Umowy cywilnoprawne

Umowa na podstawie Kodeksu cywilnego jest rejestrowana w systemie jako umowa cywilnoprawna. Umowa może być zarejestrowana dla zatwierdzonej kartoteki pracownika. Należy upewnić się, że kartoteka pracownika została zatwierdzona. Zobacz: Zatwierdzanie kartoteki pracownika

Dodanie kartoteki umowy cywilnoprawnej

W celu dodania umowy cywilnoprawnej:

1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz dodać umowę.
3. Z belki wybierz Powiązane, a następnie Umowy
4. Po otwarciu strony Umowy KiP z belki wybierz Nowy, a następnie Nowa
5. W okienku wyboru które się pojawi wybierz opcje Cywilnoprawna i potwierdź wybór przyciskiem OK
6. Pojawi się strona Szablony umów KIP. Wybierz odpowiedni szablon umowy i zatwierdź wybór przyciskiem OK. Jeśli będzie zdefiniowany tylko jeden szablon, wówczas otworzy się kartoteka nowej umowy cywilnoprawnej częściowo uzupełniona na podstawie parametrów domyślnych zdefiniowanych w przypisanym szablonie umów.

Uwaga

Aby uzyskać więcej informacji odnośnie definiowania szablonów umów, zobacz Szablony umów.

7. Po dokonaniu wyboru pojawi się kartoteka umowy cywilnoprawnej wskazanej osoby.

Uzupełnienie kartoteki umowy cywilnoprawnej

Na podstawie wybranego szablonu niektóre z pól w Kartotece umowy KIP zostały wypełnione automatycznie. W razie potrzeby można dokonać ich zmiany. Pozostałe pola należy uzupełnić ręcznie.

Kartoteka umowy KIP podobnie jak Kartoteka pracownika KIP zawiera szereg informacji w polach, które zostały pogrupowane w kilku skróconych kartach:

1. Ogólne
2. Rachunki
3. ZUS
4. Administracja
5. Szablony wydruku

Pola obowiązkowe

Niektóre z pól na kartotece umowy mają znaczenie i ich wypełnienie jest wymagane, a niektóre stanowią tylko informację dodatkową do umowy i mogą pozostać puste. Listę pól obowiązkowych do wypełnienia można sprawdzić wybierając z belki:

1. Akcje
2. Następnie wybierz Pokaż pola obowiązkowe
3. Po otwarciu okna Pola obowiązkowe dostępna jest lista wymaganych pól. Pola zaznaczone na czerwono oznaczaja, że dane jeszcze nie zostały uzupełnione.

Skrócona karta Ogólne

Karta Ogólne zawiera podstawowe informacje o umowie. Część z pól na tej karcie jest nieedytowalna, wypełniona automatycznie przez system domyślnymi danymi.

1. Pola: Nr pracownika, Nazwisko, Imię - to dane pracownika, dla którego rejestrowana jest umowa. Pola te uzupełnione są automatycznie przez system i nie ma możliwości ich edytowania z tego poziomu.

2. Pole Nr zawiera numer umowy zawieranej z danym pracownikiem - kolejne numery nadawane są w obrębie umów jednego pracownika.

3. Kod szablonu umowy uzupełniane jest automatycznie wybranym kodem szablonu umów. Kod ten w razie potrzeby, może zostać zmieniony na inny ręcznie.

4. Nazwa szablonu umowy i Typ są nieedytowalne. Pola są uzupełniane domyślnymi parametrami przypisanymi do wybranego wcześniej kodu szablonu umowy.

5. Data zawarcia wprowadź datę zawarcia umowy.

6. Data od - w tym polu wprowadź datę od której ma się rozpocząć zatrudnienie pracownika.

7. Data do - w polu wprowadź datę, do której pracownik ma być zatrudniony.

8. Pole Data do wg umowy - jest nieedytowalne i jest uzupełniane domyślnie datę wypełnioną w polu Data do. Ma ono znaczenie historyczne w przypadku rozwiązania umowy przed końcem okresu, na jaki została zawarta.

