Zmiana danych identyfikacyjnych pracownika

Zmiana niektórych danych identyfikacyjnych wiąże się z koniecznością wysłania zgłoszenia zmiany/korekty danych pracownika do ZUS na raporcie ZUS ZIUA lub do instytucji obsługującej PPK. Do takich danych należy: Imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL oraz nr dokumentu tożsamości w przypadku, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numeru identyfikującego PESEL.

Ustawienia związane z zmianą danych identyfikacyjnych.

Ustawienie dotyczące zmian danych identyfikacyjnych pracownika znajduje się na stronie Ustawienia KIP. Aby przejść na stronę Ustawienia KIP:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.

2. Przejdź do skróconej karty Pracownik

3. W polu Autom.deklaracja przy zmianie danych można wybrać jedną z dostępnych opcji

   • Zawsze – przy zaznaczeniu tej opcji, podczas jakiejkolwiek zmiany w kartotece pracownika, nawet nie mającej wpływu na dokument zgłoszeniowy do ZUS i PPK utworzy się automatycznie deklaracja zgłoszeniowa dla ZUS i PPK.
     W trakcie automatycznego tworzenia deklaracji weryfikowane jest czy pracownik podlega już zgłoszeniu do ZUS lub został zapisany do PPK
   • Jeśli zapisany – przy zaznaczeniu tej opcii, system sporządzi deklarację zgłoszeniową ze zmianą dla ZUS i PPK tylko w przypadku zmian takiej danej na kartotece pracownika, która ma wpływ na te deklaracje.
     W trakcie automatycznego tworzenia deklaracji weryfikowane jest czy pracownik podlega już zgłoszeniu do ZUS lub został zapisany do PPK
   • Nigdy – przy zaznaczeniu tej opcji w trakcie dokonywania zmian danych identyfikacyjnych pracownika nie utworzą się automatycznie deklaracje zgłoszenowe dla ZUS i PPK

4. Pole Oznacz zmiany jako obsłużone– jeśli pole to jest zaznaczone wówczas utworzone deklaracje zgłoszeniowe w związku z zmianą danych identyfikacyjnych zostaną oznaczone jako obsłużone. Jeśli pole to nie zostanie zaznaczone wówczas po utworzeniu deklaracji, deklaracja zostanie oznaczona jako nie obsłużona. W tym przypadku w Widoku głównym użytkownika w sekcji Pracownicy i umowy w kafelku Zmiany danych do obsłużenia pojawią się deklaracje, które użytkownik powinien zweryfikować.

Dokonanie zmiany danych identyfikacyjnych pracownika

W celu zmiany danych identyfikacyjnych na już zatwierdzonej kartotece pracownika:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Wskaż pracownika, dla którego będą zmieniane dane osobowe mające wpływ na zgłoszenie zmian w ZUS.
3. Wybierz na belce akcję Akcje
4. Wskaż Zmień status
5. Zmień stan kartoteki pracownika na W opracowaniu i zatwierdź wybór przyciskiem OK.
6. Kliknij na numer wybranego pracownika aby uruchomić kartotekę pracownika lub obok numeru pracownika kliknij w i wybierz Edytuj aby otworzyć kartotekę pracownika.
7. W kartotece pracownika w opracowaniu widoczne są aktywne pola w których można dokonać zmiany/korekty danych pracownika. Wprowadź potrzebne zmiany.
8. Zmień ponownie stan kartoteki na Zatwierdzony. W tym celu wybierz w kartotece pracownika z belki akcję Zmień status,wybierz opcję Zatwierdzona i zatwierdź przyciskiem OK.
9. Pojawi się okienko Zmiana danych identyfikacyjnych pracownika. W oknie należy uzupełnić pola i zatwierdzić wybór przyciskiem OK.
   • Data od – data od kiedy nastąpi zmiana danych identyfikacyjnych
   • Przyczyna – należy wskazać powód dokonywania zmian w kartotece. Możliwe opcje:
     • Zmiana
     • Korekta.

Uwaga

Jeśli w Ustawieniach KIP została wybrana opcja Zawsze lub Jeśli zapisany w polu Autom. deklaracja przy zmianie danych wówczas deklaracja zgłoszeniowa z zmianą zostanie utworzona automatycznie. W innym wypadku należy ją utworzyć ręcznie.

Historia zmian danych identyfikacyjnych

Wszystkie zapisy z zmianami danych identyfikacyjnych są przechowywane na stronie Dane identyfikacyjne pracownika. W celu przejścia do okna Dane identyfikacyjne pracownika:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Wskaż pracownika dla którego chcesz zobaczyć historię zmian danych identyfikacyjnych
3. Z belki wybierz Powiązane
4. Wskaż Dane kadrowe i wybierz Zmiana danych ID.

