Table of Contents

Faktury zaliczkowe

Przepisy prawa polskiego w zakresie VAT wymagają wystawiania faktury zaliczkowej do wpłaconych przez nabywcę zaliczek z tytułu realizacji zamówienia sprzedaży. W systemie Dynamics 365 Business Central faktury zaliczkowe są wystawiane i księgowane przy pomocy funkcjonalności faktur zaliczkowych. Polish Localization rozszerza standardową funkcjonalność faktur zaliczkowych w zakresie dostosowania jej do wymagań przepisów polskiego prawa.

Ustawienia podstawowe faktur zaliczkowych

Rozszerzenie funkcjonalności do obsługi faktur korygujących sprzedaży dodane w ramach Polish Localization zawiera m.in obowiązek podawania przyczyny korekty. Wymaganie to obejmuje również faktury korygujące zaliczki sprzedaży. Faktury korygujące zaliczki mają tylko jedną funkcję: wycofują wszystkie zaksięgowane faktury zaliczkowe wystawione dla zamówienia, dlatego przyczyna korekty zawsze będzie taka sama. Aby nie było konieczne przypisywanie tej przyczyny dla każdej pojedynczej faktury korygującej zaliczki sprzedaży, w ustawieniach zostało dodane pole domyślnej przyczyny, która będzie wstawiana automatycznie do wszystkich faktur korygujących zaliczki sprzedaży. W celu zdefiniowania tego ustawienia, należy postępować według następujących kroków:

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności.

  2. W oknie Ustawienia sprzedaży i należności., które się otworzy, na skróconej karcie Ogólne, z listy rozwijanej w polu Kod przyczyny korekty zaliczki należy wybrać jedną z wcześniej zdefiniowanych przyczyn korekty.

Wystawianie faktur zamówienia sprzedaży i zakupu

Wystawianie faktury zaliczkowej

Większość opisanych funkcji jest dostępna zarówno w module sprzedaży, jak i w module zakupy, z wyjątkiem specyficznych modyfikacji procesu wystawiania faktur zaliczkowych sprzedaży.

Aby wystawić fakturę zaliczkową do zamówienia sprzedaży:

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Zamówienia sprzedaży.

  2. Na stronie Zamówienia sprzedaży wybierz zamówienie sprzedaży i otwórz je w trybie edycji, wybierając Edytuj. Zwróć uwagę na pole Stan – musi być w nim opcja Otwarty.

  3. Na skróconej karcie Zaliczka odpowiednio wypełnij pola:

    • Zaliczka (%) – Na podstawie wartości procentowej wpisanej w tym polu, system skalkuluje proponowaną kwotę zaliczki, bazując na wartości zamówienia sprzedaży. Kwota zaliczki kalkulowana jest odrębnie dla każdego wiersza zamówienia.

      Porada

      Pole Zaliczka (%) może być uzupełniane automatycznie właściwą wartością, jeśli zostanie ona wprowadzona w kartotece nabywcy (dostawcy) w polu Zaliczka (%) na skróconej karcie Fakturowanie.

    • Kompresuj zaliczkę – Zaznacz to pole, aby połączyć zaliczki z wierszy zamówienia sprzedaży, które spełniają warunki:

      • mają takie samo konto księgi głównej do obsługi zaliczek (wybrane w polu Konto zaliczek sprzedaży w oknie Główne ustawienia księgowania, dla kombinacji kodów głównych grup księgowych użytych w wierszach zamówienia),
      • mają takie same wymiary.

      Pole pozostaw puste, jeśli wiersze faktury zaliczkowej mają odpowiadać wierszom zamówienia sprzedaży.

    • Kod warunków płatności zaliczki – Z listy rozwijanej w tym polu wybierz warunki płatności, na podstawie których system ustali termin płatności należnej zaliczki.

    • Termin płatności zaliczki – Określa datę, do której nabywca powinien wpłacić należną zaliczkę. Data ta kalkulowana jest na podstawie warunków wybranych w polu Kod warunków płatności zaliczki.

    • Rabat terminowy (%) zaliczki – Określ procentową wysokość rabatu udzielonego w przypadku, gdy należność z tytułu zaliczki zostanie uiszczona do dnia wprowadzonego w polu Data rabatu terminowego zaliczki. Pole jest uzupełniane domyślnie na podstawie parametrów zdefiniowanych dla warunków płatności wybranych w polu Kod warunków płatności zaliczki.

    • Data rabatu terminowego zaliczki – Określ datę końcową okresu, w którym nabywca powinien uiścić należną zaliczkę w celu otrzymania rabatu terminowego. Pole jest uzupełniane domyślnie na podstawie parametrów zdefiniowanych dla warunków płatności wybranych w polu Kod warunków płatności zaliczki oraz Daty dokumentu.

