Wykaz podatników VAT

Informacje ogólne

Zgodnie z przepisami przy transakcjach powyżej 15 tys. zł płatności na rzecz kontrahenta należy dokonać przelewem na jego rachunek bankowy. Od stycznia 2020 r. taka płatność powinna trafić na rachunek kontrahenta znajdujący się w wykazie podatników VAT. Wówczas płatność jest bezpieczna, a płatnik nie ponosi negatywnych konsekwencji podatkowych.

Jeśli płatność dokonywana jest na inny rachunek niż wskazany w wykazie, wówczas nie można zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Nabywca będzie również solidarnie odpowiadać ze sprzedawcą, który jest czynnym podatnikiem VAT, za jego zaległości podatkowe w tej części podatku VAT, która przypada na płatność za transakcję potwierdzoną fakturą, a dokonaną przelewem na rachunek inny, niż zawarty w wykazie podatników VAT, na dzień zlecenia przelewu.

Uwaga

Istotne będzie, czy rachunek znajdował się w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Decyduje przy tym dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Jeżeli w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu płatnik poinformuje naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury o numerze rachunku, na który został zlecony przelew, to będzie mógł zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Nie poniesie on również odpowiedzialności solidarnej, mimo że wpłata trafiła na inny rachunek, niż wskazany w wykazie podatników VAT. Dodatkowo płatnik nie będzie odpowiadał solidarnie, jeśli zapłaci przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności.

Ustawienia

Status kont bankowych kontrahentów zdefiniowanych w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central on‑premises sprawdzany jest w wykazie podatników VAT dla tych nabywców/dostawców, w których kartotekach wybrany jest kod PL w polu Kod kraju/regionu. Wynika to z faktu, że w wykazie podatników VAT widnieją tylko przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce. W przypadku innego kodu kraju/regionu, status konta bankowego wykaże wartość Nie dotyczy. Dodatkowo została przygotowana strona ustawień dla wykazu podatników VAT.

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności weryfikowania kont bankowych nabywców/dostawców konieczne jest zdefiniowanie podstawowych ustawień. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. Należy wybrać Działy > Zarządzanie Finansami > Ustawienia wykazu podatników VAT > Ustawienia wykazu podatników VAT.

2. W oknie Kartoteka ustawień wykazu podatników VAT, które się otworzy, należy wypełnić pola zgodnie z poniższym opisem:

   • Metoda sprawdzania – określa miejsce, w którym będą sprawdzane konta bankowe kontrahentów. Opcje dostępne w tym polu:

     • Plik – konta będą weryfikowane tylko w pliku płaskim,

     • API – konta będą weryfikowane tylko w API,

     • Plik i API – konta będą weryfikowane w pierwszej kolejności w pliku płaskim. Jeśli ta weryfikacja wykaże, że dane konto nie zostało zgłoszone, zostanie wykonana dodatkowa weryfikacja w API.

   Uwaga

   W przypadku wybrania opcji Plik i API, system będzie dokonywać weryfikacji zarówno w pliku, jak i w API. Wystarczy potwierdzenie weryfikacji tylko w jednym ze źródeł, aby system uznał, że konto zostało zgłoszone.

   • Użyj API, jeśli plik jest niedostępny – zaznaczenie tego pola spowoduje, że konta bankowe będą weryfikowane w API w sytuacji, gdy aktualny plik płaski nie będzie dostępny,

   • Użyj API dla zamówienia zakupu – zaznaczenie tego pola spowoduje, że konto bankowe wybrane w zamówieniu zakupu będzie weryfikowane w API. Domyślnie konta bankowe wprowadzane w zamówieniach zakupu nie są weryfikowane w API, niezależnie od pozostałych ustawień.

   • Maks. rozmiar żądania API – określa maksymalny rozmiar paczki wysyłanej do API. Wartość ta nie powinna być większa, niż wartość podana przez Ministerstwo Finansów; w przypadku wprowadzenia zbyt dużej wartości, zapytanie może zwrócić błąd.

