Struktura i przepływ danych

Poniżej omówione zostaną wszystkie typy zapisów, które powstają w Księdze PPK pracownika w związku z procesem rozliczania i korygowania składek PPK, dokonywania/anulowania wpłat do instytucji finansowej. Przedstawiona została również struktura tabeli Podsumowanie PPK oraz działanie Dziennika PPK.

Poniżej zamieszczono schemat ukazujący przepływ danych, pomiędzy poszczególnymi strukturami, w zależności od rodzaju przeprowadzanej operacji związanej z rozliczaniem PPK.

Lista płac, specyfikacja PPK

U pracowników, dla których został utworzony zapis w oknie Zapisy uczestnictwa PPK, w trakcie przeliczania listy płac (data wypłaty musi być późniejsza niż Data początkowa w oknie Zapisy uczestnictwa PPK) zostaną obliczone wartości składek PPK. Wyliczenia związane z wpłatami do PPK widoczne są w wierszach otwartej listy pracownika. Szczegółowe informacje o wyliczonych kwotach wpłat do PPK znajdują się w oknie Specyfikacja PPK otwartego wiersza. W celu przejścia do okna należy albo z Otwartej listy pracownika albo z listy wszystkich pracowników znajdujących się na  otwartej liście płac wybrać z pozycji wstążki Nawiguj > Lista płac > Specyfikacja PPK. W  uruchomionym oknie znajdują się informacje o numerze listy płac, podmiocie finansującym i rodzaju (podstawowa, dodatkowa) składek PPK wraz z podstawą i naliczonymi kwotami.

Zapisy księgi PPK

Przedstawione poniżej zapisy typu PPK tworzone są dla każdego pracownika w oparciu o jego uczestnictwo w PPK oraz kwotę wynagrodzenia z listy płac będącą podstawą naliczenia składek. W  celu przeglądnięcia zapisów księgi PPK dla konkretnego pracownika należy zaznaczyć go na liście pracowników lub przejść do kartoteki pracownika, a następnie z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > PPK > Zapisy księgi (skrót Ctrl+Shift+F7)

Zapisy PPK typu Naliczenie i Anulowanie naliczenia

Zapisy typu Naliczenie utworzone w księdze PPK pochodzą ze Specyfikacji PPK zamkniętego wiersza. Specyfikacja zamkniętego wiersza dla pracownika powstaje w momencie zamknięcia przeliczonej listy płac za dany okres. Zapisy Naliczenie odzwierciedlają wartości podstawy oraz składek PPK naliczonych na liście płac. Dodatkowo oznaczone są numerem listy płac oraz datą jej wypłaty. W osobnych wierszach wyświetlane są zapisy dla składek pracownika i pracodawcy. Jeśli  będą występować składki dodatkowe to one również będą wykazane w osobnym wierszu.

W momencie ponownego otworzenia listy płac (np. w celu dokonania zmian w obliczeniach) znika Specyfikacja zamkniętego wiersza PPK, a w Księdze zapisów PPK pracownika powstają zapisy typu Anulowanie naliczenia. Wartości zapisów Anulowanie naliczenia mogą być całkowitym wycofaniem wcześniej powstałych naliczeń składek PPK lub też skorygowaniem części naliczenia, dlatego wartości w kolumnach Podstawa i Kwota wprowadzane są ze znakiem minus.
Zamknięcie poprawionej, ponownie przeliczonej listy płac spowoduje powstanie kolejnych zapisów typu Naliczenie.

Jeśli zaistnieje konieczność sporządzenia korygującej listy płac za dany okres to w momencie jej utworzenia w systemie w Specyfikacji PPK zamkniętego wiersza pracownika nastąpi stornowanie wcześniejszych zapisów. W Księdze PPK pracownika pojawią się nowe zapisy typu Anulowanie naliczenia zgodnie z zapisami stornującymi ze specyfikacji zamkniętego wiersza PPK.

