Funkcjonalność dostępna w wersji zapoznawczej aplikacji.
Dedykowany klucz niezbędny do instalacji: Previewkey=integroapp2nsei2
Aplikacja w wersji 10.0.4.104

Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur

Polish Localization umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Do prawidłowej komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur wymagane jest zdefiniowanie prawidłowych ustawień oraz zainicjowanie słowników oraz struktur logicznych.

Automatyczne generowanie ustawień

Aby uruchomić automatyczne generowanie podstawowych ustawień:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Konfiguracja z pomocą, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Konfiguracja z pomocą, wybierz z listy odpowiedni wiersz zawierający opis Skonfiguruj KSeF 2.0.

3. Uruchom funkcję Rozpocznij konfigurację.

4. Na stronie Konfiguracja z pomocą dla KSeF 2.0, będą wyświetlały się instrukcje. Postępuj zgodnie z instrukcjami i wypełnij wymagane pola.

• NIP - To pole jest wypełniane automatycznie na podstawie danych z pola NIP na stronie Dane firmy (pole nieedytowalne).

• Typ autoryzacji KSeF - Określa sposób autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. W obecnej wersji jedyną dostępną opcją jest Token KSeF.

• Token autoryzacji KSeF - Określa token autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. Token autoryzacji można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF pod adresem ksef.podatki.gov.pl. Szczegółowe informacje na ten temat zamieszczono w dokumencie Instrukcja uwierzytelniania w Aplikacji podatnika KSeF.

• Typ środowiska KSeF - Określa typ środowiska KSeF, do lub z którego będą wysyłane/pobierane dokumenty, wybierając jedną z dostępnych aktualnie opcji:

  • Test - wersja testowa środowiska,
  • Demonstracyjne - wersja przedprodukcyjna środowiska (demo).

• Typ walidacji - Określa, w jaki sposób faktury ustrukturyzowane wygenerowane podczas księgowania faktur zostaną zweryfikowane względem poprawności struktury dokumentu:

  • Lokalnie - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna zapisana w bazie danych.
  • Online - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna udostępniona on-line przez Ministerstwo Finansów. Przy wyborze tej opcji niezbędny jest dostęp do Internetu, ponieważ przy każdorazowym księgowaniu faktur, wzorcowa struktura dokumentu jest pobierana z serwisu internetowego.

• Włącz KSeF dla dokumentów zakupu - Określa, czy dokumenty zakupu będą weryfikowane pod względem istnienia numeru KSeF w dokumentach przychodzących KSeF. Włączenie tej opcji powoduje zablokowanie księgowania dokumentów zakupu bez uzupełnionego prawidłowego numeru dokumentu KSeF.

• Włącz KSeF dla dokumentów sprzedaży - Określa, czy dokumenty sprzedaży mają być walidowane pod względem struktury logicznej KSeF, a następnie na ich podstawie mają być tworzone dokumenty wychodzące KSeF.

Ustawienia KSeF

Aby zmienić wprowadzone wcześniej ustawienia KSeF:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Ustawienia KSeF uzupełnij pola zgodnie z poniższym opisem:

• Typ środowiska KSeF - Określa typ środowiska KSeF, do lub z którego będą wysyłane/pobierane dokumenty, wybierając jedną z dostępnych aktualnie opcji:

  • Test - wersja testowa środowiska,
  • Demonstracyjne - wersja przedprodukcyjna środowiska (demo).

• URL środowiska KSeF - Określa adres URL środowiska KSeF. Pole jest nieedytowalne.

• Typ walidacji KSeF - Określa, w jaki sposób faktury ustrukturyzowane wygenerowane podczas księgowania faktur zostaną zweryfikowane względem poprawności struktury dokumentu:

  • Lokalnie - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna zapisana w bazie danych.
  • Online - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna udostępniona on-line przez Ministerstwo Finansów. Przy wyborze tej opcji niezbędny jest dostęp do Internetu, ponieważ przy każdorazowym księgowaniu faktur wzorcowa struktura dokumentu jest pobierana z serwisu internetowego.

• Typ autoryzacji KSeF - Określa sposób autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. W obecnej wersji jedyną dostępną opcją jest Token KSeF.

• Token autoryzacji KSeF - Określa token autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. Token autoryzacji można wygenerować w zgodnie z dokumentacją dostępną pod adresem Tokeny KSeF. Po uruchomieniu Aplikacji Podatnika tworzenie tokenów będzie tam również dostępne.

• Włącz KSeF dla dokumentów zakupu - Określa, czy dokumenty zakupu będą weryfikowane pod względem istnienia numeru KSeF w dokumentach przychodzących KSeF. Włączenie tej opcji powoduje, że księgowanie dokumentów zakupu bez uzupełnionego prawidłowego numeru dokumentu KSeF jest zablokowane.

