Table of Contents

Zbiorcze zarządzanie umowami

Funckjonalność zbiorczego zarządzania umowami ma służyć do sprawniejszej obsługi umów pracowników. W tym między innymi do zbiorczej zmiany stawki wynagrodzenia czy stanowiska pracy pracownika. Z funckjonalności można korzystać w odniesieniu do pojedyńczego pracownika lub dla grupy pracowników. Zbiorcze zarządzanie umowami pracowniczymi obejmuje następujące procesy:

  1. Zmień stawkę i stanowisko – następuje zmiana stawki dla wybranych umów pracowników oraz zmiana stanowiska
  2. Arkusz zmiany stawki i stanowiska – następuje zmiana stawki i stanowiska za pomocą arkusza Excel.
  3. Zmień oddział– wybrani pracownicy, mogą zostać przeniesieni do innego działu
  4. Zakończ – zakończenie umowy dla wskazanych umów pracowników
  5. Zakończ i przedłuż – Zakończenie dotychczasowej i jednoczesne utworzenie nowej umowy bez przerwy w zatrudnieniu dla wskazanych umów pracowników.
  6. Zakończ i utwórz w nowej firmie – Zakończenie umowy bieżącej w jednej firmie i utworzenie kolejnej umowy w drugiej firmie dla wybranych umów pracowników.
  7. Przedłuż kalkulacje listy płac – przedłużenie kalkulacji listy płac dla wybranych umów pracowników.
  8. Skróć stałą lub tymcz. – skrócenie umowy stałej lub tymczasowej dla danej grupy umów pracowników.
  9. Zmień wymiar etatu i stanowisko – Zmiana wymiaru etatu dla danej grupy umów pracowników i zbiorcza zmiana stanowiska dla wskazanych umów.
Ważne

Powyższe funkcję wymagają, aby umowy miały stan Zatwierdzona. Umowy w trybie edycji, czyli ze stanem Nowa lub W opracowaniu, w ogóle nie podlegają zbiorczemu zarządzaniu.

Przejście na stronę Zarządzanie umowami KIP

Zbiorczego zarządzania umowami dokonuje się na stronie Zarządzanie umowami KIP. Aby otworzyć stronę:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Zarządzanie umowami KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Otworzy się strona Zarządzanie umowami KIP

Domyślnie na stronie Zarządzanie umowami KIP wyświetlone są umowy z filtrem: Stan - Zatwierdzona

Filtry, jakie znajdują się na stronie Zarządzanie umowami KIP, można dobrowolnie ustawiać według preferencji.

Porada

Zaznaczenie wierszy z wybranymi umowami umożliwi zbiorcze wykonanie akcji dla grupy zaznaczonych umów.

Zmień stawkę i/lub stanowisko dla jednego pracownika

Aby zmienić stawkę i/lub stanowisko pracy pracownika:

  1. Przejdź do strony Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę Zarządzanie umowami KIP

  2. Kliknij lewym przyciskiem myszy pracownika dla którego chcesz zmienić stawkę i/lub stanowisko aby podświetlić wiersz lub w filtrach u góry strony wskaż Nr pracownika z rozwijanej listy.

