Przewodnik: Konfigurowanie fakturowania zaliczek sprzedaży

W tym przewodniku opisano proces konfiguracji i wykorzystania zaliczek w Business Central. Zaliczki to płatności, które są fakturowane i księgowane w zamówieniu sprzedaży lub zakupu, zanim faktury zostaną ostatecznie zafakturowane. Dotyczy to sytuacji, gdy przed wyprodukowaniem zapasów na zamówienie lub dostarczeniem towaru firma wymaga od nabywcy wpłaty. Zaliczki można wykorzystywać do fakturowania i pobierania wpłat od nabywców oraz przekazywania wpłat dostawcom. Dzięki temu, wszystkie płatności są księgowane dla tej samej faktury.

Wymagania dotyczące zaliczek definiuje się dla nabywców lub dostawców dla wszystkich zapasów lub wybranych zapasów. Po skonfigurowaniu zaliczek można wygenerować faktury zaliczkowe z zamówień sprzedaży i zakupu, zawierające kwoty zaliczki, na podstawie ustawień użytkownika. W zależności od potrzeb, można również zmieniać kwoty na fakturach.

Można także wysłać dodatkowe faktury zaliczkowe, jeśli, na przykład, do zamówienia dodano dodatkowe zapasy.

O tym przewodniku

W tym przewodniku pokazano, jak przejść przez następujące scenariusze:

• Konfigurowanie zaliczek
• Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki
• Tworzenie faktury zaliczkowej
• Korekcja wymagań zaliczki w zamówieniu
• Rozliczanie zaliczek zamówienia
• Księgowanie ostatecznej ilości w zamówieniu z zaliczką

Role

W tym przewodniku zawarto zadania dla następujących ról:

• Główny księgowy (Phyllis)
• Osoba przetwarzająca zamówienia (Susan)
• Osoba odpowiedzialna za rozrachunki z odbiorcami (Arnie)

Historia

Phyllis to główny księgowy i decyduje, którzy nabywcy mają dokonać wpłaty przed wyprodukowaniem lub wydaniem zapasów. Phyllis konfiguruje Business Central do automatycznego obliczania zaliczek.

Susan jest specjalistą ds. zamówień sprzedaży. Gdy nabywca dzwoni, aby złożyć zamówienie, Susan wprowadza zamówienie do systemu, podczas gdy nabywca składa je przez telefon. W taki sposób Susan może od razu zweryfikować ceny i warunki płatności z nabywcą i dokonać korekty zamówienia podczas negocjacji.

Arnie pracuje w dziale Należności, gdzie księguje faktury i płatności.

W tym scenariuszu, Phyllis ustawia wymagania zaliczki dla nabywcy Selangorian na podstawie ich historii kredytów i daje Susan instrukcje, jak obsłużyć ich zamówienia.

Podczas rozmowy telefonicznej z nabywcą Susan negocjuje warunki i oblicza zaliczkę na kilka różnych sposobów.

Po przesłaniu faktury zaliczkowej przez Susan, nabywca zamawia dodatkowy zapas. Susan aktualizuje zamówienie i tworzy drugą fakturę zaliczkową.

Arnie rejestruje płatność klienta i stosuje ją do faktur, a następnie wysyła ostateczną fakturę.

Konfigurowanie zaliczek

Phyllis konfiguruje system do obsługi zaliczek dla nabywców.

• Phyllis postanawia zastosować dla zaliczek tę samą serię numeracji, która jest używana dla fakturowania sprzedaży.
• Phyllis ustawia rozliczenie aby sprawdzić, czy zaliczki są wymagane przed ostatecznym fakturowaniem zamówienia.
• Phyllis ustawia wartości domyślne dla wymaganego procenta przedpłaty dla konkretnych zapasów i nabywców.

W poniższej procedurze opisano, jak wykonać zadania Phyllis:

Aby skonfigurować serie numeracji dla dokumentów zaliczek

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należn. rozwiń skróconą kartę Seria numeracji.
3. Sprawdź, czy seria numeracji zaksięgowanych faktur zaliczkowych w polu Seria num. zaks. faktur zaliczkowych zgadza się z tą dla zaksięgowanych faktur sprzedaży (Seria numeracji zaks. faktury), a seria numeracji dla zaksięgowanych faktur korygujących zaliczki (Seria num. zaks. faktur korygujących zaliczki) zgadza się z tą dla zaksięgowanych faktur korygujących (Seria num. zaks. faktury kor.).

Aby zablokować wydania dla nieopłaconej zaliczki

1. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należności na skróconej karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Sprawdź zaliczki przy księgowaniu.

Teraz nie jest możliwe wydanie lub fakturowanie zamówienia z niezrealizowaną kwotą zaliczki.

Domyślnie, Phyllis wymaga, aby nabywca 20000 był zafakturowany na 30% płatność z dołu na wszystkich zamówieniach. Dlatego Phyllis wprowadzi domyślny procent zaliczki w kartotece nabywcy.

