Table of Contents

Ustawienia PPK

W związku z wejściem od dnia 01.07.2019 r. przepisów o pracowniczych planach kapitałowych (PPK), system został dostosowany do ewidencji zdarzeń związanych z uczestnictwem lub rezygnacją z uczestnictwa w PPK. Przed dokonaniem jakichkolwiek zapisów zdarzeń do PPK należy przygotować ustawienia związane z PPK.

Przejście na stronę Ustawienia PPK

W celu przejścia do okna Ustawienia PPK:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia PPK, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. W oknie Ustawienia PPK jest utworzony wiersz z widocznymi już parametrami przypisanymi do kartoteki ustawień PPK.
  3. W celu podglądu parametrów na danej kartotece ustawień PPK przejdź do Kartoteka ustawień PPK.

Dodanie nowej kartoteki z ustawieniami PPK

Aby dodać nową kartotekę z ustawieniami do PPK:

  1. Przejdź na stronę Ustawienia PPK zgodnie z instrukcją opisaną w nagłówku Przejście na stronę ustawienia PPK
  2. Z dostępnych na pasku akcji wybierz Nowy
  3. Otworzy się nowa Kartoteka ustawień PPK
  4. Uzupenij kartotekę ustawień PPK zgodnie z opisanymi polami w Kartoteka ustawień PPK

Kartoteka ustawień PPK

W celu przejścia do kartoteki ustawień PPK:

  1. Przejdź na stronę Ustawienia PPK zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę Ustawienia PPK
  2. Zaznacz wiersz z ustawieniami
  3. Wybierz z dostępnych na pasku akcji, akcję Zarządzaj. Wskaż Edytuj/Widok w zależności od tego czy chcesz edytować czy tylko podglądnąć ustawienia PPK.
  4. Otworzy się Kartoteka ustawień PPK, która składa się z skróconych kart.

Skrócona karta Ogólne

  1. Data początkowa – Data od której obowiązują ustawienia PPK.

Skrócona karta Przedziały wiekowe

W skróconej karcie Przedziały wiekowe są ustawienia dotyczące minimalnego i  maksymalnego wieku zapisania oraz wpłat uczestników PPK.

  1. Min. wiek zapisywania (lata) – Wprowadzona wartość w polu minimalny wiek zapisywania (lata) określa od jakiego wieku pracownik będzie podlegał automatycznemu zapisywaniu do PPK.
  2. Maks. wiek autom. zapisywania (lata) – Wprowadzona wartość w polu maksymalny wiek automatycznego zapisywania określa do jakiego wieku pracownik będzie podlegał automatycznemu zapisaniu do PPK.
  3. Maks. wiek wpłat (lata) – Wartość w polu maksymalny wiek wpłat określa wiek pracownika, do którego maksymalnie można dokonywać wpłat do PPK.

Skrócona karta Zapisywanie

W skróconej karcie Zapisywanie znajdują się ustawienia dat do wyliczenia stażu pracy i  momentu zapisania pracownika do PPK.

  1. Data początkowa zapisywania – dopóki pole jest puste nie można zapisywać pracowników do PPK w inny sposób niż przeznaczonym do tego skryptem. Wówczas przy zatwierdzaniu umowy nie generuje się również automatyczna rejestracja w PPK, a podczas ręcznego wprowadzania deklaracji PPK występuje błąd. Należy ustawić datę od kiedy ma nastąpić zapisywanie do PPK.

  2. Formuła daty okresu sumowania zatrudnienia – system sprawdza zatrudnienie pracownika w wybranym przedziale czasowym. Należy wprowadzić formułę daty określającej ten przedział. Jeśli staż pracy ma być sumowany z ostatnich 12 miesięcy, należy wprowadzić formułę -12M. Brak formuły spowoduje sumowanie zatrudnienia pracownika od początku jego zatrudnienia.

  3. Data graniczna okresu sumowania zatrudnienia – w niektórych przypadkach (okres przejściowy podczas uruchamiania modułu) okres wyznaczony w  poprzednim akapicie musi być sztucznie ograniczony tak, aby nie zaczynał się przed konkretną datą; jeżeli taka sytuacja występuje, można tutaj wpisać tę datę.