  3. Wybierz z belki akcję Zmień stawkę i stanowisko

  4. Po pojawieniu się okna z opcjami Zarządzania umowami KiP uzupełnij pola:

    • Data od, data od której ma nastąpić zmiana wynagrodzenia
    • Przelicz stawkę wg procentu- jeśli pole to będzie zaznaczone stawkę wynagrodzenia można zmienić procentowo. Procent ten wyliczany jest z uwzględnieniem obecnego zaszeregowania pracownika. Zaznaczenie tego pola uaktywni pola: Procent zmiany stawki, Precyzja zaokrąglenia.
    • Procent zmiany stawki – procent o który będzie zmienione wynagrodzenie obecne w porównaniu do nowego. Opcja aktywna przy zmianie stawki procentowo.
    • Precyzja zaokrąglenia – wskazanie precyzji zaokrąglenia nowego wynagrodzenia po procentowym przeliczeniu obecnego wynagrodzenia. Opcja aktywna przy zmianie stawki procentowo.
    • Kwota/Stawka wysokość nowej stawki zaszeregowania pracownika.
    • Kod stanowiska - nowy kod stanowiska pracy.
    • Nazwa stanowiska – po wybraniu pola Kod stanowiska, pojawi się nazwa stanowiska.
    • Kwalifikacje – jeśli dla nowego zapisu umowy zmieniają się również kwalifikacje, należy przy pomocy przycisku (trzykropek) wskazać kwalifikacje
    • BHP – Jęśli do pracy na danym stanowisku wymagane są poza standardowymi szkoleniami BHP również dodatkowe, należy przy pomocy przycisku (trzykropek) wskazać odpowiednie.

  5. Po uzupełnieniu pól wybierz przycisk OK w celu zatwierdzenia wyboru.

  6. W następnym komunikacie w celu akceptacji wybierz przycik TAK. Zostanie wyświetlony komunikat z informacją o powodzeniu procesu. Efektem tego działania będzie zmieniona stawka i\lub stanowisko dla zaznaczonych umów.

Zmień stawkę i/lub stanowisko dla wielu pracowników

Aby zmienić stawkę i/lub stanowisko pracy dla wielu pracowników:

  1. Przejdź do strony Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę Zarządzanie umowami KIP
  2. Zaznacz pracowników, którym chcesz zmienić stawkę i/lub stanowisko pracy. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  3. Kolejno postępuj zgodnie z punktami od 3 - 6 z nagłówka Zmień stawkę i/lub stanowisko dla jednego pracownika.

Zmiana stawki i/lub stanowiska pracy przy pomocy arkusza Excel

Funkcjonalność ta pozwala nam zmienić stawkę wynagrodzenia i/lub stanowisko pracy za pomocą arkusza Excel. Funkcjonalność zawiera dwa kroki:

  • Utworzyć arkusz - zostanie utworzony arkusz z widocznymi danymi pracowników i otworzony w arkuszu Excel
  • Import arkusza - arkusz Excela z uzuepłnionymi danymi będzie zaimportowany do systemu.

Tworzenie arkusza Excel na podstawie danych w systemie

Aby utworzyć arkusz Excel w celu zbiorczej zmiany stawki i/lub stanowiska:

  1. Przejdź do strony Zarządzanie umowami KIP według instrukcji opisanej w nagłówku Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. W pierwszej kolejności zaznaczamy osoby u których chemy dokonać zmiany stawki wynagrodzenia i/lub stanowiska pracy za pomocą arkusza Excel. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  3. Następnie z belki wybierz akcję Arkusz zmiany stawki i stanowiska
  4. Zostnie wyświetlone okno Arkusz zmiany stawki i stanowiska.
  5. W celu utworzenia arkusza do zmiany wynagrodzenia/stanowiska uzupełniamy opcje w otwartym oknie.
    • W polu Akcja należy wybrać Utwórz arkusz
    • W polu Data zmiany należy wprowadzić datę od której następuje zmiana stawki/stanowiska
  6. Wybrać przycisk OK w celu zatwierdzenia wyboru.
  7. Pojawi się arkusz Excel z danymi, które należy uzupełnić.
  8. Kolumny w których nagłówki są wytłuszczone mogą być uzupełnione: Data zmiany, Nowa stawka, Nowy kod stanowiska. Po uzupełnieniu arkusza należy go zapisać, by w kolejnym kroku zaimportować dane do systemu.

