Table of Contents

Potrącenie grupowe

W aplikacji mamy możliwość wprowadzenia potrąceń grupowych np. ubezpieczenie grupowe, multisport, opieka medyczna itp.

Potrącenia grupowe dzielą się na:

  1. Zewnętrzne - to takie, które po potrąceniu pracownikom z wynagrodzenia wskazanej kwoty generuje się polecenie przelewu. Przy takich potrąceniach należy wskazać beneficjenta.
  2. Wewnętrzne - to takie, które przy potrąceniu pracownikom z wynagrodzenia wskazanej kwoty nie generują polecenia przelewu. Nie wskazuje się również beneficjenta dla takiego potrącenia.

Przejście do listy potrąceń grupowych

W celu przejścia na listę potrąceń grupowych:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Lista potrąceń grupowych, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Otworzy się strona Lista potrąceń grupowych
  3. Na stronie znajdują się dostępne potrącenia grupowe zdefiniowane w aplikacji

Kartoteka potrącenia grupowego

W celu przejścia do kartoteki potrącenia grupowego:

  1. Przejdź do listy potrąceń grupowych zgodnie z instrukcją Przejście do listy potrąceń grupowych
  2. Zaznacz kursorem wprowadzone potrącenie grupowe
  3. Z dostępnych na belce akcji wybierz Zarządzaj
  4. Wybierz Edytuj/Widok
  5. Otworzy się Kartoteka potrącenia grupowego

Kartoteka potrącenia grupowego składa się z skróconych kart:

  • Ogólne
  • Płatności

Skrócona karta Ogólne

Pola w skróconej karcie Ogólne

  1. Nr - numer służący do ewidencji danej kartoteki. Numer ten może zostać wprowadzony ręcznie lub automatycznie według wybranej wcześniej serii numeracji.

  2. Typ - typ potrącenia grupowego. Aby dodać typ potrącenia należy rozwinąć listę. Typy dzielą się na wewnętrzne i zewnętrzne.

  3. Nr beneficjenta - Beneficjenta dodaje się tylko przypotrąceniach o typie zewnętrzne. W przypadku potrąceń grupowych wewnętrznych nie wybiera się beneficjenta. Jeśli na liście nie ma danego beneficjenta można go dodać zgodnie z instrukcją Zdefiniowanie kartoteki beneficjenta

  4. Nazwa beneficjenta i Nazwa beneficjenta 2 są polami informacyjnymi i wypełniają się automatycznie po wybraniu beneficjenta w polu Nr beneficjenta.

  5. Potrącaj tylko pełną kwotę - zaznaczenie tego pola oznacza, że potrącenie będzie dokonywane w wysokości wprowadzonej kwoty do potrącenia grupowego. Zatem jeśli wynagrodzenie będzie za niskie w porównaniu do kwoty potrącenia grupowego to nie zostanie dokonane potrącenie. Zaznaczenie pola skutkuje albo potrąceniem pełnej kwoty albo niepotrąceniem żadnej kwoty. Natomiast przy odznaczonym polu Potrącaj tylko pełną kwotę system przy zbyt niskim wynagrodzeniu w stosunku do potrącenia będzie potrącał możliwą do potrącenia kwotę zmniejszoną do takiej wysokości jaka może być od wynagrodzenia odjęta.

  6. Opis - Opis potrącenia grupowego.

  7. Nr dokumentu - numer potrącenia grupowego

  8. Data dokumentu - data dokumentu na podstawie któego wprowadzono potrącenie grupowe

  9. Kwota - w polu kwota jest widoczna aktualna kwota potrącenia grupowego.

  10. Liczba wpisów pracowników - w polu tym wyświetla się liczba pracowników, która jest przypisana do potrącenia grupowego.