    Ważne

    W zamówieniu zakupu konieczne jest wprowadzenie właściwych numerów dokumentów jednym z dwóch pól, w zależności od tego, czy księgowana jest faktura zaliczkowa, czy faktura korygująca zaliczkę: Nr faktury dostawcy na skróconej karcie Ogólne (numer faktury zaliczkowej wystawionej przez dostawcę) oraz Nr faktury kor. dostawcy na skróconej karcie Zaliczka (numer faktury korygującej zaliczkę wystawionej przez dostawcę).

  4. Po uzupełnieniu w kartotece zamówienia wymaganych informacji o zaliczce, wybierz Zamówienie, a następnie Statystyka. W oknie Statystyka sprzedaży Zamówienie, które się otworzy, na skróconej karcie Zaliczka sprawdź kwoty skalkulowane przez system.

  5. W razie potrzeby, możesz ręcznie zmienić zasugerowaną przez system kwotę w polu Kwota zaliczki z VAT. Na podstawie nowej kwoty, system skalkuluje i zmieni kwotę w polu Kwota zaliczki bez VAT.

    Ważne

    Zmiany w funkcjonalnośc zaliczek wprowadzone w ramach Polish Localization pozwalają na zmianę w oknie Statystyka sprzedaży Zamówienie jedynie kwoty brutto sugerowanej zaliczki, niezależnie od tego, czy na zamówieniu sprzedaży zaznaczone jest pole Ceny z VAT. Możliwość zmiany kwoty netto została wyłączona. Ponadto algorytm używany do alokowania części kwoty zaliczki do wierszy zamówienia sprzedaży został zmieniony: teraz system oblicza proporcję na podstawie kwoty brutto w wierszu zamówienia sprzedaży.

  6. Fakturę zaliczkową możesz testowo wydrukować przed wystawieniem. W tym celu, w oknie Zamówienie sprzedaży wybierz Akcje, Księgowanie, Zaliczka, Raport testowy zaliczki..., a następnie Drukowanie lub Podgląd.

  7. Jeżeli poprawnie uzupełniłeś wszystkie dane niezbędne do wystawienia faktury zaliczkowej, w oknie Zamówienie sprzedaży wybierz Akcje, Księgowanie, Zaliczka, a następnie Księguj fakturę zaliczkową... lub Księguj i drukuj fakturę zaliczkową...

  8. Zaksięgowanie faktury zaliczkowej powoduje zmianę Stanu zamówienia sprzedaży na Oczekuje na zaliczkę. Taki stan powoduje uniemożliwienie edycji danych w zamówieniu.

    Ważne

    Jeśli zajdzie potrzeba zaksięgowania (wystawienia) większej ilości faktur zaliczkowych do jednego zamówienia sprzedaży, zmień stan zamówienia z Oczekuje na zaliczkę na Otwarty, a następnie w oknie statystyk zamówienia, na skróconej karcie Zaliczka zmień kwotę w polu Kwota zaliczki z VAT. Nowa kwota wprowadzona w tym polu powinna być sumą poprzedniej i bieżącej faktury zaliczkowej. Następnie zweryfikuj pozostałe dane w zamówieniu i wybierz Akcje, Księgowanie, Zaliczka, a następnie Księguj fakturę zaliczkową... lub Księguj i drukuj fakturę zaliczkową...

Wydruk wystawionej faktury zaliczkowej zawiera kwotę zapłaty, datę otrzymania zapłaty, kwotę podatku wyliczoną według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku) oraz dane dotyczące zamówienia.

Wystawianie faktury korygującej zaliczkę

W sytuacji, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona pomyłkowo lub nieprawidłowo, można ją skorygować, wystawiając fakturę korygującą zaliczkę. Faktura korygująca zaliczkę dokładnie odwraca fakturę zaliczkową, dlatego nie można wprowadzać żadnych zmian w wierszach zamówienia sprzedaży przed zaksięgowaniem faktury korygującej zaliczkę. Aby zaksięgować fakturę korygującą zaliczkę:

  1. W kartotece zamówienia sprzedaży, do którego została zaksięgowana faktura zaliczkowa, wybierz Akcje, Księgowanie, Zaliczka, a następnie Księguj fakturę korygującą zaliczkę... lub Księguj i drukuj fakturę korygującą zaliczkę...

    Uwaga

    Zaksięgowanie faktury korygującej zaliczkę powoduje wycofanie wszystkich faktur zaliczkowych wystawionych do danego zamówienia.

  2. Po otrzymaniu komunikatu o poprawnym zaksięgowaniu faktury korygującej zaliczkę, w oknie zamówienia sprzedaży wybierz Zwolnij, Otwórz ponownie, aby zmienić stan zamówienia na Otwarty i dokonać niezbędnych zmian w jego danych.