Import arkusza Excel z uzupełnionymi danymi

W celu zaimportowania pliku excel z zmianą stawki wynagrodzenia i\lub stanowiska pracy:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. Wybierz z belki akcję Arkusz zmiany stawki i stanowiska.
  3. Po pojawieniu się okienka, w polu Akcje wybierzImportuj arkusz.
  4. W polu Nazwa pliku skoroszytu wskaż przy pomocy przycisku (trzykropek) ścieżkę, pod którą zapisany jest plik z zmianami stawek/stanowiska
  5. W polu Nazwa arkusza przy pomocy przycisku (media/3dots-horizontally-icon.png) (trzykropek) wskaż arkusz z tego pliku, z którego mają być pobrane dane o zmianach stawki/stanowiska.
  6. Po uzupełnieniu pól wybierz przycisk OK.
  7. System zmieni stawkę u pracowników i poinformuje użytkownika, że zmiana przebiegła pomyślnie, zmiana będzie widoczna w polu Stawka i/lub Kod stanowiska.

Zmiana oddziału umowy pracownika

Zmiana oddziału dla zaznaczonych umów pracowników jest możliwa tylko dla tych pracowników, dla których został również zmieniony oddział (zmiana oddziału dla pracowników została opisana w Zmiana przyporządkowania pracownika do oddziału)

Zmiany oddziału dla umów pracowników można dokonać tylko i wyłącznie od pierwszego dnia danego miesiąca i dokonuje się jej w oknie Zarządzanie umowami KIP.

W celu zmiany oddziału na umowie pracownika:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. W pierwszej kolejności zaznaczamy osoby u których chemy dokonać zmiany oddziału. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  3. Wybierz z belki akcję Zmień oddział.
  4. Uzupełnij pola:
    • Data do - należy wpisać datę od której nastąpi zmiana oddziału dla umowy. Musi to być pierwszy dzień danego miesiąca.
    • Kod oddziału - nowy oddział do którego ma być przypisana umowa pracownika.
  5. Wybierz przycisk OK aby zatwierdzić wybór.
  6. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy dla zaznaczonych umów przypisać nowy Kod oddziału. Po wybraniu przycisku TAK system zacznie przenosić umowy pracowników, a po ukończeniu procesu zawiadomi użytkownika że zmiana oddziału została zakończona.
Ostrzeżenie

Jeśli dana umowa w Kartoteka umowy KIP (przejście do kartoteki zostało opisane w Ewidencja, zatwierdzanie i wydruki umów) w skróconej karcie Zaszeregowania ma wpis z datą późniejszą niż data, z którą ma być zmieniony oddział umowy, zmiana taka się nie dokona.

Ostrzeżenie

Zmiana oddziału umowy nie dokona się również, jeśli Szablony listy płac do umowy będą wprowadzone z Datą od późniejszą niż data, z którą ma być zmieniony oddział. Aby to sprawdzić należy przejść na stronę Przyporz. szablonów listy płac. W tym celu:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na stronie Pracownicy kliknij lewym przyciskiem myszy na pracownika aby go podświetlić.
  3. Z belki wybierz akcję Powiązane, a nastepnie Listy płac
  4. Wskaż Szablony listy płac

Zmiana nastąpi w skróconej karcie Zaszeregowanie w Kartotece umowy KIP, wpisy zaszeregowania zostaną rozdzielone zgodnie z wprowadzoną zmianą.

Zakończenie umów

W celu zakończenia umów pracowników:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. W pierwszej kolejności zaznaczamy osoby dla których chcemy zakończyć umowę. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  3. Z belki wybierz akcję Zakończ
  4. W oknie Opcje zarządzania pracownikami i umowami uzupełnij:
    • Data zakończenia - data zakończenia umowy
    • Kod szablonu zwolnienia - szablon zwolnienia pracownika
    • Przyczynę rotacji - przyczyna zwolenienia pracownika
    • Wypłata ekwiwalentu - jeśli umowa będzie zakończona, a pracownik nie będzie, miał zawartej kolejnej umowy należy zaznaczyć tą opcję aby system naliczył ekwiwalent za niewykorzystanu urlop wypoczynkowy.
  5. Wybór zatwierdzić przyciskiem OK
  6. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy kontynuować. Wybierz Tak. Następnie zostaną wyświetlone kolejne komunikaty oraz komunikat o zakończeniu procesu.
Uwaga

Efektem takiego działania jest zniknięcie z listy Zarządzanie umowami KIP, zaznaczonych umów pracowników z uwagi na założony filtr w polu Stan na Zatwierdzona. Zakończone umowy trafiły do Zamkniętych umów, zatem po zmianie w filtrze pola Stan na Zamknięta, w oknie pojawią się zakończone umowy z wskazaną Datą zakończenia.