Zapisy PPK typu Rozliczenie i Do wpłaty

Tego rodzaju zapisy powstają w momencie utworzenia deklaracji rozliczeniowych PPK przy pomocy skryptu rozliczającego. Zapisy typu Rozliczenie odnoszą się do wcześniej powstałych dla danego okresu zapisów typu Naliczenie. Wyrażone są w wartości równej naliczeniu, ale ze znakiem minus (możliwe jest również rozliczenie w kwocie zero). Ich pojawienie się oznacza, że dokonało się przeniesienie naliczeń składek PPK z listy płac na deklarację rozliczeniową. Zapisy typu Do wpłaty zawierają informację o kwocie (kolumna Kwota) jaką trzeba będzie wpłacić do instytucji finansowej z tytułu naliczenia składek za dany miesiąc (w przypadku rozliczenia zerowego, zapis ten nie występuje).
Data utworzenia wpisu jest tożsama z datą wykonania rozliczenia PPK, a przypisany numer dokumentu to identyfikator utworzonej deklaracji rozliczeniowej. Dodatkowo uzupełnia się kolumna Rozliczany miesiąc, gdzie wyświetlana jest informacja, którego miesiąca dotyczy wykonane rozliczenie. Zapisy Rozliczenie generują dodatkowo komunikat PPK typu Rozliczenie, którego numer pojawia się w zapisie PPK. W zapisach Do wpłaty jest widoczny numer zapisu rozliczenia, z jakiego wynika dany zapis.

Tabela Komunikaty PPK

Zapisy typu Rozliczenie mają w Księdze PPK pracownika przypisany numer komunikatu, który został wygenerowany w momencie uruchomienia skryptu rozliczającego. Aby podejrzeć zapisy tego komunikatu należy przejść do okna Komunikaty PPK wybierając z pozycji Księgi PPK Nawiguj > Zapis > Komunikat. W oknie Komunikaty PPK znajdują się zapisy, na podstawie których są  utworzone pliki XML, które następnie są przekazywane do instytucji finansowej. Zawierają informacje między innymi o wysokości opłaconych składek PPK, dacie utworzenia deklaracji, a także o okresie, którego rozliczenie dotyczy. Każdy komunikat połączony jest z numerem dokumentu widocznym w kolumnie Nr dokumentu. Jest to numer deklaracji XML. W celu podejrzenia danych zapisanych w deklaracji rozliczeniowej należy wybrać Nawiguj > Ogólne > Pokaż XML.

Zapisy PPK typu Wpłata i zapisy w tabeli Podstawa opodatkowania PPK

Na aktualnej obliczanej liście płac naliczają się składki PPK pracodawcy. Pracownikowi od naliczonej składki należy potrącić podatek, jednak nie dzieje się to na bieżącej liście płac. Pobór podatku jest uzależniony od momentu wpłaty składek do instytucji finansowej. Po wpłaceniu składek PPK na konto danej instytucji finansowej, należy podatek od tych składek rozliczyć w pierwszej możliwej liście płac.

Po zarejestrowaniu płatności składek do instytucji finansowej za dany okres przy użyciu transakcji Rejestruj wpłatę w Księdze PPK pracownika powstaną zapisy typu Wpłata. Są one przeciwstawne do wcześniej powstałego zapisu Do wpłaty. Moment rejestracji wpłaty automatycznie tworzy także zapis Przelew PPK w tabeli Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy. W celu przeglądnięcia zapisów podstaw opodatkowania PPK pracodawcy dla konkretnego pracownika należy zaznaczyć go na liście pracowników lub przejść do kartoteki pracownika, a następnie z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > PPK > Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy. W oknie Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy znajdują się odłożone podstawy opodatkowania składek PPK pracodawcy, które na najbliższej liczonej liście płac będą pobrane i od kwot podstawy będzie naliczony podatek.

Pierwsza lista płac (o ile będzie taka możliwość) wypłacona po dacie wprowadzonej w kolumnie Data rozliczy podatek od kwoty składek PPK pracodawcy znajdującej się w kolumnie Kwota podstawy. Powstanie nowy zapis Rozliczenie podstawy opodatkowania PPK pracodawcy, gdzie kwota podstawy zostanie wstawiona z minusem. W kolumnie Numer listy płac znajduje się  informacja, która lista płac rozliczyła podstawę opodatkowania PPK pracodawcy. W kolumnie Data wypłaty listy płac znajduje się data wypłaty listy płac, która rozliczyła podstawę opodatkowania PPK pracodawcy.