• Włącz KSeF dla dokumentów sprzedaży - Określa, czy dokumenty sprzedaży mają być walidowane pod względem zgodności ze strukturą logiczną KSeF, a następnie na ich podstawie mają być tworzone dokumenty wychodzące KSeF.

• Adres e-mail do ponownego wysłania dokumentu KSeF - Określa adres e-mail, na który zostanie przesłany dokument przychodzący z KSeF.

• Metoda kasowa - Określa, że firma wystawia faktury, korzystając z metody kasowej i musi je odpowiednio oznaczać w KSeF.

Ustawienia struktury logicznej e-faktur

Z uwagi na możliwość wprowadzania przez Ministerstwo Finansów zmian w zakresie struktury logicznej faktur ustrukturyzowanych, w Polish Localization dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na zdefiniowanie wielu wersji i powiązanych słowników.

Dzięki temu kolejne wersje struktur mogą być dostarczane jako predefiniowane jednostki kodu w kolejnych wersjach aplikacji. Inicjacja nowej wersji struktury logicznej odbywa się automatycznie podczas instalacji aktualizacji aplikacji lub poprzez wybranie akcji Skonfiguruj KSeF 2.0 na stronie Konfiguracja z pomocą.

Aby zweryfikować i zatwierdzić ustawienia zdefiniowane dla obowiązującej struktury logicznej e-Faktury:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wersje struktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Wersje struktury KSeF wyświetlane są wszystkie dostępne w systemie wersje struktur logicznych dla KSeF:

• Kod systemowy - Określa kod systemowy wersji struktury (pole nieedytowalne).

• Wersja struktury - Określa numer wersji struktury (pole nieedytowalne).

• Wariant formularza - Określa wariant formularza (pole nieedytowalne).

• Data początkowa - Określa datę, od kiedy obowiązuje dana wersja struktury (pole nieedytowalne).

• Stan - Określ status ustawień dla danej wersji struktury. Dostępne opcje:

  • Nowe,
  • W opracowaniu,
  • Zatwierdzone,
  • Zamknięte.

Proces weryfikacji konfiguracji i ustawienie odpowiedniego statusu opisany został w sekcji Proces zatwierdzania ustawień dla struktury logicznej e-Faktur.

Wyświetlanie struktury logicznej e-faktury

Aby wyświetlić strukturę e-faktury:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wersje struktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Wersje struktury KSeF wskaż wybraną wersję struktury, a następnie wybierz akcję Otwórz strukturę KSeF.

Na stronie Słownik struktury KSeF znajduje się lista wszystkich elementów struktury logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów dla danej wersji. Cała struktura jest opisana różnymi atrybutami:

• Nazwa - Określa nazwę elementu pochodząca ze struktury logicznej (pole nieedytowalne).

• Opis - Określa opis elementu pochodzący ze struktury logicznej (pole nieedytowalne).

• Typ danych - Określa typ danych elementu pochodzący ze struktury logicznej (pole nieedytowalne). Typy danych to słowniki zdefiniowane w strukturze.

• Typ elementu - Określa typ elementu określony w definicji struktury logicznej (pole nieedytowalne). Możliwie są następujące typy elementów:

  • Obowiązkowy - Określa pola obowiązkowe technicznie. Pola te muszą być wypełnione i zwalidowanane względem struktury logicznej faktury w momencie jej księgowania. Niewypełnienie tych pól uniemożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Takimi polami są np. Kod kraju sprzedawcy czy Kwota należności ogółem na fakturze. Pola te mogą być wypełniane automatycznie przez system lub przez użytkownika w momencie uzupełniania standardowych pól na fakturze sprzedaży, zamówieniu sprzedaży, zamówieniu zwrotu sprzedaży lub faktury korygującej sprzedaży.

  • Opcjonalny - Określa pola obowiązkowe merytorycznie, czyli takie które muszą być wypełnione ze względu na wymogi ustawy o VAT. Wypełnienie tych pól nie jest wymagane ze względu ma poprawność semantyczną pliku xml. Przykładem takiego pola jest kwota podatku według stawki 23% czy data dokonania lub zakończenia dostawy towarów. Pola te mogą być wypełnione automatycznie przez system lub użytkownika poprzez wypełnienie standardowych pól na dokumentach sprzedaży lub przy pomocy dodatkowej akcji.

  • Fakultatywny - Określa pola zawierające informacje, których wypełnienie nie jest wymagane przez KSeF czy ustawę o VAT, lecz wynika z utrwalonej praktyki biznesowej lub innych ustaw, np. numer rachunku bankowego sprzedawcy czy zwrot akcyzy. Pola te mogą być wypełniane automatycznie przez system lub użytkownika.

• Źródło wartości - Określa, skąd będzie pobierana wartość do danego elementu (pole nieedytowalne). W tym polu dostępne są następujące opcje:

  • System - Określa, że wartość elementu będzie pobrana ze standardowego pola Dynamics 365 Business Central lub wyliczona na podstawie istniejących danych na dokumencie. Dotyczy to także pól dostępnych do uzupełnienia poprzez wykorzystanie publisherów.