Zakończenie i przedłużenie umów bez przerwy w zatrudnieniu

Wybranie akcji Zakończ i przedłuż spowoduje zakończenie istniejącej umowy oraz utworzenie nowej na dany okres.

W celu przejścia do takiego procesu:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. W górnej części strony w filtrach ustaw filtr:
    • Typ umowy
  3. Następnie zaznaczamy osoby u których chemy zakończyć i przedłużyć umowy. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  4. Z belki wybierz akcję Zakończ i przedłuż
  5. W oknienku Opcje zarządzania pracownikami i umowami uzupełnij pola:
    • Kod szablonu zwolnienia - z rozwijanej listy wybierz szablon zwolnienia pracownika
    • Przyczynę rotacji - z rozwijanej listy wybierz przyczynę zwolnienia pracownika
    • Data zawarcia wprowadź datę, która będzie wskazywać na dzień zawarcia nowej umowy. Data ta jest tożsama z umową, co oznacza, że jest ona pokazywana na umowie jako data zawarcia. Data początkowa, nowej przedłużonej umowy będzie natomiast liczona jako dzień następny po skończeniu poprzedniej umowy.
    • Data do - uzupełnij datę do nowej umowy
    • Rodzaj umowy - z rozwijanej listy wybierz rodzaj nowej umowy
    • Kod szablonu umowy - wskaż szablon nowej umowy.
    • Wypłata ekwiwalentu zaznacza się w przypadku, gdy po zakończeniu jednej umowy ma być wypłacony ekwiwalent.
    • Kopiuj skł. dodatkowe/Lista dodatkowa zaznacza się, jeśli składniki dodatkowe przypisane do zakańczanej listy mają być przeniesione na nowo tworzoną umowę.
    • Zatwierdź nowe umowy spowoduje ustawienie Stanu umowy przedłużonej jako Zatwierdzona.
  6. Wybierz przycisk OK. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy przedłużyć umowy.Po wybraniu przycisku TAK zostanie wyświetlony komunikat, że umowy zostały przedłużone.
Uwaga

Efektem tego jest zakończenie pierwotnych umów i przestawienie ich w Stan: Zamknięty oraz utworzenie przedłużonych umów z datami jakie zostały wprowadzone w oknie Opcje > zarządzania pracownikami i umowami. Jeśli w oknie tym została również zaznaczona opcja Zatwierdź nowe umowy, przedłużone zostaną automatycznie zatwierdzone w związku z czym widoczne będą w oknie Zarządzanie umowami KIP.

Zbiorcze zakończenie i utworzenie umów w nowej firmie

Ostrzeżenie

Funkcjonalność ta jest dostępna po aktywowaniu międzyfirmowych szablonów pracownika. Szablony można dodać przy pomocy akcji Aktywuj lub wprowadzić ręcznie.

Aktywowanie międzyfirmowych szablonów pracownika - automatycznie

W celu dokonania aktywacji międzyfirmowych szablonów pracownika:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Międzyfirm. szablony pracownika, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Otworzy się strona Międzyfirm. szablony pracownika.
  3. Wybierz z belki akcję Aktywuj.
  4. Pojawi się komunikat, czy kontynuować. Wybierz Tak Efektem tego jest że następuje aktywacja międzyfirmowego wyszukiwania i kopiowania pracowników oraz informacja o kopiowaniu szablonu.
  5. Komunikat zatwierdzamy przyciskiem OK. W wyniku powyższego działania uzyskujemy skopiowane szablony pracowników.

