Przewodnik: Konfigurowanie fakturowania zaliczek sprzedaży

Zaliczki to płatności, które są fakturowane i księgowane zaliczkowo dla zamówień sprzedaży lub zakupu przed ostatecznym fakturowaniem. Możliwy jest wymóg wpłaty przed wyprodukowaniem zapasów na zamówienie lub wymóg płatności przed wydaniem zapasów do nabywcy. Dzięki funkcjonalności zaliczek w Business Central można fakturować i pobierać wpłaty od nabywców lub przekazywać wpłaty dostawcom. W ten sposób wszystkie płatności są księgowane dla danej faktury.

Wymagania dotyczące zaliczek definiuje się dla nabywców lub dostawców dla wszystkich zapasów lub wybranych zapasów. Po zakończeniu wymaganej konfiguracji można generować faktury zaliczkowe z zamówień sprzedaży lub zakupu dla obliczonej kwoty zaliczki. W zależności od potrzeb można również zmieniać kwoty na fakturach. Można także wysłać dodatkowe faktury zaliczek, jeśli, na przykład, do zamówienia dodano dodatkowe zapasy.

O tym Przewodniku

W tym przewodniku pokazano, jak przejść przez następujące scenariusze:

• Konfigurowanie zaliczek
• Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki
• Tworzenie faktury zaliczkowej
• Korekcja wymagań zaliczki w zamówieniu
• Rozliczanie zaliczek zamówienia
• Księgowanie ostatecznej ilości w zamówieniu z zaliczką

Role

W tym przewodniku zawarto zadania dla następujących ról:

• Główny księgowy (Phyllis)
• Osoba przetwarzająca zamówienia (Susan)
• Osoba odpowiedzialna za rozrachunki z odbiorcami (Arnie)

Historia

Phyllis jest głównym księgowym. Ona decyduje, którzy nabywcy mają dokonać wpłaty przed wyprodukowaniem lub wydaniem zapasów. Phyllis konfiguruje Business Central do automatycznego obliczania zaliczek.

Susan jest specjalistą ds. zamówień sprzedaży. Gdy nabywca dzwoni, aby złożyć zamówienie, Susan wprowadza zamówienie do systemu, podczas gdy nabywca składa je przez telefon. W taki sposób Susan może od razu zweryfikować ceny i warunki płatności z nabywcą i dokonać korekty zamówienia podczas negocjacji z nabywcą.

Arnie pracuje w dziale Należności, gdzie księguje faktury i płatności.

W tym scenariuszu, Phyllis ustawia wymagania zaliczki dla nabywcy Selangorian na podstawie ich historii kredytów i daje Susan instrukcje, jak obsłużyć ich zamówienia.

Gdy dzwoni nabywca, Susan negocjuje z nim do osiągnięcia zgody. Następnie może obliczyć zaliczkę w kilka różnych sposobów.

Po przesłaniu faktury zaliczkowej przez Susan, nabywca zamawia dodatkowy zapas. Susan aktualizuje zamówienie i tworzy drugą fakturę zaliczkową.

Arnie rejestruje płatność klienta i stosuje ją do faktur, a następnie wysyła ostateczną fakturę.

Konfigurowanie zaliczek

Phyllis konfiguruje system do obsługi zaliczek dla nabywców.

• Phyllis postanawia zastosować dla zaliczek tę samą serię numeracji, która jest używana dla fakturowania sprzedaży.
• Phyllis ustawia rozliczenie aby sprawdzić, czy zaliczki są wymagane przed ostatecznym fakturowaniem zamówienia.
• Phyllis ustawia wartości domyślne dla wymaganego procenta przedpłaty dla konkretnych zapasów i nabywców.

W poniższej procedurze opisano, jak wykonać zadania Phyllis:

Aby skonfigurować serie numeracji dla dokumentów zaliczek

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należn. rozwiń skróconą kartę Seria numeracji.
3. Sprawdź, czy seria numeracji zaksięgowanych faktur zaliczkowych w polu Seria num. zaks. faktur zaliczkowych zgadza się z tą dla zaksięgowanych faktur sprzedaży (Seria numeracji zaks. faktury), a seria numeracji dla zaksięgowanych faktur korygujących zaliczki (Seria num. zaks. faktur korygujących zaliczki) zgadza się z tą dla zaksięgowanych faktur korygujących (Seria num. zaks. faktury kor.).

Aby zablokować wydania dla nieopłaconej zaliczki

1. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należności na skróconej karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Sprawdź zaliczki przy księgowaniu.

Teraz nie jest możliwe wydanie lub fakturowanie zamówienia z niezrealizowaną kwotą zaliczki.

