Dodanie pracownika do otwartej listy płac

Standardowa funkcjonalność systemu umożliwia zarówno automatyczne jak i ręczne dodanie pracowników do wybranej listy płac. W celu poprawnego dodania pracowników do wybranej listy płac, Kod szablonu listy, do którego jest przyporządkowana Kartoteka umowy KIP pracownika, w danym okresie musi być zgodny z Kodem szablonu otwartej listy płac, na której ma być rozliczony pracownik.

Przykładowo w oknie Kartoteka umowy KIP wybranego pracownika, w skróconej karcie Ogólne, w polu Kod szablonu listy został przypisany szablon U_STALE_N (czerwona ramka), a umowa została zawarta od 01.07.2017 do 31.08.2018 (niebieska ramka). Aby pracownik mógł być poprawnie naliczony na liście płac w sposób automatyczny lub ręczny, musi zostać dodany do takiej listy w oknie Otwarte listy płac, która w polu Kod szablonu będzie miała wybrany ten sam szablon jak Kartoteka umowy pracownika. Okres, w którym pracownik musi być przyporządkowany do listy z kodem szablonu U_STALE_N jest uzależniony od Daty od i Daty do wskazanej na Kartotece umowy KIP tego pracownika. W podanym przykładzie od 01.07.2017 do 31.08.2018.

Dodawanie pracowników na listę płac automatycznie.

Po utworzeniu otwartej listy płac i upewnieniu się, że parametry utworzonej listy są dobrze przyporządkowane, w oknie Otwarte listy płac przejście do okna Otwarte listy płac zostało opisane w Utworzenie listy płac należy zaznaczyć listę, w której mają być rozliczeni pracownicy i z pozycji wstążki wybrać Akcje > Ogólne > Aktualizuj pracowników.

Pojawi się okno Aktualizuj pracowników listy, pozwalające ustawić dodatkowe filtry, które zostaną zastosowane przy tworzeniu wypłaty. W skróconej karcie Ogólne tego okna, pole Nr listy jest polem nieedytowalnym i automatycznie uzupełnionym przez system numerem otwartej listy płac do której mają być zaktualizowani pracownicy.

W polu Czynność należy wskazać jedną z dostępnych opcji do wyboru. Przy opcji Dodaj pracowników na listę zostaną dodani pracownicy, którzy w okresie listy płac mają umowy, przyporządkowane do tego samego Kodu szablonu listy.

Jeśli lista będzie tworzona do konkretnego oddziału, co zostanie wybrane w oknie Otwarte listy płac, w polu Kod oddziału KIP, wszelkie czynności dotyczące umieszczenia pracowników na listę płac będą się odbywać również z uwzględnieniem oddziału, do którego została przypisana umowa pracownika obejmująca datami okres listy płac.

Przy opcji Aktualizuj wiersze system aktualizuje wiersze, które zostały już dodane wcześniej na otwartą listę płac, w celu ponownego naliczenia listy, gdyby w jej obrębie nastąpiły zmiany.

Opcja Aktualizuj dane pracownika działa analogicznie do Aktualizuj wiersze, z tym, że w tym przypadku aktualizacji podlegają dane kadrowe pracownika.

Badaj przyporządkowanie do listy dodatkowej opcja ta tyczy się sytuacji, kiedy w oknie Przyporz. szablonów listy płac danej umowy pracownika, dany szablon listy płac ma zaznaczoną opcję Lista dodatkowa. W celu przejścia do okna Przyporz. szablonów listy płac należy przejść do zatwierdzonej Kartoteki umowy KIP przejście do kartoteki umowy zostało opisane w Ewidencja, zatwierdzanie i wydruki umów, a następnie z Kartoteka umowy KIP wybrać Nawiguj Umowa Szablony listy płac.

Po otwarciu się okna Przyporz. szablonów listy płac można zaznaczyć opcję w kolumnie Lista dodatkowa. Jeśli pole to będzie zaznaczone a w oknie Aktualizuj pracowników listy opcja Badaj przyporządkowanie do listy dodatkowej, to na listę płac przy aktualizowaniu pracowników zostaną wprowadzeni tylko ci pracownicy, dla których umów została zaznaczona opcja Lista dodatkowa w szablonach listy płac.

Przykładowo opcja ta wykorzystywana jest w przypadkach, gdy pracownik już nie pracuje, ale z jakiś względów ma otrzymać zaległą premię. Wówczas w przyporządkowaniu wykraczającym poza umowę należy zaznaczyć pole Lista dodatkowa, aby przy jednoczesnym zaznaczeniu pola Badaj przyporządkowanie do listy płac w oknie Aktualizuj pracowników listy, na listę zaczytały się tylko wskazani pracownicy.

W celu dodania pracownika należy w polu Czynność wybrać Dodaj pracowników,, a następnie zaakceptować wybór przyciskiem <OK>.

System uruchomi proces dodawania pracowników do wskazanej listy płac zgodnie z wybranymi parametrami i po skończeniu, w oknie Otwarte listy płac w polu Liczba pracowników pojawi się liczba dodanych na listę płac osób.

Aby podglądnąć pracowników, którzy zostali wprowadzeni na listę płac należy z Okna Otwarte listy płac z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Ogólne > Pracownicy na liście płac.

Otworzy się okno Pracownicy otwartej listy, w którym w poszczególnych wierszach wyświetlą się pracownicy przyporządkowani do wskazanej listy płac.

Dodawanie pracowników na listę płac

Ręczne dodawanie pracowników do otwartej listy płac odbywa się w oknie Pracownicy otwartej listy, które można otworzyć będąc w oknie Otwarte listy płac przejście do okna Otwarte listy płac zostało opisane w Utworzenie listy płac. W oknie należy zaznaczyć wiersz z listą płac, do której mają być dodani pracownicy, a następnie z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Ogólne > Pracownicy na liście płac.

W oknie Pracownicy otwartej listy w celu dodania pracownika na listę płac należy wybrać Narzędzia główne > Nowy > Nowe

Nowe okno Otwartej listy pracownika składa się z trzech skróconych kart: Ogólne > Wiersze > Dodatkowe informacje. Aby do danej listy płac wprowadzić ręcznie pracownika, w skróconej karcie Ogólne należy wskazać z rozwijanej listy pracownika w polu Nr pracownika. W przypadku, gdy został wcześniej ustalony Kod oddziału KIP dla wybranej listy wówczas liczba pracowników do wybrania w polu Nr pracownika będzie zawężona tylko do tych, którzy przynależą do tego oddziału. Natomiast jeśli na poziomie tworzenia otwartej listy Kod oddziału KIP został pominięty, w polu Nr pracownika będą widoczni wszyscy pracownicy.

Następnie należy wybrać Nr umowy pracownika potrzebnej do wyliczenia wynagrodzenia.

Następnie w skróconej karcie Ogólne wybrać Nr zapisu ubezpieczenia ZUS.

Po wybraniu wymaganych danych pracownika, można uruchomić funkcję Oblicz w celu skalkulowania należnego wynagrodzenia dodanego pracownika. Należy w oknie Otwarta lista pracownika wybrać Akcje > Ogólne Oblicz.

Po dokonaniu wyliczenia w skróconej karcie Ogólne system wyświetli kwotę do wypłaty wyliczonego wynagrodzenia oraz ilość dni przepracowanych i nieobecności. W skróconej karcie Wiersze przedstawiona jest natomiast kalkulacja wynagrodzenia.