Phyllis wymaga, aby wszystkim nabywcom wystawiać faktury na depozyt za zapas 1896-S o wartości 20%. Nabywca 20000 ma złą historię płatności. Dlatego, wymagana jest od niego przedpłata w wysokości 40% dla zapasu 1896-S. W poniższej procedurze pokazano sposób konfiguracji domyślnych wartości procentowych przedpłaty.

Aby przypisać domyślne procenty przedpłat do nabywców i zapasów

1. Wybierz ikonę , wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Otwórz kartotekę nabywcy 20000 (Trey Research).

3. W polu Zaliczka (%) na skróconej karcie Płatności wprowadź 30.

4. Wybierz akcje Powiązane, a następnie pozycje menu Sprzedaż oraz Procenty zaliczek.

5. Wypełnij dwa wiersze na stronie Procenty zaliczek sprzedaży w następujący sposób.

   Typ sprzedaży	Kod sprzedaży	Nr zapasu	Zaliczka (%)
   Nabywca	20000	1896-S	40
   Nabywca	20000	1900-S	30

Porada

W zależności od kraju/regionu użytkownika, należy także określić kod grupy podatkowej na skróconej karcie Księgowanie kosztów dla zapasu 1896-S. To pole jest już wypełnione w firmie demonstracyjnej.

6. Zamknij wszystkie strony.

Aby określić klienta dla zaliczek sprzedaży w głównych ustawieniach księgowania

1. Wybierz ikonę , wprowadź Główne ustawienia księgowania, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz wiersz, gdzie pole Gł. gosp. grupa księgowa jest ustawione na KRAJOWE i gdzie pole Gł. tow. grupa księgowa jest ustawione na DETAL.
3. W polu Konto zaliczek sprzedaży określ odpowiednie konto. Wybór jest automatycznie zapisywany.

Porada

Jeśli pola nie są widoczne na stronie Główne ustawienia księgowania, należy użyć poziomego paska przewijania na dole strony, aby przewinąć w prawo.

Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki

W poniższym scenariuszu, Susan, specjalista ds. zamówień, tworzy zamówienie podczas rozmowy z nabywcą. Zapas, który zamówił nabywca, wymaga przedpłaty. Dodatkowo, w przeszłości nabywca spóźniał się z płatnościami. Dlatego Susan została poinstruowana, aby wymagała od nabywcy stałej ilości 800 jako zaliczki dla zamówienia.

Nabywca chce zapłacić 35%, na co Susan zgadza się i zmienia zamówienie.

Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć zamówienie sprzedaży z zaliczką

1. Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wybierz akcję Nowy.

3. W polu Nazwa nabywcy wprowadź Trey Research.

4. Zamknij wyświetlone ostrzeżenie o przeterminowanym saldzie.

5. Wypełnij dwa wiersze sprzedaży poniżej wymienionymi informacjami.

   Typ	Nr	Ilość
   Zapas	1896-S	1
   Zapas	1900-S	1

   Domyślnie, pola zaliczki w wierszu sprzedaży są ukryte. Aby je wyświetlić należy spersonalizować stronę. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Rozpoczęcie personalizacji przy użyciu trybu personalizacji.

6. Sprawdź, czy pole Zaliczka (%) w wierszu z zapasem 1900-S zawiera 30. Wartość domyślna została wzięta z nagłówka sprzedaży, który był wypełniony z kartoteki nabywcy.

   Pole Zaliczka (%) w wierszu z zapasem 1896-S zawiera 40. Jest to procent wprowadzony na stronie Procenty zaliczek sprzedaży dla zapasu 1896-S i nabywcy 20000.

   Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zaliczek.

7. W akcji Zamówienie, wybierz Statystyka.

8. Na skróconej karcie Przedpłata, pole Kwota wiersza zaliczki bez VAT zawiera 458,16. Jeśli teraz utworzysz fakturę zaliczkową dla zamówienia, 458,16 będzie ilością wyświetloną na fakturze.

   W tym scenariuszu Susan została poinstruowana, aby zasugerowała pełną zaliczkę za zamówienie równą 800.

Ważne

W zależności od kraju/regionu, poniższe kroki mogą nie mieć zastosowania.
9. Zmień kwotę w polu Kwota wiersza zaliczki bez podatku na 800 i zamknij stronę.
10. Sprawdź pole Zaliczka (%) w wierszach sprzedaży i zobaczysz, że zostało przeliczone na 67,02438 oraz 67,02282.

 Przeliczenie uwzględnia wszystkie wiersze, których procent przedpłaty jest większy niż 0.  

 Teraz nabywca pyta, czy procent przedpłaty może zostać ustawiony na 35%. Przełożony Susan akceptuje zmianę.

11. Na stronie Zamówienie sprzedaży, na skróconej karcie Zaliczka, w polu Zaliczka (%) wprowadź 35.
12. W ostrzeżeniu, które się pojawiło, wybierz przycisk Tak. Jako procent płatności dla całego zamówienia zostanie zastosowana stawka 35%.
13. Sprawdź, czy wiersze zostały prawidłowo zaktualizowane.

