Zbiorcza ewidencja dodatków i potrąceń

Wprowadzenie dodatkowych składników dla grupy wybranych pracowników odbywa się w oknie Dziennik dodatkowe składniki. W celu przejścia do okna należy wybrać Działy > Kadry i płace > Dzienniki KIP > Dodatkowe składniki. Otworzy się okno Szablony dzienników KIP.

W oknie wyświetlana jest lista dostępnych szablonów. Lista ta może być dobrowolnie rozszerzana. Należy podświetlić jeden z szablonów i kliknąć OK, aby otworzyć okno do ewidencji lub w celu dodania nowego szablonu z dodatkiem należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe lub kursor ustawić w wolnym wierszu. W wierszu należy podać lub uzupełnić według potrzeb:

  1. Nazwę szablonu i Opis.

  2. W polu Typ wybrać z rozwijanej listy opcję Dodatkowe składniki.

  3. W polu Powtarzalny zaznaczyć okienko, jeśli wskazany dodatek ma być powielany o określoną ilość dni, miesięcy, lat do każdego wybranego w późniejszym etapie pracownika.

  4. W polu Częstotliwość powtarzania należy wprowadzić co jaki czas dodatek ma być powtarzany poprzez wpisanie np. +1M co oznacza co jeden miesiąc.

  5. Pola: Zeruj kwotę, Zeruj ilość, Zeruj opis, Zeruj opis 2 - są wykorzystywane przy szablonie, który ma zaznaczoną opcję Powtarzalny. Po zaznaczeniu pól Zeruj (...) wartość wybranych składników płacowych w danym szablonie zostanie wyzerowana i należy ją wprowadzić w następnym okresie od nowa dla zaznaczonych w szablonie pracowników.

  6. W polu Usuń powielone wiersze można wybrać jedną z opcji, jeśli powielane wiersze mają być usuwane. W sytuacji, gdy zostanie wprowadzony do szablonu pracownik dwukrotnie i/lub ten sam składnik dla danego pracownika wówczas przy zaznaczonej opcji Usuń powielone wiersze system usunie duplikaty.

  7. Pracownik więcej niż raz - przy zaznaczonej opcji, pracownik będzie mógł być wprowadzony do szablony więcej niż raz.

  8. Kod źródła - w polu wskazany jest Kod źródła szablonu.

  9. Składniki płacowe - w tym polu należy wybrać składnik lub składniki jakie będą wchodziły w skład szablonu, który jest podświetlony. W tym celu należy w polu wybrać przycisk asysty, aby otworzyć okno Składniki szablonu dziennika.

W oknie Składniki szablonu dziennika dodaje się nowe składniki po przejściu z wstążki w Narzędzia główne > Nowe > Nowe lub po ustawieniu kursora w pustym wierszu. Należy wybrać Kod składnika, klikając w tym polu w znacznik rozwijanej listy. Otworzy się okno Składniki płacowe, gdzie należy dokonać wyboru składnika i wybrać przycisk OK.

Po powrocie do okna Składniki szablonu dziennika pole Nazwa składnika uzupełni się automatycznie nazwa przypisaną do danego Kodu składnika. Pola Domyślny i Dopuszczaj kwotę zero można zaznaczyć dobrowolnie.

Pole Domyślny należy zaznaczyć, jeśli składnik szablonu ma być traktowany jako domyślny i jako pierwszy podpowiadany przy tworzeniu wpisów w dzienniku. Dla danego dziennika może zostać ustalony tylko jeden składnik z opcją Domyślny.

Pole Dopuszczaj kwotę zero, jeśli zerowa kwota składnika ma być akceptowana przez system podczas uzupełniania dziennika.

Następnie wybrać przycisk OK, aby powrócić do okna Szablony dzienników KIP.

Kody składników dodane w oknie Składniki szablonu dziennika będą widoczne w oknie Szablony dzienników KIP w polu Składniki płacowe.