Domyślnie, Phyllis wymaga, aby nabywca 20000 był zafakturowany na 30% płatność z dołu na wszystkich zamówieniach. Dlatego Phyllis wprowadzi domyślny procent przedpłaty na kartotece nabywcy.

Phyllis wymaga, aby wszystkim nabywcom wystawiać faktury na 20% depozyt za zapas 1896-S. Nabywca 20000 ma złą historię płatności. Dlatego, wymaga 40% przedpłaty od nabywcy 20000 dla zapasu 1896-S. W poniższej procedurze pokazano sposób konfiguracji domyślnych wartości procentowych przedpłaty.

Aby przypisać domyślne procenty przedpłat do nabywców i zapasów

1. Wybierz ikonę , wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz powiązany odnośnik.

2. Otwórz kartotekę nabywcy 20000 (Trey Research).

3. W polu Zaliczka (%) wprowadź 30.

4. Wybierz Powiązane, następnie wybierz Sprzedaż, a potem Procent zaliczki

5. Wypełnij dwa wiersze na stronie Procenty zaliczek sprzedaży w następujący sposób.

   Typ sprzedaży	Kod sprzedaży	Nr zapasu	Zaliczka (%)
   Nabywca	20000	1896-S	40
   Wszyscy nabywcy		1896-S	20

   Ważne

   W zależności od kraju/regionu, należy również określić kod grupy podatkowej dla zapasu 1896-S na skróconej karcie Fakturowanie.

6. Zamknij wszystkie strony.

Aby określić klienta dla zaliczek sprzedaży w głównych ustawieniach księgowania

1. Wybierz ikonę , wprowadź Główne ustawienia księgowania, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz wiersz, gdzie pole Gł. gosp. grupa księgowa jest ustawione na KRAJOWE i gdzie pole Gł. tow. grupa księgowa jest ustawione na DETAL.
3. W polu Konto zaliczek sprzedaży określ odpowiednie konto. Wybór jest automatycznie zapisywany.

Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki

W poniższym scenariuszu, Susan, specjalista ds. zamówień, tworzy zamówienie podczas rozmowy z nabywcą. Zapasy zamówione przez nabywcę wymagają zaliczki, a nabywcy w przeszłości zdarzało się dokonywać późnych płatności. Dlatego Susan została poinstruowana, aby wymagała od nabywcy stałej ilości 800 jako zaliczki dla zamówienia.

Nabywca prosi o możliwość zapłaty 35%, na co Susan może się zgodzić. Dlatego zmienia zamówienie.

Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć zamówienie sprzedaży z zaliczką

1. Wybierz ikonę , wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wybierz akcję Nowy.

3. W polu Nr nabywcy (sprzedaż) wybierz 20000.

4. Zamknij wyświetlone ostrzeżenie o przeterminowanym saldzie.

5. Wypełnij dwa wiersze sprzedaży poniżej wymienionymi informacjami.

   Typ	Nr	Ilość
   Zapas	1896-S	1
   Zapas	1900-S	1

   Domyślnie, pola zaliczki w wierszu sprzedaży są schowane, więc trzeba je wyświetlić. Aby to zrobić, należy spersonalizować stronę. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby rozpocząć personalizację strony za pomocą paska Personalizacja.

6. Sprawdź, czy pole Zaliczka (%) w wierszu z zapasem 1900-S zawiera 30. Wartość domyślna została wzięta z nagłówka sprzedaży, który był wypełniony z kartoteki nabywcy.

   Pole Zaliczka (%) w wierszu z zapasem 1896-S zawiera 40. Jest to procent wprowadzony na stronie Procenty zaliczek sprzedaży dla zapasu 1896-S i nabywcy 20000.

   Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie zaliczek.

7. W akcji Zamówienie, wybierz Statystyka.

8. Na skróconej karcie Przedpłata, pole Kwota wiersza zaliczki bez VAT zawiera 458,16. Jeśli teraz utworzysz fakturę zaliczkową dla zamówienia, będzie to ilość wyświetlona na fakturze.

   W tym scenariuszu Susan została poinstruowana, aby zasugerowała pełną zaliczkę za zamówienie równą 800.

   Ważne

   W zależności od kraju/regionu, poniższe kroki mogą nie mieć zastosowania.

9. Zmień kwotę w polu Kwota wiersza zaliczki bez podatku na 800 i zamknij stronę.

10. Sprawdź pole Zaliczka (%) na wierszach sprzedaży i zobaczysz, że zostało przeliczone na 67,02438 oraz 67,02282.

    Przeliczenie uwzględnia wszystkie wiersze, których procent przedpłaty jest większy niż 0.