Aby utworzyć fakturę zaliczkową

Po wprowadzeniu odpowiednich wartości zaliczki dla zamówienia, Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, później Zaliczka, a potem wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową
2. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Uwaga

Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do nabywcy.

Aby utworzyć dodatkową fakturę zaliczkową

Następnego dnia, nabywca dzwoni do Susan i dokonuje zmian w zamówieniu. Nabywca zamawia dwie sztuki zapasu 1896-S. Susan ponownie otwiera i aktualizuje zamówienie, a następnie tworzy drugą fakturę zaliczkową zamówienia i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć dodatkową fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz akcję Otwórz ponownie, a następnie Otwórz ponownie.

2. W wierszu zapasu 1896-S, w polu Ilość wprowadź 2.

   W akcji Zamówienie wybierz Statystyka. Pole Kwota wiersza zaliczki bez VAT zawiera teraz 768.04, a pole Zafakturowana kwota zaliczki bez VAT zawiera 417.76. Wartości pokazują, że istnieje dodatkowa kwota zaliczki, która nie została jeszcze zafakturowana.

3. Aby zaksięgować fakturę dodatkowej kwoty zaliczki, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, później Zaliczka, a potem wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową

4. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Rozliczanie zaliczek

Nabywca płaci kwotę zaliczki. Arnie, który pracuje w dziale księgowości, rejestruje płatność i stosuje ją do faktur zaliczkowych.

Aby zastosować płatność do faktur zaliczkowych

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dzienniki wpłat, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wypełnij wiersz dziennika poniższymi informacjami.

   Nazwa pola	Wprowadź
   Typ dokumentu	Płatność
   Typ konta	Nabywca
   Nr konta	20000

3. Wybierz akcję Proces, a następnie Rozlicz zapisy.

4. Na stronie Rozlicz zapisy nabywcy wybierz pierwszą fakturę zaliczkową, a następnie wybierz akcję Proces, a później Ustaw id. rozliczenia.

5. Powtórz poprzedni krok dla drugiej zaliczki.

6. Wybierz przycisk OK.

   Pole Kwota zostało wypełnione sumą dwóch faktur zaliczkowych.

7. Aby zaksięgować dziennik, wybierz akcję Księguj/Drukuj, a następnie wybierz Księguj.

8. Wybierz przycisk Tak.

Aby zafakturować kwotę pozostałą

Arnie został poinformowany, że zapasy z zamówienia zostały wydane, a zamówienie jest gotowe na fakturowanie. Arnie tworzy fakturę dla zamówienia.

Aby zafakturować kwotę pozostałą

1. Otwórz zamówienie sprzedaży.
2. Wybierz akcję Księgowanie, a następnie Księguj.
3. Wybierz Wydanie i fakturowanie, a następnie wybierz przycisk OK.
4. Wybierz przycisk Tak, aby uzyskać podgląd faktury.

Uwaga

W typowej sytuacji, dział wydań zaksięgowałby już wydanie.

Arnie może wyświetlić historię i sprawdzić, czy faktura sprzedaży została utworzona jak należało.

5. Wybierz ikonę , wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

Automatyczna aktualizacja stanu zamówień i faktur zaliczkowych

Istnieje możliwość przyspieszenia przetwarzania zamówień i faktur poprzez skonfigurowanie zapisów kolejki zleceń, które automatycznie aktualizują stan dokumentów. Po opłaceniu faktury zaliczkowej zapisy kolejki zleceń mogą automatycznie zmienić stan dokumentu z Oczekująca zaliczka na Zwolnione. Jednostki kodu, których należy użyć po skonfigurowaniu zapisów kolejki zleceń, to 383 Upd. Pending Prepmt. Sales oraz 383 Upd. Pending Prepmt. Purchase. Zaleca się zaplanowanie częstego uruchamiania zapisów, nawet co minutę. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Planowanie zadań przy pomocy kolejek zleceń.

Następne kroki

W tym przewodniku pokazano, jak krok po kroku ustawić Business Central do obsługi zaliczek.

• Konfiguracja domyślnych wartości procentowych przedpłat dla nabywców i zapasów.
• Obliczanie zaliczki dla zamówienia przy użyciu różnych metod.
• Obliczanie kwoty zaliczki jako wartości procentowej całego zamówienia.
• Przypisanie jednej całkowitej kwoty zaliczki do zamówienia.

Zobrazowano też metodę księgowania faktury zaliczkowej, tworzenia drugiej faktury zaliczkowej po zmianie zamówienia, i księgowania końcowej faktury dla kwoty pozostałej.

Funkcja zaliczek ułatwia konfigurację i egzekucję zasad zaliczek dla nabywców i zapasów. i zezwala na księgowanie każdej płatności na podstawie faktury.

Zobacz też

Fakturowanie zaliczek
Zarządzanie finansami
Praca z Business Central
Przewodnik po procesach biznesowych

Bezpłatne ścieżki szkoleniowe dotyczące Business Central