  1. Pola: Wymagane konto K/G, Wymagany globalny wymiar 1, Wymagany globalny wymiar 2, Akt. Wym. Skład. Dla pracow. - pola ustawiana na poziomie wdrażania systemu

  2. Inicjuj datę Od, Inicjuj datę Do - w tych polach ustawia się jakie daty mają domyślnie być wyświetlona w oknie Dziennik - dodatkowe składniki w polach Data od i Data do po wprowadzeniu w tym oknie Nr pracownika i wybraniu Kodu składnika.

  3. Inicjuj opis, Inicjuj opis 2 - działa analogicznie do Inicjuj datę Od/Do.

  1. Kontrola zapisu - Obejmuje dwie opcje do wyboru: Jeden w miesiącu i Jeden dziennie dla wymiarów. Jeśli w polu nie zostanie wybrana żadna opcja, wówczas dany pracownik może pojawić się w dzienniku z danym składnikiem płacowym nieskończoną ilość razy. Przy wyborze opcji Jeden w miesiącu system pilnuje, aby nie można było wpisać więcej niż jednego konkretnego składnika płacowego w miesiącu, dla danego pracownika, dla danej umowy oraz dla danego kodu składnika. Wybór Jeden w miesiącu działa przy dodatkowych składnikach.

Opcja Jeden dziennie dla wymiarów dotyczy tylko kontroli wpisów w RCP-głównym i kontroluje by w danym dniu w RCP-głównym nie było więcej niż jednego wpisu dla pracownika, umowy i kodu składnika z wybraną kombinacją wymiarów.

Po wprowadzeniu szablonu należy podświetlić wiersz i wybrać przycisk OK, aby otworzyć okno do ewidencji, gdzie dodawani będą pracownicy objęci danym szablonem i powiązanymi z nim składnikami płacowymi.

W dzienniku można dopisywać kolejne wiersze pracowników pojedynczo lub poprzez uruchomienie funkcji ułatwiającej zdefiniowanie dodatkowych składników wybranej grupie pracowników.

Pojedyncze przypisywanie pracowników do dziennika szablonu

Przy pojedynczym dopisywaniu pracowników do listy w dzienniku dodatkowych składników należy wybrać w wierszu Nr pracownika, osobę z rozwijanej listy. Do tworzonego szablonu mogą być dodani tylko ci pracownicy, których Kartoteka pracownika KIP jest w stanie Zatwierdzona, dlatego należy upewnić się, że pracownicy mają zmieniony stan kartoteki. Otworzy się okno Lista pracowników KIP, w którym należy wskazać pracownika i zaakceptować wybór przyciskiem OK

  1. Na podstawie numeru pracownika uzupełnią się pola Kod oddziału KIP, Kod Pracodawcy - Użytkownika, jeśli pracownik jest pracownikiem tymczasowym i został przypisany do pracodawcy- użytkownika oraz Imię i Nazwisko.

  2. W polu Kod składnika należy wybrać spośród przypisanych do szablonu składników płacowych, ten składnik, który ma zostać przyporządkowany do wskazanego pracownika i wybór potwierdzić przyciskiem OK. Jeśli do dziennika został przypisany jakiś składnik domyślny, wówczas kod tego składnika domyślnie podpowie się w polu Kod składnika.

  1. Po wybraniu Kodu składnika pole Nazwa składnika uzupełni się automatycznie nazwą przypisaną do tego składnika.

  2. Pola Data od i Data do uzupełniają się automatycznie zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w oknie Szablony dzienników KIP..

  3. Nr umowy jest automatycznie podpowiadany. Numer ten można zmienić ręcznie.

  4. W polu Kwota należy wprowadzić kwotę danego składnika dla wskazanego pracownika.

  1. Można również ustawić Argument kwoty, jeśli np. premia ma być wyliczana przy użyciu innych składników. Jest to opcja dla zaawansowanych użytkowników.

Przypisanie pracowników do dziennika szablonu poprzez uruchomienie funkcji

Przypisanie pracowników do danego szablonu dziennika może odbyć się poprzez użycie funkcji Twórz wiersze dziennika dodatkowych składników, która znajduje się w oknie Dziennik - dodatkowe składniki. Na wstążce należy wybrać Akcje > Ogólne > Twórz wiersze dziennika dodatkowych składników. Otworzy się okno pomocnicze, w którym należy uzupełnić dane, w sposób uzależniony od tego, którzy pracownicy mają zostać przeniesieni do okna Dziennik -dodatkowe składniki.