9. Data dostarczenia wypowiedzenia - wskazać datę dostarczenia wypowiedzenia.

10. Kod przyczyny zakończenia - z rozwijanej listy wskazać szablon zwolenienia pracownika. Szablony zwolnień mogą mieć w polu Strona rozwiązująca ZWUA wprowadzoną wartość: pracodawca lub pracownik. Wartości te będą przepisywane w polu Zakończony przez. Wiecej informacji o szablonach zwolnienia w artykule Szablony zwolnienia

11. Opis przyczyny zakończenia - Opis uzupełni się automatycznie po wybraniu opcji w polu Kod przyczyny zakończenia

12. Zakończony przez - pole uzupełni się automatycznie po wskazaniu opcji w polu Kod przyczyny zakończenia.

13. Przeiwdywana data zakończenia - określa przewidywaną datę zakońćzenia umowy z pracownikiem.

14. W polu Stawka należy wpisać kwotę lub stawkę wynagrodzenia brutto zgodną z ustaleniami umowy i kodem składnika wybranym następnie w polu Kod składnika.

15. Kod waluty - pole to jest widoczne/chowane po rozwinięciu skróconej karty Ogólne, poprzez kliknięcie w prawym górnym rogu otwartej skróconej karty na polecenie Pokaż więcej/Pokaż mniej Z rozwijanej listy można wybrać symbol waluty odnoszącej się do stawki zawartej umowy. Jeśli pole pozostanie puste, domyślną walutą dla umowy jest PLN. Po zmianie Kod waluty wszelkie zapisy w skróconej karcie Zaszeregowanie będą uwzględniały przydzielony symbol waluty. Należy zwrócić uwagę, że stawka wpisana w polu Stawka będzie przy wyliczeniach listy płac zamieniona na walutę domyślną tj. PLN, zatem wypłata wynagrodzenia nastąpi także w PLN. Jeśli wynagrodzenie miałoby być wypłacone w obcej walucie wówczas należy dokonać odpowiednich zmian w oknie Waluty wypłaty (zobacz Ustawienie wypłaty w walucie obcej).

16. Kod składnika - z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni kod składnika płacowego. Kod składnika określa sposób ustalenia stawki wynagrodzenia za pracę na umowie cywilnoprawnej. Stawka może być miesięczna, godzinowa, za sztukę.

17. Nazwa składnika - Nazwa składnika wybranego w polu Kod składnika

18. Maks. liczba godz. UCP - w polu wprowadza się maksymalną liczbę godzin możliwych do przepracowania przez Zleceniobiorcę, tak aby kwota wynagrodzenia za zlecenie podzielona przez maksymalną liczbę godzin dawała stawkę godzinową co najmniej równą obowiązującej minimalnej stawce godzinowej. System na podstawie wprowadzonej kwoty zlecenia oraz maksymalnej ilości godzin będzie mógł kontrolować, czy stawka za godzinę dla zleceniobiorcy wynosi co najmniej kwotę minimalnej stawki godzinowej przewidzianej przepisami. Pole to ma związek z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, która od 1 stycznia 2017 r. wprowadziła minimalną stawkę godzinową dla pracujących w ramach umowy zlecenia.

Uwaga

Data początkowa minimalnej stawki godzinowej dla umów cywilnoprawnych jest ustawiona na stronie Ustawienia KIP. Aby zmienić to ustawienie:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a nastepnie kliknij w powiązane łącze.
2. Przejdź na skróconą kartę Umowy cywilnoprawne i wyszukaj pola Data pocz. minimalnej stawki godz UCP

19. Kontrola godzin dla całej umowy - pole to jest aktywne przy stawce miesięcznej, natomiast nieaktywne przy stawce godzinowej. Przy zaznaczonym polu Kontrola godzin dla całej umowy, w skróconej karcie Rachunki przy wprowadzaniu rachunków, system będzie kontrolował, aby suma Liczby godzin z wszystkich wprowadzonych rachunków nie przekroczyła Maks. liczby godz. UCP wskazanej w skróconej karcie Ogólne.

    Jeśli pole to nie będzie zaznaczone przy stawce miesięcznej, wówczas system będzie kontrolował Liczbę godzin w skróconej karcie Rachunki, aby w obrębie danego miesiąca nie przekroczyła tej liczby godzin, która została wprowadzona w polu Maks. liczba godz. UCP w skróconej karcie Ogólne.

20. Pole Kod szablonu listy płac - wypełniane jest automatycznie przez system domyślnymi parametrami przypisanymi do wybranego wcześniej szablonu umów. Zawartość tych pól w razie potrzeby może zostać zmieniona ręcznie.

