Kalkulacja wynagrodzenia na liście płac

Określenie składników wliczanych do danych podstaw, ustawienia dla zaawansowanych użytkowników.

Prawidłowe wyliczenie kwot na liście płac zależy między innymi od poprawnego określenia, które składniki wliczają się do podstawy zasiłków, wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego itp., a które w ogóle nie są uwzględniane. Parametry te definiowane są w kilku zależnych od siebie oknach.

Pierwszym oknem jest okno Typy zamkniętych sum. W oknie Typy zamkniętych sum definiowane są kody między innymi dla podstaw zasiłków, wynagrodzenia ekwiwalentu, urlopowego itp., a dla nich w polu Ilość składników przypisane są konkretne składniki uwzględniane do wyliczenia podstaw. W celu przejścia do okna Typy zamkniętych sum należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Administracja . Typy zamkniętych sum.

Aby dodać nowy Kod typu zamkniętych sum, w oknie z pozycji wstążki należy wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe. Kolejno należy wprowadzić Kod oraz w polu Opis dodać rozszerzony opis dotyczący Kodu.

Okno Ust. Typów zamkniętych sum. Kody typów zamkniętych sum wprowadzane są we właściwych polach w oknie Ust. Typów zamkniętych sum, z których to ustawień system korzysta podczas tworzenia list płac. W celu przejścia do okna Ust. Typów zamkniętych sum należy wybrać Działy Kadry i płace > Ustawienia > Administracja Ust. typów zamkniętych sum.

Zaawansowany użytkownik, do poszczególnych pól może przypisać dany Kod z okna Typy zamkniętych sum, a następnie do każdego Kodu w oknie Zamknięte sumy KIP dodać składniki płacowe, które mają być uwzględniane do wyliczeń.

Okno Zamknięte sumy KIP. W oknie Zamknięte sumy KIP do danego Typu sumy należy przyporządkować Kod składnika, który ma być uwzględniany do wyliczeń danego Typu sumy na liście płac. W celu przejścia do okna należy wybrać Działy Kadry i płace > Ustawienia > Zamknięte sumy KIP.

Aby przyporządkować składniki płacowe do danego Typu sumy należy w oknie Zamknięte sumy KIP wskazać w polu Typ sumy, Kod, dla którego mają być przypisane składniki, a następnie w polu Kod składnika wybrać odpowiedni składnik, który ma być uwzględniany przy wyliczeniach.

Niektóre składniki płacowe, takie jak np.: koszty uzyskania przychodu, ulga podatkowa, absencje musza być zawsze rozliczane na listach głównych, nigdy na dodatkowych. W tym celu, w oknie Składniki płacowe, wybrane Kody składników powinny mieć wybraną w polu Użyj na listach opcję Głównych.

Przykład

W oknie Typy zamkniętych sum został wprowadzony Kod i Opis typu sum DO ZASIŁKÓW Składniki podstawy chorobowego. Wybrany Kod typu zamkniętych sum został następnie przyporządkowany do właściwego pola w oknie Ust. Typów zamkniętych sum tj. w skróconej karcie Chorobowe w polu Podstawa chor. umów stałych i zostały dla niego przyporządkowane składniki w oknie Zamknięte sumy KIP, które wliczają się do podstawy chorobowej umów stałych.

Obliczanie wynagrodzenia pracowników na Otwartej liście płac

Po dodaniu pracowników na listę płac można dokonać kalkulacji listy. W tym celu w oknie Otwarte listy płac należy zaznaczyć wybrana listę i z pozycji wstążki wybrać Akcje > Ogólne > Oblicz i po pojawieniu się okna systemowego wybrać, czy lista ma obliczyć się do wszystkich pracowników znajdujących się na liście, czy tylko dla tych, dla których nie zostało wcześniej naliczone wynagrodzenie.

Aby przejść do wyliczeń każdego pracownika z osobna należy w oknie Otwarte listy płac zaznaczyć wybraną listę płac i wybrać z pozycji wstążki Nawiguj > Ogólne > Pracownicy na liście płac i otworzy się okno Pracownicy otwartej listy z listą obecnych na liście pracowników.

Następnie należy zaznaczyć pracownika, dla którego mają być pokazane wyliczenia wynagrodzenia i z okna Pracownicy otwartej listy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj Edycja/Widok, aby otworzyć okno Otwarta lista pracownika.

Na Otwartej liście pracownika umieszczone są składniki, dla których wyświetlane są skalkulowane kwoty. Kwoty te mogą być ręcznie zmienione. W tym celu okno Otwarta lista pracownika musi być otwarte w trybie edycji, następnie w skróconej karcie Wiersze, przy składniku wybranym do zmiany kwoty, należy zaznaczyć pole Wymuszenie wartości. Po tej czynności pole Wartość w danym wierszu jest włączona do edycji i możliwa jest ręczna zmiana wartości. System przed umożliwieniem edycji pola przez Wymuszenie wartości wyświetli zapytanie czy na pewno kontynuować.

