Ewidencja zwolnień lekarskich

Nieobecność to nie tylko urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, dodatkowe, czy nieobecności usprawiedliwione lub nie, ale także okresy niezdolności do pracy w wyniku choroby. Podstawą do ewidencji nieobecności z tytułu choroby jest dokument ZLA (zwolnienie lekarskie).

W celu wprowadzenia nowego zwolnienia lekarskiego, można:

  1. Przejść do Kartoteki pracownika KIP (przejście do kartoteki pracownika zostało opisane w Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy) i z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > Czas pracy i nieobecności > Zwolnienia lekarskie.

  1. Lub z Widoku głównego (Strona główna > Widok główny użytkownika) wybrać przy kafelkach Ewidencji czasu pracy i nieobecności >Nowa nieobecność. Pojawi się okno Znajdź pracownika.

W oknie Znajdź pracownika należy podać jeden z parametrów do wyszukania właściwego pracownika w bazie i wybrać przycisk OK.

Jeśli system znajdzie w bazie więcej niż jednego pracownika o podanym parametrze, wyświetli listę pasujących pracowników. W oknie Lista pracowników KIP należy wówczas wybrać pracownika, dla którego ma być zaewidencjonowana nieobecność i wybór zatwierdzić przyciskiem OK.

W obu przypadkach pojawi się okno Nieobecności wskazanego pracownika.

Ewidencjonowanie nieobecności pracownika związanej z przebywaniem na zwolnieniu lekarskim, można przeprowadzić w sposób skrócony w oknie Nieobecności lub w sposób szczegółowy w oknie Kartoteka zwolnień lekarskich.

Skrócona ewidencja nieobecności związanej z przebywaniu na zwolnieniu lekarskim.

W oknie Nieobecności można wprowadzić w wierszach informacje o nieobecnościach i prowadzić w ten sposób skróconą ewidencję zwolnień lekarskich pracownika. Aby wprowadzić informację o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim należy ustawić kursor w pustym wierszu i uzupełnić:

  1. Data od i Data do - okres jaki obejmuje zwolnienie lekarskie

  2. Pola: Nr umowy, Miesiąc rozliczenia i Rok rozliczenia uzupełnią się automatycznie po wprowadzeniu dat

  3. W polu Kod składnika - z rozwijanej listy wybrać składnik nieobecności

  1. Nazwa składnika i Kod świadczenia przerwy uzupełniają się automatycznie po wybraniu Kodu składnika, wartościami przypisanymi do tego kodu.

Ewidencja zwolnienia lekarskiego w oknie Kartoteka zwolnień lekarskich.

Aby zaewidencjonować szczegółowo zwolnienie lekarskie pracownika należy w oknie Nieobecności wybrać Nawiguj > Ogólne > Zwolnienie lekarskie. Pojawi się okno Lista zwolnień lekarskich.

W oknie Lista zwolnień lekarskich w celu zaewidencjonowania nowego zwolnienia lekarskiego należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe aby otworzyć Kartotekę zwolnienia lekarskiego.

Okno Kartoteki zwolnienia lekarskiego składa się z dwóch skróconych kart: Dane o niezdolności do pracy, na której zgromadzone są wszystkie pola z ważnymi informacjami oraz karta Nieobecności pracownika, w której widoczne są wszystkie nieobecności wskazanego pracownika

Skrócona karta Dane o niezdolności do pracy

W skróconej karcie w polu Nr ZLA należy wprowadzić serię i numer dokumentu wystawionego przez lekarza.

  • Pole Nr zapisu jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system numerem kolejnym zapisu w ewidencji nieobecności danego pracownika.

  • Pola: Nr pracownika, Nazwisko, Imię i Data urodzenia są nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system danymi osobowymi pracownika, którego zwolnienie jest rejestrowane.

  • W polu Data od należy wprowadzić datę początkową okresu niezdolności do pracy, a w polu Data do jego datę końcową.

  • W polu Data wystawienia dokumentu należy przepisać datę wystawienia dokumentu z zwolnienia lekarskiego.

  • W polu Data wpływu dokumentu należy wprowadzić datę, kiedy dokument został dostarczony przez pracownika. Ma to duże znaczenie do kalkulacji należnego wynagrodzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przewidującymi sankcje za opieszałość w dostarczaniu zwolnienia do pracodawcy.

  • W polu Ilość dni automatycznie wylicza się ilość dni niezdolności do pracy, wyliczona na podstawie pól Data od oraz Data do. Wszystkie te dane należy przepisać z dokumentu dostarczonego przez pracownika. Pola Data do i Ilość dni wzajemnie się przeliczają, tzn. uzupełnienie jednego z tych pól automatycznie powoduje aktualizację drugiego pola.

  • W polu Ilość dni - Pobyt w szpitalu należy wprowadzić ilość dni niezdolności do pracy, jaką pracownik spędził w szpitalu w ramach rejestrowanego zwolnienia lekarskiego. Na podstawie informacji w tym polu system automatycznie uzupełnia dwa kolejne nieedytowalne pola; Pobyt w szpitalu - Data od i Pobyt w szpitalu - Data do. Przyjęte jest, że okres pobytu w szpitalu zawsze przypada na początek okresu niezdolności do pracy ewidencjonowanej na podstawie tego zwolnienia lekarskiego.

