Potrącenie grupowe

Oprócz potrąceń indywidualnych system pozwala również na wprowadzenie informacji o potrąceniach grupowych, np. ubezpieczenie grupowe, składka na kartę Multisport, opiekę medyczną itp.

Potrącenia grupowe dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne. Potrącenia zewnętrzne to takie, które po potrąceniu pracownikom z wynagrodzenia wskazanej kwoty, pracodawca przekazuje do danej instytucji, która zapewnia pewne świadczenia pracownikom np. PZU, Multisport. Natomiast potrącenia wewnętrzne to te, przy których pieniądze z potrącenia zostają wewnątrz firmy np. potrącenie za obiady firmowe, lekcje języka obcego, zgubienie kluczyka od szafki.

W celu dodawania potrąceń grupowych do danego pracownika należy wcześniej zdefiniować kartoteki potrącenia grupowego oraz kwoty potrącenia grupowego.

Definiowanie Kartoteki potrącenia grupowego i kwot potrącenia

Konfiguracja nowego lub zmiana ustawień istniejącego potrącenia grupowego możliwa jest z poziomu okna Lista potrąceń grupowych. W celu przejścia do okna Lista potrąceń grupowych należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Potrącenia > Potrącenia grupowe.

Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Lista potrąceń grupowych, gdzie znajduje się lista wprowadzonych potrąceń grupowych. W celu dodania nowej pozycji na Liście potrąceń grupowych należy przejść z pozycji wstążki w Narzędzia główne > Nowe > Nowe. Konsekwencją takiego wyboru będzie otworzenie się pustej Kartoteki potrącenia grupowego.

Kartoteka potrącenia grupowego podobnie jak Kartoteka potrącenia indywidualnego składa się z dwóch skróconych kart a pola zawarte na każdej z tych skróconych kart są w większości analogiczne do Kartoteki potrącenia indywidualnego.

Skrócona karta Ogólne

  1. Nr - numer służący do ewidencji danej kartoteki. Numer ten może zostać wprowadzony ręcznie lub automatycznie według wybranej wcześniej serii numeracji. Aby wybrać serię numeracji należy kliknąć w przycisk asysty znajdujący się obok pola Nr. i po otwarciu się okna Lista serii numeracji wybrać Kod serii numeracji, który ma zostać użyty w polu Nr na Kartotece potrącenia indyw.

  1. Nr beneficjenta - w polu numer beneficjenta przy potrąceniach zewnętrznych należy wybrać z rozwijanej listy beneficjenta dla którego jest tworzone potrącenie grupowe. W przypadku potrąceń grupowych wewnętrznych nie ma potrzeby wybierania beneficjenta. Jeśli na liście nie ma danego beneficjenta można go dodać w oknie Kartoteka beneficjenta KIP co zostało opisane w Kartoteka beneficjenta lub po kliknięciu na przycisk rozwijanej listy wybrać Nowe. Po wybraniu Nowe otworzy się pusta Kartoteka beneficjenta KIP, którą należy uzupełnić zgodnie w wskazówkami podanymi w Kartoteka beneficjenta.

  1. Nazwa beneficjenta i Nazwa beneficjenta 2 są polami informacyjnymi i wypełniają się automatycznie po wybraniu beneficjenta w polu Nr beneficjenta.

  2. Typ - w polu wskazuje się poprzez rozwinięcie listy na typ potrącenia grupowego.

  1. Potrącaj tylko pełną kwotę - zaznaczenie tego pola oznacza, że potrącenie będzie dokonywane w wysokości wprowadzonej kwoty do potrącenia grupowego. Zatem jeśli wynagrodzenie będzie za niskie w porównaniu do kwoty potrącenia grupowego to nie zostanie dokonane potrącenie. Zaznaczenie pola skutkuje albo potrąceniem pełnej kwoty albo niepotrąceniem żadnej kwoty. Natomiast przy odznaczonym polu Potrącaj tylko pełną kwotę system przy zbyt niskim wynagrodzeniu w stosunku do potrącenia będzie potrącał możliwą do potrącenia kwotę zmniejszoną do takiej wysokości jaka może być od wynagrodzenia odjęta.

  2. Opis, Nr dokumentu, Data dokumentu - są polami informacyjnymi, służą do wprowadzenia szczegółowych informacji dotyczących potrącenia grupowego. W polu Data dokumentu można uzupełnić datę wybierając z rozwijanej listy kalendarza lub wprowadzić datę ręcznie.