W skróconej karcie Wiersze w oknie Otwarta lista pracownika wyświetlone są wszystkie dostępne składniki. Aby zobaczyć tylko składniki z niezerowymi wartościami należy w skróconej karcie Wiersze wybrać opcję Niezerowe wiersze. Aby przywrócić widok do poprzedniego należy wybrać w skróconej karcie Wiersze opcję Wyczyść filtr, również znajdujący się na pasku skróconej karty Wiersze.

Wszystkie wiersze wyliczonego wynagrodzenia mogą być również otwarte w osobnym oknie po przejściu z paska skróconej karty Wiersze w opcję Wszystkie wiersze.

W tym oknie również można wprowadzić zmiany w wartościach skalkulowanych przez system, w ten sam sposób, jak w oknie Otwarta lista płac. Konieczność ręcznej edycji wartości w liście płac może być spowodowana zaistnieniem sytuacji nietypowych, które trudno przewidzieć i które są wyjątkami od ogólnych zasad.

Źródło danych do listy płac

W listach płac tworzonych do danej umowy pracownika, rozliczane są dane zarejestrowane w oknie RCP > główny, Nieobecności, Dodatki i Potrącenia dla tej konkretnej umowy, konkretnego pracownika. Składniki domyślnie rozliczane są w miesiącu, w którym wystąpiły. Możliwe jest jednak rozliczenie składników wynagrodzenia w miesiącu innym niż miesiąc wystąpienia, przy czym do kalkulacji wartości składnika zastosowana jest stawka właściwa, dla miesiąca jego wystąpienia, a nie rozliczenia.

Okno RCP > główny (przejście do okna RCP > główny zostało opisane w Ewidencja czasu pracy w celu poprawnego rozliczenia składnika będącego częścią RCP, należy przypisać mu właściwe parametry w oknie RCP - główny. W polu Dzień należy wprowadzić datę wystąpienia składnika, a w polach Rok rozliczenia i Miesiąc rozliczenia należy

Okno Nieobecności (przejście do okna Nieobecności zostało opisane w Indywidualna ewidencja pozostałych nieobecności nieobecności rozliczane są również w okresie, w którym wystąpiły. W oknie Nieobecności danego pracownika, w wierszach poszczególnych nieobecności, system domyślnie wstawia miesiąc i rok rozliczenia na ten sam okres, którego dotyczy nieobecność. W razie potrzeby, możliwa jest ręczna zmiana miesiąca i roku rozliczeniowego, niezależnie od okresu, w którym nieobecność wystąpiła.

Z każdą nieobecnością związany jest składnik płacowy, na podstawie którego wynagrodzenie związane z nieobecnością rozliczane jest na liście płac.

W przypadku ewidencji zwolnień lekarskich, ustawienia związane ze składnikami zasiłku i wynagrodzenia chorobowego są już zdefiniowane tak, aby pełna automatyzacja procesu była zgodna z uregulowaniami prawnymi. Przy ewidencji nieobecności, dotyczącej zwolnień lekarskich, która jest wynikiem np. wypadku w pracy lub w drodze do lub z pracy należy podać taką informację w Kartotece zwolnień lekarskich w polu Wypadek.

Na podstawie tego parametru, w wierszach nieobecności powstałej po zatwierdzeniu zwolnienia lekarskiego, system automatycznie wstawi właściwe składniki płacowe.

W przypadku nieobecności innych niż zwolnienie lekarskie, możliwe jest zdefiniowanie szablonów dzienników nieobecności wraz z przypisaniem do nich składników i wskazaniem jednego z nich, który będzie domyślnie wstawiony w nowym wierszu danego szablonu. W tym celu należy przejść do okna Szablony dzienników KIP (przejście do okna zostało opisane w Zbiorcza ewidencja dodatkowych składników. Narzędzia główne > Nowe > Nowe, a następnie wprowadzić co najmniej nazwę nowego dziennika w polu Nazwa oraz określić jego typ w polu Typ. W polu Składniki płacowe, korzystając z przycisku asysty, należy wyświetlić okno Składniki szablonu dziennika, w którym należy zdefiniować listę dopuszczalnych dla danego szablonu składników płacowych

Dodawanie składników w oknie Składniki szablonu dziennika odbywa się poprzez wskazanie Kodu składnika. Jeden z składników może być zaznaczony jako Domyślny. Przy zdefiniowanym więcej niż jednym składniku, przy wprowadzaniu nowego wiersza dziennika, kod składnika podpowiada się na podstawie tego, który został ustawiony jako Domyślny.

Dane okresowe

W systemie dostępny jest słownik danych okresowych w ramach którego, definiowane są wartości dla poszczególnych składników płacowych obowiązujących w danym okresie. Wartości tych składników wykorzystywane są między innymi do kalkulacji wynagrodzeń na listach płac. Więcej o danych okresowych zostało opisane w Dane okresowe.