Zatwierdzanie umów

Zatwierdzenie wprowadzonej umowy polega na zmianie jej stanu na Zatwierdzona. Przed zatwierdzeniem umowy z pracownikiem upewnij się, że umowa została dodana. Po dodaniu umowy należy uzupełnić ją zgodnie z wymaganymi polami obowiązkowymi.

Zobacz szczegóły:

Zatwierdzanie umowy o pracę stałą

Aby zatwierdzić umowę o pracę z pracownikiem.

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zatwierdzić kartotekę umowy o pracę, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane i wskaż Umowy
  4. Otworzy się strona Umowy KIP
  5. Zaznacz kursorem umowę, która ma zostać zatwierdzona i kliknij na nią lewym przyciskiem myszy
  6. Z belki wybierz Akcje i wskaż Zmień status
  7. Wybierz status Zatwierdzona i kliknij przycisk OK
  8. Jesli wszystkie obowiązkowe pola będą uzupełnione rozpocznie się proces zatwierdzania umowy.
Porada

Zmiana stanu umowy na Zatwierdzona wywołuje szereg automatycznie wykonanych czynności, o czym system informuje w stosownym komunikatach. Więcej o konsekwencjach zatwierdzania umowy zobaczysz w nagłówku Konsekwencje zatwierdzania umowy o pracę

Konsekwencje zatwierdzenia umowy o pracę

Zatwierdzenie umowy o pracę stałą powoduje szereg konsekwencji. Poniższy schemat opisuje proces zawarcia umowy oraz konsekwencje po zmianie stanu kartoteki umowy na zatwierdzony.

Zmiana statusu na Zatwierdzona

Pole Stan w Kartotece umowy KIP w skróconej karcie Ogólne zostanie zmienione na Zatwierdzona.

Zaszeregowanie

W Kartoteka umowy KIP w skróconej karcie Zaszeregowania zostaje stworzony automatycznie wiersz, który wypełniany jest na podstawie danych wprowadzonych w pozostałych skróconych kartach.

Zapisy ubezpieczenia

Zostaną utworzone zapisy ubezpieczenia, na podstawie których następnie tworzą się deklaracje zgłoszeniowe do ZUS za pracownika. Więcej o zapisach ubezpieczenia w artykule Tworzenie zapisów ubezpieczeniowych

Deklaracja zgłoszeniowa

Zostanie utworzona deklaracja zgłoszeniowa za pracownika do ZUS. Więcej o deklaracjach zgłoszeniowych w artykule Lista dekalaracji ZUS

Okres rozliczeniowy

Zostanie utworzony okres rozliczeniowy na czas trwania umowy. Aby przejść do utworzonych okresów rozliczeniowych do umowy pracownika:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć utworzony okres rozliczeniowy, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz Czas pracy i nieobecności i wskaż Okresy rozliczeniowe
  5. Otworzy się strona Okresy rozliczeniowe pracownika

Na stronie znajdują się pola:

  • Nr pracownika
  • ID grupy rozliczeniowej czasu pracy
  • Nr - numer okresu rozliczeniowego
  • Data od - data początku okresu rozliczeniowego
  • Data do - data końcowa okresu rozliczeniowego
  • Nominalna liczba godzin roboczych - nominalna liczba godzin roboczych w okresie rozliczeniowym
  • Maksymalna liczba godzin roboczych - maksymalna liczba godzin roboczych w okresie rozliczeniowym
  • Liczba godzin harmonogramu - liczba godzin wynikająca z harmonogramu czasu pracy
  • Nominalna liczba dni roboczych - nominalna liczba dni roboczych w okresie rozliczeniowym
  • źródł. kod. okresu rozliczeniowego - kod wskazanego na umowie okresu rozliczeniowego

Harmonogram czasu pracy

Podczas zatwierdzania umowy tworzy się również harmonogram czasu pracy. Aby przejść do harmonogramu czasu pracy:

  1. Przejdź do strony Okresy rozliczeniowe pracownika zgodnie z instruckją w nagłówku Okres rozliczeniowy
  2. Na stronie Okresy rozliczeniowe pracownika zaznacz kursorem okres rozliczeniowy dla którego ma być wyświetlony harmonogram i kliknij na niego lewym przyciskiem myszy.
  3. Z dostępnych na belce akcji wskaż Harmonogram czasu pracy

Przysługujący urlop wypoczynkowy

Aby przejść do utworzonych urlopów wypoczynkowych:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć przysługujący urlop wypoczynkowy, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz Czas pracy i nieobecności i wskaż Przysł. urlop wypoczynkowy

Zapisy PPK

Przy zatwierdzaniu umowy pracownika tworzą się rownież zapisy PPK w 3 miejscach w systemie.

