Dokumenty pracownika zagranicznego

Ewidencja dokumentacji pracownika zagranicznego to funkcjonalność, która jest powiązana z zatrudnianiem obcokrajowców.

Na stronie Dokumenty prac. zagranicznego można wprowadzić informację o posiadanych przez obcokrajowca dokumentach pobytowych i na podstawie zarówno dokumentów pobytowych, jak i informacji o przekroczeniach granicy system skontroluje czy dane naniesione do systemu są wystarczające, aby zatrudnienie pracownika było legalne.

Dodawanie dokumentów pracownika zagranicznego

W celu przejścia na stronę Dokumenty prac. zagranicznego i wprowadzenia dokumentu pobytowego lub z kategorii praca.

1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz wprowadzić nową karę, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane.
4. Wybierz Dane kadrowe, a następnie wskaż Dok. prac. zagranicznego

5. Na stronie Dokumenty. prac. zagranicznego ustaw kursor myszy w pustym wierszu w celu podświetlenia się rekordu lub wybierz z belki Nowy, a następnie wypełnij wiersz.
6. W kolumnie Kod dokumentu, wybierz z rozwijanej listy wcześniej zdefiniowany Kod dokumentu.
7. Pole Kod kategorii uzupełnia się automatycznie po wprowadzeniu Kod dokumentu

Ważne

Konieczność wypełnienia pozostałych kolumn, tj.: Data początkowa, Data końcowa, Limit dni pobytu w Polsce, Data wystawienia, Wystawca, Data wpływu jest uzależniona od wybranego Kodu dokumentu, gdyż dla każdego kodu zostały zdefiniowane parametry, które muszą być uzupełnione, aby dokument był poprawnie zaewidencjonowany.

Parametry te są widoczne na stronie Typy dokumentów prac. zagranicznych, do której można przejść po kliknięciu w kolumnie Kod dokumentu w rozwijaną listę, a następnie wybraniu opcji Wybierz z pełnej listy. Więcej o tym znajdziesz tu Typy dokumentów prac. zagranicznego

W zależności zatem od wprowadzonego dokumentu, należy uzupełnić pozostałe pola.

8. W polu Data początkowa wprowadź datę, od której wystawiony dokument obowiązuje W oknie Typy dokumentów prac. zagranicznych przy każdym dokumencie zaznaczone są pola w kolumnach, jeśli informacje są wymagane, aby móc poprawnie zaewidencjonować dokument.
9. W polu Data końcowa, wprowadź datę do kiedy dany dokument obowiązuje.
10. Limit dni pobytu w Polsce jest wskazany na niektórych dokumentach pobytowych, dlatego przy ewidencjonowaniu dokumentu, który zakłada limit dni przez które obcokrajowiec może przebywać w Polsce, wprowadź wskazany na dokumencie limit.
11. Limit dni zatrudnienia jest wskazany dla niektórych dokumentów, dlatego przy ewidencji dokumentu, który zakłada limit dni przez któe pracownik może być zatrudniony wprowadź wskazany limit.
12. W polu Data wystawienia wpisz datę, z którą dokument został wystawiony przez organ wydający dokument pobytowy
13. W polu Wystawca wskazać podmiot, który wydał dokument.
14. Wprowadź Data wpływu.Data ta informuje kiedy dokument wpłynął do pracodawcy.

Uwaga

Aby system mógł sprawnie kontrolować czy wprowadzone dokumenty pozwalają na legalną pracę, stan każdego wprowadzonego dokumentu należy zmienić na Zatwierdzony.

15. Zmień stan wpisu na Zatwierdzony. W tym celu Wybierz z belki Akcje, a następnie Zatwierdź > Zatwierdź.

Ustawienia kategorii głównej dokumentów obcokrajowca

Po wprowadzeniu informacji dotyczących cudzoziemca w oknie Dokumenty prac. zagranicznego, Przekroczenia granicy oraz wprowadzeniu umowy pracownika można sprawdzić czy na podstawie wprowadzonych danych jest możliwe zatrudnienie.

W związku z tym należy ustawić główną kategorię, według której będą w pierwszej kolejności sprawdzane wprowadzone informacje dotyczące cudzoziemca.

W tym celu przejdź do Ustawienia KIP

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Przejdź na skróconą kartę Pracownicy zagraniczni i wyszukaj pola Gł. Kategoria dok. Prac. zagranicznego. Osoba mająca odpowiednie uprawnienia ustala jaka będzie główna kategoria sprawdzania dokumentów pracownika zagranicznego. Możliwe opcje:
   • Pobyt, system przy pomocy przycisku Sprawdź pracownika zagranicznego będzie sprawdzał w pierwszej kolejności czy dokumenty związane z pobytem pracownika w Polsce są aktualne i umożliwiają zatrudnienie.
   • Praca - system będzie sprawdzał w pierwszej kolejności czy dokumenty związane z pracą pracownika w Polsce są aktywne. Przejście do akcji sprawdzającej następuje albo ze strony:

Kalkulacja terminu ważności dokumentów pobytowych/pracy

Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych do systemu oraz informacji o przekroczeniach granicy Polski system na stronie Dokumenty prac. zagranicznego w obiekcie Kalkulacja terminu ważności skalkuluje ilość dni przez jakie pracownik może jeszcze pracować na podstawie przedstawionych dokumentów oraz wskaże ostatni dzień legalnego świadczenia pracy.

W polu Przed wstawiana jest aktualna data robocza systemu zakładając, że jest to jednocześnie pierwszy dzień zatrudnienia pracownika-obcokrajowca. System sprawdza, ile dni na podstawie wprowadzonych dokumentów i przekroczeń granicy pracownik przebywał na terenie Polski i informację tą wyświetla w polu Wykorzystano. Natomiast w polu Pozostało dni system wyświetla, ile dni włączając datę Przed (czyli szacunkową datę zatrudnienia) pracownik może jeszcze przebywać w Polsce na podstawie przedstawionych dokumentów i informację, który dzień pobytu będzie ostatnim możliwym dniem zatrudnienia wyświetla w polu Ostatni dzień.

Typy dokumentów prac. zagranicznego

Jest to słownik zawierający wzory dokumentów i ustawień wymaganych od cudzoziemców do pracy i pobytu w Polsce.

Dokumenty oraz ich ustawienia mogą być dodawane przez uprawnionych użytkowników. Aby przejść na stronę Typy dokumentów prac. zagranicznych:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Typy dokumentów prac. zagranicznych, a następnie kliknij w powiązane łącze.

2. Na stronie Typy dokumentów prac. zagranicznych ustaw kursor myszy w pustym wierszu w celu podświetlenia się rekordu lub wybierz z belki Nowy, a następnie wypełnij wiersz.

3. Wprowadź Kod dokumentu. Kod musi być unikatowy w obrębie danych w tabeli.

4. Dodaj Opis

5. Wybierz Kod kategorii

   • POBYT - jeśli wprowadzamy dokument uprawniający do pobytu
   • PRACA - jeśli wprowadzamy dokument uprawniający do wykonywania pracy

6. Uzupełnij Data końcowa obowiązkowa jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie daty końcowej obowiązywania dokumentu.

7. Uzupełnij Data wystawienia obowiązkowa jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie daty wystawienia dokumentu.

8. Uzupełnij Wystawca obowiązkowy jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie wystawcy dokumentu.

9. Uzupełnij Data wpływu obowiązkowa jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie daty wpływu dokumentu.

10. Uzupełnij Limit dni w Polsce obowiązkowy jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie tego limitu.

11. Uzupełnij Limit dni zatrudnienia jeśli dla danego dokumentu konieczne będzie podanie tego limitu.