21. Nazwa szablonu listy - jest polem nieedytowalnym, uzupełnianym przez system po wybraniu Kodu szablonu listy, wartością przypisaną do tego kodu.

22. Nr umowy cywilnoprawnej - nadawany jest numer kolejny dla zawieranych umów cywilnoprawnych. Każda seria numeracji dostępna w tym polu jest ustalona dla wszystkich umów tego typu, wszystkich Zleceniobiorców. Z listy rozwijanej w tym polu należy wybrać właściwą serię, w ramach której umowa otrzyma numer kolejny.

23. Utwórz rachunki - Pole to jest aktywne w przypadku umów ze stawką godzinową. Przy stawce miesięcznej pole to jest nieaktywne. Należy zaznaczyć pole, aby automatycznie do umowy zostały utworzone rachunki. Przy niezaznaczonej opcji, rachunki w skróconej karcie Rachunki należy wprowadzić ręcznie.

24. Termin płatności (dni) i Miejsce odbioru dzieła, to pola z których dane zostaną przeniesione na każdy rachunek utworzony do danej umowy. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania tych danych na każdym z rachunków oddzielnie.

25. Data zakończenia - jest to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system podczas zakończenia umowy.

26. Pole Stan jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system. Określa aktywność danej umowy. Stan umowy może być zmieniony tylko przy użyciu funkcji Zmień stan. Tylko umowy ze stanem Zatwierdzona traktowane są jako aktywne. Po zmianie umowy na stan Zatwierdzona automatycznie jest aktualizowana następna skrócona karta Rachunki.

Skrócona karta Rachunki - Wprowadzenie rachunku do umowy

Aby wprowadzić rachunki w skróconej karcie Rachunki należy w pierwszej kolejności po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych pól w kartotece umowy cywilnoprawnej zmienić stan Kartoteka umowy KIP na Zatwierdzona lub Zamknięta. (zmiana stanu umowy - zobacz Zatwierdzanie umów).

Przy wprowadzaniu nowej umowy i zaznaczonej opcji Utwórz rachunki w skróconej karcie Ogólne, skrócona karta Rachunki wypełniana jest automatycznie datami i kwotami podczas zmiany stanu umowy na Zatwierdzona. Rachunki utworzone są w ilości dopowiadającej ilości miesięcy wchodzących w skład okresu, na jaki umowa została zawarta. Rachunki są ściśle powiązane z umową, na podstawie której zostały utworzone.

Przy niezaznaczonej opcji Utwórz rachunki, rachunki w skróconej karcie Rachunki należy utworzyć ręcznie.

Więcej informacji o tworzeniu rachunków w artykule Zarządzanie umowami cywilnoprawnymi

Wprowadzenie rachunków do umowy - ręcznie

Aby wprowadzić rachunek do umowy:

1. Zatwierdź umowę zgodnie z instruckją opisaną na stronie Zatwierdzanie umów
2. Przejdź do skróconej karty Rachunki
3. Uzupełnij Data od i Data do - okres na jaki wystawony jest rachunek
4. Wybierz Kod składnika, jesli nie został automatycznie wypełniony
5. Pole Stawka zostanie uzupełnione automatycznie wartością wprowadzoną w skróconej karcie Ogólne z pola Stawka. W razie potrzeby zmień tą wartośc na rachunku.
6. Uzupełnij w zależności od rodzaju umowy pola: Liczba sztuk/Liczba godzin
7. System w polu Wartość wprowadzi wymnożoną wartość z pola Stawka oraz Liczba sztuk/Liczba godzin.
8. Po utworzeniu zapisów w skróconej karcie Rachunki należy zmienić ich stan z Otwarty na Zatwierdzony. W tym celu zaznacz kursorem wybrany rachunek i kliknij na niego lewym przyciskiem myszy.
9. W skróconej karcie Rachunki wybierz Funkcje i wskaż akcję Zmień status
10. Rachunek zmieni swój status na Zatwierdzony.

Skrócona karta ZUS

Pola karty skróconej ZUS wypełniane są w większości automatycznie na podstawie różnych informacji i są nieedytowalne.

