Przewodnik: Konfigurowanie i korzystanie z przepływów pracy akceptacji zakupów
Proces akceptacji nowych lub zmienionych zapisów, takich jak dokumenty, wiersze dziennika i kartoteki nabywców, można zautomatyzować poprzez utworzenie przepływów pracy z krokami dla akceptacji, o których mowa.
Przed akceptacją przepływów pracy należy skonfigurować osobę zatwierdzającą i zastępcę osoby zatwierdzającej dla każdego użytkownika akceptacji. Można też ustawić limit kwoty osób zatwierdzających aby określić, które zapisy sprzedaży i zakupu mogą akceptować. Żądania akceptacji i inne powiadomienia można wysłać jako wiadomość e-mail lub notatkę wewnętrzną. Dla każdych ustawień użytkowników akceptujących można też ustawić, kiedy otrzymują powiadomienia.
Uwaga
Oprócz funkcji Przepływu pracy w Business Central można korzystać z programu Power Automate, aby określić przepływy pracy dla zdarzeń w Business Central. Warto zauważyć, że mimo, że są dwoma oddzielnymi systemami przepływu pracy, każdy szablon przepływu utworzony w Power Automate zostaje dodany do listy przepływów pracy w Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono na stronie Korzystanie z przepływów Power Automate w Business Central.
Można skonfigurować i używać przepływów pracy łączących zadania procesu biznesowego wykonywane przez różnych użytkowników. Zadania systemowe, takie jak automatyczne księgowanie, mogą być zawarte w przepływach pracy jako kroki, poprzedzając lub następując po zadaniach użytkownika. Żądanie i akceptacja tworzenia nowych zapisów to typowe kroki przepływu pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przepływ pracy - przegląd.
O tym przewodniku
Ten przewodnik to scenariusz ilustrujący poniższe zadania:
- Konfigurowanie użytkowników akceptujących
- Konfigurowanie powiadomień dla użytkowników akceptujących
- Modyfikowanie i umożliwianie przepływów pracy akceptacji
- Żądanie akceptacji zamówienia zakupu (jako Alicia)
- Przyjęcie powiadomienia i zaakceptowanie żądania (jako Sean)
Historia
Sean pełni rolę administratora w firmie CRONUS i tworzy dwóch użytkowników akceptujących. Jednym z nich jest Alicia reprezentująca pracownika działu zakupów. Drugim jest on sam, reprezentujący osobę zatwierdzającą Alici. Sean nadaje sobie prawo nieograniczonego limitu akceptacji zakupu i określa, że będzie otrzymywał powiadomienia przez notatkę wewnętrzną od razu, gdy nastąpi istotne zdarzenie. Na koniec Sean tworzy wymagany przepływ pracy akceptacji jako kopię istniejącego szablonu przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu, zostawia wszystkie istniejące warunki zdarzenia i opcje reakcji niezmienione i uruchamia przepływ pracy.
Aby przetestować przepływ pracy akceptacji, Sean najpierw loguje się do Business Central jako Alicia, a następnie żąda akceptacji zamówienia zakupu. Sean następnie loguje się jako on sam, widzi notatkę na swojej stronie Widok główny użytkownika, używa łącza do żądania akceptacji dla zamówienia zakupu i akceptuje żądanie.
Użytkownicy
Zanim będzie można skonfigurować użytkowników akceptujących i ich metodę powiadomienia, należy upewnić się, że ci użytkownicy istnieją w Business Central: Jeden użytkownik będzie reprezentował Alicię. Drugi użytkownik, ty, będzie reprezentował Seana. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie użytkowników zgodnie z licencjami.
Konfigurowanie użytkowników akceptujących
Zalogowany jako ty sam, skonfiguruj Alicię jako użytkownika akceptacji, którego osobą zatwierdzającą jesteś ty. Skonfiguruj swoje prawa akceptacji i określ czas i metodę otrzymywania powiadomień o żądaniach akceptacji.
Aby skonfigurować siebie i Alicię jako użytkowników akceptacji
- Wybierz ikonę
, wprowadź Ustawienia użytkownika akceptującego, a następnie wybierz powiązany odnośnik. - Na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących wybierz akcję Nowy.
Uwaga
Dopóki nie zostanie skonfigurowana osoba zatwierdzająca, nie będzie można skonfigurować użytkowników potrzebujących akceptacji tej osoby. To oznacza, że najpierw trzeba skonfigurować Seana, a dopiero potem Alicię.
Skonfiguruj dwóch użytkowników akceptacji poprzez wypełnienie pól w poniższej tabeli.
Identyfikator użytkownika Identyfikator osoby akceptującej Nieograniczony limit akceptacji zakupu TY Wybrany Alicia TY
Konfiguracja powiadomień
W tym przewodniku, użytkownik otrzymuje powiadomienia o żądaniach akceptacji poprzez wewnętrzną notatkę. Powiadomienie o akceptacji może być wysyłane za pomocą poczty e-mail i można dodać krok przepływu pracy, który będzie przesyłać nadawcy powiadomienie o akceptacji lub odrzuceniu żądania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wybór czasu i metody otrzymywania powiadomień dotyczących przepływów pracy.
