Table of Contents

Alokacji kosztów

Funkcjonalność alokacji kosztów służy do alokacji kwot o charakterze ogólnym na kwoty o charakterze bardziej szczególnym. Umożliwia określenie:

  • na jakich kontach i z jakimi wartościami wymiarów zostały zaksięgowane kwoty przeznaczone do alokacji,
  • jakiej metody alokacji należy użyć oraz
  • jaki zestaw wymiarów ma być użyty przy alokacji kosztów.

Podstawowy elementem procesu alokacji kosztów jest krok alokacji, w ramach którego określa się, z jakiego konta i na jakie konta księgi głównej, ma być alokowany koszt. Kroki alokacji można łączyć w sekwencje alokacji.

Definiowanie kroku alokacji

Krok alokacji jest podstawowym elementem procesu alokacji i definiuje jednostkowe źródło i cel alokacji. Z reguły, konieczne jest zdefiniowanie wielu kroków alokacji. Kroki alokacji można łączyć w większe sekwencje alokacji i definiować, w jakiej kolejności powinny być przetwarzane. Aby zdefiniować krok alokacji:

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Lista kroków alokacji, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Lista kroków alokacji wybierz Nowy, a następnie na stronie Krok alokacji, która się otworzy wypełnij pola:

    Na skróconej karcie Ogólne:

  • Kod – Określ unikalny kod identyfikujący krok alokacji.

  • Opis – Określ tekst opisujący krok alokacji.

  • Metoda alokacji - Określ metodę alokacji. Dostępne opcje to:

    • Stały klucz - Koszty są alokowane według stałego klucza, który określa w procentach, jaka część kosztów do alokacji powinna być rozdzielona na poszczególne docelowe konta księgi głównej.
    • Proporcjonalnie - Koszty są alokowane proporcjonalnie według klucza proporcji pomiędzy wskazane docelowe konta księgi głównej. W tym celu określ tabelę i pole służące do wyliczenia klucza proporcji.
  • Okres alokacji - Określ okres, z którego mają pochodzić koszty podlegające alokacji. Dostępne opcje to:

    • Bieżący okres - Koszty podlegające alokacji pochodzą z bieżącego miesiąca kalendarzowego, identyfikowanego datą wskazaną podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
    • Narastająco na dzień - Koszty podlegające alokacji pochodzą z okresu od początku roku kalendarzowego do daty wskazanej podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
  • Stan - Określ status kroku alokacji. Tylko kroki o statusie Zatwierdzona mogą być uwzględnione w sekwencji alokacji o statusie Zatwierdzona.

    Na skróconej karcie Źródło alokacji:

  • Filtr konta alokacji - Określ filtr kont księgi głównej, na których znajdują się zapisy podlegające alokacji.

  • Źródło konta księgowania - Określ, w jaki sposób powinny zostać wyksięgowane źródłowe zapisy księgi głównej podlegające alokacji. Dostępne opcje to:

    • Zapis - Zapisy źródłowe zostaną wyksięgowane bezpośrednio z konta księgi głównej, na którym się znajdują.
    • Nr konta księgowania - Zapisy źródłowe zostaną wyksięgowane z konta księgi głównej, którego numer został podany w polu Źródło konta księgowania.
Ważne

Oprócz filtra kont księgi głównej dla zapisów źródłowych zdefiniuj filtr wymiarów dla tych zapisów. Aby to zrobić, użyj akcji Filtr wymiarów alokacji w nagłówku strony Krok alokacji. Akcja Księgowanie wymiarów w nagłówku strony Krok alokacji pozwala zdefiniować, z jakim nowym zestawem wymiarów powinny być wyksięgowane zapisy źródłowe.

Na skróconej karcie Parametry klucza alokacji (karta ta pojawia się tylko przy metodzie alokacji Proporcjonalnie):

  • Okres klucza kalkulacji - Określ okres, z którego pochodzą zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji. Dostępne opcje to:
    • Bieżący okres - Zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji pochodzą z bieżącego miesiąca kalendarzowego, który określa data wybrana podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
    • Narastająco na dzień - Zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji pochodzą z okresu od początku roku kalendarzowego do daty wskazanej podczas przetwarzania sekwencji alokacji.
  • Źródło klucza alokacji - Określ tabelę, z której pochodzą zapisy uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji.
  • Nazwa podstawy klucza alokacji - Określ pole tabeli uwzględniane przy wyliczaniu klucza alokacji.
  1. Uzupełnij wiersze kroku alokacji, które definiują docelowe konta księgi głównej oraz zestawy wymiarów, z którymi będą zaksięgowane zapisy będące wynikiem przetwarzania alokacji. Kolumny dostępne w wierszach kroku alokacji różnią się w zależności od wybranej metody alokacji.

    Dla metody alokacji Stały klucz w każdym wierszu uzupełnij następujące pola:

    • Nr konta księgowania - Określ docelowe konto księgi głównej, na które zostaną zaalokowane zapisy.
    • Udział - Określ, jaka część całej kwoty ma być zarejestrowana na wskazanym koncie. Sto procent stanowi suma wartości z pola Udział ze wszystkich wybranych przez Ciebie wierszy.
    • Wartość procentowa - Pole nieedytowalne, wylicza się automatycznie na podstawie uzupełnionych w wierszach pól Udział.
  2. Określ nowy zestaw wymiarów, z jakimi zapisy zostaną zaalokowane na docelowe konta księgi głównej, które zostały wskazane w wierszach. Aby to zrobić dla każdego wiersza, użyj akcji Księgowanie wymiarów znajdującej się w zakładce Wiersz.

