Wysyłka odcinków wypłaty do BeeOffice

Po dokonaniu wszystkich ustawień dotyczących BeeOffice jak i ustawień dotyczących pasków płacowych, można wysyłać odcinki wypłaty z BC do BeeOffice.

Kroki do wykonania w związku z wysyłką odcinków wypłaty do BeeOffice

Aby poprawnie wygenerować i wysłać odcinki wypłaty do BeeOffice:

1. Upewnij się, że są wprowadzone ustawienia do odcinków wypłat. Zobacz Ustawienia do odcinków wypłat
2. Ustaw zgodę na elektroniczne paski wypłaty. Zobacz: Ustawienie zgody na elektroniczne paski wypłaty
3. Nalicz listę płac. Po naliczeniu listy płac dla pracownika, zamknąć listę płac. Zamknięcie listy płac zostało opisane w artykule Zamknięcie listy płac
4. Ustaw hasła dla użytkowników jeśli nie zostały ustawione przy okazji pitów. Zobacz: Ustawienie hasła użytkownika
5. Wyślij odcinki wypłaty. Zobacz: Wysyłka odcinków wypłaty

Ustawienie zgody na elektroniczne paski wypłaty

Ustawienie zgody na elektroniczną wysyłkę odcinków wypłaty może zostać dodane: z poziomu kartoteki pracownika lub z poziomu strony Pracownicy BeeOffice

Ważne

Na kartotece pracownika zaznaczyć zgodę na paski elektroniczne - W skróconej karcie Zgoda zaznacz pole Paski elektroniczne. Zobacz: Uzupełnianie danych pracownika na kartotece

Po zamknięciu listy płac upewnij się, że pole z zgodą odznaczyło się również na stronie Pracownicy BeeOffice. W tym celu:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy BeeOffice, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Otworzy sie strona Pracownicy BeeOffice
3. Pracownicy którzy wyrazili zgodę na elektroniczne paski w kolumnie Paski elektroniczne powinni mieć zaznaczoną opcję.
4. Jeśli pracownicy nie mają zaznaczonej pola Paski elektroniczne z dostępnych na belce akcji wybierz Edytuj listę
5. Lista pojawiła się w edycji, zaznacz w polu Paski elektroniczne kto wyraził zgodę na elektroniczne przesyłanie pasków wypłaty.

Ustawienie hasła użytkownika

Ważne

Hasło ustawiane jest wspólne dla wszystkich załączników pracownika tj. odcinki wypłaty, pit.

Aby ustawić hasła do otworzenia załączników w BeeOffice dla użytkowników:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy BeeOffice, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Otworzy się strona Pracownicy BeeOffice
3. Zaznacz pracownika, któremu będziesz dodawać hasło
4. Z dostępnych na belce akcji wybierz Ustaw hasło załączników
5. Otworzy się okienko wprowadź hasło w polu Hasło i powtórz je w polu Potwierdź hasło
6. Wciśnij przycisk OK
7. Na stronie Pracownicy BeeOffice w kolumnie Ustawiono hasło dla załączników zostanie zapalona opcja.

Zapomniane hasło użytkownika

Jeśli pracownik zapomniał swojego hasła użytkownika, należy je zmienić zgodnie z zasadami ustawienia hasła użytkownikaUstawienie hasła użytkownika. Dla nowych załączników będzie obowiązywać nowe ustalone hasło.
Pracownik nie będzie mógł otworzyć wcześniej wysłanych załączników do BeeOffice nowym hasłem. W takiej sytuacji wymagane jest ponowne wysłanie wcześniejszych załączników z ustalonym nowym hasłem.

Wysyłka odcinków wypłaty

Aby wysłać odcinki wypłaty do BeeOffice:

1. Przejdź do zamkniętych list płac: Przejście do zamkniętych list płac
2. Zaznacz listę płac na której znajdują się pracownicy dla których będzie wysyłany odcinek wypłaty
3. Z dostępnych na belce akcji wybierz Pracownicy na liście płac
4. Otworzy sie strona Pracownicy zamkniętej listy
5. Zaznacz pracowników dla których ma być wysłany odcinek wypłaty
6. Z dostępnych na belce akcji wybierz Akcje i wskaż Utwórz dokument BeeOffice
7. Następnie wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty BeeOffice, a następnie kliknij w powiązane łącze.
8. Otworzy sie strona Dokumenty BeeOffice z przygotowanymi zapisami do wysyłki odcinków wypłaty
9. Odcinki wypłaty z statusem Gotowy do wysłania są przeznaczone do wysyłki. Upewnij się, że odcinki które chcesz wysłać mają taki status. Status można zmienić wybierając z belki akcję Gotowy
10. Zaznacz dokumenty przeznaczone do wysyłki i z dostępnych na belce akcji wybierz Wyślij zaznaczone
11. Jeżeli wszystko przebiegnie pomyślnie w kolumnie Status zmieni się status na Wysłany

Status wysyłki - Błąd

Jeśli próbując wysłać odcinek wypłaty, pojawi się w kolumnie Status - Błąd, w kolumnie Komunikat błędu zostanie podana przyczyna błędu. Przykładowe komunikaty:

• Hasło użytkownika nie może być puste
• Hasło właściciela nie może by puste

W takim przypadku należy postępować zgodnie z komunikatem, uzupełnić dane a następnie:

1. Zaznaczyć odcinek wypłaty dla którego pojawił się błąd
2. Z dostępnych akcji wybrać Gotowy - status zmieni się na Gotowy do wysłania
3. Ponownie wybrać akcję Wyślij zaznaczone

Ponowna wysyłka odcinków wypłaty - nowe hasło użytkownika

W przypadku gdy użytkownik zapomni hasło do otworzenia plików PDF, ustalamy nowe hasło. Zobacz: Zapomniane hasło użytkownika. Aby umożliwić pracownikowi dostęp do pasków wypłaty, które miały przypisane zapomniane hasło:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy BeeOffice, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Otworzy się strona Pracownicy BeeOffice
3. Zaznacz pracownika, dla którego zostało ustalone nowe hasło użytkownika
4. Z dostępnych na belce akcji wybierz Powiązane i wskaż Dokumenty BeeOffice
5. Otworzy się strona Dokumenty BeeOffice
6. Zaznacz paski wypłaty pracownika ktore zostały wysłane (Status-Wysłany), a które miały przypisane stare hasło
7. Z dostępnych na belce akcji wybierz Gotowy
8. Status zmieni się na Gotowy do wysłania
9. Z dostępnych na belce akcji wybierz Wyślij zaznaczone
10. Status zmieni się na Wysłany i z nowo utworzonym hasłem użytkownika będzie do pobrania z BeeOffice

Odcinki wypłaty w BeeOffice

Po wysyłce odcinków wypłaty z BC do BeeOffice:

1. Zaloguj się do BeeOffice
2. Przejdź do kartoteki pracownika
3. Wybierz zakładką Załączniki, gdzie znajdują się przesłane odcinki wypłaty
4. Aby otworzyć załącznik kliknij w podświetlony na niebiesko link
5. Zostanie pobrany dokument w pdf, który należy otworzyć ustalonym hasłem użytkownika.