Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej

Polish Localization umożliwia wystawienie i zaksięgowanie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z udostępnioną i opublikowaną strukturą logiczną. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić z poziomu stron Faktura sprzedaży, Zamówienie sprzedaży, Zamówienie zwrotu sprzedaży, Faktura korygująca sprzedaży, Faktura serwisu, Zamówienie serwisu oraz Faktura korygująca serwisu. Aby wystawić taką fakturę, konieczne jest uprzednie przeprowadzenie konfiguracji integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wystawienie ustrukturyzowanej faktury sprzedaży

Aby wystawić ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Faktura sprzedaży wypełnij dostępne pola w standardowy sposób.

Uwaga

Dane adresowe są wysyłane w jednym polu i są połączeniem danych z pól Kod pocztowy, Miasto, Adres i Adres 2.

W polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury określ datę dostawy towaru lub wykonania usługi. W przypadku wystawienia faktury za tzw. usługi i dostawy ciągłe określ zakres całego okresu, którego dotyczy faktura.

Uwaga

W przypadku faktury z określoną datą dostawy towaru/wykonania usługi w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury wpisz pojedynczą datę, która zostanie przeniesiona do pola Data dostawy towaru/wykonania usługi.

Jeżeli faktura dotyczy tzw. usług i dostaw ciągłych (okres, którego dotyczy faktura w przypadkach, o których mowa w art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 4 oraz ust. 5 pkt 4 ustawy), wpisz w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury filtr daty w formacie Data początkowa okresu..Data końcowa okresu (np. 01.01.2026..31.01.26). Wartość początkowa okresu zostanie zapisana w osobnym polu Data początkowa okresu faktury. Wartość końca okresu faktury zostanie wtedy zapisana jako Data końcowa okresu faktury (pola Data początkowa okresu faktury oraz Data końcowa okresu faktury pojawiają się na stronie dynamicznie).

Jeżeli data lub zakres dat zostaną prawidłowo rozpoznane i wstawione do odpowiednich pól, wartość w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury zostanie usunięta.

Aby dopisać opcjonalne lub fakultatywne dane, wymagane w ramach faktur ustrukturyzowanych, które nie są dostępne w standardowej strukturze dokumentu systemu Dynamics 365 Business Central, wybierz KSeF, Dodatkowe elementy dokumentu KSeF lub użyj skrótu klawiszowego (Alt + I).
Na stronie Elementy dokumentu KSeF, która się otworzy, zostanie wyświetlona lista elementów zdefiniowanych dla bieżącej wersji faktury ustrukturyzowanej. Składa się ona z węzłów nadrzędnych i elementów podrzędnych. Aby rozwinąć dany węzeł, wybierz opcję Rozwiń wiersz z lewej strony danego elementu.
Na stronie Elementy dokumentu KSeF pola dodatkowe są domyślnie ukryte. Aby pokazać pola dodatkowe na pasku akcji, wybierz Pokaż dodatkowe.

Uwaga

W okienku informacji z prawej strony znajduje się opis dla danego elementu struktury.

Ważne

Uzupełnienie dodatkowych danych polega na wprowadzeniu tekstu w polu Wartość elementu dla danego wiersza struktury. Wartości można wprowadzić tylko dla elementów struktury, które w polu Źródło wartości mają opcję Element użytkownika lub Element wielokrotny użytkownika. Wartości mogą być wprowadzane również przy pomocy stosownych modyfikacji uzupełniających właściwe dane w strukturze.

Wartość	Oznacza możliwość
Element użytkownika	jednokrotne wypełnienie elementu
Element wielokrotny użytkownika	wielokrotne wypełnienia elementu lub całego węzła np. Dodatkowy opis w węźle FA

Wyszukaj w strukturze faktury wiersz z polem, które chcesz uzupełnić, a następnie:

gdy zapis dotyczy elementu z opcją Element użytkownika, wpisz odpowiedni tekst w polu Wartość elementu,
gdy zapis dotyczy elementu z opcją Element wielokrotny użytkownika, użyj Otwórz rekord w kolumnie Wartość elementu. Otworzy się wówczas strona, na której należy uzupełnić wartości dla poszczególnych elementów sekcji wielokrotnej. Aby utworzyć kolejne wystąpienia danej sekcji/elementu, użyj akcji Dodaj. Sekcji wielokrotnych można dodać tyle, ile jest wymagane i dopuszczone w strukturze logicznej dokumentu.

