Alokacji kosztów

Funkcjonalność alokacji kosztów służy do alokacji kwot o charakterze ogólnym na kwoty o charakterze bardziej szczególnym. Umożliwia określenie:

• na jakich kontach i z jakimi wartościami wymiarów zostały zaksięgowane kwoty przeznaczone do alokacji,
• jakiej metody alokacji należy użyć oraz
• jaki zestaw wymiarów ma być użyty przy alokacji kosztów.

Podstawowy elementem procesu alokacji kosztów jest krok alokacji, w ramach którego określa się, z jakiego konta i na jakie konta księgi głównej, ma być alokowany koszt. Kroki alokacji można łączyć w sekwencje alokacji.

Wybór szablonu i instancji dziennika głównego

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności alokacji kosztów należy wypełnić pola Alok. koszt.-szabl. dzien. gł. oraz Alok. koszt.-inst. dzien. gł. na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations. Na podstawie tych pól, zapisom powstającym w wyniku uruchomienia raportu Księguj alokacje przypisany zostanie odpowiedni szablon i instancja dziennika głównego. Wypełnienie omawianych pól jest obligatoryjne przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności alokacji kosztów.

Wybór kodu źródłowego

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności alokacji kosztów konieczne jest ustawienie właściwego kodu źródłowego. Z tym kodem będą księgowane zapisy powstające w trakcie księgowania alokacji kosztów. W tym celu:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia kodów źródłowych, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na skróconej karcie Zaawansowane alokacje kosztów uzupełnij pole Alokacje kosztów.

Definiowanie kroku alokacji

Krok alokacji jest podstawowym elementem procesu alokacji i definiuje jednostkowe źródło i cel alokacji. Z reguły, konieczne jest zdefiniowanie wielu kroków alokacji. Kroki alokacji można łączyć w większe sekwencje alokacji i definiować, w jakiej kolejności powinny być przetwarzane. Aby zdefiniować krok alokacji:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Lista kroków alokacji, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Lista kroków alokacji wybierz Nowy, a następnie na stronie Krok alokacji, która się otworzy wypełnij pola:

Na skróconej karcie Ogólne:

• Kod – Określ unikalny kod identyfikujący krok alokacji.
• Opis – Określ tekst opisujący krok alokacji.
• Metoda alokacji - Określ metodę alokacji. Dostępne opcje to:
  • Stały klucz - Koszty są alokowane według stałego klucza, który określa w procentach, jaka część kosztów do alokacji powinna być rozdzielona na poszczególne docelowe konta księgi głównej.
  • Proporcjonalnie - Koszty są alokowane proporcjonalnie według klucza proporcji pomiędzy wskazane docelowe konta księgi głównej. W tym celu określ tabelę i pole służące do wyliczenia klucza proporcji.
• Okres alokacji - Określ okres, z którego mają pochodzić koszty podlegające alokacji. Dostępne opcje to:
  • Bieżący okres - Koszty podlegające alokacji pochodzą z bieżącego miesiąca kalendarzowego, identyfikowanego datą wskazaną podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
  • Narastająco na dzień - Koszty podlegające alokacji pochodzą z okresu od początku roku kalendarzowego do daty wskazanej podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
• Stan - Określ status kroku alokacji. Tylko kroki o statusie Zatwierdzona mogą być uwzględnione w sekwencji alokacji o statusie Zatwierdzona.

Na skróconej karcie Źródło alokacji:

• Filtr konta alokacji - Określ filtr kont księgi głównej, na których znajdują się zapisy podlegające alokacji.
• Źródło konta księgowania - Określ, w jaki sposób powinny zostać wyksięgowane źródłowe zapisy księgi głównej podlegające alokacji. Dostępne opcje to:
  • Zapis - Zapisy źródłowe zostaną wyksięgowane bezpośrednio z konta księgi głównej, na którym się znajdują.
  • Nr konta księgowania - Zapisy źródłowe zostaną wyksięgowane z konta księgi głównej, którego numer został podany w polu Źródło konta księgowania.

