeracji utworzonej w kroku 2.
- Powtórz krok 5 dla wszystkich potrzebnych użyć serii numeracji. Pole Data początkowa określa, który wiersz serii numeracji jest aktywny.
Aby skonfigurować użycie serii numeracji
Poniższa procedura pokazuje, jak należy skonfigurować serię numeracji dla obszaru Sprzedaż. Kroki podobne są do tych z innych obszarów.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Sprzedaż i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz pożądaną serię numeracji dla każdej kartoteki lub dokumentu sprzedaży na stronie Sprzedaż i należności na skróconej karcie Seria numeracji.
Wybrana liczba będzie użyta do wypełnienia pola Nr w danej kartotece lub dokumencie według ustawień określonych w wierszu serii numeracji.
Aby utworzyć relacje serii numeracji
Jeżeli zdefiniowano więcej niż jeden kod serii numeracji dla tego samego rodzaju transakcji lub informacji podstawowych, można utworzyć relacje tych kodów. Funkcja ta jest przydatna w przypadku wybierania kodu na potrzeby używanego numeru.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Seria numeracji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Zaznacz wiersz z serią numeracji, dla której chcesz utworzyć relacje, a następnie wybierz Relacje.
- W polu Kod serii wprowadź kod serii numeracji, którą chcesz powiązać relacją z serią wybraną w kroku 2.
- Dodaj wiersz dla każdego kodu, który ma zostać powiązany z wybraną serią numeracji.
- Zamknij stronę.
Po zdefiniowaniu elementu wymagającego numeru, można używać utworzonych relacji w celu wybrania odpowiedniej powiązanej serii numeracji.