Uwaga

Podstawy opodatkowania PPK rozliczają się w obrębie roku kalendarzowego.Co oznacza, że jeśli wpłata do instytucji finansowej składek PPK pracodawcy odnotowana byłaby na dzień 30.12.2019 r. a kolejna lista płac będzie z datą wypłaty przypadającą już w 2020 r., to składki wpłacone w dniu 30.12.2019 r. będą do rozliczenia w PIT11 za rok 2019. W związku z czym, w wyniku nie rozliczenia podatku od składek na PPK pracodawcy za 12/2019 pracownik w rozliczeniu PIT11 będzie miał niedopłatę podatku, którą będzie musiał rozliczyć w zeznaniu podatkowym za ten rok.

Jeśli konieczne będzie anulowanie wpłaty składek do instytucji finansowej to taka operacja spowoduje powstanie w Księdze PPK pracownika kolejnych zapisów typu Wpłata, przy czym tym razem będą to wartości dodatnie (przeciwstawnie do wcześniejszej wpłaty). Nowy wpis typu Przelew PPK pojawi się również w tabeli Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy, przy czym tym razem kwota podstawy zostanie wprowadzona ze znakiem minus. Oznaczać to będzie, że kwota podstawy nie będzie brana pod uwagę przy rozliczaniu kolejnej listy płac dla danego pracownika.

Zapisy PPK typu Korekta rozliczenia i Do zwrotu

Tego rodzaju zapisy powstają w momencie utworzenia korekty deklaracji rozliczeniowej PPK przy pomocy skryptu rozliczającego korekty. Data utworzenia wpisu jest tożsama z datą wykonania korekty, a przypisany numer dokumentu to identyfikator utworzonej deklaracji korygującej. Dodatkowo uzupełnia się kolumna Rozliczany miesiąc, gdzie wyświetlana jest informacja, którego miesiąca dotyczy wykonana korekta. Zapisy typu Korekta rozliczenia odnoszą się do wcześniej powstałych dla danego okresu zapisów typu Anulowanie naliczenia. Wyrażone są w wartości równej anulowaniu naliczenia, ale z przeciwstawnym znakiem. Powstanie tego rodzaju zapisów oznacza, że powstała deklaracja korygująca wysokość składek PPK uwzględniająca wcześniej wprowadzone zapisy Anulowanie naliczenia. Zapisy typu Do zwrotu zawierają informację o kwocie (kolumna Kwota) jaką wcześniej nadpłacono do instytucji finansowej z tytułu rozliczenia składek, a teraz będzie trzeba wystąpić o jej zwrot. Zapisy Korekta rozliczenia generują dodatkowo numer komunikatu, który odnosi się do wpisu powstałego w tabeli Komunikaty PPK (tym razem wpis w tabeli odnosi się do deklaracji korygującej). Zapisy Do zwrotu generują dodatkowo numer zapisu rozliczenia, który wskazuje, z jakiego konkretnie zapisu korygującego wynika kwota Do zwrotu.

Skorzystanie z akcji Anuluj korektę spowoduje utworzenie zapisów typu Korekta rozliczenia i Do zwrotu z przeciwstawnymi znakami do wcześniejszych zapisów tego typu powstałych podczas uruchomienia skryptu korygującego. Ponadto po przejściu do tabeli z komunikatami PPK widoczna będzie zmiana stanu deklaracji korygującej XML na anulowana.

Zapisy typu Zwrot i zapisy w tabeli Podstawa opodatkowania PPK

Po zarejestrowaniu zwrotu składek przy użyciu transakcji Rejestruj zwrot w Księdze PPK pracownika powstaną zapisy typu Zwrot. Są one przeciwstawne do wcześniej powstałego zapisu Do zwrotu. Wykonanie tej operacji spowoduje powstanie nowego wpisu typu Przelew PPK w tabeli Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy, przy czym tym razem kwota podstawy zostanie wprowadzona ze znakiem minus. Oznaczać to będzie, że kwota podstawy nie będzie brana pod uwagę przy rozliczaniu kolejnej listy płac dla danego pracownika.

Jeśli zdarzyłoby się, że konieczne będzie anulowanie zwrotu to taka operacja spowoduje powstanie w Księdze PPK pracownika kolejnych zapisów typu Zwrot, przy czym tym razem będą to wartości ujemne (przeciwstawnie do wcześniejszej wpłaty). Nowy wpis typu Przelew PPK pojawi się również w tabeli Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy, a uzupełniona kwota podstawy będzie brana pod uwagę przy rozliczaniu kolejnej listy płac dla danego pracownika.