1. Pole Umowa o dzieło - należy zaznaczyć, jeśli umowa ma być umową o dzieło.
2. Data od - jest uzupełniana automatycznie na podstawie daty wprowadzonej w skróconej karcie Ogólne w polu Data zawarcia.
3. Ośw. o podleganiu - to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system po wprowadzeniu zapisów na stronie Oświadczenie o podl. do ubezp.. Szczegółowe informacj odnośnie tego oświadczenia zostały omówione w artykuleOświadczenie o podleganiu do ubezpieczeń.
4. Pole Student, - obsługa pola jest analogiczna jak w przypadku umowy o pracę stałą (zobacz Skrócona karta ZUS)
5. Pole Emerytura/renta - obsługa pola jest analogiczna jak w przypadku umowy o pracę stałą (zobacz Skrócona karta ZUS)
6. Pole Niepełnosprawność - obsługa pola jest analogiczna jak w przypadku umowy o pracę stałą (zobacz Skrócona karta ZUS)
7. W polu Chorobowe wypłacane od - obsługa pola jest analogiczna jak w przypadku umowy o pracę stałą (zobacz Skrócona karta ZUS)
8. ID grupy/podst. Chor. - obsługa pola jest analogiczna jak w przypadku umowy o pracę stałą (zobacz Skrócona karta ZUS)

Skrócona karta Administracja

Karta skrócona Administracja gromadzi informacje ważne z punktu widzenia wykonywanych zadań i miejsca ich wykonywania.

1. Wiersze zadań umowy - w obszarze Wiersze zadań umowy należy wskazać Kod zadania umowy. Jeśli zadań jest więcej w ramach jednej umowy cywilnoprawnej, należy wskazać kolejny Kod zadania umowy
2. Kod miejsca pracy - można wybrać miejsce pracy zleceniobiorcy z wcześniej zdefiniowanej listy miejsc pracy.
3. Nazwa miejsca pracy - to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system nazwą przypisaną do wybranego Kodu miejsca pracy.
4. Źródło kandydata - w polu z rozwijanej listy można wybrać źródło, z którego pochodzi kandydat według wcześniej zdefiniowanego słownika.
5. Kod wykonywanego zawodu - kod wykonywanego zawodu jest uzupełniany automatycznie, jeśli w obszarze Wiersze zadań umowy zostało wskazane zadanie, które ma przypisany kod wykonywanego zawodu. (Zobacz: Stanowiska pracy )
6. Kod elementarny grupy zawodów - jest to pole informacyjne powiązane z kodem wykonywanego zawodu.
7. Nazwa elementarnej grupy zawodów - jest polem nieedytowalnym, uzupełnianym automatycznie przez system nazwą, przypisaną do pola Kod elementarnej grupy zawodów.
8. Wypłata po zmarłym - pole należy zaznaczyć w przypadku, gdy wprowadzona osoba nie świadczy pracy, lecz figuruje w systemie jedynie celem rozliczenia wynagrodzenia po zmarłym pracowniku. (Zobacz: Utworzenie umowy dla członka rodziny zmarłego pracownika)
9. Kod oddziału KIP - ta informacja jest kopiowana z Kartoteki pracownika KIP ze skróconej karty Administracja. Możliwa jest zamiana tego kodu na poziomie umowy, czyli możliwość świadczenia pracy pracownika zatrudnionego w jednym oddziale, na rzecz innego oddziału.
10. Kod działu KIP - ta informacja jest kopiowana z Kartoteki pracownika KIP ze skróconej karty Administracja. Możliwa jest zamiana tego kodu na poziomie umowy.
11. Nr okresu Rp-7 i Nr okresu umowy cywilnoprawnej są polami nieedytowalnymi i uzupełniane są automatycznie przez system poprzez wskazanie w tych polach liczby okresów umowy branych pod uwagę do wystawienia Rp-7 i okresów wszystkich umów cywilnoprawnych.

Skrócona karta Szablony wydruku

Skrócona karta Wydruk zawiera pola do określenia szablonu wydruku dokumentów związanych z zawarciem umowy, czyli umowa cywilnoprawna, rachunki i załączniki. Pola są domyślnie uzupełniane na podstawie parametrów przypisanych do wybranego w skróconej karcie Ogólne kodu szablonu umowy, ale w razie potrzeby mogą zostać zmienione ręcznie na inne, wybrane spośród wcześniej zdefiniowanych szablonów wydruków.

Zatwierdzanie kartoteki umowy

Zatwierdzanie kartoteki umowy zostało opisane na stronie Zatwierdzanie umów