  4. Liczba miesięcy zatrudnienia – wartość wpisana w tym polu określa czas zatrudnienia, po jakim uruchomi się automatyczne zapisanie pracownika do PPK. W tym przypadku po 3 miesiącach zatrudnienia pracownika uruchomi się automatyczne zapisanie go do PPK.

  5. Formuła daty zapisania – pole to określa metodę wyznaczenia dnia, od którego nastąpi zapisanie pracownika do PPK, względem pierwszego dnia po upływie liczby miesięcy wpisanych w polu Liczba miesięcy zatrudnienia. Należy wprowadzić formułę daty.

Porada

Formuła BM +10D oznacza, że po upływie 3 miesięcy zatrudnienia, które zostały wprowadzone w polu Liczba miesięcy zatrudnienia nastąpi zapisanie pracownika do PPK licząc do końca bieżącego miesiąca (BM) i po dodaniu do tego jeszcze 10 dni(10D).

Jeśli 3 miesięczny okres zatrudnianie pracownika minie 14.11.2019 r. to automatyczne zapisanie go do PPK nastąpi 10.12.2019 r. Wynika to z wyliczenia:

  • BM – dolicza do końca miesiąca 11/2019 r.
  • +10D – dodaje 10 dni, czyli 10.12.2019 r.

  1. Działanie gdy ręczne zapisanie bez stażu – podczas ręcznego zapisywania pracowników do PPK, system też sprawdza, czy przed dniem zapisania pracownik ma wymagany staż. Można ustalić działanie systemu w sytuacji gdy nie zostanie odszukany wymagany staż pracownika do zapisania do PPK. Możliwe opcje:

    • Błąd – w przypadku braku stażu wyświetli się błąd i nastąpi przerwanie zapisu.

    • Pytanie – informacja o braku stażu pracy oraz pytanie czy użytkownik chce kontynuować zapisanie pracownika do PPK. W razie odmowy zatwierdzanie zapisania zostaje przerwane.

    • Komunikat – Program zatwierdzi zapisanie i wyświetli komunikat o braku stażu pracy.

    • Brak – program zatwierdzi zapisanie i brak jest jakiegokolwiek komunikatu o braku stażu pracy.

Skrócona karta Dane pracownika w XML

W skróconej karcie Dane pracownika w XML umieszczone są ustawienia powiązane z  deklaracjami XML, przekazywanymi do instytucji finansowych.

  1. Zapisz płeć – pole to jest obowiązkowe lub nie w zależności od umowy o zarządzanie PPK. Zaznaczone pole spowoduje, że przy zapisie pracownika do PPK, w deklaracji XML będzie również zapisana płeć pracownika. Wyłączenie pola, spowoduje odwrotne działanie.

  2. Źródło nru telefonu – struktura pliku przewiduje podanie telefonu komórkowego, który nie jest obowiązkowy. Możliwe opcje do wyboru:

    • Brak – numer telefonu nie zostanie przekazany do agenta.
    • Nr telefonu – numer telefonu zostanie pobrany z pola Nr telefonu w skróconej karcie Dane teleadresowe z kartoteki pracownika.
    • Nr telefonu przenośnego - numer telefonu zostanie pobrany z pola Nr telefonu przenośnego w skróconej karcie Dane teleadresowe z kartoteki pracownika.

  3. Data ur. i dok. gdy – Data urodzenia oraz typ i numer dokumentu tożsamości są wymagane dla obcokrajowców (posiadających obce obywatelstwo). Można natomiast wybrać, aby dokumenty te były wymagane w przypadku osób, które nie posiadają numeru PESEL. Możliwe opcje:

    • Obcokrajowiec – Należy wybrać tą opcję, jeśli data urodzenia i dokument ma się pojawić na deklaracji XML tylko w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego lub obywatelstwo jest puste.
    • Brak PESEL – należy wybrać tą opcję, jeśli data urodzenia i dokument ma się pojawić na deklaracji XML tylko w przypadku osób, które nie posiadają numeru PESEL.
    • Dowolny – Przy wybraniu tej opcji, data urodzenia i dokument pojawią się na deklaracji XML albo jeśli pracownik jest Obcokrajowcem albo jeśli nie posiada numeru PESEL.
    • Oba - Przy wybraniu tej opcji, data urodzenia i dokument pojawią się na deklaracji XML jeśli pracownik jest zarówno obcokrajowcem i jednocześnie nie posiada numeru PESEL.

