Księgowanie równoległe
Funkcjonalność Advanced Cost Allocations umożliwia automatyczne lub wsadowe równoległe przeksięgowanie zapisów kosztów pomiędzy kontami księgi głównej. Jednym z typowych zastosowań tej funkcjonalności jest równoległe przeksięgowanie kosztów z kont kosztów w układzie rodzajowym na konta kosztowe w układzie kalkulacyjnym lub odwrotnie.
Ustawienia księgowania równoległego
Dostępne są dwie opcje księgowania równoległego:
- księgowanie automatyczne, wykonywane w momencie księgowania źródłowej transakcji;
- księgowanie wsadowe, wykonywane w wyniku wybrania akcji Księguj księgowania równoległe.
Wybór szablonu i instancji dziennika głównego
W przypadku wybrania opcji Automatyczne księgowanie równoległe na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations zapisy księgi głównej utworzone w procesie księgowania równoległego są księgowane przy pomocy tego samego szablonu i instancji dziennika głównego co zapisy źródłowe. W przypadku wykorzystania raportu Księguj księgowania równoległe powstającym zapisom księgi głównej przypisywany jest szablon oraz instancja dziennika głównego zdefiniowane w polach Szablon dzien. głównego księgowania równoległego oraz Instancja dzien. głównego księgowania równoległego na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations. Zapisom zostanie również przypisany kod źródłowy zdefiniowany w wybranym szablonie księgi głównej. Wypełnienie omawianych pól jest obligatoryjne przed rozpoczęciem korzystania z funkcjonalności księgowania równoległego.
Wybór opcji księgowania automatycznego
Aby wybrać opcję automatycznego księgowania równoległego, należy zaznaczyć pole Automatyczne księgowanie równoległe na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations. System wtedy automatycznie wykona odpowiednie przeksięgowania podczas księgowania transakcji zgodnie z ustawieniami księgowania równoległego.
Aby uaktywnić opcję automatycznego księgowania równoległego:
Wybierz ikonę
, wprowadź Konfiguracja Advanced Cost Allocations, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz pole Automatyczne księgowanie równoległe.
Aby wybrać opcję księgowania wsadowego i uniemożliwić automatyczne przeksięgowanie kosztów, należy wybrać akcję Księguj księgowania równoległe.
Wybór opcji księgowania równoległego na kartotece konta księgi głównej
Na kartotece konta księgi głównej w zakładce Ogólne zostało dodane nowe pole Księgowanie równoległe, które może przyjmować następujące wartości:
Pusta - Księgowanie równoległe nie dotyczy danego konta księgi głównej.
Zgodnie z definicją - Określa, że księgowanie równoległe zostanie wykonane dla danego konta, w zależności od ustawień zdefiniowanych na stronie Konfiguracja księgowania równoległego. Jeżeli ustawienia dla danego konta księgi głównej są zdefiniowane, a księgowana transakcja spełnia warunki tych ustawień, księgowania równoległe zostanie wykonane. Jeżeli natomiast ustawienia na stronie Konfiguracja księgowania równoległego nie są zdefiniowane lub księgowana transakcja nie spełnia warunków tych ustawień, proces księgowania będzie kontynuowany, ale księgowanie równoległe się nie zostanie wykonane.
Obowiązkowe - Określa, że system zwróci błąd podczas księgowania na dane konto księgi głównej, jeżeli ustawienia na stronie Konfiguracja księgowania równoległego nie będą dla tego konta zdefiniowane lub też księgowana transakcja nie będzie spełniała warunków tych ustawień.
Definiowanie ustawień księgowania równoległego
Aby zdefiniować ustawienia księgowania równoległego:
Wybierz ikonę
, wprowadź Konfiguracja księgowania równoległego, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Konfiguracja księgowania równoległego wybierz Nowy, a następnie w pierwszym wolnym wierszu wypełnij pola:
- Kod – Określ unikalny kod identyfikujący ustawienia księgowania równoległego.
- Opis – Określ tekst opisujący ustawienia księgowania równoległego.
- Nr konta źródł. K/G - Określ numer konta, na którym znajdują się zapisy źródłowe, podlegające księgowaniu równoległemu.
- Nr konta docelowego K/G - Określ numer konta docelowego, na które zapisy zostaną zaksięgowane.
- Nr konta przeciwst. K/G - Określ numer konta, na które zostaną zaksięgowane zapisy bilansujące.
- Stan - Określ status ustawień księgowania równoległego dla danego wiersza. Tylko ustawienia o statusie Zatwierdzona są uwzględniane przez system podczas księgowania równoległego.
Uwaga
Podanie numeru konta źródłowego nie jest dla ustawień księgowania równoległego obligatoryjne.
Filtr wymiarów w księgowaniu równoległym
Aby poprawnie zdefiniować ustawienia księgowania równoległego, należy poprawnie określić filtr wymiarów dla zapisów źródłowych księgi głównej, które maja podlegać księgowaniu równoległemu.
Aby zdefiniować filtr wymiarów dla zapisów źródłowych księgi głównej:
Wybierz ikonę
, wprowadź Konfiguracja księgowania równoległego, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Konfiguracja księgowania równoległego wybierz odpowiedni wiersz, a następnie wybierz akcję Filtry wymiaru.
Na stronie Edytuj zapisy zestawu filtrów wymiarów wybierz Nowy, a następnie w pierwszym wolnym wierszu standardowo wypełnij pola Kod wymiaru oraz Filtr wartości wymiaru.
Ważne
W przypadku braku zdefiniowanych filtrów wymiarów dla zapisów źródłowych księgi głównej certyfikacja ustawień księgowania równoległego nie będzie możliwa.
Przetwarzanie księgowań równoległych
Jeżeli na stronie Konfiguracja Advanced Cost Allocations nie zaznaczono pola Automatyczne księgowanie równoległe, przetwarzanie księgowań równoległych nie jest wykonywane automatycznie. W takiej sytuacji należy użyć zadania Księguj księgowania równoległe. Aby przetworzyć i zaksięgować księgowania równoległe:
Wybierz ikonę
, wprowadź *Księguj księgowania równoległe, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Księguj księgowania równoległe wypełnij pola:
- Metoda księgowania - Określ, czy podczas księgowania równoległego mają być agregowane zapisy. Pole to ma dwie możliwe wartości:
- Wg zapisu - zapisy do przeksięgowania nie będą agregowane i każdy zostanie przeksięgowany oddzielnie;
- Wg dnia - zapisy będą agregowane według dnia, konta K/G i przypisanego zestawu wymiarów.
- Nr dokumentu - Określ numer dokumentu.
- Data księgowania - Określ datę księgowania.
- Metoda księgowania - Określ, czy podczas księgowania równoległego mają być agregowane zapisy. Pole to ma dwie możliwe wartości:
Wybierz przycisk OK.
Uwaga
Jeśli w polu Metoda księgowania wybrano opcję Wg dnia:
- wymagane jest wprowadzenie numeru w polu Nr dokumentu;
- możliwe, ale nie wymagane jest wprowadzenie daty księgowania w polu Data księgowania. Jeśli pole pozostanie puste, system użyje daty księgowania z źródłowych zapisów księgi głównej.
Jeśli w polu Metoda księgowania wybrano opcję Wg zapisu:
- wprowadzenie numeru w polu Nr dokumentu nie jest możliwe;
- data księgowania oraz numer dokumentu zostaną skopiowane z źródłowych zapisów księgi głównej.
W wyniku operacji powstaną dodatkowe zapisy księgi głównej, wynikające z zakończenia procesu księgowania równoległego.