Przewodnik: Konfigurowanie i korzystanie z przepływów pracy akceptacji zakupów

Proces akceptacji nowych lub zmienionych zapisów, takich jak dokumenty, wiersze dziennika i kartoteki nabywców, można zautomatyzować poprzez utworzenie przepływów pracy z krokami dla akceptacji, o których mowa. Przed akceptacją przepływów pracy należy skonfigurować osobę zatwierdzającą i zastępcę osoby zatwierdzającej dla każdego użytkownika akceptacji. Można też ustawić limit kwoty osób zatwierdzających aby określić, które zapisy sprzedaży i zakupu mogą akceptować. Żądania akceptacji i inne powiadomienia można wysłać jako wiadomość e-mail lub notatkę wewnętrzną. Dla każdych ustawień użytkowników akceptujących można też ustawić, kiedy otrzymują powiadomienia.

NOTE

Oprócz funkcji Przepływu pracy w Business Central można korzystać z programu Power Automate, aby określić przepływy pracy dla zdarzeń w Business Central. Warto zauważyć, że mimo, że są dwoma oddzielnymi systemami przepływu pracy, każdy szablon przepływu utworzony w Power Automate zostaje dodany do listy przepływów pracy w Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z Business Central w ramach zautomatyzowanego przepływu pracy.

Można skonfigurować i używać przepływów pracy łączących zadania procesu biznesowego wykonywane przez różnych użytkowników. Zadania systemowe, takie jak automatyczne wpisywanie, mogą być zawarte w przepływach pracy jako kroki, poprzedzając lub następując po zadaniach użytkownika. Żądanie i akceptacja tworzenia nowych zapisów to typowe kroki przepływu pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przepływ pracy.

O tym Przewodniku

W tym przewodniku opisano następujące zadania:

  • Konfigurowanie użytkowników akceptujących
  • Konfigurowanie powiadomień dla użytkowników akceptujących
  • Modyfikowanie i umożliwianie przepływów pracy akceptacji
  • Żądanie akceptacji zamówienia zakupu, jako Alicia
  • Przyjęcie powiadomienia i zaakceptowanie żądania, jako Sean

Historia

Sean jest administratorem w firmie CRONUS. Tworzy on dwóch użytkowników akceptujących. Jednym z nich jest Alicia reprezentująca pracownika działu zakupów. Drugim jest on sam, reprezentujący osobę zatwierdzającą Alici. Sean nadaje sobie prawo nieograniczonego limitu akceptacji zakupu i określa, że będzie otrzymywał powiadomienia przez notatkę wewnętrzną od razu, gdy nastąpi istotne zdarzenie. Na koniec Sean tworzy wymagany przepływ pracy akceptacji jako kopię istniejącego szablonu przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu, zostawia wszystkie istniejące warunki zdarzenia i opcje reakcji niezmienione i uruchamia przepływ pracy.

Aby przetestować przepływ pracy akceptacji, Sean najpierw loguje się do Business Central jako Alicia, a następnie żąda akceptacji zamówienia zakupu. Sean następnie loguje się jako on sam, widzi notatkę w swoim Widoku głównym użytkownika, podąża za linkiem do żądania akceptacji dla zamówienia zakupu i akceptuje żądanie.

Użytkownicy

Zanim będzie można skonfigurować użytkowników akceptujących i ich metodę powiadomienia, należy upewnić się, że dwóch użytkowników istnieje w Business Central: Jeden użytkownik będzie reprezentował Alicię. Drugi użytkownik, ty, będzie reprezentował Seana. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie użytkowników zgodnie z licencjami.

Konfigurowanie użytkowników akceptujących

Zalogowany jako ty sam, skonfiguruj Alicię jako użytkownika akceptacji, którego osobą zatwierdzającą jesteś ty. Skonfiguruj swoje prawa akceptacji i określ czas i metodę otrzymywania powiadomień o żądaniach akceptacji.

Aby skonfigurować siebie i Alicię jako użytkowników akceptacji

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Ustawienia użytkownika akceptującego, a następnie wybierz powiązany odnośnik.

  2. Na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących wybierz akcję Nowy.

    NOTE

    Dopóki nie zostanie skonfigurowana osoba zatwierdzająca, nie będzie można skonfigurować użytkowników potrzebujących akceptacji tej osoby. Dlatego należy skonfigurować siebie przed Alicią.

  3. Skonfiguruj dwóch użytkowników akceptacji poprzez wypełnienie pól w poniższej tabeli.

    Identyfikator użytkownika Identyfikator osoby akceptującej Nieograniczony limit akceptacji zakupu
    TY Wybrany
    Alicia TY

Konfiguracja powiadomień

W tym przewodniku, użytkownik otrzymuje powiadomienia o żądaniach akceptacji poprzez wewnętrzną notatkę. Powiadomienie o akceptacji może być wysyłane za pomocą poczty e-mail i można dodać krok przepływu pracy, który będzie przesyłać nadawcy powiadomienie o akceptacji lub odrzuceniu żądania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wybór czasu i metody otrzymywania powiadomień.

