Kalendarze

Kalendarze definiowane są w oknie Kalendarze. Poza kalendarzami domyślnymi możliwe jest tworzenie również kalendarzy indywidualnych, a także specyficznych dla określonej grupy pracowników.

Aby przejść do okna Kalendarze, w którym można definiować nowe kalendarze należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Kalendarze KIP.

Definiowanie kalendarza domyślnego na nowy rok

W oknie Kalendarze znajdują się wszystkie dostępne kalendarze, w tym również kalendarz domyślny. Aby kalendarz był traktowany jako domyślny w kolumnie Domyślny należy zaznaczyć pole.

W celu stworzenia nowego kalendarza domyślnego na nowy rok na podstawie już istniejącego kalendarza domyślnego należy w pierwszej kolejności zaznaczyć kursorem wiersz z kodem kalendarza Domyślny, a następnie z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Ustawowe dni wolne. Otworzy się okno Ustawowe dni wolne, w którym w wierszach są wypisane dni wolne w danym roku, wskazanym w polu Rok pod wstążką.

W oknie Ustawowe dni wolne w polu Rok zlokalizowanym pod wstążką należy wpisać rok, dla którego ma zostać utworzony nowy kalendarz domyślny, a następnie wybór zatwierdzić przyciskiem ENTER na klawiaturze. Po takim działaniu wiersze w oknie Ustawowe dni wolne zostaną wyczyszczone, a w polu Rok pozostanie rok, dla którego ma być utworzony kalendarz domyślny.

Po pojawieniu się pustej tabeli należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia > Przetwarzanie > Wstaw dni wolne. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy w oknie wstawić dni ustawowo wolne od pracy. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem TAK.

Po zatwierdzeniu wyboru, dni wolne zostaną przypisane do wskazanego roku i zaczytane w wierszach w oknie Ustawowe dni wolne. Następnie należy zamknąć okno Ustawowe dni wolne i powrócić do okna Kalendarze w celu przeprowadzenia dalszych akcji.

Następnym krokiem jest wprowadzenie dni kalendarza. W oknie Kalendarze należy ponownie ustawić kursor w wierszu kalendarza domyślnego na podstawie którego ma zostać utworzony kalendarz domyślny na nowy rok i z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Aktualizuj. Pojawi się okno Aktualizuj dni kalendarza. Okno składa się z ośmiu skróconych kart: Ogólne, Poniedziałki, Wtorki, Środy, Czwartki, Piątki, Soboty, Niedziele.

Skrócona karta Ogólne jest główną kartą w oknie Aktualizuj dni kalendarza, gdzie są ustawiane parametry do zaktualizowania dni kalendarza.

Pole Kod kalendarza - w polu należy wybrać z rozwijanej listy Kod kalendarza na podstawie którego ma zostać utworzony nowy kalendarz domyślny.
W polu Rok należy wpisać rok, dla którego ma zostać utworzony kalendarz domyślny.
Zaznacz/Odznacz wszystkie dni - pole to służy do zbiorczego zaznaczania lub odznaczania pozostałych skróconych kart. Jeśli to pole jest zaznaczone wówczas przy aktualizacji kalendarza zostaną zaktualizowane wszystkie dane wprowadzone w pozostałych skróconych kartach. Jeśli pole nie jest zaznaczone wówczas zostaną zaktualizowane tylko te skrócone karty, w których pole Aktualizuj jest zaznaczone.
Uwzględnij ustawowe dni wolne - należy zaznaczyć, jeśli przy aktualizacji kalendarza mają być uwzględnione ustawowe dni wolne.
Pole Aktualizuj godziny świąteczne należy zaznaczyć, jeśli przy aktualizacji kalendarza mają być zaktualizowane również godziny świąteczne.
Nadpisuj istniejące dni - Pole to będzie odgrywało rolę przy zmianie danych w już wprowadzonym kalendarzu. Jeśli w istniejącym już kalendarzu mają być naniesione zmiany, które zostały wprowadzone w poszczególnych skróconych kartach (Poniedziałki, Wtorki, Środy, Czwartki, Piątki, Soboty, Niedziele) w oknie Aktualizuj dni kalendarza to pole to musi być zaznaczone. Nawet jeśli w skróconych kartach zostały naniesione zmiany, a pole Nadpisuj istniejące dni nie zostanie zaznaczone, przy aktualizacji kalendarza zmiany nie zostaną zaktualizowane.

Pozostałe skrócone karty odnoszą się do kolejnych dni tygodnia i zawierają pola tego samego typu.

Pole Aktualizuj musi być zaznaczone, aby dane zawarte w tej skróconej karcie zostały zaktualizowane podczas aktualizacji kalendarza. Pole Aktualizuj można zaznaczyć lub odznaczyć zbiorczo dla wszystkich skróconych kart z dniami tygodnia na skróconej karcie Ogólne w polu Zaznacz/Odznacz wszystkie dni co zostało opisane przy opisywaniu skróconej karty Ogólne w oknie Aktualizuj dni kalendarza.
Pola Od godziny i Do godziny - służą do wprowadzenia informacji o godzinach pracy, jakie mają być wyświetlane w poszczególne dni tygodnia w kalendarzu.
Godziny do przepracowania - pole to wypełnia się automatycznie po uzupełnieniu pól Od godziny i Do godziny. System wprowadza do pola ilość godzin jakie będą do przepracowania po uwzględnieniu wprowadzonych wartości w polach Od godziny i Do godziny.
Pola: Nadg 50% Nadg. 100% - uzupełniają się automatycznie po wprowadzeniu danych w polach Od godziny i Do godziny. W polach tych przelicza się liczba godzin, która stanowi godziny nadliczbowe w dane dni tygodnia płatne w wysokości 50% lub 100%.