  3. W celu zaksięgowania faktury zaliczkowej po naniesieniu poprawek, postępuj w sposób opisany w sekcji Wystawianie faktury korygującej zaliczkę.

Wydruk wystawionej faktury korygującej zawiera sumy netto, VAT i brutto wszystkich wcześniej wystawionych przedpłat do zamówienia. Widoczne są numery wszystkich korygowanych faktur zaliczkowych wraz z datami wystawienia oraz kwotami.

Wystawianie faktury końcowej zamówienia

Kiedy wszystkie faktury zaliczkowe do danego zamówienia sprzedaży są wystawione, a towary dostarczone, można zaksięgować ostateczną fakturę sprzedaży w sposób standardowy dla wszystkich faktur sprzedaży. Można też dokonać fakturowania częściowego.

Uwaga

Faktura końcowa zostanie wystawiona wtedy, gdy kwota zaliczki nie była równa pełnej wartości zamówienia.

Wydruk wystawionej faktury końcowej zawiera sumę wartości towarów lub usług pomniejszoną o kwotę wystawionych przedpłat oraz kwotę podatku pomniejszoną o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług faktura końcowa zawiera również numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi wraz z datami ich wystawienia i kwotami brutto.

Rozliczenie kwoty zaliczek

Z punktu widzenia użytkownika, nie ma więcej różnic w obsłudze tego procesu, w porównaniu z międzynarodowym standardem funkcjonalności zaliczek. Występują natomiast dwie różnice w zakresie rozliczenia kwoty zaliczek:

  1. Potrącenie zaliczki podczas ostatecznego częściowego fakturowania.

    Podczas ostatecznego częściowego fakturowania, standardowa funkcjonalność zmniejsza kwotę częściowej faktury ostatecznej o kwotę skalkulowaną jako proporcja łącznej kwoty zaliczek do kwoty zamówienia. Ten algorytm został zmodyfikowany i system potrąca tyle kwoty zaliczki, ile jest to możliwe i w przypadku, gdy łączna kwota zaliczek jest wyższa niż kwota częściowej faktury ostatecznej, kwota częściowej faktury ostatecznej będzie zerowa, natomiast, jeżeli łączna kwota zaliczek jest niższa niż kwota częściowej faktury ostatecznej, kwota częściowej faktury ostatecznej zostanie pomniejszona o łączną kwotę zaliczek.

  2. Podział potrąconych kwot do kwot faktur zaliczkowych.

    Standardowa funkcjonalność pomniejsza kwotę ostatecznej faktury o łączną kwotę zaliczek do zamówienia. Przepisy polskiego prawa wymagają pokazania na ostatecznej fakturze sprzedaży numerów i kwot potrąconych faktur zaliczkowych i w wyniku zmodyfikowania standardowej funkcjonalności, system wykazuje faktury zaliczkowe sprzedaży według numeru, daty sprzedaży, kwoty netto, kwoty VAT i kwoty brutto.

Zaliczki do zamówień w walucie obcej

Polish Localization wprowadziła też zmiany w standardowej obsłudze zaliczek w walucie obcej. Standardowa funkcjonalność nie dokonuje żadnych automatycznych przeszacowań zaliczek, ale po modyfikacjach wprowadzonych przez Polish Localization , system kalkuluje kwoty ostatecznych faktur w następujący sposób:

  1. Wiersze potrącenia zaliczek są kalkulowane według historycznego kursu wymiany użytego na fakturze zaliczkowej (lub fakturach zaliczkowych, jeśli było ich więcej zaksięgowanych dla danego zamówienia sprzedaży).

  2. Wiersze zamówienia sprzedaży są kalkulowane według nowego kursu wymiany użytego do wystawienia ostatecznej faktury.

  3. System kalkuluje kwotę wiersza w zamówieniu sprzedaży według historycznego kursu wymiany użytego na fakturze zaliczkowej, a następnie oblicza różnicę pomiędzy tą kwotą, a wartością wierszy zamówienia sprzedaży skalkulowaną według nowego kursu wymiany użytego do wystawienia ostatecznej faktury. Kwota netto różnic jest zaksięgowana na konto K/G dodatnich lub ujemnych różnic kursowych, a kwota VAT różnic jest zaksięgowana na konto K/G VAT'u należnego. Utworzony też zostaje odpowiedni zapis VAT.

  4. System księguje należność od nabywcy w kwocie różnicy pomiędzy kwotą brutto zamówienia sprzedaży a wartością faktur zaliczkowych, według nowego kursu wymiany użytego do zaksięgowania ostatecznej faktury sprzedaży.