  • Element użytkownika - Określa, że wartość elementu zostanie zdefiniowana ręcznie przez użytkownika.

  • Element wielokrotny użytkownika - Określa, że dany element może wystąpić wielokrotnie w strukturze dokumentu w zależności od potrzeb. Użytkownik ręcznie wprowadza liczbę wystąpień elementu oraz wartość elementu (w strukturze istnieją całe sekcje wielokrotne).

• Pomiń przy wysyłaniu do KSeF - Jest to pole logiczne, w którym użytkownik może zdecydować, że dany element nie będzie uwzględniany podczas tworzenia faktury ustrukturyzowanej wysyłanej do KSeF. Ustawienie dotyczy tylko elementów typu Fakultatywny.

Dodatkowe ustawienia dla wersji struktury e-Faktury

Dla każdej wersji struktury logicznej wymagane jest zdefiniowanie ustawień stawek VAT KSeF oraz metody płatności KSeF.

Mapowanie stawek VAT KSeF

Aby wykonać mapowanie stawek VAT KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia stawki VAT.
2. Na stronie Ustawienia stawki VAT KSeF dla określonych kombinacji gospodarczych grup księgowych VAT, zdefiniuj odpowiednio wartość Stawka VAT KSeF, korzystając ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej.

Uwaga

Domyślnie podczas otwarcia strony Ustawienia stawki VAT KseF następuje automatyczna synchronizacja z kombinacjami grup księgowych VAT zdefiniowanymi na stronie Ustawienia księgowe VAT.

Uwaga

Konfigurację stawek VAT KSeF można również zdefiniować na stronie Ustawienia księgowe VAT, wybierając pole Stawka VAT KSeF.

Uwaga

Aby umożliwić korzystanie z innych stawek VAT w ramach procedury OSS wprowadzono stawkę VAT VAT OSS. Jednakże do ich poprawnej obsługi konieczne jest przygotowanie modyfikacji.

Mapowanie metod płatności KSeF

Uwaga

Aby umożliwić podanie innej metody płatności, do standardowego słownika metod płatności (oznaczenia od 1 do 7) dodano kod płatności INNA.

Aby dokonać mapowania metod płatności KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia metody płatności KSeF.
2. Na stronie Ustawienia metody płatności KSeF, dla wszystkich zdefiniowanych w systemie metod płatności zdefiniuj odpowiednią wartość Metoda płatności KSeF, wybierając wartość ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej.
3. Dla metody płatności zmapowanej do kodu INNA w fakturze ustrukturyzowanej nie zostanie wypełnione pole FormaPlatnosci. W polu PlatoscInna wstawiona będzie wartość 1, a w polu OpisPlatnosci wstawiony będzie opis z wybranej metody płatności.

Uwaga

Konfiguracji metod płatności KSeF można również dokonać z poziomu strony Metody płatności, wybierając pole Metoda płatności KSeF.

Dodatkowe ustawienia

Mapowanie podstawy zwolnienia podatkowego KSeF

Aby dokonać mapowania podstawy zwolnienia podatkowego KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia zwolnienia z podatku VAT.
2. Na stronie Ustawienia zwolnienia z podatku VAT dla KSeF, dla zdefiniowanych w systemie klauzul VAT powiązanych ze sprzedażą zwolnioną zdefiniuj odpowiednią wartość w polu Podstawa zwolnienia podatkowego KSeF, wybierając wartość ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej (P_19A. P_19B lub P_19C).
3. Zweryfikuj, czy dla klauzul VAT powiązanych ze sprzedażą zwolnioną, w polu Opis w tabeli Klauzule VAT określono przepis ustawy lub dyrektywy będący podstawą zwolnienia z podatku.
4. Zweryfikuj, czy dla wszystkich kombinacji grup księgowych VAT dotyczących sprzedaży zwolnionej z podatku przypisane są odpowiednie kody klauzuli VAT.

Uwaga

Jeżeli na stronie nie ma dostępnych kombinacji, użyj akcji Aktualizuj ustawienia zwolnienia z podatku VAT dla KSeF.

Definiowanie oznaczenia „odwrotne obciążenie”

Aby zdefiniować ustawienia oznaczenia „odwrotne obciążenie” w polu P_18 w KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia zwolnienia z podatku VAT.
2. Na stronie Ustawienia zwolnienia z podatku VAT dla KSeF, dla zdefiniowanych w systemie klauzul VAT powiązanych ze sprzedażą, dla której właściwe jest zastosowanie adnotacji „odwrotne obciążenie" (P_18), zaznacz pole Odwrotne obciążenie KSeF.