  • W polu Kod zwolnienia lekarskiego należy wybrać z listy rozwijanej właściwy kod, zgodny z kodem wpisanym przez lekarza na dokumencie ZLA. Pole może pozostać puste.

  • Wybranie w powyższym polu kodu A sugeruje, że aktualnie wprowadzane zwolnienie lekarskie jest ciągłością jednej choroby, z powodu której wcześniej już wystąpiła niezdolność do pracy. W tym przypadku konieczne jest wypełnienie pola Początek okresu zasiłkowego poprzez wybranie z listy rozwijanej w tym polu zaewidencjonowanego wcześniej zwolnienia lekarskiego dotyczącego tej samej choroby.

  • W pole Opieka należy wybrać właściwą opcję, spośród dostępnych na liście rozwijanej w tym polu. Opieka może być sprawowana, zgodnie ze zdefiniowanymi opcjami: Nad dzieckiem lub Nad członkiem rodziny. Jeśli zwolnienie lekarskie dotyczy choroby pracownika, pole należy pozostawić puste.

  • Oznaczenie pola Niepłatne spowoduje, że za daną absencję pracownik nie otrzyma wynagrodzenia chorobowego (zasiłku)

  • Pole Liczba nieobecności jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system po zmianie stanu Kartoteki zwolnień lekarskich na Zatwierdzony. Liczba wyświetlana w tym polu oznacza ilość wprowadzonych wierszy w skróconej karcie Nieobecności pracownika, które są powiązane z ewidencjonowanym zwolnieniem lekarskim.

Ilość dni niezdolności do pracy dzielona jest na miesiące, w jakich występuje oraz na rodzaje należnego pracownikowi wynagrodzenia z tego tytułu.

Pole Stan jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system. W celu zmiany stanu należy wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne > Przetwarzanie > Zmień stan.

Tylko zwolnienie ze stanem Zatwierdzona ma odzwierciedlenie w nieobecnościach pracownika. W efekcie zatwierdzenia danego zwolnienia lekarskiego, system automatycznie wstawi wiersze w skróconej karcie Nieobecności danego pracownika i w oknie Nieobecności.

System kontroluje ilość dni zwolnienia w ciągu roku tak, aby rozliczanie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego było zgodne z przepisami prawa. Po przekroczeniu 33 dni czy w przypadku osób które ukończyły 50 rok życia 14 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego system automatycznie przy wprowadzaniu zwolnienia zmienia Kody świadczenia przerwy oraz Kod składnika. Sprawdzany jest też szereg innych czynników powiązanych z absencjami chorobowymi.

Przy próbie wprowadzenia zwolnienia lekarskiego obejmującego łącznie z poprzednimi zwolnieniami 30 dni nieprzerwanej choroby system wyświetli komunikat o przekroczeniu limitu co pociąga za sobą potrzebę skierowania pracownika na badania kontrolne.

W poniższym przykładzie system informuje, że z bieżącym wpisem liczba dni wyniesie 33 (brana jest pod uwagę liczba dni z kodem 331), następnie po zatwierdzeniu przyciskiem OK pojawi się drugi komunikat informujący, że liczba dni z bieżącym wpisem wyniesie 39 (brane są pod uwagę wszystkie nieobecności z różnymi kodami świadczenia.)

W opisywanym przykładzie, w oknie Nieobecności system wprowadzi 2 wiersze, gdyż ilość dni zwolnienia tj. 10 podzielił na 4 dni zwolnienia z kodem świadczenia przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) i 6 dni zwolnienia z kodem świadczenia przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).

Przykład
Gdyby zwolnienie lekarskie obejmowało więcej niż jeden miesiąc wówczas zapisy zostaną rozbite w taki sposób, że w ramach każdego miesiąca zostanie utworzony osobny zapis. Jeśli zatem zwolnienie lekarskie obejmowałoby okres od 06.10.2017 do 02.11.2017 wówczas system rozbije wpisy od 06.10.2017-09.10.2017 z kodem świadczenia przerwy 331, od 10.10.2017 do 31.10.2017 z kodem świadczenia przerwy 313 oraz od 01.11.2017 do 02.11.2017 z kodem świadczenia przerwy 313.

Parametry określone w ustawie do automatycznego rozliczania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego zdefiniowane są w ustawieniach. Użytkownik z właściwymi uprawnieniami może je zmienić w polach na skróconej karcie Zwolnienia lekarskie w oknie Ustawienia KIP. Aby przejść do okna należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP i przejść do skróconej karty Zwolnienia lekarskie.

Podczas próby zmiany stanu zwolnienia lekarskiego na Zatwierdzona, system sprawdza między innymi czy przekroczona została liczba dni tego samego okresu zasiłkowego, która została wprowadzona w polu Ostrzegaj o przekroczeniu dni zasiłku w oknie Ustawienia KIP. Również w przypadku przekroczenia limitu dni zasiłku chorobowego użytkownik aplikacji zostanie powiadomiony stosownym komunikatem.