  11. Data od - data od której ma być dokonywane potrącenie

  12. Data do - data do której ma być dokonywane potrącenie

  13. Priorytet - pole obowiązkowe.Gdy u pracownika dojdzie do zbiegu różnych potrąceń danego typu, których łączna wartość przewyższy dopuszczalny przepisami pułap wynagrodzenia wolnego od potrąceń. W takim przypadku jako pierwsze będą pobierane z wynagrodzenia te potrącenia, które będą miały ustawiony wyższy priorytet. Skala priorytetów: 1 - najwyższy, kolejno 2,3,4 itd.

  14. Stan - pokazuje aktualny stan Kartoteki potrącenia grupowego. Aby potrącenia mogły być dokonywane z list płac kartoteka musi mieć stan Zatwierdzony.

    Porada

    Szczególnym stanem, dostępnym tylko dla potrąceń indywidualnych i grupowych jest stan Wstrzymany. Jest on odpowiedni w przypadku gdy dojdzie do zbiegu potrąceń, których łączna wartość będzie zbyt wysoka do zaspokojenia obciążenia. W takim przypadku system potrąci z wynagrodzenia maksymalną dopuszczalną kwotę jednocześnie zaś nie przekaże jej do beneficjenta potrącenia.

Skrócona karta Płatności

Skrócona karta Płatności będzie uzupełniana tylko w przypadku potrąceń zewnętrznych Pola w skróconej karcie Płatności:

  1. Kod konta bank. beneficjenta - z rozwijanej listy wybierz wcześniej dodany do kartoteki beneficjenta numer konta bankowego. Zobacz: Zdefiniowanie kont bankowych beneficjenta

  2. IBAN - wprowadzone konto bankowe

  3. Szablon polecenia przelewu - z rozwijanej listy wskaż szablon polecenia przelewu (Szablon zawierający informacje o numerze konta płatnika, z którego będą przekierowane przelewy na konto beneficjenta.)

  4. Wstrzymana - wpisanie jakiegokolwiek znaku, słowa w polu Wstrzymana w skróconej karcie Płatności, oznacza wstrzymanie płatności z tytułu potrącenia. Wprowadzenie w tym polu treści NIE" nie spowoduje, że płatność nie będzie wstrzymana. Jakiekolwiek wypełnienie tego pola skutkować będzie, że płatność za wskazane zajęcie nie będzie przeniesiona do wypłaty, do Arkusza płatności dla beneficjentów trafi natomiast do Arkusza wstrzym. płatn. dla beneficjentów. Zatem na liście płac dokona się potrącenie kwoty związanej z potrąceniem, lecz kwota ta nie będzie przekazana do beneficjenta.

    Zobacz: Arkusza wstrzym. płatn. dla beneficjentów

Pracownicy przypisani do potrącenia grupowgo

Aby zobaczyć pracowników przypisanych do danego potrącenia grupowego:

  1. Przejdź do listy potrąceń grupowych zgodnie z instrukcją Przejście do listy potrąceń grupowych
  2. Zaznacz potrącenie grupowe dla którego chcesz zobaczyć przypisanych pracowników
  3. Z dostępnych na belce akcji wybierz Pracownicy
  4. Wyświetli się strona Pracownicy potrącenia grupowego