Zapisy tabeli Podsumowanie PPK

Do sprawdzenia łącznej sumy naliczeń składek PPK dla wszystkich list płac rozliczonych w danym okresie służy tabela Podsumowanie PPK dostępna z poziomu Strona główna > Widok główny użytkownika (sekcja PPK) lub Działy > Kadry i Płace > Działania okresowe > PPK. Tabela ta składa się z następujących kolumn:

  1. Data – data wykonania poszczególnych operacji np. rozliczenie, wpłata, korekta.

  2. Typ dokumentu - rodzaj wykonanej operacji związanej z rozliczeniem lub korektą składek PPK. Możliwe opcje:

    • Rozliczenie – informacja o rozliczonych na deklaracji rozliczeniowej składkach PPK;

    • Wpłata – informacja o wpłaconych składkach PPK do instytucji finansowej;

    • Kor. rozliczenia – informacja o dokonanej korekcie składek PPK;

    • Zwrot wpłaty – informacja o zarejestrowanych zwrotach nadpłaconych składek.

  3. Nr dokumentu – numer dokumentu nadany w związku z przeprowadzoną operacją; każdy rodzaj operacji: rozliczenie, korekta, wpłata, zwrot wpłaty posiada oddzielną serię numeracji, co oznacza, że kolejne numery dokumentów nadawane są oddzielnie w ramach danego okresu dla każdego typu operacji.

  4. Rozliczany miesiąc – oznaczenie miesiąca, którego dotyczy dana operacja.

  5. Skorygowane – zaznaczone pole oznacza w przypadku operacji typu rozliczenie wykonanie kolejnego rozliczenia, przy zapisie korekta anulowanie wykonania korekty, natomiast przy operacjach wpłata i zwrot wpłaty oznaczenie pola skorygowane wskazuje na anulowanie wpłaty/zwrotu składek.

  6. Składka pracownika podstawowa – łączna kwota podstawowych składek pracowników.

  7. Składka pracodawcy podstawowa – łączna kwota podstawowych składek finansowanych przez pracodawcę.

  8. Składka pracownika dodatkowa – łączna kwota dodatkowych składek pracowników.

  9. Składka pracodawcy dodatkowa – łączna kwota dodatkowych składek finansowanych przez pracodawcę.

  10. Kwota łączna – suma wszystkich rodzajów składek pracownika i pracodawcy.

  11. Składka prac. podst. obniżona – wskazuje, czy pracownik opłaca obniżone składki.

  12. Nr zapisu – kolejny numer zapisu w tabeli.

  13. Nr pracownika – informacja o numerze pracownika, którego dotyczy wykonana korekta, zwrot wpłaty.

Dziennik PPK

Istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia wpisów do Księgi PPK pracownika. W tym celu należy skorzystać z Dziennika PPK dostępnego z poziomu Działy > Kadry i Płace > Dzienniki KiP > Dziennik PPK. Korzystając z Dziennika PPK można dokonać dwóch rodzajów wpisów Naliczenie oraz Anulowanie naliczenia.

Istotny jest fakt, iż wprowadzane za dany miesiąc zapisy typu Anulowanie naliczenia co do kwoty powinny odpowiadać wartościom istniejących dla danego miesiąca zapisów typu Naliczenie. Jeśli będzie inaczej tzn. suma zapisów naliczających i anulujących będzie ujemna niemożliwe będzie wykonanie korekty przy pomocy skryptu korygującego.

W celu utworzenia wpisów poprzez Dziennik PPK należy wypełnić następujące kolumny:

  1. Data – data wprowadzenia zapisów.

  2. Typ dokumentu – rodzaj zapisu: Naliczenie, Anulowanie naliczenia.

  3. Nr dokumentu – dokument na podstawie, którego utworzono zapis.

  4. Nr pracownika – numer pracownika, dla którego mają być utworzone wpisy.

  5. Rozliczany miesiąc – miesiąc, którego dotyczą utworzone zapisy (pole opcjonalne).

  6. Płatnik – podmiot finansujący składki: Pracodawca, Pracownik.

  7. Poziom – rodzaj składki: Podstawowa, Dodatkowa.

  8. Podstawa – kwota podstawy dla dokonanego zapisu.

  9. Stawka % - stawka procentowa finansowanej składki.

  10. Kwota – kwota obliczonej składki (pole wylicza się automatycznie na podstawie wartości z pól Podstawa i Stawka %), istnieje możliwość ręcznej modyfikacji kwoty.

