Korzystanie z szablonów Word w komunikacji zbiorczej
Szablony programu Microsoft Word ułatwiają komunikację zbiorczą z jednostkami takimi jak nabywcy i dostawcy. Na przykład można utworzyć:
- Broszury informacyjne na temat kampanii sprzedażowej;
- Listy informujące dostawców o nowych zasadach dot. zakupów;
- Zaproszenia na nadchodzące wydarzenia.
Uwaga
Skonfigurowanych szablonów programu Word można używać na urządzeniu, na którym zainstalowano wersję Microsoft Word 2019 lub nowszą oraz system operacyjny Windows.
Konfigurowanie danych źródłowych
Jednostek można używać w Business Central jako źródła danych dla szablonów oraz dodawać pola scalania aby personalizować dokumenty dla każdej jednostki. Pola scalania pochodzą z jednostki Business Central. W wyniku zastosowania szablonu Word dla jednostki, dane z pól scalania zostają wstawione w dokumencie.
Na stronie Szablony Word można użyć przewodnika konfiguracji z pomocą, który pomoże wykonać poniższe kroki:
- Wybierz co najmniej jedną jednostkę jako źródło danych. Na przykład, aby utworzyć broszurę na temat kampanii reklamowej, jednostką źródłową może być Nabywca.
- Wybierz inne jednostki jako dodatkowe źródło danych. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie zapisów powiązanych lub niepowiązanych z jednostką źródłową.
- Pobierz pusty szablon. Można od razu skonfigurować szablon w programie Word lub przekazać pusty szablon i zamknąć przewodnik. Kiedy szablon jest gotowy, użyj akcji Przekaż na stronie Szablony programu Word, aby zastąpić pusty szablon ukończonym szablonem użytkownika. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie szablonu w Microsoft Word.
- Przekaż przygotowany szablon.
- Wprowadź kod i nazwę, która pomoże zidentyfikować szablon.
Pobrany plik będzie miał format .zip i będzie zawierał dwa pliki.
| Tytuł | Opis |
|---|---|
| DataSource.xlsx | Plik źródła danych zawiera pola, które można wykorzystać dla szablonu. Edycja pliku źródła danych jest niemożliwa. Można korzystać tylko z szablonu Word i plików źródła danych pobranych z aplikacji. Pliki należy przechowywać w tej samej lokalizacji. |
| Szablon programu Word | Plik .docx file do użycia jako szablon. |
Dodatkowe informacje na temat konfigurowania szablonu w programie Word zamieszczono w artykule Konfigurowanie szablonu w Microsoft Word.
Dodawanie zapisów powiązanych lub niepowiązanych z jednostką źródłową
Istnieje możliwość scalania danych pochodzących z innych jednostek. Aby dodać inne jednostki jako źródła danych należy użyć jednej z poniższych akcji na stronie Szablony Word lub podczas pracy z przewodnikiem konfiguracji z pomocą:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Dodaj powiązaną jednostkę | Użyj danych zapisów powiązanych z zapisem źródłowym. Na przykład dla jednostki Nabywca można scalić dane z jednostki Kontakt. Jednostki są powiązane, kiedy pole jednej z nich odnosi się do pola innej. Pole w jednostce Nabywca odnosi się do pola w jednostce Kontakt, co oznacza, że są powiązane. Udostępnione pole jest często identyfikatorem takim jak nazwa, kod lub Identyfikator. |
| Dodaj powiązaną jednostkę | Użyj danych zapisów powiązanych z zapisem źródłowym. Na przykład podczas tworzenia szablonu dla jednostki Nabywca. Możliwe jest dodanie jednostki Dane firmy, co pozwoli uwzględnić szczegóły kontaktu użytkownika. Kluczową zaletą funkcji jest to, że zmiana informacji o kontakcie jest automatycznie odzwierciedlona w szablonie, po jego aktualizacji. Po dodaniu niepowiązanej jednostki można dodać jednostki z nią powiązane. |
W przypadku niepowiązanych jednostek należy wybrać określony rekord. Ponieważ możliwe jest dodanie tylko jednej jednostki na raz - aby dodać nowy rekord należy usunąć jednostkę i dodać ją ponownie razem z nowym rekordem.