Uwaga

Według specyfikacji Ministerstwa Finansów, dostęp do API jest limitowany. Zalecane jest więc korzystanie z pliku i ograniczenie wykorzystania API do minimum.

Uwaga

W związku z techniczną naturą ustawień, dostęp do nich powinni mieć wyłącznie administratorzy systemu.

Obsługa

W przypadku gdy weryfikacja odbywa się za pomocą pliku płaskiego, konieczne jest wgranie pliku do systemu. Proces wgrywania pliku zakłada, że raz dziennie – najlepiej przed rozpoczęciem pracy – administrator pobierze plik płaski, rozpakuje go, a następnie zaimportuje do systemu. Do tego celu służy Rejestr plików wykazu podatników VAT.

W celu zaimportowania pliku do systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central on‑premises, należy wykonać następujące kroki:

1. Należy wybrać Działy > Administracja > Ustawienia aplikacji > Ogólne > Rejestr plików wykazu podatników VAT.

2. W oknie Rejestr plików wykazu podatników VAT, które się otworzy, należy na wstążce kliknąć Pobierz plik wykazu podatników VAT:

3. Pojawi się komunikat, w którym należy kliknąć Tak, aby kontynuować proces.

4. W oknie zapisu pliku pobranego z zasobów Ministerstwa Finansów, które się pojawi, należy kliknąć Zapisz i wskazać lokalną ścieżkę dostępu.

5. Należy rozpakować zapisany plik.

6. W oknie Rejestr plików wykazu podatników VAT należy na wstążce kliknąć Wstaw dane z pliku.

7. Pojawi się komunikat, w którym należy kliknąć Tak, aby kontynuować proces.

8. W oknie, które się otworzy, należy wskazać rozpakowany wcześniej plik w formacie .json i kliknąć Otwórz.

9. System przeprowadza walidację. W sytuacji, gdy wgrywany plik jest nieaktualny, system wyświetli stosowną informację, następnie nieaktualne dane zastąpi aktualnymi.

   Szacowany czas wstawiania danych z pliku to 10 minut.

10. Po zakończeniu procesu pobierania i wstawiania danych z pliku w oknie Rejestr plików wykazu podatników VAT zostaną utworzone dwa wiersze jako efekt wykonanych operacji, z odpowiednimi informacjami w poszczególnych polach.

Obsługa

Wprowadzając dane dostawcy do systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central on‑premises, należy wykonać następujące kroki:

1. Należy wybrać Działy > Zakup > Przetwarzanie zamówień > Dostawcy.

2. W oknie Dostawcy, które się otworzy, na wstążce należy kliknąć Nowy.

3. W nowej kartotece dostawcy, która się otworzy, na wstążce należy kliknąć Pobierz dane z serwisów rządowych.

4. W oknie Kartoteka danych serwisów rządowych, które się otworzy, w polu Wyszukaj nr VAT/NIP należy wprowadzić NIP (10 cyfr) kontrahenta, którego wprowadzamy do bazy. Jest też możliwość wyszukiwania kontrahenta wg numeru regon, w tym celu należy wypełnić pole Wyszukaj regon.

5. Na wstążce należy kliknąć Pobierz dane wykazu podatników VAT.

W wyniku działania tej akcji, w oknie Kartoteka danych serwisów rządowych pojawi się nowa karta skrócona Dane rejestru podatników VAT, w której prezentowane są dane kontrahenta zarejestrowane w Wykazie podatników VAT. Pola tej karty skróconej są nieedytowalne.

W polach na karcie skróconej Dane aktualizujące jest kopia danych z Wykazu podatników VAT. Wszystkie pola są edytowalne – użytkownik może zmienić ich zawartość. Dane z tych pól zostaną skopiowane do kartoteki dostawcy po wybraniu akcji Aktualizuj kartotekę dostawcy.

Uwaga

Jeśli wcześniej pobrane były dane kontrahenta z BIR lub pola na karcie skróconej Dane aktualizujące były wypełnione ręcznie, pojawi się komunikat z pytaniem, czy zastąpić dane aktualizujące danymi z Wykazu podatników VAT .