Aby skonfigurować czas i metodę otrzymywania powiadomień

  1. Na stronie Ustawienia użytkowników akceptujących wybierz wiersz dla siebie, a następnie wybierz akcję Ustawienia powiadomienia.
  2. Na stronie Ustawienia powiadomienia w polu Typ powiadomienia wybierz Akceptacja.
  3. W polu Metoda powiadomienia wybierz Notatka.
  4. Na stronie Ustawienia powiadomienia wybierz akcję Harmonogram powiadomień.
  5. Na stronie Harmonogram powiadomień w polu Cykl wybierz Natychmiastowo.

Tworzenie przepływu pracy akceptacji

Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu należy utworzyć przez skopiowanie kroków z szablonu przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu. Następnie należy zostawić istniejące kroki przepływu pracy niezmienione i włączyć przepływ pracy.

TIP

Opcjonalnie, można dodać krok przepływu pracy, który będzie wysyłać nadawcy powiadomienie o akceptacji lub odrzuceniu żądania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wybór czasu i metody otrzymywania powiadomień.

Aby utworzyć i włączyć przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Przepływy pracy, a następnie wybierz powiązany odnośnik.

  2. Na stronie Przepływy pracy, wybierz Akcje, następnie wybierz Nowy, a później wybierz akcję Nowy przepływ pracy z szablonu.

  3. Na stronie Szablony przepływu pracy wybierz szablon przepływu pracy nazwany Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu.

    Otworzy się strona Przepływ pracy dla nowego przepływu pracy, zawierająca wszystkie informacje dotyczące wybranego szablonu. Wartość w polu Kod jest rozszerzona o -01, aby zasygnalizować, że jest to pierwszy przepływ pracy utworzony z szablonu przepływu pracy Zamówienie zakupu przepływu pracy.

  4. W nagłówku strony Przepływ pracy zaznacz pole wyboru Włączone.

Użycie akceptacji przepływu pracy

Aby użyć nowego przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu, należy najpierw zalogować się jako Alicia do Business Central i zażądać akceptacji zamówienia zakupu. Następnie należy zalogować się na swoje konto, wyświetlić notatkę w Widoku głównym użytkownika, podążyć za linkiem do żądania akceptacji i zaakceptować żądanie.

Aby zażądać akceptacji zamówienia zakupu, jako Alicia

  1. Zaloguj się jako Alicia.
  2. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature., wprowadź Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
  3. Wybierz wiersz, aby otworzyć zamówienie zakupu 106001.
  4. Na stronie Zamówienie zakupu, wybierz Akcje, następnie Żądanie akceptacji, a później wybierz akcję Wyślij żądanie akceptacji.

Warto zauważyć, że wartość w polu Stan została zmieniona na Oczekuje na akceptację.

Aby zaakceptować zamówienie zakupu, jako Sean

  1. Zaloguj się jako Sean.
  2. W Widoku głównym użytkownika, w obszarze Samoobsługa, wybierz kafelek Żądania do akceptacji.
  3. Na stronie Żądania do akceptacji, wybierz wiersz zamówienia zakupu utworzony przez Alicię, a następnie wybierz akcję Zatwierdź.

Wartość w polu Stan zamówienia zakupu Alici zmienia się na Zwolnione.

Właśnie został skonfigurowany i przetestowany prosty przepływ pracy oparty na pierwszych dwóch krokach przepływu pracy Przepływ pracy akceptacji zamówienia zakupu. Ten przepływ pracy można z łatwością rozszerzyć tak, aby zamówienie zakupu Alici zostało zaksięgowane automatycznie, gdy Sean je akceptuje. Aby to zrobić, należy uruchomić przepływ pracy Przepływ pracy faktury zakupu, w którym reakcja na zwolnione zamówienie zakupu to zaksięgowanie go. Najpierw trzeba zmienić warunek zdarzenia w pierwszym kroku przepływu pracy z Faktura na Zamówienie (zakupu).

Ogólna wersja Business Central zawiera kilka szablonów przepływu pracy dla scenariuszy obsługiwanych w ramach kodu aplikacji. Większość z nich jest dla przepływów pracy akceptacji.

Odmiany przepływów pracy określa się poprzez wypełnianie pól w wierszach przepływu pracy ze stałej listy zdarzeń i wartości reakcji reprezentujących scenariusze wspierane przez kod aplikacji. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie przepływów pracy.

Jeśli scenariusz biznesowy wymaga zdarzenia przepływu pracy lub reakcji, które nie są obsługiwane, partner Microsoft jest zobowiązany do ich wdrożenia poprzez dostosowanie kodu aplikacji. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Użycie Business Central w zautomatyzowanym przepływie pracy lub Zdarzenia w AL w sekcji pomocy dla programistów.

Zobacz też

Konfigurowanie użytkowników akceptujących
Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy
Tworzenie przepływów pracy
Korzystanie z przepływów akceptacji
Przepływ pracy
Korzystanie z Business Central w ramach zautomatyzowanego przepływu pracy