Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej

Polish Localization umożliwia wystawienie i zaksięgowanie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z udostępnioną i opublikowaną strukturą logiczną. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić z poziomu stron Faktura sprzedaży, Zamówienie sprzedaży, Zamówienie zwrotu sprzedaży, Faktura korygująca sprzedaży, Faktura serwisu, Zamówienie serwisu oraz Faktura korygująca serwisu. Aby wystawić taką fakturę, konieczne jest uprzednie przeprowadzenie konfiguracji integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wystawienie ustrukturyzowanej faktury sprzedaży

Aby wystawić ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Faktura sprzedaży wypełnij dostępne pola w standardowy sposób.

Uwaga

Dane adresowe są wysyłane w jednym polu i są połączeniem danych z pól Kod pocztowy, Miasto, Adres i Adres 2.

W polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury określ datę dostawy towaru lub wykonania usługi. W przypadku wystawienia faktury za tzw. usługi i dostawy ciągłe należy podać zakres całego okresu, którego dotyczy faktura.

Uwaga

W przypadku faktury z określoną datą dostawy towaru/wykonania usługi w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury wpisz pojedynczą datę, która zostanie przeniesiona do pola Data dostawy towaru/wykonania usługi.

Jeżeli faktura dotyczy tzw. usług i dostaw ciągłych (okres, którego dotyczy faktura w przypadkach, o których mowa w art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 4 oraz ust. 5 pkt 4 ustawy), wpisz w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury filtr daty w formacie Data początkowa okresu..Data końcowa okresu (np. 01.01.2026..31.01.26). Wartość początkowa okresu zostanie zapisana w osobnym polu Data początkowa okresu faktury. Wartość końca okresu faktury zostanie wtedy zapisana jako Data końcowa okresu faktury (pola Data początkowa okresu faktury oraz Data końcowa okresu faktury pojawiają się na stronie dynamicznie).

Jeżeli data lub zakres dat zostaną prawidłowo rozpoznane i wstawione do odpowiednich pól, wartość w polu Data dostawy/usługi lub filtr dat okresu faktury zostanie usunięta.

Aby dopisać opcjonalne lub fakultatywne dane, wymagane w ramach faktur ustrukturyzowanych, które nie są dostępne w standardowej strukturze dokumentu systemu Dynamics 365 Business Central, wybierz KseF, Dodatkowe elementy dokumentu KSeF lub użyj skrótu klawiszowego (Alt + I).
Na stronie Elementy dokumentu KSeF, która się otworzy, zostanie wyświetlona lista elementów zdefiniowanych dla bieżącej wersji faktury ustrukturyzowanej. Składa się ona z węzłów nadrzędnych i elementów podrzędnych. Aby rozwinąć dany węzeł, wybierz opcję Rozwiń wiersz z lewej strony danego elementu.
Na stronie Elementy dokumentu KSeF pola dodatkowe są domyślnie ukryte. Aby pokazać pola dodatkowe na pasku akcji wybierz Pokaż dodatkowe.

Uwaga

W okienku informacji z prawej strony znajduje się opis dla danego elementu struktury.

Ważne

Uzupełnienie dodatkowych danych polega na wprowadzeniu tekstu w polu Wartość elementu dla danego wiersza struktury. Wartości wprowadzić można tylko dla elementów struktury, które w polu Źródło wartości mają opcję Element użytkownika lub Element wielokrotny użytkownika. Wartości mogą być wprowadzane również za pomocą stosownych modyfikacji uzupełniających właściwe dane w strukturze.

