Zarządzanie załącznikami, łączami i notatkami w kartotekach i dokumentach

W większości kartotek i dokumentów, w polu informacji można załączyć pliki, dodać łącza oraz zapisywać notatki. Dla łączy i notatek można to również zrobić na stronie listy, wybierając najpierw odpowiedni wiersz.

Aby wyświetlić lub zmienić którykolwiek z tych typów załączonych informacji, należy najpierw otworzyć kartę Załączniki w polu informacji. Liczba za tytułem karty wskazuje ile załączonych plików, łączy lub notatek istnieje dla danej kartoteki lub dokumentu.

Załączniki, łącza oraz notatki pozostają załączone w miarę przetwarzania stanu dokumentu lub kartoteki, na przykład z realizowanego zamówienia sprzedaży do zaksięgowanej faktury sprzedaży. Jednakże, żaden z typów załącznika nie wychodzi z systemu z systemu, na przykład podczas drukowania lub zapisywania do pliku.

Uwaga

Gdy zamówienie zakupu lub zamówienie sprzedaży jest wydawane i fakturowane częściowo, załącznik zostanie załączony tylko w ostatecznej fakturze danego zamówienia. Podobnie, podczas księgowania za pomocą funkcji Rozliczenia międzyokresowe, załącznik zostanie załączony do zapisów K/G dokumentu, ale nie do zapisów rozliczenia międzyokresowego.

Podczas usuwania zamówienia przed zafakturowaniem, usunięty zostaje także załącznik. Podczas fakturowania zamówień zakupu przy użyciu akcji Pobierz wiersze przyjęcia z faktury zakupu, załącznik na zamówieniu zakupu nie jest dodawany do faktury zakupu.

Aby załączyć plik do faktury zakupu

Do kartoteki lub dokumentu można załączyć dowolny typ pliku zawierającego tekst, obraz lub wideo. Ta funkcja jest przydatna na przykład do przechowania faktury dostawcy jako pliku PDF na powiązanej fakturze zakupu w Business Central.

Uwaga

Pliki załączone za pomocą funkcji Dokumenty przychodzące nie są uwzględniane na karcie Załączniki. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dokumenty przychodzące.

Poniższa procedura bazuje na fakturze zakupu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku innych wspieranych dokumentów i kartotek.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadźFaktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Otwórz zamówienie sprzedaży, do którego chcesz załączyć plik.
  3. W polu informacji, otwórz kartę Załączniki.
  4. Wybierz wartość stojącą za polem Dokumenty, na przykład „0”.
  5. Na stronie Załączone dokumenty, w polu Załącznik wybierz akcję Zaznacz plik.
  6. Zaznacz plik z dowolnej lokalizacji, a następnie wybierz przycisk Otwórz.

Plik jest teraz załączony do faktury zakupu.

Aby wyświetlić załączony plik

  1. W polu informacji, otwórz kartę Załączniki.
  2. Wybierz wartość stojącą za polem Dokumenty, na przykład „1”.
  3. Na stronie Załączone dokumenty, wybierz akcję Podgląd.
  4. Otwórz pobrany plik.

Aby zapisać dokument jako załącznik PDF

Za każdym razem, gdy trzeba zapisać dokument jako plik, można wykorzystać akcję Załącz jako PDF, aby przechwycić bieżącą zawartość dokumentu jako plik PDF załączony do pola informacji dokumentu. Jest to użyteczne, na przykład, gdy dokumenty przechodzą przez wiele kroków procesu, takiego jak proces sprzedaży lub przepływ pracy akceptacji i potrzebne jest odwołanie do wydruku poprzedniego kroku.

Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie zamówienia sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich wspieranych dokumentów.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wybierz zamówienie sprzedaży, a następnie wybierz akcję Załącz jako PDF.

Plik PDF zawierający bieżącą zawartość zamówienia sprzedaży jest dodany do karty Załączniki w polu informacji.

Aby dodać łącze z kartoteki zapasu

Do dokumentu lub kartoteki można dodać łącze do dowolnego adresu URL lub ścieżki. Jest to przydatne, na przykład, gdy trzeba połączyć kartotekę zapasu z katalogiem zapasów dostawcy.

Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie kartoteki zapasu. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wszystkich innych wspieranych dokumentów i kartotek.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Wybierz zapas, do którego chcesz dodać łącze, a następnie w polu informacji wybierz kartę Załączniki.

  3. W Łącza, wybierz ikonę +.

  4. W polu Adres łącza wprowadź łącze.

    Łącze musi być prawidłowym adresem URL sieci internet lub intranet.

  5. W polu Opis wprowadź dowolne informacje na temat łącza.

  6. Wybierz przycisk OK.

Łącze jest teraz załączone do kartoteki zapasu.

Aby napisać notatkę na zamówieniu sprzedaży

Można napisać notatkę w dokumencie lub kartotece, aby na przykład zakomunikować innym użytkownikom dokumentu lub kartoteki specjalne instrukcje. Notatki mogą zawierać łącza i adresy URL.

Uwaga

Notatki na karcie Załączniki nie są powiązane z funkcjonalnością notatek wewnętrznych, które są wykorzystywane głównie do komunikacji między użytkownikami przepływu pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy.

Przedstawioną poniżej procedurę przeprowadza się na podstawie zamówienia sprzedaży. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku innych wspieranych dokumentów i kartotek.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wybierz zamówienie sprzedaży, w którym chcesz napisać notatkę, a następnie w polu informacji wybierz kartę Załączniki.
  3. W sekcji Notatki wybierz ikonę +.
  4. W polu Notatka wpisz dowolny tekst, na przykład „Pilne zamówienie.”.
  5. Wybierz przycisk OK.

Notatka jest teraz załączona do zamówienia sprzedaży.

Zobacz też

Praca z Business Central
Dokumenty przychodzące
Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy