Zarządzanie załącznikami, łączami i notatkami w kartotekach i dokumentach
W większości stron listy, kartotek i dokumentów, w polu typu FactBox w zakładce Załączniki można załączyć pliki, dodać łącza oraz zapisywać notatki. Liczba za tytułem karty wskazuje ile załączonych plików, łączy lub notatek istnieje dla danej kartoteki lub dokumentu.
Na skróconej karcie Wiersze można także użyć akcji Załączniki, aby załączyć dokumenty do określonego wiersza. Na przykład, można załączyć specyfikacje projektu do zapasu w fakturze zakupu.
Załączniki, łącza i notatki pozostaną dołączone do kartoteki lub dokumentu podczas jego przetwarzania w różnych formach. Na przykład z realizowanego zamówienia sprzedaży na zaksięgowaną fakturę sprzedaży. Jednakże, żaden z typów załącznika nie wychodzi z systemu z systemu, na przykład podczas drukowania lub zapisywania do pliku.
Można również dodawać załączniki do wiadomości e-mail wysyłanych z Business Central. Podczas wysyłania wiadomości e-mail bezpośrednio z dokumentu takiego jak oferta sprzedaży, można użyć akcji Dodaj plik z dokumentu źródłowego, aby wybrać plik, który został załączony. Można wybrać tylko pliki załączone do dokumentu. Wybranie pliku dołączonego do wiersza jest niemożliwe.
Uwaga
Gdy zamówienie zakupu lub zamówienie sprzedaży jest wydawane i fakturowane częściowo, załącznik zostanie załączony tylko w ostatecznej fakturze danego zamówienia. Podobnie, podczas księgowania za pomocą funkcji Rozliczenia międzyokresowe, załącznik zostanie załączony do zapisów K/G dokumentu, ale nie do zapisów rozliczenia międzyokresowego.
Podczas usuwania zamówienia przed zafakturowaniem, usunięty zostaje także załącznik.
Przy użyciu akcji Pobierz wiersze przyjęcia z faktury zakupu, załącznik w powiązanym zamówieniu zakupu jest dodawany do faktury zakupu.
Aby załączyć plik do faktury zakupu
Możliwe jest dołączenie każdego typu pliku takiego jak plik tekstowy, obraz lub wideo do kartoteki, dokumentu lub wiersza dokumentu. Ta funkcja jest przydatna na przykład do przechowania faktury dostawcy jako pliku PDF na powiązanej fakturze zakupu w Business Central.
Uwaga
Pliki załączone za pomocą funkcji Dokumenty przychodzące nie są uwzględniane na karcie Załączniki. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dokumenty przychodzące. To samo dotyczy plików dołączonych do wierszy dokumentu.
Poniższa procedura bazuje na fakturze zakupu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku innych wspieranych dokumentów i kartotek.
Porada
Załączniki specyficzne dla wiersza dokumentu można dołączyć do wiersza. W tym celu należy wybrać wiersz, a następnie akcję Załączniki.
Wybierz ikonę
, wprowadź Faktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.Otwórz fakturę zakupu, do której chcesz dołączyć plik.
W polu FactBox, otwórz kartę Załączniki.
Wybierz wartość stojącą za polem Dokumenty, na przykład „0”.
Na stronie Załączone dokumenty, w polu Załącznik.
W oknie dialogowym Załącz dokument wykonaj jeden z poniższych kroków, aby załączyć plik:
- Przeciągnij plik z eksploratora na urządzeniu do okna dialogowego.
- Wybierz łącze kliknij tutaj, aby przeglądać, znajdź plik i wybierz przycisk Otwórz.
Plik jest teraz załączony do faktury zakupu.
Aby wyświetlić załączony plik
- W polu informacji, otwórz kartę Załączniki.
- Wybierz wartość stojącą za polem Dokumenty, na przykład „1”.
- Na stronie Załączone dokumenty, wybierz akcję Podgląd.
- Otwórz pobrany plik.
Aby zapisać dokument jako załącznik PDF
Za każdym razem, gdy trzeba zapisać dokument jako plik, można wykorzystać akcję Załącz jako PDF, aby przechwycić bieżącą zawartość dokumentu jako plik PDF załączony do pola informacji dokumentu. Jest to użyteczne, na przykład, gdy dokumenty przechodzą przez wiele kroków procesu, takiego jak proces sprzedaży lub przepływ pracy akceptacji i potrzebne jest odwołanie do wydruku poprzedniego kroku.
Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie zamówienia sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich wspieranych dokumentów.
- Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz zamówienie sprzedaży, a następnie wybierz akcję Załącz jako PDF.
Plik PDF zawierający bieżącą zawartość zamówienia sprzedaży jest dodany do karty Załączniki w polu informacji.
Aby dodać łącze z kartoteki zapasu
Do dokumentu lub kartoteki można dodać łącze do dowolnego adresu URL. Jest to przydatne, na przykład, gdy trzeba połączyć kartotekę zapasu z katalogiem zapasów dostawcy.
Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie kartoteki zapasu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich innych wspieranych dokumentów i kartotek.
Wybierz ikonę
, wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz zapas, do którego chcesz dodać łącze, a następnie w polu informacji wybierz kartę Załączniki.
W Łącza, wybierz ikonę +.
W polu Adres łącza wprowadź łącze.
Łącze musi być prawidłowym adresem URL sieci internet lub intranet.
W polu Opis wprowadź dowolne informacje na temat łącza.
Wybierz przycisk OK.
Łącze jest teraz załączone do kartoteki zapasu.
Aby napisać notatkę na zamówieniu sprzedaży
Można napisać notatkę w dokumencie lub kartotece, aby na przykład zakomunikować innym użytkownikom dokumentu lub kartoteki specjalne instrukcje. Notatki mogą zawierać łącza i adresy URL.
Uwaga
Notatki na karcie Załączniki nie są powiązane z funkcjonalnością notatek wewnętrznych, które są wykorzystywane głównie do komunikacji między użytkownikami przepływu pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Powiadomienia o przepływie akceptacji.
Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie zamówienia sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku innych wspieranych dokumentów i kartotek.
- Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz zamówienie sprzedaży, w którym chcesz napisać notatkę, a następnie w polu informacji wybierz kartę Załączniki.
- W sekcji Notatki wybierz ikonę +.
- W polu Notatka wpisz dowolny tekst, na przykład „Pilne zamówienie.”.
- Wybierz przycisk OK.
Notatka jest teraz załączona do zamówienia sprzedaży.
Zobacz też
Praca z Business Central
Dokumenty przychodzące
Powiadomienia o przepływie akceptacji