Dodanie międzyfirmowych szablonów pracownika - ręcznie

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Międzyfirm. szablony pracownika, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Otworzy się strona Międzyfirm. szablony pracownika.
  3. Z belki wybierz akcję Nowy w celu dodania nowego szablonu.
  4. Kursor ustawi się w pustym polu. Uzupełnij:
    • Kod - unikatowy Kod szablonu pracownika
    • Nazwa - nazwa szablonu
    • Kod szabl. pól obowiązkowych - Wybierz z rozwijanej listy kod szablonu pól obowiązkowych. Pozostałe pola uzupełnią się po wybraniu tego kodu.
    • PESEL obowiązkowy - zaznaczony, jeśli numer PESEL ma być obowiązkowo wpisywany przy zatrudnieniu pracownika
    • Metoda numeracji - wskazuje w jaki sposób jest numerowana kartoteka pracownika.
    • Ostatni użyty nr pracownika - jeśli wybrano metodę numeracji Ostatni użyty nr pracownika +1
    • Zablokowane tworzenie umów - zaznaczone jeśli dla danego szablonu pracownika ma być zablokowane tworzenie umów.
    • Adres do PIT - wybrana skrócona karta z której będzie pobierany adres do PIT.
    • Adres do dokumentów - wybrana skrócona karta z której będzie pobierany adres do np. świadectw pracy, umów z pracownikiem
    • Adres do wysyłki - wybrana skrócona karta z której będzie pobierany adres do wydruku na kopercie.
    • Adres do przelewów - wybrana skrócona karta z której będzie pobierany adres do pliku importowanego do bankowości.

Zakończenie umów i utworzenie w nowej firmie

W celu zakończenia umów i utworzenia nowych w nowej firmie

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. W górnej części strony w obszarze Filtry w polu Typ umowy wskazać odpowiedni typ.
  3. Następnie zaznaczamy osoby u których chemy zakończyć i przedłużyć umowy w innej firmie. W tym celu:
    • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszego wybranego pracownika aby go podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejnych pracowników.
  4. Z belki wybierz akcję Zakończ i utwórz w nowej firmie
  5. W okienku Opcje zarządzania pracownikami i umowami uzupełnij:
    • Data zakończenia - ostatni dzień zakańczanej umowy w obecnej firmie.
    • Kod szablonu zwolnienia - z rozwijanej listy wybierz szablon zwolnienia pracownika.
    • Przyczyna rotacji - z rozwijanej listy wybierz przyczynę rotacji.
    • Data zawarcia - data zawarcia nowej umowy.
    • Data od i Data do wyznaczają okres, na jaki ma być zawarta umowa w nowej firmie.
    • Rodzaj umowy - odpowiedni rodzaj umowy. Po jego wybraniu pojawi się komunikat o aktualizacji kodu szablonu umowy.
    • Kod szablonu umowy - szablon nowej umowy.
    • Wypłata ekwiwalentu zaznaczone jest autmatycznie i jest nieaktywne. Oznacza to, że system naliczy ekwiwalent za niewykorzystany urlop w obecnej firmie i rozliczy go następnie na liście płac pracownika.
    • Nazwa firmy należy wybrać z rozwijanej listy firmę, w której ma zostać utworzona umowa.
  6. Po naniesieniu wszystkich niezbędnych informacji należy wybrać przycisk OK, aby system utworzył umowy w nowej firmie. Komunikat z zapytaniem zostanie wyświetlony przed rozpoczęciem procesu.
  7. Przy zapytaniu „Czy chcesz utworzyć nowe umowy?” wybrać TAK. Po zakończeniu procesu system wyświetli stosowny komunikat.
Uwaga

Efektem takiego działania jest zmiana stanu zaznaczonych umów na Zamknięta w obecnej firmie. W nowej firmie powyższe działanie skutkuje utworzeniem umów wraz z wszystkimi potrzebnymi danymi pracownika. Kartoteki umowy w innej firmie będą widnieć ze stanem Nowa.

