Wydruki do listy płac
Po przygotowaniu list płac możliwe jest dokonanie wydruków powiązanych z listą płac.
- Pierwszym z wydruków jest wydruk Listy płac. Raport listy płac możliwy jest do wygenerowania zarówno z poziomu Zamkniętych jak i Otwartych list płac. Przejście do raportu jest analogiczne w obu przypadkach. Należy przejść do okna Otwarte listy płac lub Zamknięte listy, a następnie wskazać kursorem listę płac i z pozycji wstążki wybrać Raporty > Ogólne > Lista płac. Dzięki wskazaniu konkretnej listy płac po otwarciu okna Listy płac w skróconej karcie Zamknięta lista płac ustawi się filtr, gdzie Nr listy jest równy numerowi tej listy, która została wybrana do raportu.
W oknie Lista płac znajdują się trzy skrócone karty Opcje > Zamknięta lista płac > Zamknięty nagłówek pracownika. W karcie Opcje należy wybrać z rozwijanej listy Szablon wydruku listy płac.
Jeśli na liście mają być pokazane składniki z zerową wartością, pole Drukuj składniki z zerową wartością musi być zaznaczone.
W polu Filtr wydruku można wybrać czy na liście płac mają drukować się wszystkie wynagrodzenia, czy tylko te w formie Gotówki > Przelewu lub Przekazu.
Pole Szczegóły należy zaznaczyć, jeśli lista ma pokazywać więcej informacji.
Podsumowanie każdej listy, Podsumowanie wszystkich list przy zaznaczonych opcjach, raport na ostatniej stronie wyświetla podsumowanie listy lub w wszystkich list.
Aby raport wyeksportować do Excela należy zaznaczyć pole Eksport do Excela. W NAV można również do raportu listy płac dodać pieczęć firmową, podpis sporządzającego, jeśli pola te zostaną zaznaczone.
Pole Drukuj domyślne nazwy składników należy zaznaczyć, jeśli na liście płac ma być drukowana nazwa domyślna z systemu dla składnika, a nie ta przypisana do pracodawcy użytkownika. Natomiast jeśli dany składnik płacowy, który jest składnikiem domyślnym systemu, zostaje przypisany dla danego pracodawcy użytkownika w przypadku umów tymczasowych z inną nazwą, odpowiednią u tego pracodawcy użytkownika, wówczas otrzymuje on nową nazwę, która będzie drukować się na listach płac, jeśli opcja Drukuj domyślne nazwy składników nie jest zaznaczona.
W celu sprawdzenia lub zmiany nazw składników drukowanych na listach płac u danego pracodawcy użytkownika, należy przejść do okna Kartoteka pracodawcy- użytkownika. Więcej na ten temat zostało opisane w Ustawienia na liście płac. Kolejne skrócone karty służą do ustalenia filtru, według którego będzie wyświetlony raport.
Raport może być wysłany do wydruku, zapisany w formie PDF, WORD, EXCEL lub udostępniony do Podglądu.
Po wybraniu opcji Podgląd, na ekranie monitora wyświetli się raport listy płac.
Kolejne skrócone karty służą do ustawienia filtrów do generowanego raportu.
Raport może być wysłany do wydruku, zapisany w formie PDF, WORD, EXCEL lub udostępniony do Podglądu.
Po wybraniu Podglądu na ekranie pojawi się raport odcinka wypłat dla pracowników, zgodnie z ustawionymi filtrami.
- Karta wynagrodzeń na podstawie wynagrodzeń wykazanych na zamkniętych listach płac można wygenerować raport Kartoteki wynagrodzeń wykazujący dowolne dane zawarte na zamkniętych listach płac. Dane zawarte w raporcie będą uzależnione od wybranego szablonu wydruku, który można zdefiniować. Przykładowo można zdefiniować szablon wydruku odejmujący składniki związane z kalkulacją składek na ubezpieczenie społeczne, dzięki czemu takie zestawienie może zastąpić raport ewidencji deklaracji ZUS. W celu przejścia do raportu Karty wynagrodzeń należy przejść do okna Kartoteki konkretnego pracownika KIP Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy.
W Kartotece pracownika KIP z pozycji wstążki należy wybrać Raporty > Inne > Kartoteka wynagrodzeń.