  1. W polu Oddział wybierany jest Kod oddziału, do którego przypisywani są pracownicy. Po wybraniu wskazanego Oddziału, do dziennika zostaną dodane wiersze pracowników, którzy są przypisani do tego oddziału.

  2. Pole Kod Pracodawcy - Użytkownika działa analogicznie do pola Oddział. Po wybraniu danego pracodawcy użytkownika do dziennika zostaną wprowadzeni pracownicy przyporządkowani dla wskazanego pracodawcy użytkownika.

  3. Nazwa Pracodawcy - Użytkownika uzupełnia się automatycznie po wybraniu Kodu Pracodawcy-Użytkownika nazwą przypisaną do tego kodu.

  4. Kod obiektu - działa analogicznie do powyższych pól. Jeśli w firmie są wyznaczone obiekty, do których jest przypisany pracownik, wówczas po wybraniu odpowiedniego kodu, na liście dziennika zaczytają się pracownicy przyporządkowani do tego obiektu.

  5. Nazwa obiektu uzupełnia się automatycznie po wybraniu Kodu obiektu nazwą przypisaną do tego kodu.

  6. Kod składnika - w polu należy wybrać z rozwijanej listy składnik płacowy przypisany do szablonu z jakim mają się zaczytać wiersze w oknie Dziennik - dodatkowe składniki. Jeśli został dla danego dziennika ustawiony składnik domyślny, wówczas automatycznie zostanie wyświetlony kod tego składnika.

  1. Nazwa składnika uzupełnia się automatycznie po wybraniu Kodu składnika płacowego nazwą przypisaną do tego kodu.

  2. Jeśli dla wszystkich pracowników, zgodnie z wybranymi preferencjami ma zostać dla wybranego składnika wprowadzona jednakowa kwota, wówczas należy wprowadzić ją w polu Wartość. Jest możliwość pozostawienia pola Wartość z kwotą 0 (zero), jednakże tylko w sytuacji gdy składnik dodatkowy dodany do dziennika ma zaznaczoną opcję Dopuszczaj kwotę zero. W innym przypadku system nie pozwoli utworzyć wierszy z pustymi wartościami wykorzystując akcję Twórz wiersze dziennika dodatkowych składników.

  3. Zostaw pustą Datę do należy zaznaczyć, jeśli wprowadzony składnik ma zostać wprowadzony od daty określonej w polu Data od do nieskończoności. Przykadowo pracownik otrzymuje dodatek za pranie od dnia zatrudnienia i aż do czasu gdy zatrudnienie ustanie.

  4. Po wprowadzeniu Data od i Data do system wyszukuje takich umów pracowników, które trwają w tym okresie i dla wszystkich pracowników, którzy w podanych okresach mają aktywną umowę będą utworzone wiersze w oknie Dziennik - dodatkowe składniki.

  5. Daty z umowy - przy zaznaczeniu tej opcji w dzienniku utworzą się zapisy z datami umowy pracownika, a nie z datami Data od i Data do, wskazanymi w sekcji Umowy w okresie.

Przykład
Jeśli umowa trwa od 01.12.2018 i jest na czas nieokreślony, a składnik do dziennika ma być wprowadzony zgodnie z Datą od 01.03.2019 i Datą do 31.03.2019, system wstawi składnik z Datą od - 01.12.2018 i Datą do - 31.12.2018

  1. Jeden wiersz w okresie - jeśli pracownik ma kilka umów w badanym okresie i pole to będzie zaznaczone wówczas przy przypisaniu pracownikom np. składnika premia, system przypisze premię tylko do jednej, ostatniej umowy w badanym okresie. Gdyby pole to pozostało puste, a pracownik w badanym okresie miałby więcej niż jedną umowę, to składnik premia byłby przypisany do każdej umowy w tym okresie.

Przykład
Gdyby w badanym okresie pracownik miał 3 umowy, przy niezaznaczonej opcji Jeden wiersz w okresie, system przyporządkuje do takiego pracownika premię trzykrotnie.