Porada

Aby zobaczyć, ile wystąpień ma wypełniony element z opcją Element wielokrotny użytkownika, pokaż na stronie pole Liczba rekordów, używając do tego celu funkcji Personalizuj. Pole to wypełnione jest liczbą wystąpień dodatkowych elementów w danej sekcji wielokrotnej.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól na stronie Faktura sprzedaży oraz Elementy dokumentu KSeF, użyj akcji Podgląd księgowania. Podczas próby księgowania następuje standardowa weryfikacja poprawności dokumentu oraz weryfikacja zgodności ze strukturą logiczną KSeF, pod warunkiem, że wcześniej zaznaczono pole Włącz dla dokumentów sprzedaży na stronie Ustawienia KSeF. Jeżeli wystąpią błędy, wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, jakie elementy faktury należy poprawić.

Ostrzeżenie

W przypadku wystąpienia błędów, które nie są możliwe do zidentyfikowania w ramach funkcjonalności Polish Localization, zostanie wyświetlony komunikat o niezgodności ze strukturą logiczną KSeF. Domyślnie zostanie wygenerowany plik .xml dla księgowanej faktury, który po zapisaniu na dysku, można zweryfikować względem wzorcowej struktury logicznej e-Faktury w formacie XSD, korzystając z zewnętrznego narzędzia do weryfikacji plików .xml. Strukturę logiczną w formacie XSD można pobrać ze strony Wersje struktury KSeF, klikając akcję Pobierz plik struktury XSD. Akcja ta jest domyślnie ukryta i należy ją udostępnić poprzez personalizację.

Po sprawdzeniu faktury i jej zgodności ze strukturą logiczną dla e-Faktury, zaksięguj fakturę sprzedaży w systemie w standardowy sposób.

Dodatkowy opis wiersza faktury

Aby dodać dodatkowy opis do wiersza faktury:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście Faktury sprzedaży wybierz Nowy i wypełnij dostępne pola w standardowy sposób.
Na skróconej karcie Wiersze wskaż wiersz, do którego chcesz dodać dodatkowy opis, a następnie wybierz akcję Informacje pokrewne, Dodatkowe elementy dokumentu KSeF.
Na stronie Elementy dokumentu KSeF wybierz wartość w polu Wartość elementu dla wiersza Klucz. Jeżeli wiersz Klucz nie jest widoczny, wybierz najpierw akcję Pokaż dodatkowe.
Na stronie Element dokumentu KSeF - Wielokrotny w polu Klucz wskaż nazwę pola do wykazywania dodatkowych danych dla wiersza. Następnie w polu Wartość wprowadź wartość dodatkowych danych dla danego wiersza.
W razie potrzeby użyj akcji Dodaj, aby dodać kolejne dodatkowe opisy do danego wiersza faktury i powtórz krok 6.
Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych zaksięguj fakturę.

Ważne

Dodatkowy opis dodany do wiersza w pliku .xml faktury będzie miał dodany odpowiedni numer wiersza nadany przez system.

Wystawienie faktury sprzedaży z pominięciem jej wysłania do KSeF

W systemie możliwe jest wystawianie faktur sprzedaży, które nie zostaną wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby wystawić fakturę sprzedaży i nie wysłać jej do KSeF, skorzystaj z alternatywnych rozwiązań:

Na stronie Ustawienia KSeF wyłącz opcję Włącz dla dokumentów sprzedaży. Dokumenty nie będą weryfikowane względem struktury logicznej, a tym samym nie będzie możliwe wysyłanie ich do KSeF.
Na stronie dokumentu sprzedaży np. Faktura sprzedaży na skróconej karcie Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Pole Pomiń przy wysyłaniu do KSeF zostanie automatycznie zaznaczone. Dokument nie zostanie zweryfikowany pod względem zgodności ze strukturą faktury ustrukturyzowanej i nie będzie wysłany do KSeF.
Na stronie Kartoteka nabywcy w części Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie automatycznie wstawiana we wszystkich dokumentach sprzedaży wystawianych dla tego nabywcy.
Na kartotece szablonu nabywcy w części Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie automatycznie wstawiana na utworzonych kartotekach nabywcy. Umożliwia to pominięcie pewnych grup nabywców w procesie wystawiania dla nich faktur ustrukturyzowanych.
Na stronie Szablony serii num. dok. sprzedaży wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie automatycznie wstawiana na utworzonych dokumentach sprzedaży.

Ważne

Jeżeli dokument został zaksięgowany bez zaznaczonej opcji Pomiń przy wysyłaniu do KSeF, to na stronie Dokumenty wychodzące KSeF można skorzystać z akcji Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Więcej o tej akcji dowiesz się na stronie: Pomijanie dokumentu w wysyłce do KSeF.

Wystawienie faktury sprzedaży z podmiotem trzecim

W e-Fakturach wystawianych za pośrednictwem KSeF, oprócz sprzedawcy (Podmiot1) i nabywcy (Podmiot2), możliwe jest wskazanie dodatkowych podmiotów powiązanych z fakturą, których dane są prezentowane w części Podmiot3 struktury logicznej e-Faktury.