Okno Kartoteka wynagrodzeń składa się z czterech skróconych kart: Opcje > Pracownik KIP> Zamknięta lista płac > Zamknięty wiersz pracownika. W skróconej karcie Opcje należy z rozwijanej listy wybrać Szablon wydruku. Należy zaznaczyć pole Drukuj wszystkie składniki, jeśli na wydruku mają być widoczne wszystkie składniki. W polu Filtr daty podpowiada się okres obejmujący cały rok, który ustawiony jest w dacie roboczej systemu.
W polu Filtruj wg wybiera się sposób wyświetlania danych na karcie wynagrodzeń. Dane mogą być wyświetlone według daty wypłaty lub okresu od.
Pole Typ szablonu listy może zostać określone jedną z opcji znajdujących się w rozwijanej liście. W przypadku umów cywilnoprawnych jest także możliwość wybrania czy raport ma wyświetlić kartotekę wynagrodzeń z podatkiem zryczałtowanym, bez podatku zryczałtowanego czy wszystkie kartoteki.
Kolejne skrócone karty służą do ustawienia filtrów do generowanego raportu.
Raport może być wysłany do wydruku, zapisany w formie PDF, WORD, EXCEL lub udostępniony do Podglądu.
Po wybraniu Podglądu na ekranie pojawi się raport Kartoteka wynagrodzeń dla pracowników, zgodnie z ustawionymi filtrami.
- Karta zasiłkowa na listach płac kalkulowane są również kwoty zasiłków należnych pracownikom. Ich podsumowanie można wydrukować na raporcie Karta zasiłkowa odrębnie dla każdego pracownika. W celu otwarcia raportu Karty zasiłkowej należy przejść do Kartoteki pracownika KIP Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy i z pozycji wstążki wybrać Raporty Inne Karta zasiłkowa.
Okno Karta zasiłkowa składa się z dwóch skróconych kart: Opcje, Pracownik KIP. W karcie Opcje należy uzupełnić Datę wypełnienia formularza. W polach Okres zasiłkowy-początek, Okres zasiłkowy-koniec wybrać datę początkową i końcową okresu zasiłkowego, który ma być pokazany na raporcie. Daty te uzupełniają się domyślnie początkiem i końcem tego roku, który jest ustawiony w dacie roboczej systemu. Dodatkowo można uzupełnić Datę ustania poprzedniego ub. chorobowego oraz wpisać Uwagi które będą wyświetlone na raporcie Karty zasiłkowej.
W skróconej karcie Pracownik KIP ustawia się filtry, według których ma być uzupełniony raport.
Raport można wydrukować, zapisać w dokumencie PDF, WORD, EXCEL lub otworzyć do Podglądu.
Po wybraniu Podglądu na ekranie pojawi się raport Karta zasiłkowa dla pracowników, zgodnie z ustawionymi filtrami.
Druk GUS DG-1 na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego konieczne jest przygotowanie raportu DG-1. Dane do tego raportu można pobrać z 3 raportów:
Ewidencja czasu pracy
Stan zatrudnienia
Zamknięte wiersze pracownika
Wszystkie z powyższych raportów otwiera się po przejściu w Działy Kadry i płace > Raporty i dokumenty > Raporty i analizy Pracownik
Ustawianie pieczęci firmowej, podpisu i etykiet składników do wydruku na liście płac.
Na liście płac oraz odcinkach wynagrodzenia może być wydrukowana pieczęć firmowa, dane osoby kontaktowej lub nazwy składników płacowych, które są różne od domyślnie ustawionych w systemie, a przypisane do danego pracodawcy użytkownika. Przy generowaniu raportu Listy płac lub Odcinków wypłaty można wskazać czy na wydruku mają pojawić się wskazane opcje.
- Wskazanie pieczątki firmowej odbywa się z poziomu okna Ustawienia KIP. Okno to należy otworzyć po przejściu w Działy Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP
W skróconej karcie Firma c.d. jest możliwość dodania pieczątki firmowej, która może być drukowana na odcinkach wynagrodzenia i listach płac. W skróconej karcie należy rozwinąć pole Pokaż więcej/mniej pól w prawym dolnym rogu zakładki. W celu dodania pieczątki należy w polu Pieczęć firmowa kliknąć prawym przyciskiem myszy w obraz, aby wyświetlić opcje, a następnie wybrać Wybierz obraz.
W kolejnym oknie należy wybrać plik, w którym zapisana jest pieczątka firmowa i wybrać przycisk Otwórz.
Po otwarciu pliku z obrazkiem w oknie Dane firmy w skróconej karcie Kadry i płace w polu Pieczęć firmowa zostanie wyświetlony dodany plik z obrazem.