Uwaga

W przypadku faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) lub eksport towarów faktura nie zawiera adnotacji „odwrotne obciążenie”.

Obsługa metody kasowej

Dla podatników, którzy korzystają z metody kasowej i są zobligowani do wysyłania faktur do KSeF zostało udostępnione globalne ustawienie. Aby włączyć oznaczanie metody kasowej (pole P_16 w strukturze KSeF):

1. Na stronie Ustawienia KSeF zaznacz pole Metoda kasowa.
2. Po wybraniu tego ustawienia pole P_16 będzie przyjmować wartość 1.

Proces zatwierdzania ustawień dla struktury logicznej e-Faktury

Z każdą wersją struktury logicznej jest powiązany zestaw słowników oraz dodatkowych ustawień. Inicjacja nowej wersji struktury logicznej odbywa się automatycznie podczas instalacji aktualizacji aplikacji lub poprzez wybranie akcji Skonfiguruj KSeF 2.0 na stronie Konfiguracja z pomocą. Zanim struktura logiczna KSeF (wraz z dodatkowymi ustawieniami) zostanie użyta w systemie podczas księgowania dokumentów, powinna być zweryfikowana i zatwierdzona przez użytkownika. Aby zatwierdzić ustawienia struktury logicznej KSeF:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wersje struktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Wersje struktury KSeF wyświetlane są wszystkie dostępne w systemie wersje struktur logicznych dla KSeF.

3. Aby zatwierdzić wszystkie ustawienia powiązane z daną wersją struktury logicznej KSeF, ustaw pole Stan na Zatwierdzona. Zmiana stanu powiedzie się, jeśli wszystkie ustawienia dla danej wersji struktury logicznej są kompletne. W przeciwnym razie użytkownik otrzyma stosowny komunikat błędu.

Uwaga

W wyniku dokonania prawidłowych ustawień podczas akcji Skonfiguruj KSeF 2.0 aktualna struktura logiczna KSeF zostanie domyślnie ustawiona jako Zatwierdzona.

4. Aby dokonać zmian w ustawieniach wersji struktury logicznej KSeF, w polu Stan, wybierz opcję Nowe lub W opracowaniu.

Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej

Polish Localization umożliwia wystawienie i zaksięgowanie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z udostępnioną i opublikowaną strukturą logiczną. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić z poziomu stron Faktura sprzedaży, Zamówienie sprzedaży, Zamówienie zwrotu sprzedaży, Faktura korygująca sprzedaży, Faktura serwisu, Zamówienie serwisu oraz Faktura korygująca serwisu. Aby wystawić taką fakturę, konieczne jest uprzednie przeprowadzenie skonfigurowania integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wystawienie ustrukturyzowanej faktury sprzedaży

Aby wystawić ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Faktura sprzedaży wypełnij dostępne pola w standardowy sposób.

Uwaga

Dane adresowe są wysyłane w jednym polu i są połączeniem danych z pól Kod pocztowy, Miasto, Adres i Adres 2.

3. W polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury określ datę dostawy towaru lub wykonania usługi. W przypadku wystawienia faktury za tzw. usługi i dostawy ciągłe należy podać zakres całego okresu, którego dotyczy faktura.

Uwaga

W przypadku faktury z określoną datą dostawy towaru/wykonania usługi w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury wpisz pojedynczą datę, która zostanie przeniesiona do pola Data dostawy towaru/wykonania usługi.

Jeżeli faktura dotyczy tzw. usług i dostaw ciągłych (okres, którego dotyczy faktura w przypadkach, o których mowa w art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 4 oraz ust. 5 pkt 4 ustawy), wpisz w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury filtr daty w formacie Data początkowa okresu..Data końcowa okresu (np. 01.01.2023..31.01.23). Wartość początkowa okresu zostanie zapisana w osobnym polu Data początkowa okresu faktury. Wartość końca okresu faktury zostanie wtedy zapisana jako Data końcowa okresu faktury (pola Data początkowa okresu faktury oraz Data końcowa okresu faktury pojawiają się na stronie dynamicznie).

Jeżeli data lub zakres dat zostaną prawidłowo rozpoznane i wstawione do odpowiednich pól, wartość w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury zostanie usunięta.

4. Aby dopisać opcjonalne lub fakultatywne dane w węźle Dodatkowy opis, wybierz KSeF, Dodatkowe informacje KSeF lub użyj skrótu klawiszowego (Alt + I).

Ważne

Uzupełnienie dodatkowych danych polega na wprowadzeniu tekstu w polu Wartość elementu dla danego wiersza struktury. Wartości wprowadzić można tylko dla elementów struktury, które w polu Źródło wartości mają opcję Element użytkownika lub Element wielokrotny użytkownika. Od wersji struktury FA (3) dla węzłów innych niż Dodatkowy opis w węźle FA konieczne jest skorzystanie z publisherów uzupełniających informacje w tabelach tymczasowych.