  4. Priorytet dokumentu – Jeśli po zweryfikowaniu pola Data ur. i dok gdy konieczne będzie uzupełnienie dokumentu, w polu Priorytet dokumentu wskazany jest dokument, który jako pierwszy zapisze się w deklaracji XML. Możliwe opcje:

    • Paszport – przy wyborze paszportu jako dokumentu priorytetowego, numer paszportu będzie w pierwszej kolejności zapisywany na deklaracji XML do instytucji finansowej. Jeśli system nie znajdzie numeru paszportu, wstawi do deklaracji XML numer dowodu osobistego jeśli ten został podany.
    • Dowód osobisty - przy wyborze dowodu osobistego jako dokumentu priorytetowego, numer dowodu osobistego będzie w pierwszej kolejności zapisywany na deklaracji XML do instytucji finansowej. Jeśli system nie znajdzie numeru dowodu osobistego, wstawi do deklaracji XML numer paszportu jeśli ten został podany.

Skrócona karta Stawki

W skróconej karcie Stawki, znajdują się ustawienia maksymalnych wartości składek podstawowych i dodatkowych na PPK, opłacanych zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę.

  1. Podstawowa – wartość procentowa składek podstawowych pracownika i  pracodawcy na PPK. Składki podstawowe są obowiązkowe jeśli nie zostało złożone oświadczenie o  rezygnacji z opłacania składek.

  2. Maksymalna dodatkowa – maksymalna wartość procentowa składek dodatkowych pracownika i pracodawcy.

  3. Minimalna obniżona – wartość ta określa do jakiej wysokości procentowej można obniżyć składkę podstawową pracownika do PPK. Możliwa jest do zastosowania, gdy dochody pracownika nie przekroczą limitu określonego w polu Wielokrotność min. wynagrodzenia.

  4. Wielokrotność min. wynagrodzenia – w tym polu wskazana jest wartość będąca wielokrotnością minimalnego wynagrodzenia. W przypadku osób, które nie osiągną wynagrodzenia do tej wielokrotności, można zastosować obniżenie składki do PPK na ich wniosek. Maksymalnie można umniejszyć składkę do wysokości wprowadzonej w polu Minimalna obniżona.

  5. Działanie gdy przekroczenie limitu – określa zachowanie systemu w przypadku, gdy podczas liczenia listy za miesiąc, w którym pracownik zapisał się do PPK z  obniżoną składką obowiązkową, zostanie wykryte przekroczenie limitu dochodów. Dostępne opcje:

    • Błąd listy płac – obliczenie pracownika zostanie przerwane z błędem listy płac.
    • Komunikat listy płac – lista płac wygeneruje wyłącznie komunikat.
    • Brak – składka obniżona zostanie zaakceptowana i nie nastąpi żadna szczególna akcja.
Uwaga

W przypadku obliczania wielu list dla jednego pracownika, program nie gwarantuje wykrycia przekroczenia limitu przez sumę kwot ze wszystkich list.

Skrócona karta Wygasanie rezygnacji

W skróconej karcie Wygasanie rezygnacji dokonywane są ustawienia formuł do obliczenia momentu wygaśnięcia rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

  1. Termin poinformowania pracownika – w tym polu ustalana jest formuła obliczająca termin, do którego należy poinformować pracownika, który zrezygnował z uczestnictwa w  PPK, o ponownym zapisaniu go do PPK. Formuła będzie obliczać termin od dnia wypisania. Jeśli formuła nie będzie podana, system nie będzie pokazywał konieczności informowania pracownika o ponownym zapisaniu go do PPK.
  2. Wygaśnięcie rezygnacji po dniu – podana formuła po której wygaśnie rezygnacja z PPK.
  3. Data początkowa – data, od której cyklicznie liczony będzie okres 4 lat, po których należy poinformować pracownika o ponownym zapisaniu go do PPK. Chyba, że złoży ponownie oświadczenie o ponownej rezygnacji z uczestnictwa w PPK.
  4. Formuła powtarzania – formuła określajaca, co jaki czas od daty początkowej ma być dokonywane automatyczne ponowne zapisywanie do PPK pracowników, którzy zrezygnowali wcześniej z uczestnictwa w PPK. 4R – oznacza 4 lata.

