Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail

Można łatwo udostępniać informacje i dokumenty, takie jak zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu oraz faktury drogą mailową, bezpośrednio z Business Central], bez potrzeby otwierania aplikacji e-mail.

Można wysyłać prawie wszystkie rodzaje dokumentów w formie załącznika PDF. Alternatywnie, można ustawić układ raportu, zawierający informacje z dokumentu w treści wiadomości mailowej, razem z tekstem, sprawiającym, że wiadomość jest bardziej przystępna, na przykład standardowym powitaniem. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zarządzanie raportami i układami dokumentów.

Podczas wysyłania faktur można ułatwić klientom dokonywanie płatności za pomocą usługi płatniczej, takiej jak PayPal, automatycznie dodając informacje i odnośnik do usługi w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Włączanie płatności nabywców przez usługi płatnicze.

Aby włączyć wysyłanie wiadomości email z poziomu Business Central należy uruchomić poradnik konfiguracji z pomocą Konfigurowanie poczty email. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie poczty email.

Uwaga

Business Central obsługuje tylko wychodzące wiadomości email. Z poziomu aplikacji również nie można otrzymywać odpowiedzi.

Aby wysłać dokumenty za pomocą poczty e-mail

Procedura wyjaśnia w jaki sposób można dołączyć zaksięgowaną fakturę sprzedaży do wiadomości email jako plik PDF wraz z tekstem wiadomości, dopasowanym do konkretnego dokumentu.

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wybierz Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązany odnośnik.

  2. Wybierz fakturę, a następnie wybierz akcję Drukuj/Wyślij.

  3. W polu Email wybierz Tak (Podpowiedź ustawień). Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

    Jeśli w polu E-mail na stronie Wyślij dokument do wybrano opcję Tak(Podpowiedź ustawień), otworzy się strona Wyślij wiadomość e-mail, na której pole Do: zostanie automatycznie wypełnione osobą kontaktową, a dokument zostanie załączony jako plik PDF. W polu Treść tekst może być wprowadzony ręcznie lub może zostać wypełniony skonfigurowaną wcześniej treścią wiadomości e-mail specyficzną dla typu dokumentu.

  4. Wybierz przycisk OK.

  5. W polu Do:, wprowadź prawidłowy adres e-mail. Wartość domyślna to adres e-mail nabywcy.

  6. W polu Temat, wprowadź tekst opisujący temat. Wartość domyślna to nazwa nabywcy i numer faktury.

  7. W polu Załącznik, wygenerowana faktura jest domyślnie załączona jako plik PDF.

  8. W polu Treść, wprowadź krótką wiadomość do adresata.

    Jeśli na stronie Wybór raportów - sprzedaż skonfigurowano treść wiadomości e-mail, specyficzną dla typu dokumentu, pole Treść jest wypełniane automatycznie. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie tekstów i układów e-mail do wielokrotnego użytku w dokumentach sprzedaży i zakupu.

  9. Wybierz przycisk OK, aby wysłać wiadomość e-mail.

Uwaga

Aby określać ustawienia e-mail za każdym razem, gdy wysyłany jest dokument ,w polu e-mail na stronie Wyślij dokument do można wybrać opcję Tak (Używaj ustawień domyślnych). W tym przypadku, strona Wyślij wiadomość e-mail nie zostanie otwarta. Zobacz Krok 4. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.

Redagowanie i wysyłanie wiadomości e-mail

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wybierz Konta e-mail, a następnie wybierz powiązany odnośnik.
  2. Wybierz konto, z którego ma zostać wysłana wiadomość e-mail, a następnie wybierz akcję Redaguj wiadomość e-mail.

Dokumenty oznaczone jako wydrukowane podczas wysyłania

Niektóre dokumenty w Business Central zawierają pole, które określa ile razy dany dokument został wydrukowany. Cyfra zawarta w tym polu jest aktualizowana w przypadku wysłania pliku w formie wiadomości e-mail, ponieważ ta akcja wymaga wygenerowania pliku PDF. Cyfra zostaje zaktualizowana nawet jeśli wiadomość e-mail nie zostanie wysłana.

Wysyłanie wiadomości e-mail i skrzynka nadawcza użytkownika

Business Central przechowuje wysłane wiadomości e-mail na stronie Wysłane. Pozwala to na ponowne przesłanie wiadomości e-mail lub przesłanie jej do innego odbiorcy. W przypadku problemów ze znalezieniem wiadomości e-mail wśród pozycji wysłanych, należy sprawdzić na stronie Skrzynka nadawcza.

Uwaga

W zależności od rozszerzenia, używanego przez firmę użytkownika, administrator może zobaczyć listę wiadomości, wysłanych przez wszystkich użytkowników, ale nie może zobaczyć ich zawartości.

Skrzynka nadawcza jest miejscem przechowywania wiadomości, zapisanych jako wersja robocza, oraz wiadomości, których nie udało się wysłać, na przykład z powodu nieprawidłowego adresu mailowego. W przypadku wiadomości, których nie udało się wysłać, można wybrać akcję Pokaż błąd lub Zbadaj błąd aby rozwiązać problem.

Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn

Zobacz też

Zarządzanie raportami i układami dokumentów
Konfigurowanie poczty email
Sprzedaż dotycząca faktury
Praca z Business Central