Uwaga

Jeżeli dany wymiar nie został zdefiniowany, zostanie przeniesiony bez zmian ze źródłowego zapisu księgi głównej.

Dla metody alokacji Proporcjonalnie w każdym wierszu uzupełnij następujące pola:

  • Nr konta księgowania - Określ docelowe konto księgi głównej, na które zostaną zaalokowane zapisy.
  • Filtr rozliczenia - Określ kartoteki, na podstawie których ma być wyliczona część całej kwoty, jaka zostanie zaalokowana na wskazane przez nas w wierszu docelowe konto księgi głównej. Pole zmienia się dynamicznie w zależności od wartości wybranej w polu Źródło klucza alokacji, np. dla wartości Zapis K/G pole Filtr rozliczenia przyjmuje wartość Filtr konta K/G, a dla wartości Zapis księgi zapasów pole Filtr rozliczenia przyjmuje wartość Filtr zapasu.
  • Współczynnik korekty klucza alokacji - Określ wagę danego wiersza.

Akcja Księgowanie wymiarów działa analogicznie jak dla metody alokacji Stały klucz. Dla metody alokacji Proporcjonalnie należy w razie potrzeby w wierszu skorzystać dodatkowo z akcji Filtr wymiarów alokacji. Można zdefiniować zestawy filtrów wymiarów, który ograniczają ilość zapisów uwzględnianych przy wyliczeniu podstawy klucza alokacji proporcjonalnej dla danego wiersza.

Definiowanie sekwencji alokacji

Sekwencja alokacji służy do zgrupowania wielu kroków alokacji i definiowania, w jakiej kolejności powinny być przetwarzane. Kroki alokacji wykonywane są w ściśle określonej kolejności - od góry do dołu. Do odpowiedniego uszeregowania kroków służą akcje W górę oraz W dół. Ten sam krok może się w danej sekwencji powtarzać wiele razy.

Aby zdefiniować sekwencję alokacji:

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Sekwencje alokacji, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Sekwencje alokacji wybierz Nowy, a następnie na stronie Sekwencja alokacji wypełnij pola:

  • Nazwa - Określ unikalną nazwę sekwencji alokacji.
  • Opis - Określ tekst opisujący sekwencję alokacji.
  • Stan - Określ status sekwencji alokacji. Tylko sekwencje o statusie Zatwierdzona są uwzględniane przez system podczas użycia raportu Księguj alokacje.
Uwaga

Nie ma możliwości ustawienia statusu sekwencji alokacji na Zatwierdzona, jeżeli wszystkie kroki alokacji uwzględnione w sekwencji nie mają statusu Zatwierdzona. Jeżeli krok alokacji ma status Zatwierdzona i występuje w sekwencji o statusie Zatwierdzona, nie ma możliwości zmiany statusu kroku. Aby zmienić status kroku, należy zmienić status wszystkich sekwencji, w których dany krok występuje, na inny niż Zatwierdzona.

  1. W wierszach w polu Kod kroku alokacji uzupełniamy kody kolejnych kroków alokacji, które powinny być uwzględnione w sekwencji alokacji. Pole Opis kroku alokacji jest wypełnianie automatycznie, na podstawie pola Opis z kroku alokacji.

Księgowanie alokacji według sekwencji

Podczas księgowania alokacji uwzględniane są kroki alokacji zdefiniowane w ramach danej sekwencji. Odpowiednio dla poszczególnych kroków alokacji tworzone są właściwe zapisy kosztów w księdze głównej. Do księgowania alokacji służy akcja Księguj alokacje. Aby zaksięgować alokacje kosztów:

  1. Wybierz ikonę Lightbulb that opens the Tell Me feature, wprowadź Księguj alokacje, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na stronie Księguj alokacje wypełnij pola:

    Na skróconej karcie Opcje:

    • Opis księgowania - Określ tekst, który będzie użyty jako opis zapisów księgi głównej, wygenerowanych w wyniku przetwarzania alokacji.
    • Data księgowania – Określ datę księgowania dla danego przetwarzania alokacji kosztów. Najczęściej jest to ostatni dzień miesiąca. Dla ułatwienia, przy wprowadzaniu daty skorzystaj z przycisku Pomoc w edycji. Data zostanie użyta jako data księgowania zapisów księgi głównej wygenerowanych w wyniku alokacji, jak również będzie użyta jako referencja dla okresu, dla którego przetwarzane są alokacje.
    • Nr dokumentu - Określ numer dokumentu. Numer dokumentu zostanie użyty jako numer dokumentu zapisów księgi głównej, które zostały wygenerowane w wyniku alokacji.
    • Suma przed księgowaniem - Określ, czy powstające zapisy księgi głównej mają zostać zagregowane. Agregacja odbywa się na podstawie daty księgowania, numeru źródłowego konta księgi głównej oraz filtra zestawu wymiarów.

    Na skróconej karcie Filtr: Nazwa sekwencji:

    • Nazwa - Określ nazwę sekwencji alokacji, która zostanie wykonana przez raport.

    Na skróconej karcie Filtr: Zapis K/G (pola nieobowiązkowe):

    • Nr zapisu - Określ dodatkowy filtr numerów zapisów księgi głównej, które powinny być uwzględnione przy alokacji kosztów.
    • Nr dokumentu - Określ dodatkowy filtr numerów dokumentów zapisów księgi głównej, które powinny być uwzględnione podczas alokacji kosztów.
  3. Wybierz przycisk OK.

Na podstawie kroków alokacji wchodzących w skład sekwencji alokacji, zostaną utworzone odpowiednie zapisy księgi głównej.