Business Central jako firmowa skrzynka odbiorcza w aplikacji Outlook
Business Central oferuje dodatek umożliwiający zarządzanie interakcjami biznesowymi z nabywcami i dostawcami bezpośrednio w aplikacji Microsoft Outlook. Z dodatkiem Business Central dla aplikacji Outlook można wyświetlić dane finansowe dotyczące nabywców i dostawców, a także tworzyć i wysyłać dokumenty finansowe, takie jak oferty czy faktury.
Dodatek Business Central składa się z dwóch oddzielnych dodatków, które zapewniają następujące możliwości:
Szczegółowe informacje kontaktu
Dodatek umożliwia użytkownikom Business Central wyszukiwanie informacji o nabywcach i dostawcach w wiadomościach e-mail i terminach z kalendarza. Umożliwia także tworzenie i wysyłanie dokumentów biznesowych Business Central takich jak oferty i faktury sprzedaży do kontaktów.
Widok dokumentu
W sytuacji, gdy dokument biznesowy jest wysyłany w wiadomości e-mail, dodatek zapewnia bezpośrednie łącze z treści wiadomości do rzeczywistego dokumentu biznesowego w Business Central.
Wprowadzenie
W pierwszym kroku należy pobrać dodatek Business Central i zainstalować go w aplikacji Outlook. Może okazać się, że dodatek został już wcześniej zainstalowany przez administratora. W przypadku braku pewności, należy sprawdzić u administratora lub przejść następne kroki i zweryfikować, czy dodatek został zainstalowany.
W przypadku braku zainstalowanego dodatku, należy zapoznać się z artykułem Instalowanie dodatku do własnego użytku.
Po zainstalowaniu dodatku można uzyskać dostęp do dodatku Business Central z każdej nowej lub istniejącej wiadomości e-mail lub terminu kalendarza w aplikacji Outlook.
Należy rozpocząć od zalogowania się do programu Outlook i otwarcia wiadomości e-mail. Następnie, w przypadku korzystania z aplikacji Outlook, należy przejść do wstążki i poszukać Business Central. Lub jeśli użytkownik korzysta z klienta webowego aplikacji Outlook, w górnej lub dolnej części wiadomości e-mail należy poszukać
lub przejść do przycisku 
.
Jeśli użytkownik zainstalował dodatek samodzielnie i wybrał otrzymanie przykładowej wiadomości e-mail, musi sprawdzić obecność wiadomości powitalnej w skrzynce odbiorczej. Wiadomość e-mail zawiera informacje przydatne do rozpoczęcia pracy.
Przy pierwszym użyciu dodatku, w okienku dodatku Business Central, użytkownik może zostać poproszony o zalogowanie się. W takim przypadku należy wybrać opcję Zaloguj się teraz i postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby zalogować się do Business Central przy użyciu swojego konta.
Porada
W przypadku korzystania z z nowego klienta webowego aplikacji Outlook, można przypiąć Business Central, aby był zawsze natychmiast widoczny, zamiast przechodzić do przycisku Więcej akcji, co zwiększa wygodę przeglądania informacji o kontaktach podczas przeglądania różnych wiadomości e-mail.
Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Używanie dodatków w aplikacji Outlook w sieci Web.
Praca z kontaktami i dokumentami przy użyciu dodatku Szczegółowe informacje kontaktu
Powiedzmy, że użytkownik otrzymał wiadomość e-mail od nabywcy, który chce otrzymać ofertę na niektóre zapasy. Bezpośrednio w aplikacji Outlook można otworzyć dodatek Business Central, który rozpoznaje nadawcę jako nabywcę i otwiera kartotekę nabywcy dla tej firmy. Z pulpitu nawigacyjnego można podejrzeć informacje dla nabywcy, a także przejść do szczegółów w konkretnych dokumentach. Można też przejrzeć historię sprzedaży nabywcy. Jeśli to nowy kontakt, można utworzyć go jako nowego nabywcę w Business Central bez opuszczania aplikacji Outlook.