Porada

Jeśli firma nie chce korzystać z funkcjonalności Zakończ i przedłuż w nowej firmie może ona zostać wyłączona.W tym celu należy ponownie przejść do Międzyfirm. szablony pracownika, zaznaczyć aktywowane szablony, a następnie z pozycji belki wybrać Usuń i całość zatwierdzić przyciskiem TAK. Efektem jest brak widocznej funkcjonalności Zakończ i utwórz w nowej firmie w oknie Zarządzanie umowami KIP.

Zbiorcze przedłużanie kalkulacji listy płac dla umów

Zbiorczo mogą być dokonane przedłużenia kalkulacji listy płac dla wskazanych umów. Taka sytuacja ma na przykład miejsce, gdy jakiś czas po zakończeniu umowy, zostaje jeszcze sporządzona lista płac i następuje wypłata zaległego elementu wynagrodzenia pracownika. Wówczas, aby takie wynagrodzenie mogło zostać wyliczone, może być konieczne wydłużenie okresu kalkulacji listy płac, czyli momentu, do którego system może dokonywać naliczeń za pracownika.

W celu przedłużenia kalkulacji isty płac:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówki Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. Z belki wybierz akcję Przedłuż kalkulację listy płac
  3. W okienku Opcje zarządzania pracownikami i umowami uzupełnij:
    • Data od i Data do - okres na jaki zostaje przedłużona kalkulacja list płac.
    • Kod szablonu listy płac wskazać z rozwianej listy szablon listy płac, który ma zostać założony do wskazanych umów.
    • Kopiuj skł. dodatkowe/Lista dodatkowa zaznacza się, jeśli składniki dodatkowe przypisane do zakańczanej umowy mają być przeniesione na nowo tworzoną umowę.
  4. Wybór zatwierdź przyciskiem OK.
  5. System wyświetli komunikat z zapytaniem o przedłużenie kalkulacji dla zaznaczonych umów, aby przejść do procesu należy wybrać przycisk TAK.Po wybraniu przycisku TAK, system poinformuje o przedłużeniu przyporządkowania szablonów do listy płac. Należy wybrać OK w celu zamknięcia komunikatu:
Ważne

Informacja o tym, do jakich szablonów jest przyporządkowany pracownik jest zapisywana w oknie Przyporz. szablonów listy płac. Więcej o tym w artykule Przyporządkowanie pracownika do szablonu listy płac

Zbiorcze skrócenie umowy stałej lub tymczasowej

Zbiorczo można skrócić umowę stałą lub tymczasową.

Ostrzeżenie

Akcja ta nie zadziała na umowy na czas nieokreślony.

Różnica między tą opcją a opcją Zakończ polega na tym, że w przypadku opcji Zakończ, po przyporządkowaniu daty zakończenia umowy, umowa zmienia stan z Zatwierdzona na Zamknięta i zachodzą wszelkie procesy związane z kończącą się umową.

Przy wyborze Skróć stałą lub tymcz. umowa pracownika zostanie skrócona, a jej stan pozostanie nadal Zatwierdzony. Skrócenie umowy jest możliwe, jeśli w okresie, o który chcemy ją skrócić, nie istnieją żadne powiązane z nią naliczenia na liście płac lub zaewidencjonowane zdarzenia.

W celu skrócenia umowy:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP
  2. Z belki wybierz akcję Skróć stałą lub tymcz.
  3. Otworzy się okienko. Uzupełnij:
    • Data do - data do której ma obowiązywać skrócona umowa.
  4. Zatwierdź przyciskiem OK.
  5. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy na pewno skrócić wybrane umowy. Wybierz przycisk TAK.
  6. Po wybraniu przycisku, system rozpocznie skracanie umów, a po zakończeniu poinformuje wyświetlając stosowny komunikat.