  11. Stawka obniżona – pole do zaznaczenia, jeśli pracownik opłaca obniżone składki.

  12. Typ umowy – wybór rodzaju umowy pracownika: Stała, Cywilnoprawna, Tymczasowa.

  13. K.U.P. 50% – pole dotyczące naliczenia 50% kosztów uzyskania przychodów, opcje uzupełnienia: Tak, Nie.

Po uzupełnieniu pól Dziennika PPK należy zaznaczyć wszystkie wypełnione wiersze, a następnie zatwierdzić zapisy do księgi PPK wybierając zakładkę Akcje > Zatwierdź. Po potwierdzeniu wprowadzone zapisy zostaną utworzone w Księdze PPK pracownika.

Przejście na stronę Deklaracja PPK pracownika

W celu przejścia na stronę Deklaracja PPK pracownika:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Deklaracje pracownika
  5. Otworzy się strona Deklaracje PPK pracownika

Pola na stronie Deklaracja PPK pracownika

  1. Data dokumentu – w kolumnie Data dokumentu należy wypełnić datę, od której dla wskazanego pracownika mają obowiązywać zasady generujące Datę początkową zawarcia w imieniu pracownika umowy o prowadzenie PPK.
  2. Kolejność – kolejność tworzonych zapisów.
  3. Typ – w polu Typ należy wskazać Zapisanie, jeśli pracownik ma być zapisany do PPK. Możliwe opcje do wyboru:
    • Zapisanie – zapisanie pracownika do PPK. Zapisanie to nie zawarcie umowy o  prowadzenie PPK.
    • Rezygnacja z wpłat – deklaracja o tym typie jest oświadczeniem pracownika o  rezygnacji z wpłat do PPK na podstawie stosownej deklaracji.
    • Składka podstawowa – typ ten należ wskazać, jeśli pracownik, którego przepisy obejmują złoży oświadczenie o obnżenie składki podstawowej finansowanej przez niego samego.
    • Składka dodatkowa – typ ten należy wskazać, jeśli pracownik zadeklaruje chęć finansowania przez niego również dodatkowej składki na PPK.
    • Anulowanie rezygnacji – Jeśli pracownik, który złożył wcześniej oświadczenie o rezygnacji z wpłat do PPK, będzie chciał ponownie uczestniczyć w wpłatach do  PPK może w każdej chwili odwołać rezygnację. Takie zdarzenie należy zaewidencjonować wybierając ten typ.
  4. Stawka (%) – pole to przy zapisywaniu do PPK należy pozostawić puste. Pole będzie uzupełniane tylko w przypadku wyboru typu: Składka podstawowa, Składka dodatkowa.
  5. Data początkowa – data informująca do kiedy najpóźniej po przekroczeniu 3 miesięcy zatrudnienia należy zawrzeć w imieniu pracowników umowę o prowadzenie PPK. Na  podstawie tej daty tworzone są wpisy w oknie Zapisy uczestnictwa PPK.
  6. Data końcowa – data informująca jaki jest ostatni dzień wprowadzonej deklaracji.
  7. Komentarz – pole do edycji.
  8. Typ źródła – pole informujące skąd pochodzi wpis. Przy zapisywaniu pracownika do PPK przez okno Deklaracje PPK pracownika typ ten jest Ręczny. Każdy inny wpis wprowadzany w tym oknie otrzyma Typ źródła: Ręczny.
  9. Nr komunikatu – informacja o numerze komunikatu jaki utworzył się po zatwierdzeniu wpisu w oknie Deklaracje PPK pracownika. Na podstawie komunikatu tworzą się następnie deklaracje XML wysyłane kolejno do instytucji finansowej.

Przejście na stronę Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy

W celu przejścia na stronę Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Stawki pracodawcy
  5. Otworzy się strona Stawki dodatkowej skł. PPK pracodawcy

Przejście na stronę Zapisy uczestnictwa PPK

W celu przejścia na stronę Zapisy uczestnictwa PPK:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Zapisy uczestnictwa
  5. Otworzy się strona Zapisy uczestnictwa PPK

Pola na stronie Zapisy uczestnictwa PPK

Na stronie Zapisy uczestnictwa PPK znajdują się między innymi informacje o dacie początkowej i składkach na PPK jakie będą uwzględniane przy naliczeniach na liście płac.

