Utworzenie otwartej listy płac
Utworzenie otwartej listy płac, do której następnie zostaną przypisywani poszczególni pracownicy odbywa się w oknie Otwarte listy płac. Aby przejść do wskazanego okna należy dokonać wyboru ścieżki:
- Albo Działy > Kady i płace > Listy płac > Zadania > Otwarte listy.
- Do okna Otwarte listy płac można się również dostać z Strony głównej > Widok główny użytkownika i w bloku Listy płac należy wybrać kafelek Otwarte listy płac lub Nowa lista płac.
Okno Otwarte listy płac
Po otwarciu okna Otwarte listy płac, w oknie będą widoczne wszystkie utworzone listy płac, które nie zostały jeszcze zamknięte. W tym oknie dodaje się również nowe listy płac. Aby dodać nową listę płac należy w oknie Otwarte listy płac albo postawić kursor w pustym wierszu i zacząć wypełnianie rekordu albo z pozycji wstążki tego okna wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe, wówczas kursor ustawi się automatycznie w pustym wierszu.
W wierszu należy wprowadzić Datę wypłaty. W celu zawężenie pracowników, którzy będą wprowadzani na listę płac, można podać Kod oddziału KIP, co spowoduje, że na listę płac przy aktualizacji otwartej listy zaczytają się pracownicy z wskazanego oddziału.
Wskazanie Kodu szablonu listy jest niezbędne, wybierając dany Kodu szablonu po aktualizacji na liście płac znajdą się tylko pracownicy, których umowy przyporządkowano do wskazanego szablonu. Informacja o przyporządkowaniu wybranej umowy pracownika do szablonu listy jest dostępna w Kartotece umowy KIP w skróconej karcie Ogólne w polu Kod szablonu listy. Przejście do Kartoteki umowy KIP zostało opisane w Ewidencja, zatwierdzanie i wydruki umów
Po wybraniu Kodu szablonu i przy wprowadzonej dacie wypłaty listy oraz Kodzie oddziału KIP system automatycznie nada numer listy. Numer listy jest nadawany według ustawionej numeracji dla szablonu listy płac. W celu zmiany numeracji lub podglądu ustawień należy przejść do okna Ustawienia KIP poprzez Działy Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP i w oknie Ustawienia KIP przejść na skróconą kartę Numeracja w pole Szablon numeracji listy.
PREFIKS w szablonie numeracji listy płac jest ustalany do każdego szablonu w oknie Szablony listy płac. Przy odpowiednich uprawnianiach można zmienić prefiks, a w celu podglądu Prefiksu przypisanego do danego szablonu listy płac należy przejść do okna Szablony listy płac poprzez wybranie Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Szablony listy płac i w otwartym oknie w kolumnie Prefiks numeru listy dla każdego wiersza będzie widoczny nadany prefiks.
RRRR/MM w polu Szablon numeracji listy w oknie Ustawienia KIP oznacza kolejno rok i miesiąc, który będzie podstawiał się po Prefiksie. Następnie w szablonie pokazuje się ODDZIAŁ, dla którego tworzona jest lista płac oraz STATUS.
Standardowa funkcjonalność pozwala dla każdego pracownika w jednym okresie utworzyć tylko jedną listę główną i nieograniczoną ilość list dodatkowych. Przy tworzeniu kolejnej listy za ten sam okres konieczna jest ręczna modyfikacja numeru listy, nadanego automatycznie, gdyż system nowej liście nadaje ten sam numer co głównej, a listy za ten sam okres muszą mieć unikalne numery.
Przy tworzeniu listy dodatkowej należy ponadto zaznaczyć pole Lista dodatkowa.
Lista dodatkowa może służyć do rozliczeń dodatkowych składników, nadgodzin, godzin nocnych i pozostałych dodatkowych elementów wynagrodzenia, natomiast tylko na liście głównej są rozliczane podstawowe godziny pracy pracownika, jak również wynagrodzenia związane z przebywaniem na zwolnieniu lekarskim, oraz wszelkiego rodzaju zasiłki pracownicze i tylko na liście głównej uwzględniane są koszty uzyskania przychodu czy ulga.
Wszystkie otwarte listy płac, na których znajduje się dany pracownik, można zobaczyć w oknie Pracownicy otwartej listy płac uruchamianym z poziomu kartoteki wybranego pracownika. Przejście do kartoteki pracownika zostało opisane w # Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy. Będąc na kartotece pracownika należy z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > Lista płac > Otwarte.
Po dokonaniu wyboru zostanie otwarte okno Pracownicy otwartej listy, w którym widoczne są otwarte listy płac powiązane z daną kartoteką pracownika.
Podobnie można zobaczyć, na jakich zamkniętych listach płac występuje wybrany pracownik. Informacje te znajdują się w oknie Pracownicy zamkniętej listy, otwieranej również z poziomu kartoteki wskazanego pracownika. W tym celu analogicznie do poprzedniego przykłady należy będąc na kartotece wybranego pracownika z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracownik > Listy płac > Zamknięte.
Otworzy się okno Pracownicy zamkniętej listy, w którym widoczne są zamknięte listy płac powiązane z wskazaną kartoteką pracownika.
W obydwu oknach tj. Pracownicy otwartej listy i Pracownicy zamkniętej listy, listy płac, które są listami dodatkowymi mają znacznik w polu Lista dodatkowa. Jeśli przy danej liście nie ma wskaźnika w polu Lista dodatkowa oznacza to, że lista taka jest listą główną.
W przypadku pracowników, którzy zatrudnieni są na akord w oknach Pracownicy otwartej listy i Pracownicy zamkniętej listy, otwartych z poziomu kartoteki danego pracownika system automatycznie zaznacza pole Akord w wierszu danej listy**.**
Informacja o tym, czy dany pracownik zatrudniony jest na akord, pobierana jest z pola Akord znajdującego się na Kartotece umowy KIP danego pracownika w skróconej karcie Ogólne, która stanowi podstawę do wygenerowania listy płac.