W ramach aplikacji Polish Localization udostępniono różne sposoby uzupełniania danych podmiotów trzecich, zależnie od wybranej konfiguracji i rodzaju obsługiwanej transakcji. Szczegółowy opis dostępnych metod oraz zasad przypisywania poszczególnych ról został opisany w artykule Obsługa dodatkowych podmiotów na dokumentach sprzedaży.

Wystawienie faktury zaliczkowej z oznaczeniem zapłaty

W systemie możliwe jest wystawianie faktur zaliczkowych, które zostały opłacone w całości i oznaczanie ich jako zapłacone w fakturze ustrukturyzowanej.

Aby oznaczyć fakturę zaliczkową jako zapłaconą i wysłać ją do KSeF:

Na stronie Zamówienie sprzedaży na skróconej karcie Zaliczka uzupełnij pole Data otrzymania zaliczki, co spowoduje automatyczne ustawienie znacznika Zapłacono zaliczkę.
Jeżeli znacznik Zapłacono zaliczkę jest włączony i zaktualizujesz datę w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury, data ta również zaktualizuje pole Data otrzymania zaliczki.
Faktura zaliczkowa zaksięgowana z zamówienia sprzedaży oznaczonego jako Zapłacono zaliczkę będzie zawierała w pliku xml element Zaplacono = 1 i datę w polu DataZaplaty.

Wystawienie faktury z kaucją za opakowania zwrotne

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących systemu kaucyjnego, wszystkie jednostki handlowe oferujące napoje w opakowaniach objętych tym systemem są zobowiązane do pobierania kaucji za opakowania zwrotne. W aplikacji przygotowano mechanizmy umożliwiające prawidłowe wykazywanie kaucji na fakturach sprzedaży przesyłanych do KSeF.

Na stronie Ustawienia KSeF dostępne jest pole Pokaż kaucję za opakowania zwrotne jako, które pozwala określić sposób prezentacji kaucji na fakturze. Możliwe są dwie konfiguracje:

Wiersz faktury - oznacza, że kaucja za opakowania zwrotne zostanie wykazana w wierszach faktury KSeF,
Dodatkowe opłaty/obciążenia - oznacza, że kaucja za opakowania zwrotne zostanie wykazana w dodatkowych opłatach/obciążeniach.

Ważne

Aby skorzystać z obsługi kaucji na fakturach, należy na stronie Ustawienia księgowe VAT utworzyć nową kombinację gospodarczej grupy księgowej VAT oraz towarowej grupy księgowej VAT, przeznaczoną do ewidencjonowania kaucji. Dla utworzonej kombinacji grup księgowych należy wybrać opcję BRAK w polu Stawka VAT KSeF oraz należy zaznaczyć pole Kaucja za opakowania zwrotne.

Uwaga

W aktualnej wersji aplikacji skorzystanie z opcji Wiersz faktury wymaga przygotowania odpowiedniego mechanizmu księgowania dla stawki VAT KSeF BRAK.

Aby wystawić fakturę sprzedaży z kaucją za opakowania zwrotne:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście Faktury sprzedaży wybierz Nowy.
Na stronie Faktura sprzedaży wprowadź dane w standardowy sposób.
Na skróconej karcie Wiersze dodaj wiersz dotyczący kaucji za opakowania zwrotne. W polu Tow. grupa księgowa VAT wybierz grupę przypisaną do kombinacji grup księgowych przeznaczonej do ewidencji kaucji. Pole Kaucja za opakowania zwrotne zaznaczy się automatycznie.
Zaksięguj fakturę. Kaucja za opakowania zwrotne zostanie wykazana w sekcji Rozliczenie faktury ustrukturyzowanej z opisem Kaucja za opakowania zwrotne w pozycji:
- Obciążenia - w przypadku kwoty dodatniej,
- Odliczenia - w przypadku kwoty ujemnej.

Wystawienie faktury z oznaczeniem zastosowania metody kasowej

Aplikacja umożliwia wystawienie faktury sprzedaży z oznaczeniem zastosowania metody kasowej rozliczania podatku VAT, w odniesieniu do której powstaje obowiązek podatkowy zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy dla pojedynczego dokumentu. Aby wystawić fakturę sprzedaży z oznaczeniem zastosowania metody kasowej dla pojedynczego dokumentu:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście Faktury sprzedaży wybierz Nowy.
Na stronie Faktura sprzedaży wprowadź dane w standardowy sposób.
Na skróconej karcie Szczegóły faktury zaznacz pole Metoda kasowa.
Zaksięguj fakturę. Pole P_16 przyjmie wartość 1 i zostanie wykazane w sekcji Adnotacje.