  3. Kwota - w polu kwota jest widoczna aktualna kwota potrącenia grupowego. Aby dodać kwotę do potrącenia grupowego należy kliknąć obok pola Kwota lub z pozycji wstążki okna Kartoteka potrącenia grupowego wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Kwoty. Pojawi się okno Kwoty potrącenia grupowego. Aby dodać nową kwotę w oknie Kwoty potrącenia grupowego z pozycji wstążki należy wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe. Wówczas kursor pojawi się w pustym wierszu i należy uzupełnić Datę początkową od której kwota potrącenia ma obowiązywać oraz wskazać Kwotę potrącenia.

Przykład
Jeśli od 01.01.2017 kwota potrącenia PZU wynosi 30,00 zł wprowadzamy taką daną w oknie Kwoty potrącenia grupowego. Jeśli kwota ta zmieni się np. w dniu 01.06.2017 na 45,00 zł wówczas nowym zapisem wprowadzamy kolejną pozycję.

  1. Liczba wpisów pracowników - w polu tym wyświetla się liczba pracowników, która jest przypisana do potrącenia grupowego. Aby podglądnąć lub przypisać pracowników do ubezpieczenia grupowego, można tego dokonać poprzez:
  • kliknięcie obok pola Liczba wpisów pracowników lub wybrać z pozycji wstążki Narzędzia główne Przetwarzanie Pracownicy. Pojawi się okno Pracownicy potrącenia grupowego z wszystkimi pracownikami, dla których obecnie pobierane jest dane potrącenie. W celu dodania nowego pracownika do wskazanego potrącenia należy wybrać w oknie Pracownicy potrącenia grupowego z pozycji wstążki > Narzędzia główne > Nowe > Nowe.

Należy następnie uzupełnić w wierszach Nr pracowników i pozostałe informacje, w szczególności Datę początkową. Datę końcową należy uzupełnić w sytuacji gdy dane potrącenie ma ograniczenie czasowe. Kwota potrącenia pozostaje pusta jeśli pracownik ma mieć potrąconą przypisaną do kartoteki kwotę potrącenia, której wysokość jest podana w kolumnie Kwota na kartotece.

Potrącenie można również dodać będąc na Kartotece pracownika KIP.

  • wygenerowanie szablonu do pliku Excel, a następnie zaimportowanie wprowadzonych danych w wygenerowanym szablonie z powrotem do systemu. W tym celu należy z pozycji wstążki okna Kartoteka potrącenia grupowego wybrać Akcje Funkcje Generuj szablon

W oknie Eksport arkusza potrąceń uzupełnić pola: Początek okresu, Koniec okresu, wybrać Typ umowy, a w przypadku agencji pracy tymczasowej szablon można wygenerować ograniczając dane do pracowników znajdujących się u pracodawcy użytkownika wskazanego w polu Nr pracodawcy użytkownika lub wybrać Filtr obiektu. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem <OK> aby system mógł wygenerować szablon w programie Excel.

Po wprowadzeniu z poziomu Excela kwot potrącenia, plik może zostać zaimportowany do systemu. W tym celu w oknie Kartoteka potrącenia grupowego należy z poziomu wstążki wybrać Akcje > Funkcje > Importuj.

W oknie Import potrąceń grupowych należy wskazać: Nazwę pliku, Nazwę arkusza, Wybrać jakiego typu potrącenia będzie importowane poprzez wskazanie Nr potrącenia oraz wskazać Datę początkową i Datę końcową. Po dokonaniu wyboru zatwierdzić okno przyciskiem <OK>

O poprawnie przeprowadzonej akcji system powiadomi w komunikacie.

Dane zaimportowane z wygenerowanego pliku można podglądnąć po kliknięciu w oknie Kartoteka potrącenia grupowego w liczbę wyświetloną przy polu Liczba wpisów pracowników.