Zbiorcza zmiana wymiaru etatu i stanowiska

W programie można zmienić zbiorczo wymiar etatu dla zaznaczonych umów na czas określony i/lub stanowisko pracy. W celu zmiany wymiaru etatu i/lub stanowiska:

  1. Przejdź na stronę Zarządzanie umowami KIP zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę zarządzanie umowami KIP

  2. W filtrach u góry strony ustaw filtr: Typ umowy oraz Kod składnika

  3. Z belki wybierz akcję Zmień wymiar etatu i stanowisko

  4. Po pojawieniu się okienka należy uzupełnić pola:

    • Kod szablonu zwolnienia - należy wskazać z rozwijanej listy odpowiedni sposób rozwiązania umowy.
    • Przyczynę rotacji - należy wskazać z rozwijanej listy przyczynę rotacji.
    • Data od - należy wprowadzić datę od kiedy będzie zmieniony wymiar czasu pracy i/lub stanowisko.
    • Licznik wymiaru czasu pracy - należy wpisać licznik wymiaru czasu pracy
    • Mianownik wymiaru czasu pracy - należy wpisać mianownik wymiaru czasu pracy
    • Kod kalendarza wskazać według, jakiego kalendarza ma być rozliczany czas dla zmienionego wymiaru etatu, domyślnie podpowiada się kalendarz Domyślny – który dla zmienionego wymiaru oblicza czas pracy proporcjonalnie. Po dokonaniu wyboru kodu szablonu system zapyta się nas czy kontynuować. Zaznaczamy TAK.
    • Nazwa kalendarza – pole to uzupełni się automatycznie po wybraniu kodu kalendarza.
    • Przelicz stawkę wg wymiaru etatu – zaznaczenie tego pola spowoduje, że wynagrodzenie pracownika zostanie wyliczone proporcjonalnie do wymiaru nowego etatu z uwzględneniem obecnego wynagrodzenia
    • Precyzja zaokrąglenia – pole w którym ustala się precyzję zaokrąglenia dla nowej stawki wynagrodzenia pracownika. Opcja ta jest dostępna przy zaznaczonym polu Przelicz stawkę wg wymiaru etatu.
    • Kwota/Stawka – stawka nowego zaszeregowania po zmianie wymiaru etatu. Stawka ta nie musi być proporcjonalna do wymiaru etatu.
    • *Utwórz aneks - Jeśli zmiana wymiaru etatu ma być sporządzona na podstawie aneksu należy zaznaczyć pole Utwórz aneks.
    • Kod stanowiska - Jeśli zmiana dotyczy również stanowiska to należy z listy wybrać stanowisko pracy.
    • Nazwa stanowiska – nazwa stanowiska wskazanego w polu Kod stanowiska.
    • Kwalifikacje – jeśli dla nowego zapisu umowy zmieniają się również kwalifikacje, należy przy pomocy przycisku (trzykropek) wskazać kwalifikacje
    • BHP – Jeśli do pracy na danym stanowisku wymagane są poza standardowymi szkoleniami BHP również dodatkowe, należy przy pomocy przycisku (trzykropek) wskazać odpowiednie.

  5. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól, należy wybrać OK. System wyświetli komunikat z zapytaniem czy kontynuować proces. Należy wybrać TAK.

  6. Po zakończeniu procesu, system wyświetli stosowny komunikat informujący o zmianie wymiaru/stanowiska.

Uwaga

Efektem takiego działania jest przygotowanie aneksu lub umowy według zaznaczonych parametrów. Aneks lub umowa zmieniająca wymiar etatu otrzymuje Stan - Zatwierdzona, dlatego jest ona widoczna w oknie Zarządzanie umowami KIP zaraz po skończeniu zmiany wymiaru etatu. Umowa pierwotna natomiast zostaje zamknięta.