W polu Liczba kont bankowych na karcie skróconej Dane rejestru podatników VAT wyświetlona jest ilość zarejestrowanych rachunków bankowych kontrahenta. Jeśli jest ona większa od 0, należy wykonać następujące kroki:

1. Na wstążce należy kliknąć Otwórz listę kont bankowych.

2. Otworzy się okno Lista kont bankowych wykazu podatników VAT, które należy wypełnić zgodnie z poniższym opisem:

   • Istniejący kod konta – w tym polu wyświetlony jest kod konta bankowego zdefiniowanego już w systemie dla danego kontrahenta, które rozpoznawane jest na podstawie numeru IBAN,

   • Nr konta bankowego (wykaz podatników VAT) – w tym polu znajduje się numer rachunku bankowego pobrany z wykazu podatników VAT,

   • Akcja – w wierszu z wybranym numerem rachunku bankowego, który ma być przypisany do kontrahenta w systemie, należy wybrać jedną z opcji:

   • Puste – dany rachunek bankowy nie zostanie przypisany do kartoteki kontrahenta w systemie,

   • Utwórz nowe – dany rachunek bankowy zostanie przypisany do kartoteki kontrahenta w systemie (zostanie założone nowe konto bankowe dostawcy) – tę opcję można wybrać, jeśli pole Istniejący kod konta jest puste,

   • Zaktualizuj istniejące – informacje o danym rachunku bankowym zastąpią informacje w istniejącym w systemie koncie bankowym kontrahenta – tę opcję można wybrać, jeśli pole Istniejący kod konta nie jest puste.

3. Należy zaznaczyć wiersz z wybranym rachunkiem bankowym, dla którego zostało wypełnione pole Akcja, następnie na wstążce należy kliknąć Edycja.

4. W oknie Kartoteka konta bankowego – wykaz podatników VAT na karcie skróconej Dane aktualizujące wyświetlone są domyślne informacje o rachunku bankowym. W razie potrzeby należy ręcznie wprowadzić zmiany, a następnie kliknąć OK, aby zamknąć okno.

W razie potrzeby, czynności opisane w krokach 3. i 4. należy powtórzyć dla wszystkich rachunków z wypełnionym polem Akcja.

5. W oknie Lista kont bankowych wykazu podatników VAT na wstążce należy kliknąć Zaktualizuj konta bankowe dostawców.

6. W oknie komunikatu, które się wyświetli, należy kliknąć Tak.

7. W komunikacie potwierdzającym utworzenie i/lub zaktualizowanie informacji o kontach bankowych dostawcy należy kliknąć OK.

8. W oknie Lista kont bankowych wykazu podatników VAT należy kliknąć OK, aby je zamknąć.

9. W oknie Kartoteka danych serwisów rządowych na wstążce należy kliknąć Aktualizuj kartotekę dostawcy, a następnie OK.

Uwaga

Jeśli akcja Aktualizuj kartotekę dostawcy zostanie uruchomiona dla kartoteki dostawcy, w której wprowadzone są już jakieś dane, zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem, czy aktualne dane mają zostać zastąpione danymi znajdującymi się na karcie skróconej Dane aktualizujące. Należy kliknąć Tak lub Nie.

Uwaga

Jeśli krok 5. zostanie pominięty, czyli w oknie Lista kont bankowych wykazu podatników VAT nie będzie uruchomiona akcja Zaktualizuj konta bankowe dostawców, to przy wykonywaniu kroku 9., czyli aktualizacji kartoteki dostawcy, system sprawdzi, czy w oknie Lista kont bankowych wykazu podatników VAT w co najmniej jednym wierszu jest wybrana akcja Utwórz nowe lub Zaktualizuj istniejące i wykona wybraną akcję, tzn. utworzy nowe lub zaktualizuje istniejące konta bankowe dostawcy.

W wyniku akcji uruchomionych w krokach 5. i/lub 9. system uzupełnił kartotekę dostawcy jego danymi pobranymi z serwisów rządowych oraz wstawił i/lub zaktualizował informacje o jego kontach bankowych