Księgowanie listy płac

Po zamknięciu list płac można je zaksięgować. W celu uruchomienia procesu księgowania należy wybrać akcję Księguj, która znajduje się zarówno w oknie Zamkniętych list płac jak i w oknie Niezaksięgowane listy płac.

Przejście do Zamkniętych list płac zostało opisane w Zamknięcie listy płac. Będąc w oknie Zamknięte listy płac należy zaznaczyć listę, która ma zostać zaksięgowana, a następnie z pozycji wstążki wybrać Akcje > Ogólne > Księguj.

Aby przejść do okna Niezaksięgowane listy płac należy przejść do Strony głównej i wybrać Widok główny użytkownika, a następnie w skróconej karcie Działania w sekcji Listy płac wybrać kafelek Nie zaksięgowane listy płac.

Po otwarciu okna Niezaksięgowane listy płac zaznaczyć listę płac, która ma zostać zaksięgowana i z poziomy wstążki wybrać Akcje > Funkcje > Księguj.

Akcja Księguj > Księgowanie do Dziennika głównego

W obu przypadkach po wyborze akcji Księguj pojawi się okno Księguj wypłatę. Okno składa się z trzech skróconych kart: Opcje, Zamknięta lista płac, Zamknięty wiersz pracownika. W oknie wstępnym należy wprowadzić parametry, które będą miały znaczący wpływ na efekt księgowania.

W skróconej karcie Opcje pola: Próbne księgowanie, Data księgowania i Etap księgowania podpowiadają się domyślnie, w razie konieczności można dokonać zmian.

Zaznaczona opcja Próbne księgowanie generuje raport Dziennika księgowania wypłaty na podstawie, którego można zobaczyć wynik księgowań zanim zapisy trafią do Dziennika głównego.

Przy odhaczonej opcji Próbne księgowanie zapisy przelewów będą automatycznie księgować się w Dzienniku głównym, a stamtąd można wykonać akcję księgowania do Księgi głównej.

Pozostałe skrócone karty służą do ustawień filtrów, według których ma zostać zaksięgowana lista. System domyślnie podpowiada wartości filtrów i zawęża księgowanie do wskazanej zamkniętej listy.

Próbne księgowanie -po wybraniu przycisku OK w oknie Księguj wypłatę przy zaznaczonej w skróconej karcie opcji Próbne księgowanie, system wyświetli komunikat z zapytaniem czy kontynuować księgowanie próbne.

{

Po wyrażeniu zgodny odnośnie powyższego komunikatu, system w tle dokonuje rozksięgowań listy płac w celu przygotowania dla użytkownika podglądu raportu. Otworzy się okno Dziennik księgowania listy płac, w którym można wybrać Drukuj lub Podgląd wygenerowanego dokumentu.

Wybierając dokument do podglądu otworzy się raport Dziennika księgowania listy płac.

Księgowanie do Dziennika głównego - przy odhaczonym polu Próbne księgowanie w oknie Księguj wypłatę, zapisy księgują się do Dziennika głównego. Uruchomienie procesu następuje po wybraniu OK. System wyświetla podobny komunikat jak przy Księgowaniu próbnym, z tym, że treść komunikatu wskazuje już na księgowanie listy płac.

Po wybraniu w oknie komunikatu opcji TAK, zacznie się proces księgowania do Dziennika głównego, a po zakończeniu system wyświetli stosowny komunikat, w którym informuje, że polecenie księgowania zostało wysłane do dziennika głównego PK-EK - LP.

Następnie system podobnie jak przy księgowaniu próbnym wyświetli okno Dziennik księgowania listy płac, z pozycji którego można otworzyć do podglądu raport dziennika, analogicznie jak przy Próbnym księgowaniu.

Efektem zakończenia czynności księgowania będzie albo utworzenie zapisów księgowych, albo utworzenie wierszy dziennika głównego. Zależy to od tego czy w oknie Ustawienia KIP, na karcie skróconej Księgowanie jest zaznaczone pole Wyłącznie wysyłka do dziennika. Aby przejść do Ustawień KIP należy wybrać Działy Kadry i płace > Ustawienia > Administracja > Ustawienia KIP.

Zaznaczenie tego pola daje możliwość przekazania listy płac do działu księgowości w celu ich zaksięgowania do Księgi głównej i rozksięgowania na poszczególne konta.

