E-faktury i Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzony jest Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu jest możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od II kwartłu 2023 roku wszyscy przedsiebiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur w KSeF.
Korzyści dla podatników wynikające z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur to:
- Szybkość
Podatnicy wybierający e-fakturę otrzymają zwrot VAT szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
- Bezpieczeństwo
Faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
- Przyspieszenie obrotu
Dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
- Wygoda
e-faktury będą wystawiane według jednego wzorca tak, że będą bardzo łatwe w użyciu.
- Standaryzacja
Wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się dużo łatwiejsze.
Założenia dotyczące implementacji rozwiązania
Obsługa komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur w Business Central
- Komunikacja z systemem KSeF będzie wykorzystywała sesje interaktywne.
- Uwierzytelnienie w KSeF z poziomu Business Central będzie realizowane za pomocą tokenu autoryzacyjnego. Token z odpowiednimi uprawnieniami będzie generowany w Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Proces wysyłki dokumentów sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur
- Faktury sprzedaży będą weryfikowane pod względem zgodności z wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD przed zaksięgowaniem w systemie.
- Mechanizm wysyłki dokumentów do KSeF będzie bazował na zaksięgowanych dokumentach.
- Tylko zaksięgowane dokumenty (faktury sprzedaży, faktury serwisu, faktury korygujące, faktury zaliczkowe) będą wysyłane do KSeF. Następnie po ich zwalidowaniu w Krajowym SYstemie e-faktur, nastapi aktualizacja zaksięgowanych dokumentów o unikalny identyfikator KSeF ID.
- Wysyłka dokumentów do KSeF będzie realizowana asynchronicznie przy użyciu standardowej kolejki zleceń lub ręcznie z poziomu listy zaksięgowanych dokumentów.
Proces importu faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur
- W ramach rozwiązania zostanie przygotowany import faktur zakupu z KSeF.
- Import dokumentów będzie realizowany w kilku krokach:
- Zostanie wysłane zapytanie o listę faktur w zadanym okresie czasu.
- Na podstawie uzyskanej listy, system będzie importował poszczególne faktury w formacie .xml z systemu KSeF i umieszczał w rejestrze importu.
Inne założenia
W dalszej fazie rozwoju rozwiązania zaplanowanowano przygotowanie mechanizmu wspomagającego proces tworzenia niezaksięgowanych dokumentów. Na podstawie zapisów rejestru importu faktur będą tworzone niezaksięgowane dokumenty przy użyciu standardowych narzędzi Business Central (dokumenty przychodzące) lub modułów firm trzecich.
Zobacz też
Więcej informacji na stronach Ministerstwa Finansów:
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/
https://www.gov.pl/web/finanse/e-faktura-ulatwi-prowadzenie-biznesu
https://www.gov.pl/web/kas/e-faktura-w-konsultacjach-publicznych
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12343202
https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe---struktura-e-faktury