  1. W polach Data od, Data do - wprowadza się przedział czasowy w jakim potrącenie ma być dokonywane.

  2. Pole Priorytet należy zaznaczyć w przypadku gdy u pracownika dojdzie do zbiegu różnych potrąceń danego typu, których łączna wartość przewyższy dopuszczalny przepisami pułap wynagrodzenia wolnego od potrąceń. W takim przypadku jako pierwsze będą pobierane z wynagrodzenia te potrącenia, które będą miały niższy numer wprowadzony w polu Priorytet. Pole Priorytet musi zostać wypełnione

  3. Stan - pokazuje aktualny stan Kartoteki potrącenia grupowego. Aby potrącenia mogły być dokonywane z list płac kartoteka musi mieć stan Zatwierdzony. Stan kartoteki można zmienić po przejściu z poziomu wstążki w Narzędzia główne > Przetwarzanie > Zmień stan. Szczególnym stanem, dostępnym tylko dla potrąceń indywidualnych i grupowych jest stan Wstrzymany. Jest on odpowiedni w przypadku gdy dojdzie do zbiegu potrąceń, których łączna wartość będzie zbyt wysoka do zaspokojenia obciążenia. W takim przypadku system potrąci z wynagrodzenia maksymalną dopuszczalną kwotę jednocześnie zaś nie przekaże jej do beneficjenta potrącenia.

Skrócona karta Płatności

Skrócona karta Płatności w Kartotece potrącenia grupowego zawiera pola analogiczne do Kartoteki potrącenia indywidualnego co zostało szczegółowiej opisane w Potrącenie indywidualne.

Po wprowadzeniu wszelkich potrzebnych informacji do kartoteki należy zmienić jej stan na Zatwierdzona. W tym celu należy z pozycji wstążki Kartoteki potrącenia grupowego wybrać Narzędzie główne > Przetwarzanie > Zmień stan.

Edycja wybranego potrącenia grupowego jest możliwa po przejściu w oknie Lista potrąceń grupowych w tryb edycji danego wiersza. W tym celu należy zmienić stan kartoteki na W opracowaniu, czyli zaznaczyć wiersz z potrąceniem, który ma zostać edytowany i z pozycji wstążki okna Lista potrąceń grupowych wybrać Narzędzi główne > Przetwarzanie > Zmień stan > W opracowaniu. Następnie również z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj > Edycja. Otworzy się wówczas Kartoteka potrącenia grupowego w trybie edycji.

Informacje o takich potrąceniach możliwe są również do wprowadzenia albo pojedynczo dla konkretnego pracownika albo automatycznie po wygenerowaniu pliku Excel dla wielu pracowników jednocześnie.

Pojedyncze wprowadzanie potrącenia grupowego

Podobnie jak przy potrąceniach indywidualnych, informację o potrzebie zastosowania odpowiedniego potrącenia można nanieść z poziomu:

  1. Z poziomu listy Kartotek pracowników KIP - wówczas należy wybrać Działy > Kadry i płace > Pracownik > Kartoteki. W widoku Kartoteki z listy wybrać i zaznaczyć kursorem pracownika, który ma mieć dodane potrącenie grupowe, a następnie z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Dodatki i potrącenia > Potrącenia grupowe.

  1. Z pozycji otwartej Kartoteki wybranego pracownika KIP - W celu otwarcia kartoteki wskazanego pracownika a kolejno z tej kartoteki okna Pracownicy potrącenia grupowego należy wybrać Działy > Kadry i płace > Pracownik > Kartoteki. Będąc na liście kartotek wskazać kursorem pracownika dla którego mają być wprowadzone potrącenia grupowe i albo z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj > Edycja/Widok albo dwukrotnym kliknięciem prawym przyciskiem myszy otworzyć Kartoteką pracownika KIP. Po otwarciu Kartoteki pracownika KIP należy z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > Dodatki i potrącenia. Z rozwijanej listy Dodatki i potrącenia wybrać Potrącenia grupowe.

  1. W oknie Umowy KIP wybranego pracownika - Potrącenia grupowe można również wprowadzić z poziomu kartoteki umowy danego pracownika. Przejście do Kartoteki umowy KIP zostało opisane w Ewidencja, zatwierdzanie i wydruki umów. Będąc w oknie Kartoteka umowy KIP należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Potrącenia grupowe.

Okno Pracownicy potrącenia grupowego

Po przejściu w akcję Potrącenia grupowe otworzy się okno Pracownicy potrącenia grupowego. Aby dodać nowe potrącenie grupowe należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe wówczas kursor ustawi się w pustym wierszu i można rozpocząć wprowadzanie danych do wiersza.

  1. W polu Nr potrącenia należy z rozwijanej i wcześniej zdefiniowanej listy potrąceń grupowych wybrać, które ma być przypisane do danego pracownika.

