Ewidencja zwolnień lekarskich
Nieobecność to nie tylko urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, dodatkowe, czy nieobecności usprawiedliwione lub nie, ale także okresy niezdolności do pracy w wyniku choroby. Podstawą do ewidencji nieobecności z tytułu choroby jest dokument ZLA (zwolnienie lekarskie).
W celu wprowadzenia nowego zwolnienia lekarskiego, można:
- Przejść do Kartoteki pracownika KIP (przejście do kartoteki pracownika zostało opisane w Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy) i z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > Czas pracy i nieobecności > Zwolnienia lekarskie.
- Lub z Widoku głównego (Strona główna > Widok główny użytkownika) wybrać przy kafelkach Ewidencji czasu pracy i nieobecności >Nowa nieobecność. Pojawi się okno Znajdź pracownika.
W oknie Znajdź pracownika należy podać jeden z parametrów do wyszukania właściwego pracownika w bazie i wybrać przycisk OK.
Jeśli system znajdzie w bazie więcej niż jednego pracownika o podanym parametrze, wyświetli listę pasujących pracowników. W oknie Lista pracowników KIP należy wówczas wybrać pracownika, dla którego ma być zaewidencjonowana nieobecność i wybór zatwierdzić przyciskiem OK.
W obu przypadkach pojawi się okno Nieobecności wskazanego pracownika.
Ewidencjonowanie nieobecności pracownika związanej z przebywaniem na zwolnieniu lekarskim, można przeprowadzić w sposób skrócony w oknie Nieobecności lub w sposób szczegółowy w oknie Kartoteka zwolnień lekarskich.
Skrócona ewidencja nieobecności związanej z przebywaniu na zwolnieniu lekarskim.
W oknie Nieobecności można wprowadzić w wierszach informacje o nieobecnościach i prowadzić w ten sposób skróconą ewidencję zwolnień lekarskich pracownika. Aby wprowadzić informację o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim należy ustawić kursor w pustym wierszu i uzupełnić:
Data od i Data do - okres jaki obejmuje zwolnienie lekarskie
Pola: Nr umowy, Miesiąc rozliczenia i Rok rozliczenia uzupełnią się automatycznie po wprowadzeniu dat
W polu Kod składnika - z rozwijanej listy wybrać składnik nieobecności
- Nazwa składnika i Kod świadczenia przerwy uzupełniają się automatycznie po wybraniu Kodu składnika, wartościami przypisanymi do tego kodu.
Ewidencja zwolnienia lekarskiego w oknie Kartoteka zwolnień lekarskich.
Aby zaewidencjonować szczegółowo zwolnienie lekarskie pracownika należy w oknie Nieobecności wybrać Nawiguj > Ogólne > Zwolnienie lekarskie. Pojawi się okno Lista zwolnień lekarskich.
W oknie Lista zwolnień lekarskich w celu zaewidencjonowania nowego zwolnienia lekarskiego należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe aby otworzyć Kartotekę zwolnienia lekarskiego.
Okno Kartoteki zwolnienia lekarskiego składa się z dwóch skróconych kart: Dane o niezdolności do pracy, na której zgromadzone są wszystkie pola z ważnymi informacjami oraz karta Nieobecności pracownika, w której widoczne są wszystkie nieobecności wskazanego pracownika
Skrócona karta Dane o niezdolności do pracy
W skróconej karcie w polu Nr ZLA należy wprowadzić serię i numer dokumentu wystawionego przez lekarza.
Pole Nr zapisu jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system numerem kolejnym zapisu w ewidencji nieobecności danego pracownika.
Pola: Nr pracownika, Nazwisko, Imię i Data urodzenia są nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system danymi osobowymi pracownika, którego zwolnienie jest rejestrowane.
W polu Data od należy wprowadzić datę początkową okresu niezdolności do pracy, a w polu Data do jego datę końcową.
W polu Data wystawienia dokumentu należy przepisać datę wystawienia dokumentu z zwolnienia lekarskiego.
W polu Data wpływu dokumentu należy wprowadzić datę, kiedy dokument został dostarczony przez pracownika. Ma to duże znaczenie do kalkulacji należnego wynagrodzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przewidującymi sankcje za opieszałość w dostarczaniu zwolnienia do pracodawcy.
W polu Ilość dni automatycznie wylicza się ilość dni niezdolności do pracy, wyliczona na podstawie pól Data od oraz Data do. Wszystkie te dane należy przepisać z dokumentu dostarczonego przez pracownika. Pola Data do i Ilość dni wzajemnie się przeliczają, tzn. uzupełnienie jednego z tych pól automatycznie powoduje aktualizację drugiego pola.
W polu Ilość dni - Pobyt w szpitalu należy wprowadzić ilość dni niezdolności do pracy, jaką pracownik spędził w szpitalu w ramach rejestrowanego zwolnienia lekarskiego. Na podstawie informacji w tym polu system automatycznie uzupełnia dwa kolejne nieedytowalne pola; Pobyt w szpitalu - Data od i Pobyt w szpitalu - Data do. Przyjęte jest, że okres pobytu w szpitalu zawsze przypada na początek okresu niezdolności do pracy ewidencjonowanej na podstawie tego zwolnienia lekarskiego.