Księgowanie do Księgi głównej

Gdy w Ustawieniach KIP, w skróconej karcie Księgowanie, pole Wyłącznie wysyłka do dziennika jest zaznaczone, wówczas przy księgowaniu zapisy trafiają do dziennika głównego, a następnie są księgowane do Księgi głównej. W celu zaksięgowania zapisów do Księgi głównej należy przejść do Dziennika głównego wybierając Działy > Zarządzanie finansami > Księga główna > Dzienniki główne.

Otworzy się okno Lista szablonów dziennika gł., w którym należy wybrać Szablon dziennika gł.

Informacja o tym, który szablon jest właściwy została między innymi wyświetlona w komunikacie przy księgowaniu listy płac. Ponadto do każdej listy płac jest przypisany Kod szablonu listy (O kodach szablonu listy więcej zostało opisane w Utworzenie listy płac, który ma w parametrach przypisane między innymi pola: Szablon dziennika głównego, Inst. dziennika gł. > zwykła lista, Inst. dziennika gł. > lista koryg. Wiedząc zatem jaki szablon jest przypisany do listy płac można sprawdzić przypisane do niego parametry. W tym celu należy przejść do okna Szablony listy płac poprzez wybranie Działy > Kadry i płace > Ustawienia

Otworzy się okno Szablony listy płac z listą szablonów i przypisanymi do nich parametrów.

Przykładowo lista płac o numerze A/2017/11/A3/G w oknie Zamknięte listy jest wyliczana według Kodu szablonu U_STALE_N, który w oknie Szablony listy płac w kolumnach ma przypisane parametry. W czerwonej ramce zostały zaznaczone te parametry, które będą potrzebne do wskazania przy księgowaniu do Księgi głównej w oknie Lista szablonów dziennika gł., a następnie w oknie Dziennik główny w polu Nazwa instancji. W przypadku list korygowanych istotny byłby także trzeci parametr zaznaczony w ramce.

Po dokonaniu wyboru odpowiedniego szablonu i wybraniu przycisku OK pojawi się okno Dziennik główny, w którym domyślnie podstawi się w polu Nazwa instancji, ta przypisana do Kodu szablonu listy płac.

W Dzienniku głównym znajdują się rozbite do zaksięgowania pozycje z listy płac. W przypadku jakiejkolwiek pomyłki, z tej pozycji można usunąć jeszcze zapisy księgowe wybierając z wstążki Narzędzia główne > Zarządzaj > Usuń.

Aby zaksięgować wiersze do Księgi głównej należy z poziomu wstążki wybrać Akcje > Funkcje > Księguj. W oknie komunikatu wybrać TAK.

Po zakończeniu księgowania system wyświetli komunikat o pomyślnym zaksięgowaniu wierszy dziennika.

Wszystkie wiersze z Dziennika głównego zostają usunięte i przeniesione do Księgi głównej.

Ustalanie kont księgowych dla grup księgowych KIP

Wartości składników, znajdujące się na Zamkniętych listach płac muszą trafić na właściwe konta bankowe w planie kont, w części finansowo - księgowej programu. Konta księgowe ustalane są dla grup księgowych KIP. W przypadku konieczności rozdzielenia kont dla księgowania np. premii wypłacanych pracownikom z tytułu umowy o pracę i umów tymczasowych, należy zdefiniować dla nich odrębne grupy księgowe KIP z różnymi kontami. Aby móc je zdefiniować należy przejść do okna Grupy księgowe KIP wybierając Działy Kadry i płace > Ustawienia > Administracja > Grupy księgowe KIP.

W celu dodania nowej grupy księgowej z różnymi kontami, w oknie Grupy księgowe KIP należy z pozycji wstążki wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe, system ustawi wówczas kursor w pustym wierszu. Należy wprowadzić unikalny kod dla nowej grupy księgowej w polu Kod oraz Opis. Następnie konieczne jest uzupełnienie pola Nr konta i Nr konta pcwn., pozostałe dane uzupełnić w razie potrzeby.

Do każdej Grupy księgowej KIP mogą być utworzone Podgrupy z ustalonymi innymi kontami księgowymi do każdego oddziału. W tym celu z pozycji wstążki należy wskazać Nawiguj > Grupa > Podgrupy.

W oknie Podgrupy księgowe KIP można dodawać nowe podgrupy poprzez wybranie z pozycji wstążki Narzędzia główne > Nowe > Nowe. W wierszu należy wprowadzić Nr, w przypadku niewprowadzenia numeru, wprowadzi się automatycznie. Następnie uzupełnić pozostałe pola przypisując im odpowiedni Nr konta.