Można utworzyć hierarchię rekordów, powiązanych oraz niepowiązanych. Relacja będzie wyświetlona w formie struktury drzewa. Pole Relacja jednostki pokazuje także informacje o relacji. W przypadku niepowiązanych zapisów, pole pokazuje rekordy tworzące relację.
Po dodaniu jednostek, użyj pola Prefiks pola, aby określić prefiks nazwy pola. Następnie, po dodaniu pól do szablonu, prefiks będzie pomocny, aby odróżnić pola jednostek źródłowych od innych.
Wybieranie pól do uwzględnienia
Dla każdej jednostki można określić pola, które mają być dostępne dla szablonu. Należy wybrać numer w kolumnie Liczba wybranych pól, aby otworzyć listę dostępnych pól. Na stronie Wybór pola użyj pola wyboru Uwzględnij, aby określić pola. W przypadku niektórych jednostek, pola, których firmy używają najczęściej, są domyślnie uwzględniane. Listę można edytować, na przykład, aby usunąć domyślne pola. Zmiany sa widoczne tylko w szablonie, z którym pracuje użytkownik.
Uwaga
Całkowita liczba pól, które można dodać z wszystkich jednostek to 250.
Uwaga
Użytkownik lub partner Microsoft mogą dodawać niestandardowe pola do jednostek. Aby to zrobić, należy do nazwy pola dodać prefiks CALC i ustawić typ pola jako Obliczone. Nazwa typu pola wskazuje, że pole może pokazywać różne typy wartości, takie jak tekst, numery, daty itd.
Aby utworzyć szablon Word w Business Central
- Wybierz ikonę
, wybierz Szablony Word, a następnie wybierz powiązane łącze. - Wybierz Nowy, a następnie opcję Utwórz szablon i postępuj zgodnie z instrukcjami konfiguracji z pomocą. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Porada
Można utworzyć szablon bezpośrednio ze strony jednostki poprzez wybranie akcji Zastosuj szablon programu Word, aby otworzyć konfigurację z pomocą, a następnie wybranie opcji Nowy szablon. Kolejnym krokiem jest wybór źródła danych na podstawie typu jednostki.
Konfigurowanie szablonu w Microsoft Word
Podczas konfiguracji szablonu w programie Word można dodać pole scalania, wybierając Wstaw pola scalania na karcie Korespondencje. Dostępne pola scalania pochodzą z pliku źródła danych pobranego dla jednostki. Pełnią one rolę symboli zastępczych, które określają miejsce wstawienia informacji na temat jednostki.
Stosowanie szablonu
Gotowy szablon Word wyświetli się na stronie Szablony Word, gdzie można wybrać akcję Zastosuj, aby wygenerować dokumenty. Dane z pól scalania zostaną wstawione w dokumencie w wyniku zastosowania szablonu Word dla jednostki. Można utworzyć dokument, zawierający sekcje dla każdej jednostki lub wybrać opcję Rozdziel, aby utworzyć nowy dokument dla każdej jednostki.
Akcji Zastosuj szablony Word należy użyć, aby zastosować szablon do co najmniej jednej jednostki tego samego typu, takiej jak Nabywca, bezpośrednio w kontekście strony dla tej jednostki. Na przykład, stron Nabywca lub Dostawca.
Korzystanie z szablonów Word w wiadomości e-mail
Szablony Word można wykorzystać do dodawania zawartości do wiadomości e-mail. Po utworzeniu wiadomości e-mail, można dodać akcję Użyj szablonu Word, aby wstawić zawartość szablonu do wiadomości. Utworzono szablony dla jednostki. Możliwe jest użycie jednego szablonu na raz, a zawartość wiadomości będzie odzwierciedlać zawartość wybranego szablonu.
Dodatkowo, można skorzystać z akcji Dodaj plik z szablonu Word, aby załączyć zawartość szablonu w formie pliku do wiadomości e-mail. Format pliku będzie zgodny z formatem określonym dla szablonu.
Edycja szablonu programu Word
W szablonach programu Word można wprowadzać poniższe zmiany:
- Aby edytować tekst podstawowy lub scalać pola uwzględnione w szablonie, użyj akcji Pobierz, wprowadź zmiany, a następnie użyj akcji Przekaż.
- Aby zmienić źródła danych, użyj akcji Edytuj powiązane jednostki.
- Aby zastąpić szablon programu Word nowym szablonem, użyj akcji Przekaż.
- Usuń szablon.