Pola na stronie Pracownicy potrącenia grupowego

  1. Nr potrącenia - numer potrącenia grupowego do którego jest przypisany pracownik
  2. Nr pracownika - numer pracownika
  3. Nazwisko, Imię - dane osobowe pracownika
  4. Data początkowa - data początkowa od której pracownik został przypisany do potrącenia grupowego.
  5. Data końcowa - data końcowa do której pracownik został przypisany do potrącenia grupowego.
  6. Kwota potrącenia - W przypadku gdy wskazany pracownik ma mieć dokonane potrącenie w innej kwocie niż to wynika z pola Kwota na kartotece, należy wartość tego potrącenia wprowadzić w polu Kwota potrącenia. W takim przypadku system nadrzędnie będzie traktował wartość wprowadzoną w polu Kwota potrącenia, mimo że Kartoteka potrącenia grupowego ma przypisaną wartość, która wyświetla się w polu Kwota na kartotece.
  7. Kwota na kartotece- kwota ta uzupełnia się automatycznie po uzupełnieniu Nr potrącenia, wartością przypisaną do wskazanej w polu Nr potrącenia odpowiedniej Kartoteki potrącenia grupowego. Gdyby do Kartoteki potrącenia grupowego nie zostały przypisane żadne kwoty wówczas pole to nie uzupełni się. Kwota wprowadzona w tym polu będzie podrzędna do pola Kwota potrącenia, co oznacza, że kwota z tego pola nie będzie brana pod uwagę do potrąceń jeśli dla konkretnego pracownika w polu Kwota potrącenia zostanie wprowadzona inna kwota. Wówczas wartość w polu Kwota potrącenia będzie traktowana przez system jako nadrzędna.
  8. Opis, Typ, Kod oddziału KIP, Liczba umów, Liczba zatwierdzonych umów są polami informacyjnymi i uzupełniają się automatycznie po wprowadzeniu Nr potrącenia.

Definiowanie kartoteki potrącenia grupowego

Aby dodać nową kartotekę potrącenia grupowego:

  1. Przejdź do listy potrąceń grupowych zgodnie z instrukcją Przejście do listy potrąceń grupowych
  2. Z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
  3. Otworzy się Kartoteka potrącenia grupowego
  4. Uzupełnij pola z skróconej karty Ogólne zgodnie z instrukcją pól opisaną w nagłówku Kartoteka potrącenia grupowego
  • Nr
  • Typ - wybierz typ potrącenia
  • Nr beneficjenta - jeśli Typ potrącenia jest zewnętrzny uzupełnij beneficjenta.
  • Potrącaj tylko pełną kwotę - zaznacz, jeśli system ma w zależności od sytuacji albo potrącać pełną kwotę albo nie dokonywać potrąceń jeśli będzie to nie możliwe w całości.
  • Opis
  • Nr dokumentu
  • Data dokumentu
  • Data od
  • Data do
  • Priorytet
  1. Uzupełnij pola z skróconej karty Płatności jeśli potrącenie jest typu zewnętrznego.
  2. Następnie uzupełnij kwotę potrącenia zgodnie z instrukcją Przypisanie kwoty do potrącenia grupowego
  3. Zmień status kartoteki potrącenia grupowego. W tym celu z dostępnych na belce akcji wybierz Zmień status i wybierz Zatwierdzony i kliknij przycisk OK

Przypisanie kwoty do potrącenia grupowego

Aby dodać kwotę do potrącenia grupowego:

  1. Przejdź do kartoteki potrącenia grupowego zgodnie z instrukcją Kartoteka potrącenia grupowego
  2. Z dostępnych na belce akcji wybierz Kwoty
  3. Otworzy się strona Kwoty potrącenia grupowego
  4. Z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
  5. Kursor pojawi się w pustym wierszu
  6. Uzupełnij pola:
    • Data początkowa - data początku obowiązywania danej kwoty potrącenia grupowego
    • Kwota potrącenia - kwota potrącenia grupowego z wynagrodzenia pracownika
    • Kwota dopłaty - kwota potrącenia finansowana przez pracodawcę. Kolumna domyślnie została ukryta. Aby kolumna była widoczna należy spersoanlizować stronę.
    • Kwota razem - Łączna wartość potrącenia. Stanowi sumę kwoty potrącanej z wynagrodzenia pracownika i dopłaty pracodawcy. Kolumna domyślnie została ukryta. Aby kolumna była widoczna należy spersoanlizować stronę.
    Porada

    W przypadku zmiany kwoty potrącenia grupowego dodaj nowy wiersz z nową datą początkową obowiązywania nowej kwoty potrącenia.