Po zaznaczeniu wszystkich niezbędnych opcji i wybraniu przycisku OK, system wyświetli okno komunikatu z zapytaniem czy kontynuować i w celu kontynuowania należy wybrać TAK.

Jeśli, któryś z pracowników znajduje się już na liście w Dzienniku - dodatkowych składników wówczas system wyświetli komunikat z zapytaniem czy kontynuować.

Kolejno wyświetli się kolejny komunikat.

Pomyślne wykonanie funkcji potwierdzone jest komunikatem, że wiersze dziennika dodatkowych składników zostały utworzone.

Przy wprowadzonych parametrach w oknie Opcje zarządzania dziennikami KIP i wyświetleniu komunikatu o utworzeniu wierszy dziennika dodatkowych składników, pracownicy zgodnie z ustawionymi parametrami pojawią się na liście Dziennik - dodatkowe składniki.

Wprowadzone dodatkowe składniki mogą ulegać zmianom. Korygowanie ich polega na naniesieniu niezbędnych modyfikacji danych, np. zmianie kwoty lub daty końca okresu obowiązywania w oknie listy Dziennika - dodatkowe składniki.

Ustawiając kursor myszy w pustym wierszu na samym dole listy wyświetlonych wierszy, w dolnej części okna w polu Kwota dziennika, system wyświetli sumę Kwot wszystkich znajdujących się w widoku wierszy.

Wprowadzone poprawnie dane należy przenieść do dodatkowych składników powiązanych z Kartoteką pracownika KIP. W tym celu należy w oknie Dziennik - dodatkowe składniki z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Przenieść.

System wyświetli komunikat z zapytaniem czy zatwierdzić wiersze dziennika. W celu zatwierdzenia należy wybrać opcję TAK.

Po zatwierdzeniu zostanie wyświetlona informacja o pomyślnym zatwierdzeniu wierszy dziennika.

Po wywołaniu komunikatu, wszystkie wiersze znajdujące się w oknie Dziennik - dodatkowe składniki zostaną usunięte z listy a dane przeniesione do dodatkowych składników każdego pracownika z osobna.

Wpisy w dodatkowych składnikach można zmieniać w oknie Dodatkowe składniki uruchamianym z poziomu umowy wybranego pracownika. Przejście do okna Dodatkowe składniki zostało przedstawione w Indywidualna ewidencja dodatkowych składników).

Gdy umowa z pracownikiem zostaje zakończona w trakcie okresu obowiązywania dodatkowych składników, Data do tychże składników, która jest późniejsza niż data zakończenia umowy, zmieniana jest automatycznie na datę identyczną jak data zakończenia umowy.

W sytuacji, gdy konieczne będzie wycofanie wszystkich zapisów przeniesionych z Dziennika dodatków do dodatkowych składników każdego pracownika, należy przejść do widoku okna Dodatkowe składniki w danych zbiorczych. Konieczne jest zatem wybranie Dane zbiorcze > Dodatkowe składniki.

W oknie Dodatkowe składniki należy ustawić odpowiedni filtr, aby na liście zostały wyświetlone wiersze z dodatkowymi składnikami tylko dla tych pracowników, dla których wcześniej w Dzienniku dodatków utworzono wiersze z dodatkiem, a następnie przeniesiono je na konto każdego pracownika. A następnie z pozycji wstążki wybrać Akcje > Funkcje > Wycofaj do dziennika.

Przykład
W dzienniku o Nazwie szablonu dziennika: PREMIA, na instancji DOMYŚLNEJ zostały wprowadzone premie w wysokości 99,00 zł dla pracowników. Premie powinny być zmienione na 199,00 zł. Aby móc zmienić kwotę zbiorczo dla wszystkich tych pracowników, dla których wcześniej została wprowadzona kwota premii 99,00 zł, w oknie Dodatkowe składniki po ustawieniu filtrów w celu zawężenia danych, należy zaznaczyć wiersze i wskazać z wstążki Wycofaj do dziennika. Pojawi się okno z informacją co wydarzy się po zatwierdzeniu komunikatu.

Po zaakceptowaniu komunikatu, wiersze zostaną przeniesione z Dodatkowych składników do Dziennika dodatków.