Table of Contents

Zbiorcza ewidencja pozostałych nieobecności

W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba ewidencji nieobecności dla grupy pracowników, np. w wyniku odbioru przez wszystkich pracowników danego oddziału urlopu wypoczynkowego można wykorzystać tzw. dzienniki nieobecności.

W dzienniku nieobecności możliwe są działania:

  1. Ewidencja nieobecności pojedyńczo w wierszach dziennika
  2. Eksport/Import pliku z nieobecnościami
  3. Akcja Twórz wiersze dziennika nieobecności - pozwala wprowadzić zbiorczo nieobecności dla pracowników konkretnego oddziału KIP.

Przejście do dzienników nieobecności i utworzenie nowego dziennika

W celu przejścia do dziennika nieobecności:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Dziennik - RCP/Nieobecności, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Otworzy się strona Szablony dzienników KIP - RPC/NIEO_P
  3. Na stronie znajdują się przykładowe szablony dzienników

Pola na stronie dzienniki KIP:

  1. Nazwa - nazwa szablonu dziennika KIP

  2. Opis - opis dziennika

  3. Typ - Typ dziennika. Możliwe opcje:

    • RCP/Nieobecności
    • Dodatkowe składniki
    • Rachunku
    • Księga pracownika
    • Pożyczki
    • RCP
    • Harmonohgram czasu pracy

    Dla dzienników nieobecności wykorzystywany jest typ: RCP/Nieobecności

  4. Cykliczny - jeśli dziennik ma byc uzupełniany danymi cyklicznie o okreslony czas, pole to musi być zaznaczone.

  5. Częstotliwość powtarzania - w przypadku zaznaczenia pola Cykliczny należy wskazać częstotliwość cykliczności. Np 1M onacza, że co miesiąc będą wprowadzane dane w dzienniku.

  6. Zeruj kwotę - w przypadku zaznaczeniaa pola Cykliczny pole to może być zaznaczone, wtedy w kolejnym okresie dane dotyczące kwot w dzienniku będą wyzerowane.

  7. Zeruj ilość - w przypadku zaznaczeniaa pola Cykliczny pole to może być zaznaczone, wtedy w kolejnym okresie dane dotyczące ilości w dzienniku będą wyzerowane.

  8. Zeruj opis/Zeruj opis 2 - w przypadku zaznaczeniaa pola Cykliczny pole to może być zaznaczone, wtedy w kolejnym okresie dane dotyczące opisu/opisu 2 w dzienniku będą wyzerowane.

  9. Usuń powielone wiersze - określa czy system dla dzienników powtarzalnych ma usuwać powielone wiersze dla pracownika lub dla pracownika i składnika.

  10. Pracownik więcej niż raz - określa czy dla jednego pracownika, w tym samym okresie można wprowadzić za pomocą danego dziennika więcej niż jeden wiersz z danymi.

  11. Kod źródła - należy wskazać KIP

  12. Składniki płacowe - określa, czy dla danego szablonu dziennika zostały ustawione składniki płacowe. Jeśli składnik płacowy zostanie przypisany, wówczas za pomoca dziennika można wprowadzić tylko wybrane składniki. Jeśli składniki płacowe nie zostaną wskazane wówczas można wprowadzić przez dziennik wszystkie składniki danego typu.

  13. Pola: Wymagane konto K/G, Wymagany globalny wymiar 1, Wymagany globalny wymiar 2, Akt. Wym. Skład. Dla pracow. - pola ustawiana na poziomie wdrażania systemu

  14. Inicjuj datę Od - określa jaka data od ma być przypisana do wprowadzonych pracownikom składników.

  15. Inicjuj datę Do - określa jaka data do ma być przypisana do wprowadzonych pracownikom składników.

  16. Inicjuj opis/Inicjuj opis 2 - określa metodę ustalania opisu dla składników dziennika

  17. Kontrola zapisu - Obejmuje dwie opcje do wyboru:

    • Jeden w miesiącu - system pilnuje, aby nie można było wpisać więcej niż jednego konkretnego składnika płacowego w miesiącu, dla danego pracownika, dla danej umowy oraz dla danego kodu składnika. Wybór Jeden w miesiącu działa przy dodatkowych składnikach.
    • Jeden dziennie dla wymiarów - dotyczy tylko kontroli wpisów w RCP-głównym i kontroluje by w danym dniu w RCP-głównym nie było więcej niż jednego wpisu dla pracownika, umowy i kodu składnika z wybraną kombinacją wymiarów.
    • Brak opcji - jeśli w polu nie zostanie wybrana żadna opcja, wówczas dany pracownik może pojawić się w dzienniku z danym składnikiem płacowym nieskończoną ilość razy.

