Indywidualna ewidencja pozostałych nieobecności
Nieobecności, poszczególnych pracowników mogą być indywidualnie ewidencjonowane w dwóch różnych miejscach, w zależności od uprawnień użytkowników je wprowadzających.
Jednym z miejsc jest okno Nieobecności, które może być otworzone z poziomu:
- Kartoteki pracownika KIP ( przejście do kartoteki zostało przedstawione w Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy) i kolejno wybraniu z poziomu wstążki Nawiguj > Pracownik > Czas pracy i nieobecności > Nieobecności.
Przy tej opcji konieczne będzie po otwarciu okna Nieobecności wybranie konkretnej umowy do wiersza wprowadzanej nieobecności.
- lub z poziomu kartoteki konkretnej umowy wskazanego pracownika (przejście do kartoteki umowy zostało opisane w Ewidencja, zatwierdzanie i wydruki umów). Aby przejść do okna Nieobecności trzeba z pozycji wstążki Kartoteki umowy KIP wybrać Nawiguj > Czas pracy i nieobecności > Nieobecności.
W tym przypadku w oknie Nieobecności numer umowy w wierszu wprowadzanej nieobecności przypisuje się automatycznie jako numer umowy, z poziomu której ewidencjonowana jest nieobecność.
W obu przypadkach otworzy się okno Nieobecności. Okno składa się z skróconej karty Statystyka i tabeli nieobecności.
Skrócona karta Statystyka
Karta skrócona Statystyka zawiera jedno pole edytowalne Filtr statystyki, w którym domyślnie wprowadzony jest okres bieżącego roku kalendarzowego. Filtr ten, w razie potrzeby, może zostać ręcznie zmieniony, na inny okres, również innej długości. Pozostałe pola są nieedytowalne i pokazują sumy dni nieobecności danego typu w okresie ograniczonym datami w polu Filtr statystyki.
Tabela Nieobecności
W polach Data od i Data do należy wprowadzić daty ograniczające okres występowania nieobecności. Na podstawie daty w polu Data od wypełniane są pola Nr umowy, Miesiąc rozliczenia i Rok rozliczenia.
W polu Kod składnika należy wybrać z listy rozwijanej w tym polu wcześniej zdefiniowany składnik odpowiadający nieobecności. Pole Nazwa składnika jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system nazwą przypisaną do wskazanego składnika wybranego w polu Kod składnika.
Pola: Ilość, Ilość dni kalendarzowych, Ilość dni roboczych i Ilość godzin roboczych wypełniane są automatycznie właściwymi liczbami skalkulowanymi na podstawie okresu nieobecności i kalendarza przyporządkowanego do pracownika w danym okresie.
W polach: Potrącona kwota, Kwota płatnika, Kwota podstawy przedstawione są wyliczone wartości dla danego wiersza.
Początek okresu podstawy i Koniec okresu podstawy to daty w obrębie których wzięte zostały podstawy do wyliczeń wartości składników nieobecności.
W polu Zapłacono za dni choroby jest wskazana liczba dni choroby pracownika. Dane te są uzupełniane automatycznie po wprowadzeniu Daty od i Daty do. System pilnuje, aby po przekroczeniu 33 dni choroby (lub 14 dnia choroby) wprowadzona kolejna choroba była traktowana jako zasiłek chorobowy.
W kolumnie Zablokowane listą nr jest wskazana lista płac, na której wynagrodzenie (zasiłek) za wskazaną nieobecność zostało rozliczone. Jeśli lista płac została już zamknięta wówczas w polu Data wypłaty zamkniętej listy zostanie również wprowadzona data wypłaty zgodna z datą wypłaty przypisaną do tejże listy. Jeśli w przypadku konieczności dokonania korekty zapisów na liście płac zostanie przygotowana lista korygująca i dana nieobecność zostanie odblokowana przez taką korygującą listę wtedy informacja, która lista powoduje odblokowanie składnika nieobecności znajduje się w polu Odblokowany listą koryg. nr.
W sytuacji, gdy okres nieobecności przypada na więcej niż jeden miesiąc kalendarzowy, można ją wprowadzić w jednym wierszu podając prawdziwy okres, a system sam podzieli nieobecność na tyle wierszy, ile miesięcy obejmuje nieobecność, o czym informuje w stosownym komunikacie:
Wybranie przycisku TAK spowoduje wstawienie dwóch wierszy w oknie Nieobecności.
W oknie Nieobecności będą również ewidencjonowane nieobecności związane między innymi z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim, czy urlopem na warunkach urlopu macierzyńskiego. W takiej sytuacji w nowym wierszu należy wprowadzić datę początkową i końcową okresu związanego z rodzicielstwem w polach Data od i Data do oraz wybrać właściwy Kod składnika. Zwykle jest to okres dłuższy niż jeden miesiąc, dlatego system automatycznie i tym razem podzieli okres na właściwe miesiące.
W sytuacji, gdy pracownik zdecyduje się skrócić np. urlop macierzyński i wrócić do pracy wcześniej, w wierszach nieobecności muszą zostać ręcznie naniesione odpowiednie zmiany, tzn., jeśli występują wpisy z Datą od późniejszą niż data powrotu pracownika do pracy powinny zostać one usunięte, a w wierszu z okresem obejmującym datę powrotu do pracy należy zmienić Datę do na dzień poprzedzający powrót.