Dodanie pracownika do potrącenia grupowego

Pracownika można dodać do potrącenia grupowego na trzy sposoby, poprzez:

  1. Dodanie pracownika do potrącenia grupowego
  2. Dodanie potrącenia grupowego z pozycji pracownika
  3. Generowanie szablonu i import danych

Dodanie pracownika do potrącenia grupowego

Aby dodać pracownika do potrącenia grupowego:

  1. Przejdź do kartoteki potrącenia grupowego zgodnie z instrukcją Kartoteka potrącenia grupowego
  2. Z dostęnych na belce akcji wybierz Pracownicy
  3. Otworzy się strona Pracownicy potrącenia grupowego
  4. Z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
  5. Uzupełnij pola:
    • Nr pracownika - z rozwijanej listy wybierz pracownika, który ma być dodany do potrącenia grupowego
    • Data początkowa - data od której obowiązuje potrącenie grupowe
    • Data końcowa - data do której obowiązuje potrącenie grupowe
    • Kwota potrącenia - jeśli kwota potrącenia grupowego ma być inna niż na kartotece potrącenia grupowego wtedy wprowadź tą nową wartość w tym polu

Dodanie potrącenia grupowego z pozycji pracownika

Aby dodać wcześniej zdefiniowane potrącenie grupowe do pracownika:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika, któremu chcesz dodać potrącenie grupowe
  3. Z dostępnych na belce akcji wybierz Powiązane
  4. Wybierz Dodatki i potrącenia i wskaż Potrącenia grupowe
  5. Uzupenij pola:
    • Nr potrącenia z rozwijanej listy wybierz rodzaj potrącenia grupowego jakie ma być przypisane do pracownika
    • Data początkowa - data od której obowiązuje potrącenie grupowe
    • Data końcowa - data do której obowiązuje potrącenie grupowe
    • Kwota potrącenia - jeśli kwota potrącenia grupowego ma być inna niż na kartotece potrącenia grupowego wtedy wprowadź tą nową wartość w tym polu

Generowanie szablonu i import danych

W celu wprowadzenia potrącenia grupowego przez wygenerowany szablon:

  1. Przejdź do kartoteki potrącenia grupowego zgodnie z instrukcją Kartoteka potrącenia grupowego
  2. Z dostęnych na belce akcji wybierz Generuj szablon
  3. Pojawi się okienko Eksport arkusza potrąceń
  4. Uzupełnij pola:
    • Początek okresu - data początkowa obowiązywania potrącenia grupowego, dla którego system ma wygenerować aktualnie zatrudnionych pracowników
    • Koniec okresu - data końcowa obowiązywania potrącenia grupowego dla którego system ma wygenerować aktualnie zatrudnionych pracowników
    • Typ umowy - Wskaż typ umowy z rozwijanej listy
    • Utwórz kolumnę dopłata - zaznacz pole jeśli do potrącenia grupowego dopłaca pracodawca
  5. Wybierz przycisk OK
  6. Zostanie pobrany plik i zapisany w domyślnie ustawionym folderze w komputerze
  7. W pliku uzupełnij kwoty potrącenia dla pracowników
  8. Zapisz plik
  9. Ponownie przejdź do kartoteki potrącenia grupowego zgodnie z instrukcją Kartoteka potrącenia grupowego
  10. Z dostęnych na belce akcji wybierz Import
  11. Otworzy się okienko Import potrąceń grupowych
  12. Uzupełnij pola:
    • Nazwa pliku - kliknij w ikonę i przeciągnij w ramkę wcześniej utworzony plik lub kliknij w ramkę aby wskazać ścieżkę pliku.
    • Nazwa arkusza - kliknij w ikonę i wybierz arkusz pliku. Jeśli w pliku jest tylko jeden arkusz, po kliknięciu w ikonę arkusz pojawi się w polu.
    • Data początkowa - data od importowanego pliku
    • Data końcowa - data do importowanego pliku
  13. Wybierz przycisk OK
  14. Wyświetli sie komunikat o poprawnym zaimportowaniu pliku
  15. Aby zobaczyć przypisanych pracowników do potrącenia grupowego postępuj zgodnie z instrukcją w nagłówku Pracownicy przypisani do potrącenia grupowego