5. Wyszukaj w strukturze faktury wiersz z polem Dodatkowy opis, a następnie wybierz wartość w kolumnie Wartość elementu. Otworzy się wówczas strona, na której należy uzupełnić wartości dla poszczególnych elementów sekcji wielokrotnej. Aby utworzyć kolejne wystąpienia danej sekcji/elementu, użyj akcji Dodaj. Sekcji wielokrotnych można dodać tyle, ile jest wymagane i dopuszczone w strukturze logicznej dokumentu.

Porada

Aby zobaczyć, ile wystąpień ma wypełniony element z opcją Element wielokrotny użytkownika, pokaż na stronie pole Liczba rekordów, używając do tego celu funkcji Personalizuj. Pole to wypełnione jest liczbą wystąpień dodatkowych elementów w danej sekcji wielokrotnej.

6. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól na stronie Faktura sprzedaży oraz Elementy dokumentu KSeF, użyj akcji Podgląd księgowania. Podczas próby księgowania następuje standardowa weryfikacja poprawności dokumentu oraz weryfikacja zgodności ze strukturą logiczną KSeF, pod warunkiem, że wcześniej zaznaczono pole Włącz KSeF dla dokumentów sprzedaży na stronie Ustawienia KSeF. Jeżeli wystąpią błędy, wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, jakie elementy faktury należy poprawić.

Ostrzeżenie

W przypadku wystąpienia błędów, które nie są możliwe do zidentyfikowania w ramach funkcjonalności Polish Localization, zostanie wyświetlony komunikat o niezgodności ze strukturą logiczną KSeF. Domyślnie zostanie wygenerowany plik .xml dla księgowanej faktury, który po zapisaniu na dysku jest możliwy do weryfikacji w zewnętrznym narzędziu do weryfikacji plików .xml względem wzorcowej struktury logicznej e-faktury w formacie XSD.

7. Po sprawdzeniu faktury i jej zgodności ze strukturą logiczną dla e-faktury, zaksięguj fakturę sprzedaży w systemie w standardowy sposób.

Kopiowanie elementów dokumentu KSeF na fakturze korygującej sprzedaży

W przypadku tworzenia faktury korygującej sprzedaży (odnoszącej się do jednego dokumentu korygowanego) za pomocą kreatora korekty sprzedaży oraz akcji Pobierz wiersze zaksięgowanego dokumentu do wycofania lub Kopiuj dokument, elementy dokumentu KSeF zostaną automatycznie skopiowane z dokumentu korygowanego. Jeżeli faktura korygująca sprzedaży odnosi się do wielu dokumentów, system wyświetli powiadomienie o konieczności wypełnienia elementów dokumentu KSeF ręcznie.

Wystawienie faktury sprzedaży z pominięciem jej wysłania do KSeF

Możliwe jest także wystawianie faktur sprzedaży w systemie, która nie zostanie wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby wystawić fakturę sprzedaży i nie wysłać jej do KSeF, korzystając z alternatywnych rozwiązań:

• Na stronie Ustawienia KSeF wyłącz opcję Włącz KSeF dla dokumentów sprzedaży. Dokumenty nie będą weryfikowane względem struktury logicznej, a tym samym nie będzie możliwe wysyłanie ich do KSeF.
• Na stronie dokumentu sprzedaży np. Faktura sprzedaży włącz w części Ogólne opcję Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Dokument nie zostanie zweryfikowany pod względem struktury faktury ustrukturyzowanej i nie będzie wysłany do KSeF.
• Na stronie kartotece nabywcy w części Ogólne włącz opcję Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Wartość z tego pola będzie się domyślnie przenosiła na wszystkie dokumenty sprzedaży wystawiane dla tego nabywcy.
• Na kartotece szablonu nabywcy w części Ogólne włącz opcję Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Wartość z tego pola będzie się domyślnie przenosiła na utworzone kartoteki nabywcy. Umożliwia to pominięcie pewnych grup nabywców w procesie wystawiania dla nich faktur ustrukturyzowanych.
• Na stronie Szablony serii num. dok. sprzedaży włącz opcję Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Wartość z tego pola będzie się automatycznie przenosiła na utworzone dokumenty sprzedaży.

Wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central przygotowano mechanizm umożliwiający wysyłanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. Proces wysłania dokumentów odbywa się asynchronicznie względem księgowania faktur w systemie. Podczas księgowania w standardowy sposób faktury lub faktury korygującej, która ma zostać wysłana do KSeF, powstaje dokument w formie pliku xml. Faktura ustrukturyzowana ma format pliku, który jest zgodny ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Aby otworzyć listę wszystkich dokumentów wysyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF znajdują się wszystkie dokumenty wychodzące posortowane domyślnie według wartości pola Data dokumentu. Strona zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące wysyłanego dokumentu:

• Typ dokumentu źródłowego - Określa typ dokumentu źródłowego. W polu dostępne są następujące opcje:
  • Faktura sprzedaży,
  • Faktura korygująca sprzedaży,
  • Faktura zaliczkowa sprzedaży,
  • Faktura korygująca zaliczkę sprzedaży,
  • Faktura serwisu,
  • Faktura korygująca serwisu.
• Nr dokumentu źródłowego - Określa numer dokumentu zaksięgowanego w systemie Dynamics 365 Business Central.
• Data dokumentu - Określa datę dokumentu zaksięgowanego w systemie.
• Stan - Określa stan przetwarzania dokumentu. Dokument wysyłany do KSeF może znajdować się w następujących statusach:
  • Nowy - dokument został zaksięgowany w systemie, ale nie wysłany do KSeF,
  • Wysyłanie w trakcie - dokument został wysyłany do KSeF, ale sesja jest w toku.
  • Wysłany - dokument został wysłany do KSeF.
  • Otrzymano nr dokumentu KSeF - otrzymano już zwrotnie numer dokumentu przypisany w KSeF. Oznacza to, iż faktura została przyjęta i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Aktualnie ten status nie jest obsługiwany. Numer dokumentu KSeF jest pobierany z UPO.
  • Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru - dla dokumentu pobrano urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Oznacza to, iż faktura została przyjęta i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur i wygenerowane zostało oficjalne potwierdzenie.
  • Zaktualizowano informacje KSeF - na podstawie pobranego UPO zostały zaktualizowane dane w systemie Dynamics 365 Business Central dotyczące danego dokumentu. Oznacza to, iż numer dokumentu KSeF oraz data wystawienia dokumentu w KSeF zostały uaktualnione w powiązanych zapisach oraz na zaksięgowanym dokumencie.
• Status KSeF - Określa status pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur w formie kodu liczbowego.
• Opis statusu KSeF - Określa opis statusu pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur w formie opisowej.

Ostrzeżenie

Opisy statusów przesyłane są wyłącznie w języku polskim.

• Nr referencyjny sesji - Określa unikalny numer referencyjny otrzymany z KSeF związany z sesją, podczas której dokument został wysłany.
• Data wysłania - Określa datę i godzinę wysłania dokumentu do KSeF z systemu Dynamics 365 Business Central.
• Nr dokumentu KSeF - Określa numer dokumentu KSeF, który jest unikalny i identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Składa się z następujących elementów: NIP sprzedawcy-data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD-część techniczna 6 znaków-część techniczna 6 znaków-suma kontrolna 2 znaki.
• Nr referencyjny faktury - Określa numer referencyjny faktury otrzymany z KSeF. Jest to techniczny numer dokumentu pozwalający zidentyfikować konkretny dokument w danej sesji.
• Data przyjęcia dokumentu KSeF - Określa datę przetworzenia dokumentu przez KSeF, która jest również faktyczną datą wystawienia faktury.

Wysyłanie wybranych dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur

Aby wysłać fakturę ustrukturyzowaną do Krajowego Systemu e-Faktur i przejść cały proces przetwarzania dokumentu:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na liście dokumentów zaznacz te, które chcesz wysłać do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ważne

W obecnej wersji wsadowe wysyłanie dokumentów nie jest jeszcze zaimplementowane. Wszystkie dokumenty muszą być wysyłane poprzez wysyłkę interaktywną.

3. Wybierz akcję Wyślij zaznaczone dokumenty do KSeF. W przypadku przetworzenia dokumentów bez błędów dokumenty powinny uzyskać status Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru.

4. Wybierz akcję Aktualizuj informacje KSeF, aby uaktualnić w systemie dane dotyczące przetwarzania faktur w KSeF. Dla wszystkich dokumentów, które są w statusie Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru zostanie uruchomiony mechanizm uaktualniający w powiązanych zapisach oraz zaksięgowanych dokumentach informacje pobrane z KSeF: Nr dokumentu KSeF oraz Data przyjęcia dokumentu KSeF. Poprawna aktualizacja zakończy się ustawieniem statusu Zaktualizowano informacje KSeF dla wszystkich przetwarzanych dokumentów.

Pobieranie UPO dla sesji

Jeżeli podczas wysyłania faktur do KSeF dokumenty nie zostały poprawnie przetworzone i nie mają nadanego numeru KSeF, należy pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wskazanej sesji. Aby pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Sesje KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na liście zaznacz sesję, dla której chcesz pobrać UPO.

3. Na pasku akcji wybierz Zamknij sesję, a następnie Pobierz UPO dla sesji.

4. Po poprawnym przetworzeniu wszystkie dokumenty wysłane w sesji powinny mieć zmieniony stan na Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru, dzięki czemu jest możliwe zaktualizowanie zapisów i zaksięgowanych dokumentów.

