Zarządzanie umowami cywilnoprawnymi
Do zaewidencjonowanej umowy cywilnoprawnej należy dodać rachunki. Zatwierdzone rachunki są niezbędnę do obliczenia wynagrodzenia pracownika. Rachunki do umów cywilnoprawnych można tworzyć i przeglądać:
- indywidualnie dla pojedynczego pracownika z poziomu Kartoteki umowy w skróconej karcie Rachunki- zgodnie z instrukcją opisaną w nagłówku: Wprowadzenie rachunko do umowy
- indywidualnie na stronie Rachunki
- poprzez Dane zbiorcze na stronie Rachunki
Parametry związane z należnym wynagrodzeniem z tytułu rachunków do umowy cywilnoprawnej są przenoszone na właściwą listę płac. Po dokonaniu naliczeń rachunku na liście płac, rachunek jest blokowany przez daną listę. Zablokowany rachunek daną listą, można następnie wydrukować (wydrukowanie rachunku zostało opisane w Wydruk umów.
W sytuacji kontynuacji zatrudnienia pracownika na podstawie umowy cywilnoprawnej, konieczne jest podpisanie i zaewidencjonowanie nowej umowy zgodnie z instrukcją Umowy cywilnoprawne
Rachunek do umowy cywilnoprawnej - indywidualna rejestracja
W celu rejestracji lub podglądu rachunków indywidualnie dla pracownika na stronie Rachunki*:
- Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę
, wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze. - Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla ktorego chcesz przygotować rachunek
- Z belki wybierz Powiązane, a następnie Rachunki
- Otworzy się strona Rachunki Na stronie dostępne są wszystkie wprowadzone rachunki pracownika.
- Aby dodać nowy rachunek do istniejącej umowy cywilnoprawnej pracownika, z dostępnych na belce akcji wybierz Nowy
- Uzupełnij pola:
- Nr umowy - numer umowy pracownika w ramach której dodajemy rachunek
- Data od - data początkowa za który wystawiony jest rachunek
- Data do - data końcowa za który wystawiony jest rachunek
- Stawka - stawka umowy cywilnoprawnej
- Liczba sztuk, Liczba godzin - uzupełnij jedno z pól w zależności czy pracownik jest wynagradzany za sztuki czy czas przepracowany.
- Po wprowadzeniu rachunku, kliknij na niego lewym przyciskiem myszy aby go podświetlić
- Z dostępnych na belce akcji wybierz Akcje* i wybierz Zmień status
- Status zostanie zmieniony na Zatwierdzony
Ważne
Tylko zatwierdzone rachunki będą rozliczane na liście płac.
Zbiorcze zarządzanie rachunkami
System umożliwa także zbiorcze zarządzanie rachunkami poprzez akcje Eksportuj do Excela oraz Importuj z Excela. Mają one ułatwić obsługę dużej ilości rachunków.
Eksportuj do Excela
W pierwszym kroku należy wyeksportować dane do pliku Excel, gdzie dane następnie zostaną odpowiednio uzupełnione. W tym celu:
- Wybierz ikonę , wprowadź Rachunki (Listy), a następnie kliknij w powiązane łącze.
- Otworzy się strona Rachunki, gdzie widoczne będą wszystkie rachunki wyświetlone zbiorczo dla wszystkich pracowników.
- Następnie zafiltruj listę rachunków, które chcesz wyeksportować
- Z dostępnych na belce akcji wybierz Excel i wskaż Eksportuj do Excela
- Po jej uruchomieniu zostanie wyeksportowany plik Excel zawierający wszystkie rachunki ze stanem Otwarty.
- Wyeksportowany plik z Rachunkami należy uzupełnić o dane które chcemy zaimportować do systemu (np. ilość godzin) oraz zapisać.
- Po przygotowaniu pliku należy przejść do importu Import z programu Excel
Import z programu Excel
W tym kroku należy zaimportować wcześniej przygotowany plik z rachunkami Eksportuj do Excela. W tym celu:
Na stronie Rachunki w widoku zbiorczym z dostępnych na belce akcji wybierz Excel
Następnie wskaż Importuj z programu Excel
W wyświetlonym okienku przeciągnij w obrębie ramki zapisany plik lub kliknij w ramkę aby wskazać plik, który chcesz zaimportować.
Po wykonaniu tej akcji wiersze rachunków zostaną uzupełnione danymi z pliku Excel.
Uwaga
W przypadku próby importu nieporawnego wiersza (np. pracownik o podanym numerze w pliku nie istnieje) system wyświetli komunikat informujący o tym.
Rachunki należy zatwierdzić aby system mógł naliczyć wynagrodzenie pracownika Zbiorcze zatwierdzanie rachunków
Zbiorcze zatwierdzanie rachunków
W celu zatwierdzenia wprowadzonych rachunków przejdź na stronę **Rachunki:
Wybierz ikonę
, wprowadź Rachunki (Listy), a następnie kliknij w powiązane łącze.Otworzy się strona Rachunki, gdzie widoczne będą wszystkie rachunki wyświetlone zbiorczo dla wszystkich pracowników.
Zaznacz Rachunki, które chcesz zatwierdzić.
Następnie z dostępnych na belce akcji wybierz Akcje i Zmień status
Wskaż Zatwierdź i wybierz OK.
Uwaga
Przy zatwierdzaniu rachunków system może wyświetlić komunikaty, które można obsłużyć:
- Komunikat: "Liczba godzin na rachunku przekracza limit zdefiniowany w umowie. Czy chcesz kontynuować?" Jeżeli liczba godzin na rachunku przekroczy limit zdefiniowany w umowie system poinformuje o tym użytkownika. W takiej stytuacji użytkownik może poprawić taki rachunek poprzez akcję Otwórz powiązany rekord lub zaakceptować przekroczenie limitu akcją Akceptuj.
- Komunikat "Musisz wprowadzić liczbę godzin". W przypadku nie wprowadzenia liczby godzin dla rachunku i próby jego zatwierdzenia system wyświetli komunikat błedu, który nie pozwoli zatwierdzić takiego rachunku. W takiej sytuacji użytkownik może uzupełnić liczbę godzin poprzez akcję Otwórz powiązany rekord lub pozostawić rachunek niezatwierdzony. Po obsłużeniu komunikatów system wyświetli informację o ilościi zatwierdzonych rachunków.
Zbiorcze otwieranie rachunków
System umożliwia także zbiorczą zmianę stanu rachunków na Otwarty. Aby otworzyć wiele rachunków:
Wybierz ikonę
, wprowadź Rachunki (Listy), a następnie kliknij w powiązane łącze.Otworzy się strona Rachunki, gdzie widoczne będą wszystkie rachunki wyświetlone zbiorczo dla wszystkich pracowników.
Zaznacz, które rachunki mają być otwarte. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy na jeden rachunek. Następnie naduś i przytrzymaj przycisk ctr na klawiaturze i zaznacz kolejnych pracowników. Możesz też zafiltrować dane za pomocą filtra.
Z dostępnych na belce akcji wybierz Akcje następnie Zmień status
Wybierz Otwarty i kliknij OK
Uwaga
W przypadku braku możliwości otwarcia rachunku system wyświetli komunikaty o przyczynie (np. informację o zablokowaniu przez listę płac). Po jej zamknięciu komunikatów wyświetli informację o ilości otwartych rachunków.