  1. Nr pracownika – to numer systemowy nadany pracownikowi w trakcie zatrudnienia.
  2. Data początkowa – data zawarcia w imieniu pracownika umowy o prowadzenie PPK. Data ta generuje się na podstawie Data początkowa w oknie Deklaracje PPK pracownika.
  3. Data końcowa – data końca obowiązywania dnego zapisu uczestnictwa PPK.
  4. Stan – stan zapisu musi być zatwierdzony aby dane mogły być naliczane na liście płac. Dostępne opcje:
    • Nowy
    • Zatwierdzony
    • W opracowaniu
    • Zamknięty
    • Anulowany
  5. Stawki (%) – podsumowanie wszystkich składek PPK opłacanych za pracownika.
  6. Składka podstawowa pracodawcy (%) – procent składki obowiązkowej finansowanej przez pracodawcę.
  7. Składka dodatkowa pracodawcy (%) – procent składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę.
  8. Składka podstawowa pracownika (%) – procent składki obowiązkowej finansowanej przez pracownika.
  9. Składka dodatkowa pracownika (%) – procent składki dodatkowej finansowanej przez pracownika.
  10. Nr zapisu - numer zapisu danych

W oknie Zapisy uczestnictwa PPK widoczne są tylko aktualne wpisy. W celu przeglądnięcia wszystkich powstałych wpisów z dostępnych na pasku akcji wybierz akcję Pokaż/ukryj anulowane.

Przejście na stronę Zapisy księgi PPK

W celu przejścia na stronę Zapisy księgi PPK:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Zapisy księgi
  5. Otworzy się strona Zapisy księgi PPK

Przejście na stronę Komunikaty PPK

Na stronie Komunikaty PPK znajdują się zapisy, na podstawie których są utworzone deklaracje XML, które następnie są przekazywane do instytucji finansowej.

W celu przejścia na stronę Komunikaty PPK:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Komunikaty
  5. Otworzy się strona Komunikaty PPK

Pola na stronie Komunikaty PPK

  1. Nr zapisu – jest indywidualnym numerem wygenerowanym na podstawie zatwierdzonej deklaracji PPK pracownika.
  2. Nr pracownika – indywidualnie nadany numer pracownika.
  3. Typ – określa typ komunikatu. Możliwe opcje:
    • Rejestracja – zapis wygenerowany z zatwierdzonej deklaracji PPK pracownika o  typie Zapisanie.
    • Deklaracja – zapis wygenerowany z zatwierdzonej deklaracji PPK pracownika o typie Rezygnacja z wpłat, Anulowanie rezygnacji, Składka podstawowa, Składka dodatkowa.
    • Rozliczenie – zapis wygenerowany z rozliczeń składek do PPK. Zawierający informację między innymi o wysokości opłaconych składek PPK.
    • Korekta – to korekta rozliczenia. Zapis wygenerowany podczas korygowania wysokości składek do PPK, jeśli w danym miesiącu nie da się skompensować naliczonych wpłat z ujemnymi różnicami. Czyli jeśli pracownik nie ma już listy płac na której można rozliczyć różnicę „na minus", instytucja finansowa otrzymuje informację, że powinna zwrócić nadpłacone składki PPK.
  4. Nr deklaracji XML – numer utworzonej na podstawie komunikatu deklaracji XML, która znajduje się w oknie Deklaracje XML.
  5. Stan – Status komunikatu. Możliwe opcje:
  • Utworzony - Stan ten tworzy się dla komunikatu, który ma powiązaną deklarację PPK pracownika.
  • Anulowany - jeśli wcześniej utworzona i zatwierdzona deklaracja PPK pracownika zostanie usunięta, wówczas komunikat, który utworzył się po jej zatwierdzeniu, podczas jej usunięcia otrzyma status Anulowany.

  1. Wysłany i anulowany – jeśli deklaracja XML, która powstała na podstawie komunikatu zostanie wysłana do pliku XML, a następnie sama deklaracja PPK pracownika usunięta – pole Wysłany i anulowany zostanie zaznaczone.

  2. Nr poprz. komunikatu – numer poprzedniego komunikatu. Podczas zatwierdzania deklaracji lub zapisania pracownika powstaje komunikat. Jeżeli deklaracja/zapisanie zostanie odtwierdzone, komunikat ulega trwałemu anulowaniu i program podejmuje próbę usunięcia deklaracji XML, która z niego powstała.