Skrócona karta Umowa

W skróconej karcie Umowa wprowadzane są informacje dotyczące umowy o zarządzanie PPK.

  1. Nr umowy PPK – wskazany numer umowy o zarządzanie PPK jaka została zawarta pomiędzy pracodawcą, a instytucją finansową. Numer umowy zostaje skopiowany na deklaracje przekazywane do instytucji finansowej.

  2. Osoba kontaktowa/Osoba kontaktowa 2 – wskazane osoby kontaktowe po stronie instytucji finansowej. Osoby kontaktowe skopiowane zostaną na deklaracje przekazywane do instytucji finansowej.

Składki dodatkowe pracodawcy na PPK

Pracodawcy oprócz podstawowej składki obliczanej od wynagrodzenia pracownika, mogą również wprowadzić składkę dodatkową. Wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę można ustalić do wysokości 2,5%. Wysokość składek można ustalić według:

  • kryterium wieku pracowników
  • indywidualnie zaewidencjonować wysokość składki konkretnemu pracownikowi - zgodnie z postanowieniami regulaminowymi.

Opis pól na stronie Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy

  1. Stan – kolumna stan informuje o tym czy dany wpis jest zatwierdzony czy nie. Tylko wpisy ze stanem zatwierdzony, będą brane pod uwagę przez system przy generowaniu pracownikom składki dodatkowej na PPK finansowanej przez pracodawcę.

  2. Nr pracownika, Imię, Nazwisko – jeśli składka dodatkowa na PPK finansowana przez pracodawcę będzie ustawiona indywidualnie dla konkretnego pracownika, należy uzupełnić pole Nr pracownika. Po uzupełnieniu tego pola, pola Imię i Nazwisko uzupełniają się same. Jeśli ustawienia mają dotyczyć ogółu pracowników – pole Nr pracownika musi pozostać puste.

  3. Data początkowa – data, od której pracodawca postanowił sfinansować pracownikom składkę dodatkową do PPK.

  4. Data końcowa – data, do której pracodawca postanowił sfinansować pracownikom składkę dodatkową do PPK.

  5. Min. wiek (lata) – pole do określenia minimalnego wieku pracownika w latach. Dla pracowników, którzy osiągną ten wiek, system wygeneruje zapisy z dodatkową składką na PPK finansowaną przez pracodawcę w wysokości określonej w kolumnie Stawka(%).

  6. Maks. wiek (lata) – pole do określenia maksymalnego wieku pracownika w latach, do którego system będzie generował składkę dodatkową na PPK finansowaną przez pracodawcę w wysokości określonej w kolumnie Stawka(%).

  7. Stawka (%) – Wartość składki dodatkowej na PPK finansowanej przez pracodawcę.

Składka dodatkowa PPK pracodawcy - ustawienie kryterium wieku

Globalne ustawienia dotyczące zasad przyznawania składki dodatkowej na PPK przez pracodawcę znajdują się na stronie Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy.

W celu ustawienia informacji o dodatkowo opłacanej składce PPK przez pracodawcę dla wielu pracowników według kryterium wieku:

  1. Przejdź na stronę Ustawienia PPK zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę Ustawienia PPK
  2. Z dostępnych na pasku akcji wybierz akcję Składki dodatkowe pracodawcy
  3. Otworzy się strona Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy
  4. Z dostępnych na pasku akcji wybierz Nowy. Kursor ustawi się w pustym wierszu.
  5. Uzupełnij Data początkowa
  6. Uzupełnij jeśli jest znana Data końcowa
  7. Uzupełnij Min. wiek (lata)
  8. Uzupełnij Maks. wiek (lata)
  9. W polu Stawka (%) wprowadź procent składki dodatkowej PPK finansowanej przez pracodawcę.
  10. Zmień stan zapisu na zatwierdzony. W tym celu zaznacz wiersz z wprowadzonymi parametrami. Z dostępnych na pasku akcji wybierz akcję Zmien status i zatwierdź wybór