Dodanie nowego szablonu dziennika nieobecności - niepowtarzalny

W celu dodania nowego dziennika nieobecności:

  1. Przejdź na stronę Szablony dzienników KIP - RCP/NIEO_P zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście do dzienników nieobecności
  2. Z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
  3. Uzupełnij pola: Nazwa, Opis
  4. W polu Typ wybierz RCP/Nieobecności
  5. Pola Usuń powielone wiersze, Pracownik więcej niż raz uzuepłnij jeśli potrzeba zgodnie z opisem pól i ich przeznaczeniem Pola na stronie dzienniki KIP
  6. Jeśli dziennik ma służyć do wprowadzenia konkretnej nieobecności, kliknij lewym przyciskiem myszy w polu Składniki płacowe.
    • Otworzy się okienko Składniki szablonu dziennika - RCP/NIE_P Z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
    • W polu Kod składnika z rozwijanej listy wybierz składnik dla dziennika
    • Zaznacz Domyślne jeśli dany składnik ma być domyślnie używany w szablonie dziennika. Aby dodać kolejny składnik należy powtórzyć kroki w tym punkcie. Jeśli przez szablon mają być wprowadzane wszystkie możliwe nieobecności nie wybieraj składników do szablonu.
  7. Pola: Inicjuj datę Od, Inicjuj datę Do, Inicjuj Opis/Opis uzupełnij zgodnie z opisem pól Pola na stronie dzienniki KIP

Ewidencja nieobecności w wierszach dziennika nieobecności

W celu zaewidencjonowania nieobecności:

  1. Przejdź na stronę Szablony dzienników KIP - RCP/NIE_P zgodnie z instrukcją Przejście do dzienników nieobecności
  2. Wybierz szablon dziennika, z którego chcesz skorzystać. W tym celu klikjnij lewym przyciskiem myszy na wybrany szablon,żeby go podświetlić.
  3. Wybierz przycisk OK w prawym dolnym rogu strony
  4. Pojawi się strona Dziennik - RCP/Nieobecności
  5. Aby dodać pracownika do dziennika, w polu Nr pracownika klikjnij w ikonę aby rozwinąć listę dostępnych praowników. Wybierz pracownika.
  6. W polu Kod składnika wybierz składnik nieobecności, którą chcesz wprowadzić. Jeśli wcześniej w dzienniku został wskazany składnik domyślny, pojawi się w tym miejscu automatycznie.
  7. W polach Data od i Data do wprowadź daty nieobecności
  8. Wybierz Nr umowy
  9. Wprowadź Ilość nieobecności
  10. Zatwierdź nieobecności w dzienniku zgodnie z instrukcją Zatwierdzanie dziennika nieobecności

Eksport/Import pliku z nieobecnościami

W celu zaimportowania pliku excel z nieobecnościami pracowników:

  1. Przejdź na stronę Szablony dzienników KIP - RCP/NIE_P zgodnie z instrukcją Przejście do dzienników nieobecności
  2. Wybierz szablon dziennika, z którego chcesz skorzystać. W tym celu klikjnij lewym przyciskiem myszy na wybrany szablon,żeby go podświetlić.
  3. Wybierz przycisk OK w prawym dolnym rogu strony
  4. Pojawi się strona Dziennik - RCP/Nieobecności
  5. Z dostępnych na belce akcji wybierz Excel i wskaż Importuj z programu Excel
    Porada

    Jeśli nie znasz struktury pliku do importu przed wybraniem akcji Importuj z programu Excel wybierz Przepływ a następnie wskaż Eksport do programu Excel. Zapisze się plik excela już skonfigurowany pod import pliku. Należy go uzupełnić i zaimportować.

  6. Do okienka, które się pojawi przeciągnij odpowiednio wcześniej przygotowany plik z danymi o nieobecnościach lub kliknij w ramkę aby wybrać go z listy.
  7. Jeśli dane będą poprawne zaimportują się do dziennika. W przypadku błędów pojawi się okno z komunikatami o błędach.
  8. Zatwierdź nieobecności w dzienniku zgodnie z instrukcją Zatwierdzanie dziennika nieobecności

Akcja Twórz wiersze dziennika nieobecności

W celu skorzystania z tego sposobu wprowadzania danych o nieobecnościach zbiorczo do systemu:

  1. Przejdź na stronę Szablony dzienników KIP - RCP/NIE_P zgodnie z instrukcją Przejście do dzienników nieobecności
  2. Wybierz szablon dziennika, z którego chcesz skorzystać. W tym celu klikjnij lewym przyciskiem myszy na wybrany szablon,żeby go podświetlić.
  3. Wybierz przycisk OK w prawym dolnym rogu strony
  4. Pojawi się strona Dziennik - RCP/Nieobecności
  5. Z dostępnych na belce akcji wybierz Twórz i wskaż Twórz wiersze dziennika nieobecności
  6. Pojawi się okienko Opcje zarządzania dziennikami KIP
  7. W polu Oddział należy wskazać oddział w którym są zatrudnieni pracownicy, dla których zotaną wprowadzone nieobecności.
  8. W polu Kod składnika - należy wskazać kod nieobecności wybierając go po kliknięciu w
  9. W polach Data od i Data do należy wskazać w jakim zakresie dat z umów system ma przeszukać pracowników, którym wstawi nieobecność w wybranych dniach.
  10. Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij OK
  11. Dla wybranych wyżej danych zostaną wprowadzone rekordy z nieobecnościami pracowników
  12. Zatwierdź nieobecności w dzienniku zgodnie z instrukcją Zatwierdzanie dziennika nieobecności

Zatwierdzanie dziennika nieobecności

  1. Po otwarciu szablonu dziennika nieobecności i wprowadzeniu nieobecności (Patrz: Ewidencja nieobecności w wierszach dziennika nieobecności) należy zatwierdzić wpisy
  2. Z dostępnych na belce akcji wybierz Przepływ i wskaż Zatwierdź
  3. Wprowadzona nieobecność pojawi się w powiązanej z pracownikiem stronie Nieobecności. Zobacz: Ewidencja nieobecności bezpośrednio na stronie Nieobecności