W oknie Dane identyfikacyjne pracownika znajdują się pola:

1. Przyczyna – informuje o przyczynie dokonania zmian. Możliwe opcje:
   • Nowa karta - tylko w przypadku pierwszego wprowadzania danych. Tworzy się zapi z tą przyczyną dla nowo zatwierdzonych kartotek pracownika.
   • Zmiana - zapis tworzony jeśli dokonujemy zmiany danych na kartotece pracownika.
   • Korekta - zapis tworzony jeśli dokonujemy korekty danych na kartotece pracownika.
2. Data wystawienia – data dokonanej poprawki danych
3. Nr pracownika-historyczny – numer kartoteki przypisany do danego pracownika
4. PESEL, Nazwisko, Imię, Imię drugie, Data urodzenia, Kod obywatelstwa, Dow. osob. seria i nr,, Paszport seria i nr – dane identyfikacyjne pracownika
5. Typ identyfikatora, Identyfikator ZUS – dana identyfikująca pracownika w ZUS
6. Nr deklaracji ZUS – numer deklaracji zgłoszeniowej do ZUS jaki utworzy się na stronie Lista deklaracji. Jeśli deklaracje tworzą się automatycznie, numer ten będzie widoczny od razu po zmianie danych identyfikacyjnych pracownika. Jeśli deklaracje nie będą tworzone automatycznie, numer ten będzie widoczny dopiero po skorzystaniu z akcji Deklaracja ZUS.
7. Nr komunikatu PPK – numer komunikatu jaki utworzy się na stronie Komunikaty PPK. Jeśli deklaracje tworzą się automatycznie, numer ten będzie widoczny od razu po zmianie danych identyfikacyjnych pracownika. Jeśli deklaracje nie będą tworzone automatycznie, numer ten będzie widoczny dopiero po skorzystaniu z akcji Deklaracja PPK.
8. Nr zapisu – numer zapisu danego wiersza z zmianą danych identyfikacyjnych pracownika.

Automatyczne tworzenie deklaracji ZUS i PPK

Ostrzeżenie

Poniższe uwzględnia następujące ustawienia w Ustawienia KIP w skróconej karcie Pracownik:

1. W polu Autom.deklaracja przy zmianie danych zaznaczono Jeśli zapisany
2. W polu Oznacz zmiany jako obsłużone zaznaczono TAK

Nr deklaracji ZUS oraz Nr komunikatu PPK będą uzupełnione automatycznie utworzonymi numerami deklaracji.

Ręczne tworzenie deklaracji ZUS i PPK

Ostrzeżenie

Poniższe uwzględnia następujące ustawienia w Ustawienia KIP w skróconej karcie Pracownik:

1. W polu Autom.deklaracja przy zmianie danych zaznaczono Nigdy
2. W polu Oznacz zmiany jako obsłużone zaznaczono TAK

Jeśli w ustawieniach w polu Autom.deklaracja przy zmianie danych została wybrana opcja Nigdy zapis na stronie Dane identyfikacyjne pracownika utworzy się, natomiast pole Nr deklaracji ZUS i Nr komunikatu PPK pozostanie puste i deklaracja nie zostanie utworzona.

Aby utworzyć deklarację ZUS lub PPK ręcznie:

1. Zaznacz na stronie Dane identyfikacyjne pracownika zapis dla którego chcesz utworzyć deklarację ZUS.
2. Z belki wybierz akcję Deklaracja ZUS lub Deklaraca PPK
3. Po wyświetlonym komunikacie z zapytaniem o utworzenie deklaracji wybierz Tak

Lista deklaracji ZUS

W przypadku deklaracji zgłoszeniowych do ZUS na stronie Lista deklaracji danego pracownika zostanie odłożona deklaracja zgłoszeniowa ZIUA z informacją o tym czego dotyczyła zmiana.

Aby przejść do listy deklaracji ZUS:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Zaznacz wybranego pracownika kursorem
3. Z belki wskaż Powiązane a następnie wybierz ZUS
4. wybierz Deklaracje zgłoszeniowe

Szczegóły dotyczące obsługi deklaracji ZUS ZIUA opisane są w Deklaracja ZIUA i Przetwarzanie i wysyłka deklaracji zgłoszeniowych.

Wygenerowana deklaracja ZUS ZIUA podobnie jak deklaracja zgłoszeniowa ZUS ZUA, wymaga wyeksportowania do programu Płatnik.

Lista deklaracji PPK

W przypadku deklaracji zgłoszeniowych do PPK, na stronie Lista deklaracji (XML) zostanie odłożona deklaracja zgłoszeniowa do PPK z kodem PPK-ZMIANA. Aby przejść do listy deklaracji PPK:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Zaznacz wybranego pracownika kursorem
3. Z belki wskaż Powiązane a następnie wybierz PPK
4. Wybierz Deklaracje XML

Wygenerowaną deklarację należy zapisać do XML i wysłać do instytucji finansowej.