Wartość	Oznacza możliwość
Element użytkownika	jednokrotne wypełnienie elementu
Element wielokrotny użytkownika	wielokrotne wypełnienia elementu lub całego węzła np. Dodatkowy opis w węźle FA

Wyszukaj w strukturze faktury wiersz z polem, które chcesz uzupełnić, a następnie:

gdy zapis dotyczy elementu z opcją Element użytkownika wpisz odpowiedni tekst w polu Wartość elementu,
gdy zapis dotyczy elementu z opcją Element wielokrotny użytkownika użyj Otwórz rekord w kolumnie Wartość elementu. Otworzy się wówczas strona, na której należy uzupełnić wartości dla poszczególnych elementów sekcji wielokrotnej. Aby utworzyć kolejne wystąpienia danej sekcji/elementu użyj akcji Dodaj. Sekcji wielokrotnych można dodać tyle ile jest wymagane i dopuszczone w strukturze logicznej dokumentu.

Porada

Aby zobaczyć, ile wystąpień ma wypełniony element z opcją Element wielokrotny użytkownika pokaż na stronie pole Liczba rekordów, używając do tego celu funkcji Personalizuj. Pole to wypełnione jest liczbą wystąpień dodatkowych elementów w danej sekcji wielokrotnej.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól na stronie Faktura sprzedaży oraz Elementy dokumentu KSeF, użyj akcji Podgląd księgowania. Podczas próby księgowania następuje standardowa weryfikacja poprawności dokumentu oraz weryfikacja zgodności ze strukturą logiczną KSeF, pod warunkiem, że wcześniej zaznaczono pole Włącz dla dokumentów sprzedaży na stronie Ustawienia KSeF. Jeżeli wystąpią błędy, wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, jakie elementy faktury należy poprawić.

Ostrzeżenie

W przypadku wystąpienia błędów, które nie są możliwe do zidentyfikowania w ramach funkcjonalności Polish Localization, zostanie wyświetlony komunikat o niezgodności ze strukturą logiczną KSeF. Domyślnie zostanie wygenerowany plik .xml dla księgowanej faktury, który po zapisaniu na dysku jest możliwy do weryfikacji w zewnętrznym narzędziu do weryfikacji plików .xml względem wzorcowej struktury logicznej e-Faktury w formacie XSD. Strukturę logiczną w formacie XSD można pobrać ze strony Wersje struktury KSeF klikając akcję Pobierz plik struktury XSD. Akcja ta jest domyślnie ukryta i należy ją udostępnić poprzez personalizację.

Po sprawdzeniu faktury i jej zgodności ze strukturą logiczną dla e-Faktury, zaksięguj fakturę sprzedaży w systemie w standardowy sposób.

Dodatkowy opis wiersza faktury

Aby dodać dodatkowy opis do wiersza faktury:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście Faktury sprzedaży wybierz Nowy i wypełnij dostępne pola w standardowy sposób.
Na skróconej karcie Wiersze wskaż wiersz, do którego chcesz dodać dodatkowy opis, a następnie wybierz akcję Informacje pokrewne, Dodatkowe elementy dokumentu KSeF.
Na stronie Elementy dokumentu KSeF wybierz wartość w polu Wartość elementu dla wiersza Klucz. Jeżeli wiersz Klucz nie jest widoczny wybierz najpierw akcję Pokaż dodatkowe.
Na stronie Element dokumentu KSeF - Wielokrotny w polu Klucz wskaż nazwę pola do wykazywania dodatkowych danych dla wiersza. Następnie w polu Wartość wprowadź wartość dodatkowych danych dla danego wiersza.
W razie potrzeby użyj akcji Dodaj, aby dodać kolejne dodatkowe opisy do danego wiersza faktury i powtórz krok 6.
Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych zaksięguj fakturę.

Ważne

Dodatkowy opis dodany do wiersza w pliku .xml faktury będzie miał dodany odpowiedni numer wiersza nadany przez system.