W dodatku można utworzyć ofertę sprzedaży i wysłać ją z powrotem to nabywcy bez opuszczania aplikacji Outlook. Wszystkie informacje potrzebne do wysłania oferty sprzedaży są dostępne w firmowej skrzynce pocztowej w aplikacji Outlook. Po wprowadzeniu danych, ofertę należy zaksięgować i wysłać w wiadomości e-mail. Business Central tworzy plik .PDF z ofertą sprzedaży i dołącza ją do wiadomości e-mail zredagowanej w dodatku.
Podobnie po otrzymaniu wiadomości e-mail od dostawcy, można użyć dodatku do pracy z dostawcami i fakturami zakupów.
Czasami może zaistnieć potrzeba wyświetlenia większej ilości pól niż jest widoczna w dodatku, na przykład podczas wypełniania wierszy w fakturze. Aby uzyskać więcej przestrzeni do pracy, dodatek można otworzyć w nowym oknie. Nadal jest to część aplikacji Outlook, ale zapewnia więcej miejsca. Podczas wpisywania danych do dokumentu w widoku w nowym oknie zmiany są zapisywane automatycznie. W poniższych sekcjach przedstawiono podstawowe zadania, aby umożliwić użytkownikom ogólne zapoznanie z dodatkiem.
Porada
Zadania wyjaśniają, jak używać dodatku z wiadomości e-mail. Te same działania można wykonać z poziomu terminu aplikacji Outlook.
Wyszukiwanie kontaktu biznesowego podczas tworzenia wiadomości e-mail
Utwórz nową wiadomość e-mail.
Na wstążce przejdź do !INCLUDE**prod_short[]** i wybierz Szczegółowe informacje kontaktu. Lub w przypadku korzystania z webowego klienta aplikacji Outlook, należy przejść w dół wiadomości i wybrać
> Szczegółowe informacje kontaktu.W otwartym okienku dodatku Business Central zeskanuj i wybierz żądany kontakt.
Przegląd kontaktu jest wyświetlany w okienku, a kontakt jest dodawany w wierszu Do wiadomości e-mail.
Wyświetlanie i zmiana szczegółów firmy lub przełączanie firmy
Pasek akcji w górnej części okienka dodatku Business Central zawiera kilka akcji, które pozwalają przechodzić do szczegółów dotyczących kontaktu i wprowadzać zmiany.
Można na przykład otworzyć pełne szczegóły kontaktu, tak jak w Business Central. Przy pracy z więcej niż jedną firmą Business Central można z łatwością zmieniać firmy.
Śledzenie dokumentów przychodzących
Być może użytkownik korzysta z listy Dokumenty przychodzące w Business Central, aby śledzić wysyłane przez dostawców dokumenty do przetworzenia, takie jak faktura zakupu wymagająca opłacenia. W takim przypadku można łatwo tworzyć rekordy dokumentów przychodzących z poziomu dodatku Outlook i dołączać załączniki do wiadomości e-mail.
Po otrzymaniu wiadomości e-mail od dostawcy, która zawiera załącznik, wybierz
Business Central > Szczegółowe informacje kontaktu.W pasku akcji dodatku wybierz kolejno akcje Pokaż więcej akcji, a następnie Odbiorca dokumentów przychodzących....
Tworzenie i wysyłanie nowego dokumentu do kontaktu
- Na wstążce lub w dolnej części wiadomości e-mail wybierz Business Central > Nowe, a następnie wybierz typ dokumentu, który ma zostać utworzony, na przykład Oferta sprzedaży.
- Wprowadź zmiany w dokumencie w okienku dodatku Business Central.
- Kiedy dokument będzie gotowy do wysłania do kontaktu, na pasku narzędzi wybierz kolejno akcje Pokaż więcej akcji, a następnie Wyślij pocztą e-mail.