Aby skonfigurować czas i metodę otrzymywania powiadomień
- Na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących wybierz wiersz dla siebie, a następnie wybierz akcję Ustawienia powiadomienia.
- Na stronie Ustawienia powiadomienia w polu Typ powiadomienia wybierz Akceptacja.
- W polu Metoda powiadomienia wybierz Notatka.
- Na stronie Ustawienia powiadomienia wybierz akcję Harmonogram powiadomień.
- Na stronie Harmonogram powiadomień w polu Cykl wybierz Natychmiastowo.
Tworzenie przepływu pracy akceptacji
Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu należy utworzyć przez skopiowanie kroków z szablonu przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu. Następnie należy zostawić istniejące kroki przepływu pracy niezmienione i włączyć przepływ pracy.
Porada
Opcjonalnie, można dodać krok przepływu pracy, który będzie wysyłać nadawcy powiadomienie o akceptacji lub odrzuceniu żądania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wybór czasu i metody otrzymywania powiadomień dotyczących przepływów pracy.
Aby utworzyć i włączyć przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu
Wybierz ikonę
, wprowadź Przepływy pracy, a następnie wybierz powiązane łącze.Na stronie Przepływy pracy, wybierz Akcje, następnie wybierz Nowy, a później wybierz akcję Nowy przepływ pracy z szablonu.
Na stronie Szablony przepływu pracy wybierz szablon przepływu pracy nazwany Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu.
Otworzy się strona Przepływ pracy dla nowego przepływu pracy, zawierająca wszystkie informacje dotyczące wybranego szablonu. Wartość w polu Kod jest rozszerzona o -01, aby zasygnalizować, że jest to pierwszy przepływ pracy utworzony z szablonu przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu.
W nagłówku strony Przepływ pracy włącz przełącznik Włączone.
Użycie akceptacji przepływu pracy
Aby użyć nowego przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu, należy najpierw zalogować się jako Alicia do Business Central i zażądać akceptacji zamówienia zakupu. Następnie należy zalogować się na swoje konto, wyświetlić notatkę na stronie Widok główny użytkownika, użyć łącza do żądania akceptacji i zaakceptować żądanie.
Aby zażądać akceptacji zamówienia zakupu, jako Alicia
- Zaloguj się jako Alicia.
- Wybierz ikonę , wybierz Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz wiersz, aby otworzyć zamówienie zakupu 106001.
- Na stronie Zamówienie zakupu, wybierz Akcje, następnie Żądanie akceptacji, a później wybierz akcję Wyślij żądanie akceptacji.
Warto zauważyć, że wartość w polu Stan została zmieniona na Oczekuje na akceptację.
Aby zaakceptować zamówienie zakupu, jako Sean
- Zaloguj się jako Sean.
- Na stronie Widok główny użytkownika, w obszarze Samoobsługa, wybierz kafelek Żądania do akceptacji.
- Na stronie Żądania do akceptacji, wybierz wiersz zamówienia zakupu utworzony przez Alicię, a następnie wybierz akcję Zatwierdź.
Wartość w polu Stan zamówienia zakupu Alici zmienia się na Zwolnione.
Właśnie został skonfigurowany i przetestowany prosty przepływ pracy oparty na pierwszych dwóch krokach przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu. Ten przepływ pracy można z łatwością rozszerzyć tak, aby zamówienie zakupu Alici zostało zaksięgowane automatycznie, gdy Sean je zaakceptuje. Aby to zrobić, należy uruchomić przepływ pracy Przepływ pracy faktury zakupu, w którym reakcja na zwolnioną fakturę zakupu to zaksięgowanie jej. Najpierw trzeba zmienić warunek zdarzenia w pierwszym kroku przepływu pracy z Faktura na Zamówienie (zakupu).
Ogólna wersja Business Central zawiera kilka szablonów przepływu pracy dla scenariuszy obsługiwanych w ramach kodu aplikacji. Większość z nich jest dla przepływów pracy akceptacji.
Rodzaje przepływów pracy określa się poprzez wypełnianie pól w wierszach przepływu pracy ze stałej listy zdarzeń i wartości reakcji reprezentujących scenariusze wspierane przez kod aplikacji. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie przepływów pracy w celu łączenia zadań procesów biznesowych.
Uwaga
Jeżeli scenariusz firmy wymaga zdarzenia przepływu pracy lub reakcji, która nie jest obsługiwana w domyślnej wersji, należy zarejestrować się w usłudze Power Automate. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z przepływów Power Automate w [!include[prod_short](includes/prod_short.md)]. Alternatywnie, pobierz aplikację w usłudze AppSource lub rozpocznij pracę z partnerem Microsoft, aby dostosować kod aplikacji.
Zobacz też
Konfigurowanie użytkowników akceptujących
Powiadomienia o przepływie akceptacji
Tworzenie przepływów pracy w celu łączenia zadań procesów biznesowych
Korzystanie z przepływów akceptacji
Przepływ pracy - przegląd
Korzystanie z przepływów Power Automate w Business Central