Wystawienie faktury sprzedaży z pominięciem jej wysłania do KSeF

W systemie możliwe jest wystawianie faktur sprzedaży, które nie zostaną wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby wystawić fakturę sprzedaży i nie wysłać jej do KSeF, skorzystaj z alternatywnych rozwiązań:

Na stronie Ustawienia KSeF wyłącz opcję Włącz dla dokumentów sprzedaży. Dokumenty nie będą weryfikowane względem struktury logicznej, a tym samym nie będzie możliwe wysyłanie ich do KSeF.
Na stronie dokumentu sprzedaży np. Faktura sprzedaży włącz w części Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Pole Pomiń przy wysyłaniu do KSeF zostanie automatycznie zaznaczone. Dokument nie zostanie zweryfikowany pod względem struktury faktury ustrukturyzowanej i nie będzie wysłany do KSeF.
Na stronie Kartoteka nabywcy w części Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie się domyślnie przenosiła na wszystkie dokumenty sprzedaży wystawiane dla tego nabywcy.
Na kartotece szablonu nabywcy w części Ogólne wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie się domyślnie przenosiła na utworzone kartoteki nabywcy. Umożliwia to pominięcie pewnych grup nabywców w procesie wystawiania dla nich faktur ustrukturyzowanych.
Na stronie Szablony serii num. dok. sprzedaży wybierz wartość w polu Przyczyna braku nr KSeF. Wartość z tego pola będzie się automatycznie przenosiła na utworzone dokumenty sprzedaży.

Ważne

Jeżeli dokument został zaksięgowany bez zaznaczonej opcji Pomiń przy wysyłaniu do KSeF, to na stronie Dokumenty wychodzące KSeF można skorzystać z akcji Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Więcej o tej akcji dowiesz się na stronie: Pomijanie dokumentu w wysyłce do KSeF.

Wystawienie faktury sprzedaży z podmiotem trzecim

W ramach aplikacji została przygotowana obsługa automatycznego uzupełniania w pliku .xml danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) występującego w roli:

Odbiorca - w przypadku, gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy,
Jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca lub
Członek grupy VAT - odbiorca.

Ważne

W przypadku faktury dotyczącej jednostki podrzędnej JST, członka grupy VAT lub innego odbiorcy, wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP lub identyfikator wewnętrzny w przypadku korzystania z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew. IDWew to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika (tzw. identyfikator wewnętrzny). Identyfikator ten można wygenerować w systemie KSeF i składa się z identyfikatora podatkowego (NIP) podatnika i ciągu znaków numerycznych, np. 1111111111-33334.

Ostrzeżenie

W celu skorzystania z przygotowanego wsparcia do automatycznego wypełnienia danych podmiotu trzeciego na fakturze sprzedaży konieczne jest wybranie na stronie Ustawienia księgi głównej w polu Obl. VAT dla odb. fakt./nabywcy opcji Nr odb. fakt./odb. płat..

Wystawienie faktury sprzedaży z podmiotem trzecim w roli odbiorcy

Ważne

Na kartotece nabywcy na skróconej karcie Fakturowanie w polu NIP uzupełnij NIP jednostki podrzędnej samorządu terytorialnego/ członka grupy VAT/ odbiorcy lub Wewnętrzny identyfikator z NIP tzw. IDWew jednostki podrzędnej.

Aby wystawić fakturę sprzedaży z podmiotem trzecim w roli odbiorca:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście Faktury sprzedaży wybierz Nowy.
Na stronie Faktura sprzedaży na skróconej karcie Ogólne w polu Nr nabywcy wskaż podmiot, który będzie występował na fakturze w roli odbiorcy (Podmiot3).
Na skróconej karcie Ogólne wprowadź wartość w polu NIP odbiorcy faktury lub Wewnętrzny identyfikator z NIP (jeżeli jedna z tych wartości jest uzupełniona na kartotece nabywcy wstawi się automatycznie).
Na skróconej karcie Wydanie i fakturowanie w polu Odbiorca faktury wskaż podmiot, który będzie występował na fakturze w roli nabywcy (Podmiot2).
Wypełnij pozostałe dane w standardowy sposób i zaksięguj fakturę.

Wystawienie faktury sprzedaży z podmiotem trzecim w roli JST - odbiorca lub GV - odbiorca

Obsługa transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego oraz z grupami VAT, w tym wystawianie faktur dla tych podmiotów, zostały opisane w artykule: Obsługa transakcji z JST i grupami VAT.