Po ustawieniu wszystkich potrzebnych danych w poszczególnych skróconych kartach okna Aktualizuj dni kalendarza należy zaktualizować kalendarz. W tym celu należy w oknie Aktualizuj dni kalendarza z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Aktualizuj. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy aktualizować dni kalendarza na wskazany rok. Należy zatwierdzić wybór przyciskiem TAK.

Po zaktualizowaniu kalendarza system wyświetli komunikat, że zakończył aktualizację. Należy zatwierdzić przyciskiem OK w celu zamknięcia okienka komunikatu.

Po zmianie daty systemowej na rok, dla którego został tworzony kalendarz domyślny, w oknie Kalendarze zostanie automatycznie założony filtr na rok zgodny z datą systemową. W wierszu w oknie Kalendarze zostanie wyświetlony kalendarz domyślny zgodnie z nałożonym filtrem. Aby obejrzeć dni jakie zostały naniesione do kalendarza domyślnego należy z pozycji wstążki w oknie Kalendarze wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Dni.

Definiowanie kolejnego kalendarza

Możliwe jest tworzenie nieograniczonej ilości innych kalendarzy dla wskazanej grupy pracowników. W celu utworzenia nowego kalendarza należy w oknie Kalendarze wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne > Nowe > Nowe wówczas kursor pojawi się w pustym wierszu lub ustawić samemu kursor w pustym wierszu.

W pustym wierszu należy uzupełnić wartości, nadać unikalny Kod i Nazwę dla nowego kalendarza oraz wprowadzić pozostałe ważne parametry, między innymi w polach: Godzina rozpoczęcia pracy jeśli godziny pracy we wszystkie dni tygodnia mają być takie same (wówczas godziny te zostaną przeniesione do poszczególnych zakładek z nazwami dni tygodnia przy aktualizacji kalendarza w oknie Aktualizuj dni kalendarza) Liczba godzin do przepracowania oraz ustalić godziny nocne i świąteczne.

Następnym krokiem jest wprowadzenie dni kalendarza. Można do tego wykorzystać automatyczną funkcję uruchamianą przez:

Wybranie przycisku Aktualizuj w oknie Kalendarze. Należy w oknie Kalendarze wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne > Przetwarzanie > Aktualizuj. Po otwarciu okna Aktualizuj dni kalendarza.
albo wybranie przycisku Aktualizuj w oknie Dni kalendarza. Należy w oknie Kalendarze wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Dni. Po otwarciu okna Dni kalendarza z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Aktualizuj.

W wyniku wprowadzenia w oknie Kalendarze Godzin rozpoczęcia pracy w danym wierszu kalendarza, po otwarciu okna Aktualizuj dni tego kalendarza system automatycznie przypisuje te godziny do poszczególnych skróconych kart z nazwami dni tygodnia. Jeśli w oknie Kalendarze Godziny rozpoczęcia pracy nie zostały wpisane wówczas w skróconych kartach będącymi dniami tygodnia pola Od godziny i Do godziny pozostaną puste. W oknie Aktualizuj dni kalendarza można dokonać zmian wprowadzonych godzin. W celu zaktualizowania nowego kalendarza należy w oknie Aktualizuj dni kalendarza wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne > Przetwarzanie > Aktualizuj. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy aktualizować kalendarz. Należy zatwierdzić wybór przyciskiem TAK.

Po ukończonej aktualizacji system wyświetli komunikat o zakończeniu aktualizacji kalendarza.

W efekcie, do wybranego kalendarza zostaną wprowadzone poszczególne dni z oznaczeniem świąt, innych dni wolnych od pracy, przypisana ilością godzin do przepracowania itp.

Rezultat naniesionych dni do kalendarza będzie widoczny po przejściu z okna Kalendarze z pozycji wstążki w Narzędzia główne > Przetwarzanie > Dni.

Dane mogą być edytowane ręcznie z poziomu tabeli w oknie Dni kalendarza. Do edycji można również wykorzystać funkcję Powiel znajdującą się w oknie Dni kalendarza po wybraniu z poziomu wstążki Narzędzia główne > Przetwarzanie > Powiel. Funkcja Powiel kopiuje zaznaczone wiersze w tabeli i wprowadza je w takiej samej wartości do całego kalendarza. Aby skorzystać z funkcji powiel można dokonać zmian w jednym bądź kilku wierszach.

Przykład

Kalendarz z kodem 1ZMIANA został wprowadzony początkowo na cały rok z godzinami pracy od 6:00 do 14:00 od poniedziałku do piątku. Chcąc dokonać zmian w kalendarzu w poniedziałki i wtorki zostały wprowadzone inne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy tj. od 05:00 do 13:00. Zaznaczając określoną ilość wierszy należy przejść z wstążki w Narzędzia główne > Przetwarzanie > Powiel i w oknie Powiel dni kalendarza wprowadzić datę, do której zaznaczone wartości z wierszy mają być skopiowane i potwierdzić wybór przyciskiem TAK.

Zaznaczone wiersze zostaną powielone do kolejnych dni kalendarza.

Do pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności domyślnie przyporządkowany jest kalendarz oznaczony jako Domyślny, jednak kod przyporządkowanego kalendarza należy dla takiego pracownika ustawić w skróconej karcie Czas pracy w Kartotece umowy KIP danego pracownika.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin nie ma potrzeby definiowania odrębnych kalendarzy dla każdego wymiaru etatu. Funkcjonalność standardowa, na podstawie domyślnego ośmiogodzinnego kalendarza i ustawień wymiaru etatu pracownika, dokonuje obliczeń proporcjonalnych wymiarów czasu pracy, co można zobaczyć między innymi na liście płac.