    Teraz nabywca pyta, czy procent przedpłaty może zostać ustawiony na 35%. Przełożony Susan akceptuje zmianę.

11. Na stronie Zamówienie sprzedaży, na skróconej karcie Zaliczka, w polu Zaliczka (%) wprowadź 35.

12. W ostrzeżeniu, które się pojawiło, wybierz przycisk Tak. Jako procent płatności dla całego zamówienia zostanie zastosowana stawka 35%.

13. Sprawdź, czy wiersze zostały odpowiednio zaktualizowane.

Tworzenie faktury zaliczkowej

Po wprowadzeniu odpowiednich wartości zaliczki dla zamówienia, Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, później Zaliczka, a potem wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową
2. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Uwaga

Susan wybrałaby Księguj i drukuj fakturę zaliczkową i przesłałaby fakturę do nabywcy.

Tworzenie dodatkowej faktury zaliczkowej

Następnego dnia, nabywca dzwoni do Susan i dokonuje zmian w zamówieniu. Nabywca chce dwa zapasy 1100. Susan ponownie otwiera i aktualizuje zamówienie, a następnie tworzy drugą fakturę zaliczkową zamówienia i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć dodatkową fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz akcję Otwórz ponownie, a następnie Otwórz ponownie.

2. W wierszu zapasu 1896-S, w polu Ilość wprowadź2.

   W akcji Zamówienie wybierz Statystyka. Pole Kwota wiersza zaliczki bez VAT zawiera teraz 768.04, a pole Zafakturowana kwota zaliczki bez VAT zawiera 417.76. Pokazuje to, że nie ma żadnej niezafakturowanej dodatkowej kwoty zaliczki.

3. Aby zaksięgować fakturę dodatkowej kwoty zaliczki, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, później Zaliczka, a potem wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową

4. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Rozliczanie zaliczek

Nabywca płaci kwotę zaliczki i Arnie, który pracuje w dziale klientów, rejestruje płatność i stosuje ją do faktur zaliczkowych.

Aby zastosować płatność do faktur zaliczkowych

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dzienniki wpłat, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wypełnij wiersz dziennika poniższymi informacjami.

   Nazwa pola	Wprowadź
   Typ dokumentu	Płatność
   Typ konta	Nabywca
   Nr konta	20000

3. Wybierz akcję Proces, a następnie Rozlicz zapisy.

4. Na stronie Rozlicz zapisy nabywcy wybierz pierwszą fakturę zaliczkową, a następnie wybierz akcję Proces, a później Ustaw id. rozliczenia.

5. Powtórz poprzedni krok dla drugiej zaliczki.

6. Wybierz przycisk OK.

   Pole kwoty zostało wypełnione sumą dwóch faktur zaliczkowych.

7. Aby zaksięgować dziennik, wybierz akcję Księguj/Drukuj, a następnie wybierz Księguj.

8. Wybierz przycisk Tak.

Fakturowanie kwoty pozostałej

Arnie został poinformowany, że zapasy z zamówienia zostały wydane, a zamówienie jest gotowe na fakturowanie. Arnie tworzy fakturę dla zamówienia.

Aby zafakturować kwotę pozostałą

1. Otwórz zamówienie sprzedaży.
2. Wybierz akcję Księgowanie, a następnie Księguj.
3. Wybierz Wydanie i fakturowanie, a następnie wybierz przycisk OK.
4. Wybierz przycisk Tak, aby uzyskać podgląd faktury.

Uwaga

Normalnie dział wydania już by zaksięgował wydanie.

Arnie może wyświetlić historię i sprawdzić, czy faktura sprzedaży została utworzona jak należało.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

Następne kroki

W tym przewodniku pokazano, jak krok po kroku ustawić Business Central do obsługi zaliczek. Zostało w nim pokazane ustawienie domyślne procenty przedpłat dla nabywców i zapasów, a także użycie różnych metod obliczenia zaliczki dla zamówienia. Pokazano, jak przypisać sumę kwoty zaliczki do zamówienia, a także jak obliczyć kwotę zaliczki jako procent całego zamówienia.

Zobrazowano też metodę księgowania faktury zaliczkowej, tworzenia drugiej faktury zaliczkowej po zmianie zamówienia, i księgowania końcowej zaliczki dla kwoty pozostałej.

Funkcja zaliczek w Business Central ułatwia konfigurację i egzekucję zasad zaliczek dla nabywców i zapasów i zezwala na księgowanie każdej płatności na podstawie faktury.

Zobacz też

Fakturowanie zaliczek
Finanse
Praca z Business Central
Przewodnik po procesach biznesowych