Ewidencja i wydruk dokumentów kasowych

W kasie ewidencjonowane są dwa rodzaje transakcji: wpłaty i wypłaty. Obydwa rodzaje transakcji mogą być wprowadzane z poziomu kartoteki kasy, menu głównego dla roli Kasjer lub przez wybór ikony i wyszukanie odpowiedniej listy dokumentów.

Uwaga

W sytuacji, gdy podczas konfiguracji zdefiniowano obowiązek tworzenia raportów kasowych, należy otworzyć raport kasowy przed zarejestrowaniem pierwszej operacji w kasie. Procedurę tworzenia raportu kasowego opisano w artykule Raporty kasowe.

Wprowadzanie dokumentów kasowych

Aby wprowadzić dowód wpłaty (wypłaty) z poziomu kartoteki kasy:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Lista kont kasy, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Lista kont kasy wybierz i otwórz kartotekę kasy, a następnie wybierz Nowy - Dowód wpłaty lub Dowód wypłaty.

Aby wprowadzić dowód wpłaty (wypłaty) z poziomu menu głównego:

1. Z menu głównego wybierz +Dowód wpłaty (+Dowód wypłaty).
2. Z listy zdefiniowanych kas wybierz tę, dla której chcesz utworzyć dokument.

Uwaga

Jeżeli ustawiona jest rola Kasjer, możesz otworzyć listę Otwarte dowody wpłaty lub Otwarte dowody wypłaty z kafli na stronie głównej, a następnie wybrać Nowy.

Dalsza obsługa jest taka sama dla dokumentów kasowych, niezależnie od sposobu ich utworzenia.

3. W oknie Dowód wpłaty (Dowód wypłaty) część pól wypełniona jest automatycznie.

• Na skróconej karcie Ogólne:

  • Nr kasy - Określa numer kasy, dla której wprowadzamy dokument. Pole jest uzupełniane jest automatycznie.
  • Nr - Określa numer zgodnie z przypisaną wcześniej serią numeracji. Pole jest uzupełniane jest automatycznie.
  • Nazwa płatnika (Nazwa odbiorcy płatności) - Określ imię i nazwisko osoby wpłacającej lub odbierającej.
  • Nazwa płatnika 2 (Nazwa odbiorcy płatności 2) - Określ dalsze informacje dotyczące osoby wpłacającej lub odbierającej.
  • Kod waluty - Określa kod waluty przypisanym do kartoteki konta kasy. Pole jest uzupełniane jest automatycznie. Pod przyciskiem asysty edycji obok tego pola otwiera się okno Zmiana kursu wymiany, w którym w polu Relacyjny kurs wymiany wstawiony jest domyślny kurs pobrany z okna Kursy wymiany walut dla danej waluty. W razie potrzeby, kurs ten może być ręcznie zmieniony w danym dokumencie kasowym.
  • Kwota i Kwota (PLN) - Określa sumę wartości danego dokumentu kasowego, zarówno w walucie źródłowej, jak i w przeliczeniu na walutę lokalną. Wartości są nieedytowalne.
  • Data księgowania, Data dokumentu - Określa automatycznie datę roboczą. Datę można zmienić ręcznie w obu polach.
  • Korekta - Określ, czy transakcje mają być księgowane na kontach księgi głównej po przeciwnej stronie z minusem (jako tzw. storno czerwone).
  • Liczba wydruków - Pole jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system.

• Na skróconej karcie Wymiary możesz wprowadzić wartości wymiarów globalnych, zgodnie z ustalonymi regułami księgowania wymiarów. Wartości wymiarów dodatkowych możesz wprowadzić w oknie Edytuj zapisy zestawu wymiarów otwieranym poprzez wybranie na wstążce Powiązane, Dokument kasowy i Wymiary.

• Na skróconej karcie Wiersze dowodu wpłaty (Wiersze dowodu wypłaty) wprowadź szczegółowe dane transakcji:

  • Typ konta - Określ typ konta jako konto przeciwstawne do konta kasy w księgowanej transakcji.
  • Nr konta - Określ konto przeciwstawne do konta kasy w księgowanej transakcji. Konto to wybierz z rozwijalnej listy kont, która jest zgodna z typem wybranym w polu Typ konta.
  • Typ dokumentu - Pole jest uzupełniane automatycznie przez system na podstawie wprowadzonych parametrów.
  • Typ dok. rozliczającego i Nr dok. rozliczającego - Określa typ i numer dokumentu, z jakim zostanie rozliczona księgowana transakcja.

Uwaga

Użycie tych pól jest możliwe wyłącznie dla wybranych typów kont: Nabywca lub Dostawca i ma odniesienie wyłącznie do jednego dokumentu rozliczającego. W celu rozliczenia większej ilości dokumentów, wybierz Funkcje i Rozlicz zapisy. Dalsza procedura rozliczania dokumentów jest standardowa.

• • Opis - Określa nazwę konta. Nazwa jest kopiowana automatycznie, ale treść opisu możesz zmienić ręcznie.
  • Kwota - Określa kwotę transakcji. Wprowadź kwotę, a na jej podstawie system uzupełni pole Kwota (PLN). Dla transakcji w walucie lokalnej będzie to ta sama kwota, a dla transakcji w walucie obcej będzie to kwota przeliczona zgodnie z kursem wymiany walut obowiązującym dla daty księgowania transakcji.
  • Wstrzymany (domyślnie ukryte) - Wypełnienie tego pola ma znaczenie tylko przy zapisach księgi nabywców i dostawców – zapisy wstrzymane są pomijane przy sugerowaniu płatności.

1. W następnym kroku możesz wybrać Podgląd księgowania w celu weryfikacji ewentualnych błędów lub brakujących informacji na dokumencie oraz podglądu, w jaki sposób zostaną zaksięgowane zapisy. Możesz również wydrukować testowy dokument, wybierając Drukuj

2. Następnie wybierz Księguj lub Księguj i drukuj. Po prawidłowym zaksięgowaniu pojawi się komunikat z informacją o numerze dokumentu.

Drukowanie dowodów kasowych

Po zaksięgowaniu dowodów kasowych można wydrukować zaksięgowane dowody.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Zaksięgowane dowody wpłaty lub Zaksięgowane dowody wypłaty, a następnie wybierz powiązane łącze;

2. W oknie z listą zaksięgowanych dowodów kasowych wybierz wiersz z zaksięgowanym dowodem wpłaty (zaksięgowanym dowodem wypłaty) i wybierz Drukuj zaksięgowany dowód wpłaty (Drukuj zaksięgowany dowód wypłaty).

Opcjonalnie można wybrany zaksięgowany dowód wpłaty (zaksięgowany dowód wypłaty) otworzyć w formie kartoteki i tam wybrać Drukuj.

3. W oknie wstępnym raportu, które się otworzy, możesz zmienić filtry wstawione domyślnie przez system, a następnie wybrać Drukowanie lub Wyświetl podgląd i zamknij.

Zaksięgowane dowody są również dostępne z poziomu kartoteki konta kasy.

Uwaga

Jeżeli ustawiona jest rola Kasjer możesz otworzyć stronę listy Zaksięgowane dowody wpłaty lub Zaksięgowane dowody wypłaty, wybierając odpowiedni kafel na stronie głównej.