Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail
Można łatwo udostępniać informacje i dokumenty takie jak zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu oraz faktury drogą mailową, bezpośrednio z Business Central, bez potrzeby otwierania aplikacji e-mail.
Można wysyłać prawie wszystkie rodzaje dokumentów w formie załącznika PDF. Alternatywnie, można ustawić układ raportu, zawierający informacje z dokumentu w treści wiadomości mailowej, razem z tekstem, sprawiającym, że wiadomość jest bardziej przystępna, na przykład standardowym powitaniem. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Raporty i układy dokumentu.
Podczas wysyłania faktur można ułatwić klientom dokonywanie płatności za pomocą usługi płatniczej, takiej jak PayPal, automatycznie dodając informacje i odnośnik do usługi w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie płatności nabywców z wykorzystaniem usług płatniczych.
Aby włączyć wysyłanie wiadomości email z poziomu Business Central, należy uruchomić poradnik konfiguracji z pomocą Konfigurowanie poczty email. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie poczty email.
Uwaga
Business Central obsługuje tylko wychodzące wiadomości email. Z poziomu aplikacji również nie można otrzymywać odpowiedzi.
Aby wysłać dokumenty za pomocą poczty e-mail
Procedura wyjaśnia w jaki sposób można dołączyć zaksięgowaną fakturę sprzedaży do wiadomości email jako plik PDF wraz z tekstem wiadomości, dopasowanym do konkretnego dokumentu. Ta sama procedura ma zastosowanie w przypadku innych dokumentów.
Wybierz ikonę
, wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz fakturę, a następnie wybierz akcję Drukuj/Wyślij oraz Wyślij pocztą e-mail.
W polu Email wybierz Tak (Podpowiedź ustawień). Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.
Jeśli w polu E-mail na stronie Wyślij dokument do wybrano opcję Tak (Podpowiedź ustawień), otworzy się strona Wyślij wiadomość e-mail, na której pole Do: zostanie automatycznie wypełnione osobą kontaktową, a dokument zostanie załączony jako plik PDF. W polu Treść tekst może być wprowadzony ręcznie lub może zostać wypełniony skonfigurowaną wcześniej treścią wiadomości e-mail specyficzną dla typu dokumentu.
Wybierz przycisk OK.
W polu Do: wprowadź prawidłowy adres e-mail. Wartość domyślna to adres e-mail nabywcy.
W polu Temat wprowadź tekst opisujący temat. Wartość domyślna to nazwa nabywcy i numer faktury.
W polu Załącznik, wygenerowana faktura jest domyślnie załączona jako plik PDF.
W polu Treść wprowadź krótką wiadomość do adresata.
Jeśli na stronie Wybór raportów - sprzedaż skonfigurowano treść wiadomości e-mail, specyficzną dla typu dokumentu, pole Treść jest wypełniane automatycznie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie poczty e-mail.
Wybierz przycisk OK, aby wysłać wiadomość e-mail.
Uwaga
Aby określać ustawienia e-mail za każdym razem, gdy wysyłany jest dokument ,w polu e-mail na stronie Wyślij dokument do można wybrać opcję Tak (Używaj ustawień domyślnych). W tym przypadku, strona Wyślij wiadomość e-mail nie zostanie otwarta. Zobacz Krok 4. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.
Redagowanie i wysyłanie wiadomości e-mail
Tworzenie wiadomości e-mail dla kontaktów, nabywców, dostawców, sprzedawców i kont bankowych jest możliwe bezpośrednio ze stron tych jednostek. Wybierz Proces oraz Wyślij wiadomość e-mail, aby otworzyć edytor wiadomości e-mail. W przypadku kont bankowych, akcja Wyślij wiadomość e-mail znajduje się w zakładce Akcje.
Porada
Szablony Word dla wiadomości e-mail to najlepszy wybór jeżeli chodzi o wysyłanie podobnego rodzaju wiadomości e-mail lub komunikacji zbiorczej, na przykład dotyczącej kampanii reklamowej. Istnieje możliwość utworzenia szablonu dla jednostek takich jak nabywcy, dostawcy i kontakty, który wygeneruje zawartość wiadomości e-mail i spersonalizuje ją na podstawie danych odbiorcy dostępnych w Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z szablonów Word w komunikacji zbiorczej.
Załączenie dokumentu do wiadomości e-mail
Istnieje kilka sposobów na załączenie dokumentów do wiadomości e-mail.
Jeżeli użytkownik został przypisany do scenariusza wiadomości e-mail powiązanego z jednostką, która jest odbiorcą wiadomości, lub z wysyłanym dokumentem, załącznik zostanie automatycznie dodany do wiadomości. Dzieje się tak ponieważ domyślny załącznik został przypisany do scenariusza wiadomości e-mail. Załącznik można usunąć w razie potrzeby. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przypisywanie scenariuszy poczty e-mail do kont poczty e-mail.
Aby załączyć plik przy użyciu edytora wiadomości e-mail należy użyć poniższych akcji:
- Wybierz Dodaj plik, aby wybrać plik.
- Wybierz Dodaj pliki z domyślnych kryteriów wyboru, aby ręcznie dodać plik powiązany ze scenariuszem wiadomości e-mail.
- Wybierz Dodaj plik z dokumentu źródłowego, aby wybrać plik załączony do dokumentu, z którym obecnie pracujesz. Pliki zostaną załączone do dokumentu lub co najmniej jednego z wierszy.
Dokumenty oznaczone jako wydrukowane podczas wysyłania
Niektóre dokumenty w Business Central zawierają pole, które określa ile razy dany dokument został wydrukowany. Cyfra zawarta w tym polu jest aktualizowana w przypadku wysłania pliku w formie wiadomości e-mail, ponieważ ta akcja wymaga wygenerowania pliku PDF. Cyfra zostaje zaktualizowana nawet jeśli wiadomość e-mail nie zostanie wysłana.
Wysyłanie wiadomości e-mail i skrzynka nadawcza użytkownika
Business Central przechowuje wysłane wiadomości e-mail na stronie Wysłane. Pozwala to na ponowne przesłanie wiadomości e-mail lub przesłanie jej do innego odbiorcy. W przypadku problemów ze znalezieniem wiadomości e-mail wśród pozycji wysłanych, należy sprawdzić na stronie Skrzynka nadawcza.
Uwaga
W zależności od rozszerzenia, używanego przez firmę użytkownika, administrator może zobaczyć listę wiadomości, wysłanych przez wszystkich użytkowników, ale nie może zobaczyć ich zawartości.
Skrzynka nadawcza jest miejscem przechowywania wiadomości, zapisanych jako wersja robocza, oraz wiadomości, których nie udało się wysłać, na przykład z powodu nieprawidłowego adresu mailowego. W przypadku wiadomości, których nie udało się wysłać, można wybrać akcję Pokaż błąd lub Zbadaj błąd aby rozwiązać problem.
Zobacz też
Raporty i układy dokumentu
Konfigurowanie poczty e-mail
Sprzedaż dotycząca faktury
Praca z Business Central