E-zwolnienia lekarskie

Ewidencja zwolnień lekarskich z PUE odbywa się poprzez import pliku w formacie csv. Po wyeksportowaniu pojedyńczego lub wiele zwolnień lekarskich z portalu PUE należy zapisać je z rozszerzeniem .csv, a następnie zaimportować do systemu.

Import zwolnienia lekarkiego

W celu zaimportowania zwolnienia lekarskiego wybierz:

polecenie e-ZLA, które znajduje się w Widok główny użytkownika, w sekcji Ewidencja czasu pracy i nieobecności.

Wybranie polecenia e-ZLA spowoduje otwarcie okna Lista importów e-ZLA.

Import pliku

Aby zaimportować zapisany wcześniej plik z rozszerzeniem .csv z zwolnieniem lekarskim, należy z widoku wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Importuj. Po wybraniu pliku do importu wybrać przycisk Otwórz.

Po otwarciu pliku, system wyświetli komunikat z informacją o zaimportowanych wierszach. Należy wybrać przycisk OK.

W oknie Lista importów e-ZLA, pojawią się zaimportowane wiersze dotyczące zwolnień lekarskich.

Kartoteka importu e-ZLA

Aby zobaczyć dane z zaimportowanego pliku należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj > Widok.

W kartotece importu e-ZLA dostępne są informacje pochodzące z zaimportowanego pliku.

W skróconej karcie Ogólne, wskazany jest numer ID użytkownika, który dokonał importu zwolnienia lekarskiego do systemu NAV.

W skróconej karcie Wiersze widoczne są wiersze ze zwolnieniami lekarskimi pochodzącymi z importowanego pliku. Ostatnie kolumny w skróconej karcie Wiersze, informują o przyczynie nieutworzenia zwolnienia lekarskiego dla wskazanego wiersza oraz dają możliwość ręcznego anulowania ostrzeżeń.

Pola w zaznaczonych na powyższym rysunku kolumnach, po dokonaniu sprawdzenia danych z importowanego pliku, mogą zostać zaznaczone przez system, jeśli ten będzie miał wątpliwości. Pola zostaną zaznaczone w przypadku:

  1. Jest duplikatem - jeśli przy sprawdzaniu zaimportowanego pliku z wprowadzonymi już danymi do systemu, system zauważy, że wprowadzane zwolnienie lekarskie zostało już wcześniej zaimportowane.

  2. Brak zgł. Do ubezpieczeń - jeśli przy sprawdzaniu zaimportowanego pliku z wprowadzonymi już danymi do systemu, system zauważy brak zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia.

  3. Okres zwolnień się pokrywa - jeśli przy sprawdzaniu zaimportowanego pliku z wprowadzonymi już danymi do systemu, system zauważy, że daty co najmniej jednego zwolnienia lekarskie pokrywają się z właśnie zaimportowanym zwolnieniem.

  4. Okres nieobecności się pokrywa - jeśli przy sprawdzaniu zaimportowanego pliku z wprowadzonymi już danymi do systemu, system zauważy, że daty innej wprowadzonej nieobecności pokrywają się z datami zaimportowanego zwolnienia lekarskiego.

  5. Okres RCP się pokrywa - jeśli przy sprawdzaniu zaimportowanego pliku z wprowadzonymi już danymi do systemu, system zauważy, że w RCP głównym są wprowadzone składniki w danym okresie, pokrywające się datami z importowanym zwolnieniem lekarskim.

  6. Zablokowany - jeśli system, napotkał na jeden z powyższych ostrzeżeń lub jeśli nie znalazł w bazie pracownika. Pole Zablokowany można odznaczyć, co pozwoli na utworzenia zwolnienia lekarskiego. W przypadku gdy system nie znalazł w bazie danych pracownika o numerze ID wskazanym w zaznaczonym wierszu lub jeśli przy sprawdzaniu danych system uzna, że wprowadzany wiersz jest dulikatem wówczas nie ma możliwości odznaczenia pola Zablokowany.

  7. Anulowany ręcznie - aby anulować wszystkie ostrzeżenia. To pole użytkownik zaznacza sam, jeśli chce zignorować pojawiające się otrzeżenia i pozwolić na utworzenie zwolnienia lekarskiego.

Po prawej stronie kartoteki znajdują się dane szczegółowe dotyczące zaznaczonego wiersza, pochodzące z zaimportowanego zwolnienia lekarskiego oraz dane szczegółowe pracownika z systemu.

Po wybraniu akcji Sprawdź, zostaną dopiero wyświetlone dane szczegółowe pracownika, jeśli system w bazie danych znajdzie wskazaną osobę.

Tworzenie zwolnienia lekarskiego

Generowanie zwolnienia lekarskiego z zaimportowanego pliku odbywa się w dwóch krokach. Zaimportowany plik musi zostać sprawdzony, a następnie na jego podstawie utworzone zwolnienie lekarskie. Po przejściu do okna Lista importów e-ZLA (lub będąc na kartotece importu e-ZLA) należy wybrać akcje:

  1. Akcja Sprawdź. System sprawdza w pierwszej kolejności czy pracownik o wskazanym numerze identyfikacyjnym (np. PESEL) znajduje się w bazie. Następnie zostają sprawdzone pozostałe sytuacje, opisane przy kartotece e-zwolnienia.

W tym celu, należy zaznaczyć kursorem wiersz, który ma być sprawdzony, a następnie z wstążki wskazać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Sprawdź.

Po zweryfikowaniu przez system, że numer identyfikacyjny pracownika znajduje się w bazie pracowników, w kolumnie Liczba wierszy z praw. pracownikem pojawi się liczba poprawnych wierszy.

Przed próbą utworzenia zwolnienia, można sprawdzić, czy zaimportowany wiersz nie zawiera ostrzeżeń. W tym celu należy wskazać wiersz, kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy lub z wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj > Widok.

W skróconej karcie Wiersze, w kolumnach opisanych przy Kartotece importu e-ZLA należy zweryfikować ostrzeżenia jakie system zauważył podczas sprawdzania pliku.

Jeśli pomimo występowania ostrzeżeń, zaimportowane zwolnienie lekarskie ma zostać utworzone, należy odznaczyć kolumnę Zablokowany (o ile ostrzeżenie nie jest spowodowane duplikacją importu lub brakiem pracownika w bazie) albo zaznaczyć kolumnę Anulowanie ręczne. W tym celu należy kartotekę importu przełączyć w tryb edycji, wybierająć na wstążce Narzędzia główne > Zarządzaj > Edycja, a następnie dokonać zmian w kolumnach Zablkowany, Anulowanie ręczne.

  1. Akcja Twórz zwolnienia. W tym celu należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Twórz zwolnienia.

Po utworzeniu zwolnień lekarskich system wyświetli komunikat informujący o ilości zwolnień lekarskich, które zostały utworzone.

W oknie Lista importów e-ZLA, w kolumnie Liczba przekonwertowanych wierszy pojawi się liczba utworzonych zwolnień lekarskich na podstawie importu.

Zwolnienie lekarskie zostanie utworzone w stanie W opracowaniu i będzie widoczne w liście zwolnień lekarskich danego pracownika.

Po przejściu do okna Lista zwolnień lekarskich pracownika, należy zmienić stan zwolnienia lekarskiego na Zatwierdzony, zgodnie ze wskazówkami z Zwolnienie lekarskie.