Ważne

Oprócz filtra kont księgi głównej dla zapisów źródłowych zdefiniuj filtr wymiarów dla tych zapisów. Aby to zrobić, użyj akcji Filtr wymiarów alokacji w nagłówku strony Krok alokacji. Akcja Księgowanie wymiarów w nagłówku strony Krok alokacji pozwala zdefiniować, z jakim nowym zestawem wymiarów powinny być wyksięgowane zapisy źródłowe.

Na skróconej karcie Parametry klucza alokacji (karta ta pojawia się tylko przy metodzie alokacji Proporcjonalnie):

• Okres klucza kalkulacji - Określ okres, z którego pochodzą zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji. Dostępne opcje to:
  • Bieżący okres - Zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji pochodzą z bieżącego miesiąca kalendarzowego, który określa data wybrana podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
  • Narastająco na dzień - Zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji pochodzą z okresu od początku roku kalendarzowego do daty wskazanej podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
• Źródło klucza alokacji - Określ tabelę, z której pochodzą zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji.
• Nazwa podstawy klucza alokacji - Określ pole tabeli uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji.

3. Uzupełnij wiersze kroku alokacji, które definiują docelowe konta księgi głównej oraz zestawy wymiarów, z którymi będą zaksięgowane zapisy będące wynikiem przetwarzania alokacji. Kolumny dostępne w wierszach kroku alokacji różnią się w zależności od wybranej metody alokacji.

   Dla metody alokacji Stały klucz w każdym wierszu uzupełnij następujące pola:

   • Nr konta księgowania - Określ docelowe konto księgi głównej, na które zostaną zaalokowane zapisy.
   • Udział - Określ, jaka część całej kwoty ma być zarejestrowana na wskazanym koncie. Sto procent stanowi suma wartości z pola Udział ze wszystkich wybranych przez Ciebie wierszy.
   • Wartość procentowa - Pole nieedytowalne, wylicza się automatycznie na podstawie uzupełnionych w wierszach pól Udział.

4. Określ nowy zestaw wymiarów, z jakimi zapisy zostaną zaalokowane na docelowe konta księgi głównej, które zostały wskazane w wierszach. Aby to zrobić dla każdego wiersza, użyj akcji Księgowanie wymiarów znajdującej się w zakładce Wiersz.

Uwaga

Jeżeli dany wymiar nie został zdefiniowany, zostanie przeniesiony bez zmian ze źródłowego zapisu księgi głównej.

Dla metody alokacji Proporcjonalnie w każdym wierszu uzupełnij następujące pola:

• Nr konta księgowania - Określ docelowe konto księgi głównej, na które zostaną zaalokowane zapisy.
• Filtr rozliczenia - Określ kartoteki, na podstawie których ma być wyliczona część całej kwoty, jaka zostanie zaalokowana na wskazane przez nas w wierszu docelowe konto księgi głównej. Pole zmienia się dynamicznie w zależności od wartości wybranej w polu Źródło klucza alokacji, np. dla wartości Zapis K/G pole Filtr rozliczenia przyjmuje wartość Filtr konta K/G, a dla wartości Zapis księgi zapasów pole Filtr rozliczenia przyjmuje wartość Filtr zapasu.
• Współczynnik korekty klucza alokacji - Określ wagę danego wiersza.

Akcja Księgowanie wymiarów działa analogicznie jak dla metody alokacji Stały klucz. Dla metody alokacji Proporcjonalnie należy w razie potrzeby w wierszu skorzystać dodatkowo z akcji Filtr wymiarów alokacji. Można zdefiniować zestawy filtrów wymiarów, który ograniczają ilość zapisów uwzględnianych przy wyliczeniu podstawy klucza alokacji proporcjonalnej dla danego wiersza.

Uwaga

W wierszach kroków alokacji znajdują się domyślnie ukryte pola: 8 pól kodu sugestii wymiaru związanych z akcją Wymiary księgowania i 8 pól kodu sugestii wymiaru związanych z akcją Filtr wymiarów alokacji. W razie potrzeby można dodać te pola do wiersza za pomocą personalizacji. Pola umożliwiają przegląd oraz edycję wymiarów z poziomu wiersza kroku alokacji.