- Podpis sporządzającego na liście płac i odcinkach wypłat ustawia się w oknie Kartoteka ustawień użytkownika KIP, w celu przejścia do okna należy wybrać Działy Fakturowanie Ustawienia > Ustawienia użytkownika KIP i z pozycji okna Ustawienia użytkownika KIP wybrać Narzędzia główne Zarządzaj Edycja. W oknie Kartoteka ustawień użytkownika KIP w skróconej karcie Ogólne w polu Imię i nazwisko należy wprowadzić dane osoby, które mają być drukowane na odcinkach wypłat i listach płac.
Natomiast w skróconej karcie Podpis w polu Podpis wskazać poprzez prawym kliknięciem myszy na obszar i wybrać opcję Wybierz obraz (jak przy dodawaniu pieczątki).
Efektem uzupełnienia powyższych pól będzie wydruk podpisu na Odcinkach wypłat i Listach płac przy zaznaczonej opcji Drukuj podpis sporządzającego podczas generowania raportu listy płac lub odcinka wypłaty.
- Dane kontaktowe do oddziału które mogą być wydrukowane na odcinku wynagrodzenia ustawia się w oknie Kartoteka oddziału KIP w skróconej karcie Komunikacja. Natomiast adres w skróconej karcie Ogólne. W celu przejścia do okna należy wybrać Działy Kadry i płace > Ustawienia > Oddziały KIP. Po otwarciu ona Lista oddziałów KIP należy wskazać Kod oddziału, dla którego mają być wprowadzone dane kontaktowe, a następnie z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Zarządzaj > Edycja. W oknie, Kartoteka oddziału KIP należy w skróconej karcie Komunikacja wprowadzić dane w polach Godziny pracy biura, Nr telefonu, Nr faksu, Adres e-mail, Strona główna, a dane te zostaną wydrukowane na odcinkach wypłaty.
Efektem uzupełnienia danych będzie wydruk informacji na odcinku wypłaty.
- Etykiety składników - w systemie składniki płacowe mają przypisaną domyślną nazwę. W przypadku Agencji pracy tymczasowej, która współpracuje z kilkoma pracodawcami użytkownikami, w ramach kartoteki każdego z nich można domyślną nazwę składnika płacowego zmienić na taką, jaka występuje u pracodawcy użytkownika. Drukowanie na listach płac i odcinkach wynagrodzenia nazwa składników przypisanych do danego pracodawcy użytkownika jest możliwe po wcześniejszej zmianie nazw etykiet danego składnika płacowego z poziomu okna Lista pracodawców użytkowników.
Aby przejść do listy pracodawców użytkowników należy wybrać Działy Kadry i płace > Ustawienia > Ogólne > Pracodawcy > użytkownicy.
W oknie należy wskazać pracodawcę użytkownika, dla którego mają być zmienione nazwy domyślne składników płacowych, a następnie z pozycji wstążki wybrać Nawiguj Pracodawca-Użytkownik Etykiety składników płacowych.
W powyższym oknie została nadana nowa etykieta, która będzie obowiązywała na listach płac i odcinkach wypłat, związanych z tym pracodawcą użytkownikiem, która otrzymała nazwę [SUPER ŚWIĘTA]{.underline}. Przy wydrukach zamiast nazwy Premia uznaniowa może być zatem drukowana nazwa [SUPER ŚWIĘTA]{.underline}. Tylko etykiety nadane dla składnika płacowego, który w polu Inicjowany przez będą miały wybraną opcję Szablon listy płac będą widoczne na listach płac i odcinkach wypłat.
Aby dodać inne etykiety do składników, należy w oknie Etykiety składników pracod. użytkownika w skróconej karcie Ogólne zaznaczyć pole Pokaż również składniki bez etykiet. W skróconej karcie poniżej pojawią się dostępne Kody składników.
Przy wydruku listy płac lub odcinka wypłat wskazane Etykiety dla danego składnika płacowego będą widoczne na wydrukach, jeśli w oknie generującym raport np. Odcinki wypłaty nie zostanie zaznaczona opcja Drukuj domyślne nazwy składników.
Po wygenerowaniu raportu nazwa domyślnego składnika systemowego - Premia uznaniowa, zostanie zamieniona na nazwę nadaną w etykiecie.
Jeśli przy generowaniu raportu będzie zaznaczone pole Drukuj domyślne nazwy składników, wówczas na wydrukach widoczne będą nazwy składników płacowych, które są ustawione domyślnie w systemie.