Podgląd faktury ustrukturyzowanej

Istnieją dwa sposoby wyświetlenia podglądu faktury ustrukturyzowanej, czyli:

• podgląd struktury, który pozwala zobaczyć utworzone wiersze dokumentu wychodzącego KSeF lub pobrać plik .xml z fakturą; oraz
• wizualizacja faktury, która pozwala na graficzny podgląd dokumentu.

Podgląd struktury

Aby wyświetlić podgląd faktury ustrukturyzowanej w postaci tabelarycznej:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie wybierz akcję Pokaż wiersze wychodzącego dokumentu KSeF.

3. Na stronie Faktura KSeF zostanie wyświetlony cały dokument zawierający elementy oraz wartości elementów i będący uproszczonym widokiem powstałego dokumentu .xml wysyłanego do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby wyświetlić podgląd faktury ustrukturyzowanej w postaci pliku .xml:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie uruchom akcję Pokaż plik XML dokumentu wychodzącego KSeF.

3. Plik z fakturą w postaci pliku .xml zostanie wyświetlony w przeglądarce. Zapisz go na dysku komputera.

Wizualizacja dokumentu

Aby wyświetlić wizualizację faktury ustrukturyzowanej:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie wybierz akcję Podgląd faktury KSeF.

3. Na ekranie zostanie wyświetlona wizualizacja dokumentu.

Urzędowe potwierdzenie odbioru

Urzędowe potwierdzenie odbioru to oficjalne potwierdzenie, iż dokumenty wysłane drogą elektroniczną zostały przyjęte w KSeF i przetworzone. W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur aplikacja Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central obsługuje również pobranie UPO dla wysłanych dokumentów.

Aby wyświetlić listę pobranych UPO:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Rejestr UPO KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Rejestr UPO KSeF znajdują się wszystkie urzędowe potwierdzenia odbioru pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur.

• Nr referencyjny - Określa numer nadany w systemie KSeF dla wskazanego UPO.
• Stan - Określa status przetwarzania UPO w systemie Dynamics 365 Business Central. Status przetwarzania może przyjmować następujące wartości:
  • Nowe - dokument UPO został pobrany z KSeF, ale jeszcze nie został przetworzony;
  • Przetworzone - dokument UPO został już odczytany i dane w nim zawarte zostały uaktualnione dla wysłanych dokumentów w ramach danej sesji interaktywnej. Przetwarzanie danego UPO kończy się uaktualnieniem pól Nr dokumentu KSeF oraz Data przyjęcia dokumentu KSeF na stronie Dokumenty wychodzące KSeF dla wszystkich faktur wysłanych w ramach powiązanej sesji interaktywnej.
• Nr referencyjny sesji - Określa numer nadany w systemie KSeF dla powiązanej sesji.

Aby pobrać plik .xml danego UPO, wybierz akcję Pobierz UPO w XML.

Sesje KSeF

Sesje są wykorzystywane do wysyłania dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Dzielą się na: - Sesje interaktywne - służące do wysyłania pojedynczych dokumentów, - Sesje wsadowe - służące do wysyłania paczek dokumentów.

Uwaga

W obecnej wersji aplikacji zaimplementowano tylko sesje interaktywne.

Aby sprawdzić listę sesji oraz ich status:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Sesje KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Sesje KSeF znajdują się wszystkie sesje nawiązane dotychczas z systemu. W poszczególnych kolumnach znajdują się szczegółowe informacje:

   • Data inicjalizacji - Określa datę i godzinę, kiedy sesja została zainicjowana.
   • Data ostatniej aktywności - Określa ostatnią datę i godzinę, kiedy sesja była użyta.
   • Typ sesji - Określa typ zainicjowanej sesji. Możliwe typy to:
     • Sesje interaktywne - służą do wysyłania pojedynczych dokumentów,
     • Sesje wsadowe - służą do wysyłania paczek dokumentów.
   • Nr referencyjny - Określa numer nadany w systemie KSeF.
   • Status - Określa status sesji.
   • Liczba dokumentów w sesji - Określa liczbę dokumentów sprzedaży przesłanych w ramach danej sesji.

Wydruk potwierdzenia transakcji

Dla faktur krajowych w przypadku niemożliwości wysłania dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur została udostępniona możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji, zawierającego dwa kody QR:

• Kod QR weryfikacji - służący do weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF.
• Kod QR certyfikatu - służący do potwierdzenia autentyczności wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF.

Uwaga

W obecnej wersji z uwagi na brak obsługi certyfikatów KSeF drukowany na potwierdzeniu transakcji kod QR certyfikatu jest kodem przykładowym i nie zawiera prawdziwych danych.

Aby wydrukować potwierdzenie transakcji:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

Uwaga

Wydruk jest również możliwy z poziomu zaksięgowanego dokumentu.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie uruchom akcję Drukuj potwierdzenie.

Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central przygotowano mechanizm umożliwiający pobranie do systemu Business Central faktur ustrukturyzowanych zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur. Proces pobrania faktur odbywa się w dwóch krokach. W pierwszym kroku zostaje pobrana lista faktur zakupu dostępnych w KSeF dla numeru NIP jednostki. W drugim kroku można pobrać do bazy danych plik .xml zawierający konkretną fakturę ustrukturyzowaną, posługując się numerem dokumentu KSeF.

Wyświetlanie listy pobranych faktur i faktur do pobrania

1. Aby zobaczyć listę faktur pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur, wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty przychodzące KSeF znajdują się wszystkie dokumenty pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur posortowane domyślnie według pola Data przetworzenia dokumentu przez KSeF. Na stronie znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące importowanego dokumentu:

• Data przetworzenia dokumentu przez KSeF - Określa datę przetworzenia dokumentu przez KSeF. Jest to data wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
• Nr dokumentu KSeF - Określa numer dokumentu KSeF. To unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
• Przekazane przez - Określa numer NIP podmiotu wystawiającego fakturę zakupu.
• Stan - Określa, na jakim etapie jest przetwarzanie dokumentu:
  • Do pobrania - plik z fakturą nie został jeszcze pobrany z KSeF,
  • Pobrany - plik XML został pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur i zapisany w bazie danych systemu Dynamics 365 Business Central.
• Rozmiar pliku - Określa rozmiar pliku .xml faktury pobranego z KSeF. Wartość w tym polu jest wyświetlana dopiero po pobraniu pliku z Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Aby sprawdzić w KSeF, czy są dostępne nowe faktury zakupu do pobrania, wybierz akcję Wyślij żądanie dokumentu przychodzącego dla dat. Zapytanie do Krajowego Systemu e-Faktur jest zawsze wysyłane dla zakresu dat. W odpowiedzi Dynamics 365 Business Central otrzymuję listę dostępnych w KSeF faktur zakupu dla numeru NIP jednostki. Otrzymane dane są zapisywane na stronie Dokumenty przychodzące KSeF.

Uwaga

Jeśli lista dokumentów przychodzących jest pusta, tworzone jest zapytanie o domyślny zakres dat to jest od: 30.09.2025 do bieżącego dnia. W przypadku gdy istnieją już dokumenty przychodzące na liście, zapytanie o nowe faktury jest tworzone dla zakresu dat, na podstawie daty najpóźniejszej faktury określonej w polu Data przyjęcia dokumentu KSeF.

Pobieranie dokumentów z KSeF

1. Aby pobrać plik .xml, który jeszcze nie został pobrany (Stan - Do pobrania) dla wskazanego dokumentu przychodzącego, wybierz akcję Pobierz dokument przychodzący KSeF. Efektem działania akcji będzie pobranie dokumentu .xml z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zapisanie go w bazie danych. Zostanie również uaktualnione pole Stan i ustawiona zostanie wartość Pobrany.

2. Aby wyeksportować plik .xml (oraz zapisać na dysku użytkownika) dla danego dokumentu przychodzącego, wybierz akcję Eksportuj dokument przychodzący KSeF do pliku XML. Akcję można uruchomić tylko dla dokumentów, które mają stan Pobrany.

Nr dokumentu KSeF na dokumentach zakupu

Do dokumentów zakupu dodane zostało pole Nr dokumentu KSeF. Podczas procesu księgowania zostanie ono przeniesione do zaksięgowanego dokumentu oraz do zapisów VAT. Obligatoryjność uzupełnienia pola Nr dokumentu KSeF zależy od pól Wyłącz KSeF dla zakupu znajdującego się na dokumentach zakupu oraz Włącz KSeF dla dokumentów zakupu na stronie Ustawienia KSeF. Jeżeli pole Włącz KSeF dla dokumentów zakupu nie jest zaznaczone, nie należy wypełniać pola Nr dokumentu KSeF na dokumentach zakupu. Podobnie jest w sytuacji, gdy na dokumencie zostało zaznaczone pole Wyłącz KSeF dla zakupu. Zostały również dodane mechanizmy sprawdzające poprawność numeru w polu Nr dokumentu KSeF. System sprawdza, czy w przypadku wypełnienia pola Nr dokumentu KSeF na dokumencie zakupu, dokument o takim numerze został pobrany z KSeF, czyli czy znajduje się na stronie Dokumenty przychodzące KSeF. Dodatkowo, funkcja sprawdzająca uniemożliwia zaksięgowanie więcej niż jednego dokument zakupu z danym numerem dokumentu KSeF.

Konwertowanie faktury przychodzącej z KSeF na dokument zakupu poprzez E-dokumenty

Proces konwertowania faktury przychodzącej z KSeF na dokument zakupu został szczegółowo opisany w artykule Konwertowanie faktury przychodzącej z KSeF na dokument zakupu poprzez E-dokumenty.