    Jeżeli deklaracja XML jednak została wcześniej wysłana, to nie ulega ona usunięciu, a  w  kolumnie Wysłane i anulowane pojawia się ptaszek – taką sytuację trzeba obsłużyć ręcznie.

    Natomiast po ponownym zatwierdzeniu deklaracji pracownika powstaje nowy komunikat, który w polu Nr poprz. komunikatu zawiera nr komunikatu, który był poprzednio wygenerowany z tej deklaracji. Zatem w oknie Komunikaty PPK możemy prześledzić pełną historię zmian.

  3. Data i czas utworzenia – dane określające kiedy komunikat został utworzony.

  4. Data dokumentu – data określająca moment złożenia przez uczestnika PPK deklaracji w oknie Deklaracje PPK pracownika. Data ta posłuży instytucji do określenia od kiedy obowiązuje dana deklaracja.

  5. Początek okresu – początek okresu, który rozliczamy. Początek okresu występuje jedynie w rozliczeniach i korektach rozliczeń. Okres liczony jest według daty wypłaty.

  6. Rozliczany miesiąc - informacja, który miesiąc jest rozliczany. Występuje w rozliczeniach i korektach rozliczeń.

  7. Pozostałe kolumny są polami, które znajdują się na deklaracji XML przekazywanej do instytucji fnansowej.

Porada

W oknie Komunikaty PPK każdy komunikat połączony jest z numerem deklaracji widocznym w kolumnie Nr deklaracji XML. Jest to numer dekleracji XML zapisanej w oknie Lista  deklaracji.

Przejście na stronę Lista deklaracji

W oknie Lista deklaracji znajdują się deklaracje XML utworzone dla danego pracownika, które są gotowe do przekazania do instytucji finansowej.

W celu przejścia na stronę Lista deklaracji:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Deklaracje XML
  5. Otworzy się strona Lista deklaracji

Pola na stronie Lista deklaracji

  1. Nr deklaracji – numer nadany dla deklaracji XML.

  2. Kod – kod formularza deklaracji. Na podstawie pól umieszczonychnw formularzu, zostanie uzupełniona deklaracja XML.

  3. Wersja – numer wersji formularza deklaracji.

  4. Korekta – jeśli pole jest zaznaczone, deklaracja jest korektą poprzednio utworzonej deklaracji XML.

  5. Nr pracownika/Nazwisko pracownika/Imię pracownika – dane identyfikacyjne pracownika.

  6. Zawartość – symbol określający w jakim kierunku nastąpiła zmiana deklaracji lub okres, za który rozliczana jest deklaracja.

    To tekst zawierający część podstawowej informacji zawartej w deklaracji. Podobnie jak w dekl. ZUS, przy czym ZUA i ZWUA mają kody tytułu, a PPK takich kodów nie ma. Możliwe są poniższe zawartości:

    • + to zapisanie
    • – to rezygnacja z wpłat
    • – + to ponowienie wpłat
    • podst. to deklaracja o wysokości wpłaty podstawowej
    • dodatkowa to deklaracja o wysokości wpłaty dodatkowej
    • <miesiąc i rok> to rozliczenie miesiąca
    • kor. <miesiąc i rok> to korekta rozliczenia miesiąca (zwrot wpłaty)

  7. Data zm. ubezpieczenia i Liczba bloków powtarzalnych – to pola, które używane są w deklaracjach ZUS. Nie są używane w kontekście PPK.

  8. Data deklaracji – data informująca kiedy została złożona deklaracja PPK pracownika na podstawie której wygenerowały się ostatecznie deklaracje XML.

  9. Kod oddziału KIP – kod oddziału do którego jest przypisany pracownik.

  10. Stan – status deklaracji XML.

  11. Obszar – informacja z jakiego obszaru deklaracja XML pochodzi. W przypadku PPK obszarem jest PPK.

  12. Liczba wysyłek – informacja o liczbie zapisanych do pliku XML deklaracji.

  13. Data ostatniej wysyłki – informacja o terminie, w którym ostatni raz została zapisana do pliku XML deklaracja.

Przejście na stronę Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy

W celu przejścia na stronę Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem wybranego pracownika,a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
  4. Wybierz PPK i wskaż Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy
  5. Otworzy się strona Podstawy opodatkowania PPK pracodawcy