  1. W polach Data początkowa, Data końcowa należy wprowadzić daty ograniczające wskazane potrącenie z wynagrodzenia.

  2. Kwota potrącenia - W przypadku gdy wskazany pracownik ma mieć dokonane potrącenie w innej kwocie niż to wynika z pola Kwota na kartotece, należy wartość tego potrącenia wprowadzić w polu Kwota potrącenia. W takim przypadku system nadrzędnie będzie traktował wartość wprowadzoną w polu Kwota potrącenia, mimo że Kartoteka potrącenia grupowego ma przypisaną wartość, która wyświetla się w polu Kwota na kartotece.

  3. Kwota na kartotece- kwota ta uzupełnia się automatycznie po uzupełnieniu Nr potrącenia, wartością przypisaną do wskazanej w polu Nr potrącenia odpowiedniej Kartoteki potrącenia grupowego. Gdyby do Kartoteki potrącenia grupowego nie zostały przypisane żadne kwoty wówczas pole to nie uzupełni się. Kwota wprowadzona w tym polu będzie podrzędna do pola Kwota potrącenia, co oznacza, że kwota z tego pola nie będzie brana pod uwagę do potrąceń jeśli dla konkretnego pracownika w polu Kwota potrącenia zostanie wprowadzona inna kwota. Wówczas wartość w polu Kwota potrącenia będzie traktowana przez system jako nadrzędna.

  4. Pola Opis, Typ, Kod oddziału KIP, Liczba umów, Liczba zatwierdzonych umów są polami informacyjnymi i uzupełniają się automatycznie po wprowadzeniu Nr potrącenia i odświeżeniu wiersza.

Automatyczne wprowadzanie potrącenia grupowego

Potrącenia dla pracowników można wprowadzić również poprzez wygenerowanie, a następnie zaimportowanie pliku excel z danymi do systemu. Generowanie szablonu odbywa się po kliknięciu akcji Generuj szablon, która znajduje się na wstążce w oknie Lista potrąceń grupowych. Aby przejść do okna Lista potrąceń grupowych należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Potrącenia > Potrącenia grupowe. Po otwarciu się okna Lista potrąceń grupowych z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Generuj szablon.

Otworzy się okno Eksport arkusza potrąceń. W oknie należy wskazać Początek i Koniec okresu, Typ, przy pracownikach tymczasowych można również wybrać Nr pracodawcy-użytkownika. System wówczas wygeneruje dokument do excela z pracownikami, którzy w podanym okresie byli objęci danym typem umowy i zatrudnieni u konkretnie wskazanego pracodawcy użytkownika w przypadku pracowników tymczasowych.

Otworzy się plik w excelu. Pola szare i zielone w arkuszu są nieedytowalne. Natomiast pola żółte podlegają edycji. Po wygenerowanym z systemu pliku, należy nanieść zmiany w kolumnie Kwota, następnie dokument zapisać na dysku w celu późniejszego zaimportowania go do systemu.

Następnie w celu zaimportowania dokumentu z danymi o potrąceniach należy z okna Lista potrąceń grupowych z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Importuj. Po otwarciu się okna Import potrąceń grupowych należy wskazać nazwę pliku i arkusz z którego system ma pobrać dane. Następnie wskazać Nr potrącenia oraz uzupełnić Datę początkową i Datę końcową.

Jeśli import przebiegł pomyślnie system wyświetli komunikat o prawidłowym imporcie.

Aby zobaczyć rezultat importu należy zaznaczyć kursorem w oknie Lista potrąceń grupowych wiersz z numerem potrącenia grupowego, a następnie z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Przetwarzanie > Pracownicy. Otworzy się okno Pracownicy potrącenia grupowego, w którym widoczny jest rezultat zaimportowanych pracowników z kwotami.

Potrącenia jakie zostało dodane poprzez import pliku do systemu widoczne będzie również z poziomu kartoteki każdego pracownika. Należy z okna Kartoteki wskazanego pracownika KIP przejść z wstążki w Nawiguj > Dodatki i potrącenia > Potrącenia grupowe. Otworzy się okno Pracownicy potrącenia grupowego gdzie widoczne będą dodane potrącenia.

Po naliczeniu listy płac co szczegółowo będzie opisane w Obsługa listy płac można sprawdzić w jaki sposób i w jakim stopniu zostały zrealizowane potrącenia na określonej liście. W tym celu należy przejść do okna Pracownicy otwartej listy lub Pracownicy zamkniętej listy na której został dodany pracownik z potrąceniem. Zaznaczyć kursorem pracownika i z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne Proces Specyfikacja potrąceń. Otworzy się okno Spec. potr. otwartego wiersza.