Definiowanie sekwencji alokacji

Sekwencja alokacji służy do zgrupowania wielu kroków alokacji i definiowania, w jakiej kolejności powinny być przetwarzane. Kroki alokacji wykonywane są w ściśle określonej kolejności - od góry do dołu. Do odpowiedniego uszeregowania kroków służą akcje W górę oraz W dół. Ten sam krok może się w danej sekwencji powtarzać wiele razy.

Aby zdefiniować sekwencję alokacji:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Sekwencje alokacji, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Sekwencje alokacji wybierz Nowy, a następnie na stronie Sekwencja alokacji wypełnij pola:

• Nazwa - Określ unikalną nazwę sekwencji alokacji.
• Opis - Określ tekst opisujący sekwencję alokacji.
• Stan - Określ status sekwencji alokacji. Tylko sekwencje o statusie Zatwierdzona są uwzględniane przez system podczas użycia raportu Księguj alokacje.

Uwaga

Nie ma możliwości ustawienia statusu sekwencji alokacji na Zatwierdzona, jeżeli wszystkie kroki alokacji uwzględnione w sekwencji nie mają statusu Zatwierdzona. Jeżeli krok alokacji ma status Zatwierdzona i występuje w sekwencji o statusie Zatwierdzona, nie ma możliwości zmiany statusu kroku. Aby zmienić status kroku, należy zmienić status wszystkich sekwencji, w których dany krok występuje, na inny niż Zatwierdzona.

3. W wierszach w polu Kod kroku alokacji uzupełniamy kody kolejnych kroków alokacji, które powinny być uwzględnione w sekwencji alokacji. Pole Opis kroku alokacji jest wypełnianie automatycznie, na podstawie pola Opis z kroku alokacji.

Księgowanie alokacji według sekwencji

Podczas księgowania alokacji uwzględniane są kroki alokacji zdefiniowane w ramach danej sekwencji. Odpowiednio dla poszczególnych kroków alokacji tworzone są właściwe zapisy kosztów w księdze głównej. Do księgowania alokacji służy akcja Księguj alokacje. Aby zaksięgować alokacje kosztów:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Księguj alokacje, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Księguj alokacje wypełnij pola:

   Na skróconej karcie Opcje:

   • Opis księgowania - Określ tekst, który będzie użyty jako opis zapisów księgi głównej, wygenerowanych w wyniku przetwarzania alokacji.
   • Data księgowania – Określ datę księgowania dla danego przetwarzania alokacji kosztów. Najczęściej jest to ostatni dzień miesiąca. Dla ułatwienia, przy wprowadzaniu daty skorzystaj z przycisku Pomoc w edycji. Data zostanie użyta jako data księgowania zapisów księgi głównej wygenerowanych w wyniku alokacji, jak również będzie użyta jako referencja dla okresu, dla którego przetwarzane są alokacje.
   • Suma przed księgowaniem - Określ, czy powstające zapisy księgi głównej mają zostać zagregowane. Agregacja odbywa się na podstawie daty księgowania, numeru źródłowego konta księgi głównej oraz filtra zestawu wymiarów.

   Na skróconej karcie Filtr: Nazwa sekwencji:

   • Nazwa - Określ nazwę sekwencji alokacji, która zostanie wykonana przez raport.

   Na skróconej karcie Filtr: Zapis K/G (pola nieobowiązkowe):

   • Nr zapisu - Określ dodatkowy filtr numerów zapisów księgi głównej, które powinny być uwzględnione przy alokacji kosztów.
   • Nr dokumentu - Określ dodatkowy filtr numerów dokumentów zapisów księgi głównej, które powinny być uwzględnione podczas alokacji kosztów.

   Uwaga

   Numer dokumentu zapisów księgi głównej, które zostały wygenerowane w wyniku alokacji, zostanie przypisany podczas księgowania tych zapisów na podstawie serii numeracji zdefiniowanej w polu Serie num. Advanced Cost Allocations na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations.

3. Wybierz przycisk OK.

Na podstawie kroków alokacji wchodzących w skład sekwencji alokacji zostaną utworzone odpowiednie zapisy księgi głównej.