W polu Kod zwolnienia lekarskiego należy wybrać z listy rozwijanej właściwy kod, zgodny z kodem wpisanym przez lekarza na dokumencie ZLA. Pole może pozostać puste.
Wybranie w powyższym polu kodu A sugeruje, że aktualnie wprowadzane zwolnienie lekarskie jest ciągłością jednej choroby, z powodu której wcześniej już wystąpiła niezdolność do pracy. W tym przypadku konieczne jest wypełnienie pola Początek okresu zasiłkowego poprzez wybranie z listy rozwijanej w tym polu zaewidencjonowanego wcześniej zwolnienia lekarskiego dotyczącego tej samej choroby.
W pole Opieka należy wybrać właściwą opcję, spośród dostępnych na liście rozwijanej w tym polu. Opieka może być sprawowana, zgodnie ze zdefiniowanymi opcjami: Nad dzieckiem lub Nad członkiem rodziny. Jeśli zwolnienie lekarskie dotyczy choroby pracownika, pole należy pozostawić puste.
Oznaczenie pola Niepłatne spowoduje, że za daną absencję pracownik nie otrzyma wynagrodzenia chorobowego (zasiłku)
Pole Liczba nieobecności jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system po zmianie stanu Kartoteki zwolnień lekarskich na Zatwierdzony. Liczba wyświetlana w tym polu oznacza ilość wprowadzonych wierszy w skróconej karcie Nieobecności pracownika, które są powiązane z ewidencjonowanym zwolnieniem lekarskim.
Ilość dni niezdolności do pracy dzielona jest na miesiące, w jakich występuje oraz na rodzaje należnego pracownikowi wynagrodzenia z tego tytułu.
Pole Stan jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system. W celu zmiany stanu należy wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne > Przetwarzanie > Zmień stan.
Tylko zwolnienie ze stanem Zatwierdzona ma odzwierciedlenie w nieobecnościach pracownika. W efekcie zatwierdzenia danego zwolnienia lekarskiego, system automatycznie wstawi wiersze w skróconej karcie Nieobecności danego pracownika i w oknie Nieobecności.
System kontroluje ilość dni zwolnienia w ciągu roku tak, aby rozliczanie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego było zgodne z przepisami prawa. Po przekroczeniu 33 dni czy w przypadku osób które ukończyły 50 rok życia 14 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego system automatycznie przy wprowadzaniu zwolnienia zmienia Kody świadczenia przerwy oraz Kod składnika. Sprawdzany jest też szereg innych czynników powiązanych z absencjami chorobowymi.
Przy próbie wprowadzenia zwolnienia lekarskiego obejmującego łącznie z poprzednimi zwolnieniami 30 dni nieprzerwanej choroby system wyświetli komunikat o przekroczeniu limitu co pociąga za sobą potrzebę skierowania pracownika na badania kontrolne.
W poniższym przykładzie system informuje, że z bieżącym wpisem liczba dni wyniesie 33 (brana jest pod uwagę liczba dni z kodem 331), następnie po zatwierdzeniu przyciskiem OK pojawi się drugi komunikat informujący, że liczba dni z bieżącym wpisem wyniesie 39 (brane są pod uwagę wszystkie nieobecności z różnymi kodami świadczenia.)
W opisywanym przykładzie, w oknie Nieobecności system wprowadzi 2 wiersze, gdyż ilość dni zwolnienia tj. 10 podzielił na 4 dni zwolnienia z kodem świadczenia przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) i 6 dni zwolnienia z kodem świadczenia przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
Przykład
Gdyby zwolnienie lekarskie obejmowało więcej niż jeden miesiąc wówczas zapisy zostaną rozbite w taki sposób, że w ramach każdego miesiąca zostanie utworzony osobny zapis. Jeśli zatem zwolnienie lekarskie obejmowałoby okres od 06.10.2017 do 02.11.2017 wówczas system rozbije wpisy od 06.10.2017-09.10.2017 z kodem świadczenia przerwy 331, od 10.10.2017 do 31.10.2017 z kodem świadczenia przerwy 313 oraz od 01.11.2017 do 02.11.2017 z kodem świadczenia przerwy 313.
Parametry określone w ustawie do automatycznego rozliczania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego zdefiniowane są w ustawieniach. Użytkownik z właściwymi uprawnieniami może je zmienić w polach na skróconej karcie Zwolnienia lekarskie w oknie Ustawienia KIP. Aby przejść do okna należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP i przejść do skróconej karty Zwolnienia lekarskie.
Podczas próby zmiany stanu zwolnienia lekarskiego na Zatwierdzona, system sprawdza między innymi czy przekroczona została liczba dni tego samego okresu zasiłkowego, która została wprowadzona w polu Ostrzegaj o przekroczeniu dni zasiłku w oknie Ustawienia KIP. Również w przypadku przekroczenia limitu dni zasiłku chorobowego użytkownik aplikacji zostanie powiadomiony stosownym komunikatem.