  • Deklaracje PPK pracownika
  • Komunikaty PPK
  • Lista deklaracji
Deklaracje PPK pracownika

Aby przejść do utworzonych deklaracji PPK pracownika:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć zapisy PPK, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz PPK i wskaż Deklaracja pracownika

Więcej o deklaracji PPK pracownika w artykule Pracownicze Plany Kapitałowe

Komunikaty PPK

Aby przejść do utworzonych komunikatów PPK pracownika:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć zapisy PPK, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz PPK i wskaż Komunikaty

Więcej o komunikatach PPK w artykule Pracownicze Plany Kapitałowe

Lista deklaracji

Aby przejść do listy utworzonych deklaracji XML:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć zapisy PPK, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz PPK i wskaż Deklaracje XML

Więcej o deklaracjach XML w artykule Pracownicze Plany Kapitałowe

Rejestracja KUP zwykłych

Na stronie Informacje podatkowe zostanie utworzony zapis o typie Zwykłe K.U.P z jednego stos. pracy jeśli przed utworzeniem umowy z pracownikiem nie zostay wprowadzone w oknie Informacje podatkowe dane o kosztach uzyskania przychodu.

Aby przejść na stronę Informacje podatkowe:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zobaczyć zapisy PPK, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane
  4. Wybierz Informacje podatkowe

Zatwierdzanie umowy cywilnoprawnej

Aby zatwierdzić umowę cywilnoprawną:

  1. Przejdź do listy pracowników. W tym celu wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz zatwierdzić kartotekę umowy cywilnoprawnej, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na tego pracownika, aby go zaznaczyć.
  3. Z dostępnych akcji na pasku wybierz Powiązane i wskaż Umowy
  4. Otworzy się strona Umowy KIP
  5. Zaznacz kursorem umowę, która ma zostać zatwierdzona i kliknij na nią lewym przyciskiem myszy
  6. Z belki wybierz Akcje i wskaż Zmień status
  7. Wybierz status Zatwierdzona i kliknij przycisk OK
  8. Jesli wszystkie obowiązkowe pola będą uzupełnione rozpocznie się proces zatwierdzania umowy.
Porada

Zmiana stanu umowy na Zatwierdzona wywołuje szereg automatycznie wykonanych czynności, o czym system informuje w stosownym komunikatach. Więcej o konsekwencjach zatwierdzania umowy zobaczysz w nagłówku Konsekwencje zatwierdzania umowy cywilnoprawnej

Konsekwencje zatwierdzenia umowy cywilnoprawnej

Ztwierdzenie umowy cywilnoprawnej powoduje szereg konsekwencji. Poniższy schemat opisuje proces zawarcia umowy oraz konsekwencje po zmianie stanu kartoteki umowy na zatwierdzony.

Zmiana statusu na Zatwierdzona

Pole Stan w Kartotece umowy KIP w skróconej karcie Ogólne zostanie zmienione na Zatwierdzona.

Rachunki

Jeśli w kartotece umowy cywilnorawnej, w skróconej karcie Ogólne zostało zaznaczone pole Utwórz rachunki w skróconej karcie Rachunki zostaną utworzone rachunki na czas trwania umowy. W innym przypadku rachunek do umowy należy dodać ręcznie. Więcej o dodaniu rachuku do umowy: Umowy cywilnoprawne w nagłówku Skrócona karta rachunki - wprowadzenie rachunku do umowy

Zapisy ubezpieczenia

Zostaną utworzone zapisy ubezpieczenia, na podstawie których następnie tworzą się deklaracje zgłoszeniowe do ZUS za pracownika. Więcej o zapisach ubezpieczenia w artykule Tworzenie zapisów ubezpieczeniowych

Deklaracja zgłoszeniowa

Zostanie utworzona deklaracja zgłoszeniowa za pracownika do ZUS. Więcej o deklaracjach zgłoszeniowych w artykule Lista dekalaracji ZUS

Zapisy PPK

W przypadku umów cywilnoprawnych, które są obowiązkowo zgłoszone do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego tworzy się również automatyczny zapis PPK.

Zapisy PPK dla umowy cywilnoprawnej tworzą sie analogicznie jak w przypadku umów o pracę. Szczegółowe informacje zostały opisane w Konsekwencje zatwierdzania umowy o pracę w Zapisy PPK