Składka dodatkowa PPK pracodawcy - ustawienie indywidualne

Aby dodać konkretnemu pracownikowi dodatkową składkę PPK którą finansuje pracodawca:

  1. Przejdź na stronę Ustawienia PPK zgodnie z instrukcją w nagłówku Przejście na stronę Ustawienia PPK
  2. Z dostępnych na pasku akcji wybierz akcję Składki dodatkowe pracodawcy
  3. Otworzy się strona Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy
  4. Z dostępnych na pasku akcji wybierz Nowy. Kursor ustawi się w pustym wierszu.
  5. W kolumnie Nr pracownika wskaż pracownika, któremu dodajemy składkę dodatkową PPK od pracodawcy
  6. Uzupełnij Data początkowa
  7. Uzupełnij jeśli jest znana Data końcowa
  8. W polu Stawka (%) wprowadź procent składki dodatkowej PPK finansowanej przez pracodawcę.
  9. Zmień stan zapisu na zatwierdzony. W tym celu zaznacz wiersz z wprowadzonymi parametrami. Z dostępnych na pasku akcji wybierz akcję Zmien status i zatwierdź wybór.

Szablony listy płac - rozliczenie PPK

Ważne

Prawidłowe naliczenie na liście płac składek do PPK jest możliwe tylko w przypadku szablonów list płacowych, które w wierszach tego szablonu mają dodane składniki płacowe odpowiedzialne za wyliczenia związane z PPK.

W celu przejścia do szablonów listy płac i  zweryfikowania wierszy szablonu:

  1. Wybierz ikonę , wprowadź Szablony listy płac, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Po otwarciu okna Szablony listy płac, wskaż kursorem przykładowy szablon
  3. Z dostępnych na pasku akcji wybierz Wiersze
  4. W oknie Wiersze szablonu listy płac aby zobaczyć składniki dotyczące wyliczeń do PPK wybierz ikonę
  5. W otwartym filtrze po lewej stronie w sekcji Filtruj listę według dodaj filtr. W tym cely wybierz ikonę i wybierz pole Nazwa składnika
  6. W filtrze wpisz: @*ppk*

Składniki płacowe - PPK

Do obsłużenia poprawnych obliczeń na liście płac związanych z PPK służą składniki płacowe:

Nr składnika Nazwa składnika Składnik inicjowany przez:
113500 ---SKŁADKI PPK - PRACOWNIK Szablony listy płac
113510 Podstawa składek PPK Szablony listy płac
113520 Wpłata podstawowa do PPK - Pracownik Szablony listy płac
113530 Wpłata dodatkowa do PPK - Pracownik Szablony listy płac
113540 Razem wpłaty do PPK - pracownik Szablony listy płac
113550 ---SKŁADKI PPK - PRACODAWCA Szablony listy płac
113560 Wpłata podstawowa do PPK - Pracodawca Szablony listy płac
113570 Wpłata dodatkowa do PPK- Pracodawca Szablony listy płac
113580 Razem wpłaty do PPK - pracodawca Szablony listy płac
130050 Podstawa opodatkowania PPK pracodawcy Szablony listy płac
170900 Składki na PPK pracownika - potrącenie Szablony listy płac

Składniki:

  • 113520 Wpłata podstawowa do PPK – Pracownik
  • 113530 Wpłata dodatkowa do PPK – Pracownik
  • 113560 Wpłata podstawowa do PPK – Pracodawca
  • 113570 Wpłata dodatkowa do PPK – Pracodawca

mają w kolumnie Funkcja wybraną opcję PPK. W kolumnie Zakres funkcji wybrane ustawienia dla funkcji PPK. W polu Zakres funkcji podana jest informacja jakiego typu jest składka PPK. Możliwe kombinacje:

  • Pracodawca Podst. – składka podstawowa finansowana przez pracodawcę.
  • Pracodawca Dod. – składka dodatkowa finansowana przez pracodawcę.
  • Pracownik Podst. – składka podstawowa finansowana przez pracownika.
  • Pracownik Dod. – składka dodatkowa finansowana przez pracownika.

W polu Argument funkcji dla składników wymienionych wyżej podana jest opcja: Stawka.