Dodawanie plików do rekordów
Skrzynka pocztowa często służy jako źródło przychodzących plików, które inicjują lub odblokowują przepływy pracy. Pliki mogą zawierać faktury PDF, zdjęcia towarów lub wymagania w dokumencie Word. Podczas pracy w aplikacji Outlook z rekordami Business Central, takimi jak dostawcy, nabywcy, faktury zakupu lub zamówienia sprzedaży, można dołączyć te pliki do rekordów.
Pliki można dołączać na kilka sposobów. Jednym z nich jest przekazanie pliku z urządzenia użytkownika. Innym sposobem jest przekazanie plików dołączonych do wiadomości e-mail. Na przykład, załóżmy, że użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z plikami od kontaktu. Dodatek automatycznie wyświetli rekord kontaktu, który odpowiada nadawcy wiadomości e-mail. Stamtąd można przejść do dokumentu dotyczącego danego kontaktu, np. ostatniego zamówienia sprzedaży. Po zidentyfikowaniu zamówienia, którego dotyczy wiadomość e-mail, pliki są szybko przekazywane z wiadomości e-mail do tego zamówienia.
Po dołączeniu pliku współpracownicy mogą natychmiast pobrać i wyświetlić plik z pola informacji Załącznikiw dowolnym kliencie Business Central. Mogą też otworzyć plik w usłudze OneDrive, aby udostępnić go i współpracować ze swoim działem.
Dołączanie pliku
Otwórz wiadomość e-mail, a następnie wybierz kolejno akcje
Business Central > Szczegółowe informacje kontaktu.W pasku akcji dodatku wybierz Pokaż więcej akcji > Załączniki.
Strona Załączone dokumenty otwiera listę dokumentów, które zostały już dołączone do rekordu.
Wybierz Dołączony plik/pliki..., a następnie jedną z następujących opcji:
- Wybierz Dołącz z wiadomości e-mail, aby przekazać wszystkie lub wybrane pliki dołączone do wiadomości e-mail.
- Wybierz Dołącz z wiadomości e-mail, aby przekazać jeden lub więcej plików z urządzenia.
Uwaga
Nie można dołączyć plików do wszystkich rekordów. Funkcja ta jest dostępna dla rekordów używających pola informacji Załączniki, takich jak dostawca, nabywca, faktura zakupu lub zamówienie sprzedaży.
Wyświetlanie dokumentu z wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Document View
Niezależnie od tego, czy jest to wysłana lub otrzymana wiadomość e-mail, dowolny dokument Business Central, taki jak oferta sprzedaży, można wyświetlić bezpośrednio w aplikacji Outlook. Z tego miejsca można wprowadzać zmiany i nawigować do powiązanych informacji - tak samo jak w przypadku Business Central.
W przypadku korzystania z aplikacji Outlook, wystarczy wybrać Łącze do dokumentu w górnej części wiadomości e-mail. W przypadku korzystania z webowego klienta aplikacji Outlook, należy poszukać łącza odwołania do dokumentu w wiadomości e-mail. Tekst łącza odwołania będzie zawierał numer dokumentu, który opiera się na serii numeracji użytej w Business Central. Na przykład, łącze do oferty sprzedaży mogłoby wyglądać następująco: Oferta sprzedaży S-QUO1000.
Porada
Od wersji 2022 release wave 1, dokumenty otwierają się w nowym oknie przeglądarki z wszystkimi możliwościami znanymi z Business Central. Można przechodzić od dokumentu do listy i z powrotem, otwierać listy w programie Excel, wysyłać dokumenty do druku oraz uruchamiać lub podglądać powiązane raporty. Użytkownik ma do dyspozycji wszystkie znane skróty klawiaturowe podczas otwierania dokumentów z programu Outlook.
Zobacz też
Przygotowywanie do prowadzenia działalności
Instalacja Business Central na urządzeniach mobilnych
Wysyłanie dokumentów pocztą e-mail
Zarządzanie finansami
Sprzedaż
Zakupy
Minimalne wymagania dla aplikacji Outlook
Używanie dodatków w aplikacji Outlook w sieci Web